De formule voor geslaagde sites en bekende gebruikers is een goed geplande en duurzame aanpak van site-en Gebruikersbeheer. Hier volgen enkele belangrijke taken en concepten die u kunt gebruiken voor het plannen van sites en het beheren van gebruikers voor uw organisatie.
Siteverzamelingen
Ongeacht of u niet bekend bent met SharePoint of veel versies hebt gebruikt, de moderne SharePoint-ervaring biedt een betere flexibiliteit, eenvoudiger navigatie en alle sites zijn geschikt voor mobiele gebruikers. U wordt aangeraden siteverzamelingen te maken voor elke werkbelasting in uw organisatie. De moderne SharePoint-ervaring maakt het eenvoudiger om te navigeren en te beheren, omdat elke site nu een siteverzameling is. Meer informatie over de moderne ervaring in SharePoint en de voordelen van het gebruik van hub-sites. U wordt geadviseerd om voor elke werkbelasting siteverzamelingen te maken en deze vervolgens allemaal aan een hub-site toe te voegen. Dit levert een betere flexibiliteit en helpt het wijzigen van de behoeften van uw organisatie eenvoudig. Zie Wat is een SharePoint-spil site?voor meer informatie.
De SharePoint-beheerder delegert het beheer van siteverzamelingen naar andere personen in uw organisatie. Met het SharePoint-machtigings model kunt u machtigingen toewijzen aan verschillende rollen, zoals de beheerder van de siteverzameling, de eigenaar van de site en andere rollen. Zie beheerders van siteverzamelingen beheren voor meer informatie over het toevoegen en verwijderen van beheerders van siteverzamelingen.
De beheerder van de siteverzameling heeft het machtigingsniveau volledig beheer voor de siteverzameling. Dit houdt in dat u sites kunt toevoegen of verwijderen of de instellingen voor sites in een siteverzameling kunt wijzigen. Daarnaast kunt u de inhoud van deze sites weergeven, toevoegen, verwijderen of wijzigen. De secundaire beheerder van de siteverzameling kan worden aangewezen door de beheerder van de siteverzameling. Als de beheerder van een siteverzameling kunt u een andere beheerder van een siteverzameling toevoegen of de beheerder van de siteverzameling wijzigen via de pagina instellingen. Zie beheerders van siteverzamelingen beherenvoor meer informatie over deze taak.
Een traditionele siteverzameling is een groep SharePoint-sites met dezelfde eigenaren en beheerinstellingen, zoals machtigingen. De subsites kunnen de navigatie, machtigingen en siteontwerp overnemen van de siteverzameling. Wanneer de siteleden en projecten op een willekeurig moment veranderen, moeten uw sites ook wijzigen.
Sites kiezen voor elke werkbelasting
Het is belangrijk dat u het type SharePoint-siteverzameling plant dat u nodig hebt voor uw werkbelasting. Vervolgens zorgt u ervoor dat uw gebruikers makkelijker kunnen navigeren en wat ze nodig hebben. In deze sectie vindt u meer informatie over een aantal van de moderne SharePoint-sites die beschikbaar zijn en hoe u kunt navigeren in deze sites. Een geweldig artikel over het plannen van navigatie is planning van navigatie voor de moderne SharePoint-ervaring.
U kunt de site van een SharePoint- hub beschouwen als een frame of basis waarmee u verschillende team-en Communicatiesites kunt organiseren. Wanneer u voor elke werkbelasting in uw organisatie siteverzamelingen maakt, worden deze siteverzamelingen in een hubsite met een centrale site verbinding gemaakt op logische manieren, zodat u deze gemakkelijker kunt vinden en beheren. U kunt vervolgens siteverzamelingen van een hub verplaatsen en beheren, telkens wanneer uw belastingen veranderen. Zie voor meer informatie uw SharePoint-hub-sites plannen.
Een SharePoint- team siteen de pagina's die u maakt, zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die u uitnodigt door zijn of haar machtigingen voor de site te geven. U kunt de team site ook verbinden met een Microsoft 365 groep. Met een team site kan uw organisatie, het team of de groep er verbinding mee maken en samenwerken aan documenten en andere bestanden, aankondigingen plaatsen, vergaderingen plannen, taken bijhouden, problemen met actie-items bijhouden, en informatie opslaan in lijsten. Zie Wat is een SharePoint-Team site? voor meer informatie.
Met een SharePoint- communicatiesite kunt u informatie zoals nieuws, rapporten en status delen met anderen. Een communicatiesite bevat meestal een paar medewerkers, maar veel leden.
Beheermodel
Governance is de reeks beleidslijnen, rollen, verantwoordelijkheden en processen waarmee de bedrijfs afdelingen en technische teams van een organisatie kunnen samenwerken met een betere bedrijfsdoelstellingen. Met betrekking tot uw SharePoint siteverzameling kunt u een plan maken waarmee de rollen, verantwoordelijkheden en beleidsregels die nodig zijn om de siteverzameling te ondersteunen, worden gepland. Houd daarbij rekening met onder meer het volgende:
-
Informatiearchitectuur, zoals webpagina's, documenten, lijsten en gegevens.
-
Onderhoudsactiviteiten, zoals het beheer van gebruikersaccounts.
-
Beleidsregels voor huismerk en aanpassingen.
-
Training
Het is belangrijk om een beheermodelplan voor uw organisatie voor te bereiden. Door deel te nemen aan de ontwikkeling van een beheermodelplan kunt u de eigenaren voor zakelijke en technische teams helpen identificeren en definiëren wie voor welke onderdelen van het systeem verantwoordelijk is. Zie overzicht: Aanbevolen procedures voor het beheren van de manier waarop iemand uw team site gebruiktvoor meer informatie over het ontwikkelen van een beheer plan.
Opmerking: U moet mogelijk samenwerken met de beheerder van SharePoint voor het beheren van gebruikers. De SharePoint beheerder beheert bijvoorbeeld gebruikersprofielen.
Gebruikersaccounts in Microsoft 365
De globale beheerder voegt nieuwe gebruikers toe aan Microsoft 365 via het Microsoft 365-Beheercentrum, de portal voor het beheren van gebruikers en het configureren van services. Zie gebruikers en rollenvoor meer informatie. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, doet de globale beheerder het volgende:
-
Opgeven of de gebruiker ook toegang heeft tot het Beheercentrum
-
De geografische locatie voor de gebruiker instellen
-
Het type gebruikerslicentie selecteren
-
Een gebruikersnaam en wachtwoord voor de gebruiker instellen
Team sitegebruikers
U kunt gebruikers toevoegen aan uw team site en de machtigingen voor gebruikers aanpassen. U vindt machtigingsniveaus en lidmaatschap van SharePoint-groepen onder instellingen. Microsoft 365 nu echter wel iedereen, met uitzondering van externe gebruikers met iedereen in de Microsoft 365 Directory (behalve voor personen die buiten uw organisatie zijn en die zijn uitgenodigd via de functie voor extern delen). Deze beveiligingsgroep krijgt automatisch toegang als lid van SharePoint. Dat betekent dat de gebruikers die u toevoegt aan de Microsoft 365 Directory standaard sites, lijsten en bibliotheken kunnen bewerken.
Machtigingsniveaus en groepslidmaatschap
Machtigingsniveaus zijn verzamelingen SharePoint rechten, zodat gebruikers een reeks verwante taken kunnen uitvoeren. De machtiging Lezen bijvoorbeeld bevat onder andere de machtigingen Items weergeven, Items openen, Pagina's weergeven en Versies weergeven, die allemaal nodig zijn om pagina's, documenten en items in een SharePoint-site weer te geven. Machtigingen kunnen in meer dan een machtigingsniveau worden opgenomen. Zie uw machtigingen strategie plannenvoor meer informatie.
We raden u niet aan een machtigingsniveau rechtstreeks toe te wijzen aan individuele gebruikers omdat dit moeilijk te vinden is voor het bijhouden en beheren van wie toegang heeft tot sites. Het is soms nodig, maar moet tot een minimum worden beperkt om de complexiteit te voorkomen. Wijs in plaats daarvan machtigingen toe aan groepen en wijs vervolgens afzonderlijke gebruikers toe aan de desbetreffende groepen. Een groep is een set gebruikers die zijn gedefinieerd op het niveau van de siteverzameling, zodat u eenvoudig machtigingen kunt beheren. Zie standaard-SharePoint-groepen en site machtigingen aanpassenvoor meer informatie. Aan elke groep is een standaardmachtigingsniveau toegewezen. Voorbeeld van een aantal basis standaardshare Point-groepen gelden de volgende machtigingsniveaus:
|
Groep |
Machtigingsniveau |
|---|---|
|
Eigenaars |
Volledig beheer |
|
Bezoekers |
Lezen |
|
Leden |
Bijdragen |
Iedereen die de machtiging Volledig beheer heeft, kan aangepaste groepen maken.
Wanneer u machtigingsniveaus toewijst aan SharePoint-groepen op het niveau van de siteverzameling, worden op alle sites en site-inhoud standaard de machtigingsniveaus overgenomen. Dit wordt standaardgedrag de overname van machtigingen genoemd. U kunt opgeven of u unieke machtigingen wilt instellen bij het maken van een subsite of het overnemen van machtigingen wilt uitschakelen voor een site, lijst of bibliotheek of item. Zie Wat is de overname van machtigingen? voor meer informatie.
Aangezien een machtigingsniveau van een gebruiker bepaalt wat hij kan zien en waartoe u toegang hebt binnen een site, moet u het groepslidmaatschap aandachtig doornemen. Een gebruiker die bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor het maken en aanpassen van sites, moet ten minste lid zijn van de groep Ontwerper. Aan de andere kant, een gebruiker die alleen inhoud hoeft te lezen en te downloaden en mogelijk alleen lid is van de groep bezoekers. Zie machtigingsniveaus in SharePointvoor meer informatie.
Wanneer de beheerder van een siteverzameling voor u mogelijk moetSharePoint, moet u functies beheren op siteverzameling en siteniveau. Deze taken omvatten mogelijk het in- en uitschakelen van functies op basis van uw beheermodelplan. Zie Functies van de siteverzameling in- of uitschakelen voor meer informatie. Zie ook De Prullenbak van een SharePoint-siteverzameling beheren.
