Aanvulling op de privacyverklaring voor Excel

Het tabblad Nieuw (klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Nieuw) biedt u actuele hulp die u hebt gedownload van Office.com voor werkmappen die zijn gebaseerd op sjablonen. U kunt ook feedback over de sjablonen verzenden en een numerieke beoordeling opgeven voor elke sjabloon die u downloadt.

Wanneer u een sjabloon of een bestand op basis van een sjabloon opent, Office.com in Excel (afhankelijk van uw online Help-instellingen). De id voor die sjabloon wordt verzonden, het programma en de versie die u momenteel gebruikt, samen met de standaardcomputergegevens.

De sjabloon-id wordt gebruikt om de oorspronkelijke sjabloon te identificeren die is gedownload van Office.com of is opgenomen in uw Excel-installatie. Hiermee wordt uw werkmap niet uniek geïdentificeerd. De id is hetzelfde voor alle gebruikers van dezelfde sjabloon.

Als u ervoor kiest om een koppeling te maken naar een afbeelding, bestand, gegevensbron of ander document op uw harde schijf of op een server, wordt het pad naar dat bestand opgeslagen in uw werkmap. In sommige gevallen bevat de koppeling uw gebruikersnaam of gegevens over servers op het netwerk. Bij een gegevensverbinding kunt u een gebruikersnaam of wachtwoord in de koppeling van de gegevensverbinding opnemen.

Wanneer u een XML-schema toepast op een werkmap, wordt er ook een pad naar het XML-schema dat u hebt gemaakt, opgeslagen in de werkmap. In sommige gevallen bevat dat pad uw gebruikersnaam.

Wanneer u een bladgegevensfunctie of draaitabelrapport maakt van een externe gegevensbron, worden de gegevens die u bij die bron aanvraagt, opgeslagen als onderdeel van uw werkblad, samen met een unieke id voor de gegevensbron. De gebruikersnaam van de persoon die de cache het laatst heeft vernieuwd, wordt ook opgeslagen.

Afhankelijk van hoe u uw werkmap of draaitabelrapport hebt ingesteld, wordt mogelijk slechts een subset van de opgeslagen gegevens weergegeven. Als u al deze opgeslagen gegevens wilt verwijderen, verwijdert u de verbinding met de gegevensbron uit bladgegevensfuncties en verwijdert u alle draaipunten die naar de gegevens verwijzen.

Wanneer u een grafiek maakt in Excel, kunt u de gegevens filteren die u hebt geselecteerd voor de grafiek, zodat slechts een deel van de gegevens wordt weergegeven. Alle geselecteerde gegevens worden echter opgeslagen in de grafiek. Als u wilt voorkomen dat andere personen uw grafiek wijzigen of de gegevens bekijken, plakt u de grafiek als bitmap wanneer u deze naar een Microsoft-programma kopieert. Als de gegevens in de grafiek afkomstig zijn van een externe gegevensbron, kunt u de grafiek met een wachtwoord beveiligen om te voorkomen dat anderen de grafiek bijwerken met de meest recente gegevens uit de externe bron. Als uw grafiek is gebaseerd op de gegevens in uw werkmap, kan het beveiligen van de grafiek met een wachtwoord helpen voorkomen dat anderen de gegevens die in de grafiek worden weergegeven, wijzigen.

Wanneer u een Excel-werkmap afdrukt en deze werkmap vervolgens opslaat, wordt het pad naar de printer met het document opgeslagen. In sommige gevallen bevat dat pad een gebruikersnaam of computernaam.

Met Excel kunt u alternatieve tekst toevoegen en bewerken voor tabellen, vormen, afbeeldingen, grafieken, SmartArt-afbeeldingen en andere objecten in uw werkmappen. De alternatieve tekst wordt bij de werkmap opgeslagen en kan persoonlijke gegevens bevatten die door een inzender van de presentatie zijn toegevoegd. Voor sommige objecten, zoals afbeeldingen die u invoegt in uw werkmap, bevat de standaard alternatieve tekst het bestandspad voor het object dat u invoegt.

Alternatieve tekst kan worden gebruikt door toegankelijkheidsfuncties zoals schermlezers. De alternatieve tekst is beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot uw bestand.

Met Excel hebt u toegang tot een documentwerkruimte in SharePoint. Een documentwerkruimte is een gedeelde ruimte waar u met andere teamleden kunt samenwerken aan een of meer werkmappen.

Wanneer u een documentwerkruimte opent, downloadt Excel gegevens van de site Documentwerkruimte om u te voorzien van informatie over die site. Deze gegevens omvatten:

• Naam van de site

• URL of adres van de site

• Namen, e-mailadressen en machtigingsniveaus van de sitegebruikers

• Lijsten met documenten, taken en andere informatie die beschikbaar is op de site

In Excel wordt ook een lijst opgeslagen van de sites voor documentwerkruimten die u op uw computer hebt bezocht, in de vorm van cookies. Deze lijst wordt gebruikt om u snel toegang te bieden tot de sites die u eerder hebt bezocht. De lijst met sites die u hebt bezocht, wordt niet geopend door Microsoft en is niet beschikbaar voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

Met de faxservice kunt u een fax verzenden via internet en de faxen organiseren die u hebt verzonden in Microsoft Outlook. Als u de faxservice wilt gebruiken, moet u zich aanmelden bij een faxserviceprovider, los van Microsoft, die de faxen verwerkt en via internet verzendt. Microsoft verzamelt geen gegevens via de faxservicefunctie.

Wanneer u zich registreert voor de faxservice, maakt de faxserviceprovider een registratiepakket dat wordt opgeslagen door de faxserviceprovider en Excel. Het pakket bestaat uit het adres van de website van de faxserviceprovider en een 'token' dat uw toegang tot de faxserviceprovider bevestigt. Wanneer u een fax verzendt vanuit Excel, wordt dit registratiepakket toegevoegd aan het document.

U kunt ook de faxservice gebruiken om de prijs van een fax te berekenen zonder de fax daadwerkelijk te verzenden. Als u ervoor kiest om de prijs van een fax te berekenen, gebruikt Excel een versleutelde verbinding om uw registratietoken, het telefoonnummer waar de fax moet worden verzonden en het aantal pagina's van de fax naar de faxserviceprovider te verzenden. Microsoft ontvangt of slaat deze informatie niet op.

In Excel kunt u informatie over een bepaalde term of woordgroep opvragen bij een aantal premium-inhoudsproviders. Wanneer u een zoekopdracht op een bepaald woord of bepaalde woordgroep aanvraagt, gebruikt Excel internet om de gevraagde tekst te verzenden, het softwareproduct dat u momenteel gebruikt, de landinstelling waarop uw systeem is ingesteld en autorisatie-informatie die aangeeft dat u het recht hebt om onderzoeksinformatie te downloaden, indien nodig door de derde partij.

Excel verzendt deze informatie naar een service die wordt geleverd door Microsoft of een externe provider die u selecteert. Deze service retourneert informatie over het woord of de woordgroep die u hebt aangevraagd.

Vaak bevat de informatie die u ontvangt een koppeling naar aanvullende informatie van de website van de service. Als u op deze koppeling klikt, kan de provider van de service een cookie aan uw systeem toevoegen om u te identificeren voor toekomstige transacties. Microsoft is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites en services van derden. Microsoft ontvangt of slaat deze informatie niet op, tenzij u een query hebt uitgevoerd op een service die eigendom is van Microsoft.

U kunt onderzoek en verwijzing als volgt uitschakelen:

Met Excel kunt u uw document geheel of gedeeltelijk vertalen met behulp van een tweetalige woordenlijst of een automatische vertaling. U kunt kiezen hoe u uw document wilt vertalen.

U kunt een woord of woordgroep selecteren of invoeren die u wilt vertalen, of u kunt ervoor kiezen om het hele document te vertalen, in beide gevallen door de toepasselijke vertaaloptie te selecteren in het deelvenster Onderzoek en verwijzing.

Als u een woord of woordgroep selecteert of invoert die u wilt vertalen, wordt de ingevoerde woordgroep vergeleken met een tweetalige woordenlijst. Sommige tweetalige woordenlijsten zijn opgenomen in uw software en andere zijn beschikbaar via Office.com. Als een woord of woordgroep dat u invoert niet voorkomt in de tweetalige woordenlijst die bij uw software is opgenomen, wordt het woord of de woordgroep onversleuteld verzonden naar een vertaalservice van Microsoft of een externe vertaalservice.

Als u uw hele werkmap wilt vertalen, wordt deze niet-versleuteld verzonden naar een Vertaalservice van Microsoft of een externe service. Net als bij alle informatie die niet-versleuteld via internet wordt verzonden, kan het mogelijk zijn dat anderen het woord, de woordgroep of de werkmap zien die u vertaalt.

Als u ervoor kiest om een van de woordenlijsten te gebruiken die beschikbaar zijn op Office.com of een vertaalservice van derden, gebruikt Excel internet om de tekst te verzenden die u hebt aangevraagd, het type software dat u hebt en de landinstelling en taal waarop uw systeem is ingesteld. Voor vertaalservices van derden kan Excel ook verificatiegegevens in de cache verzenden die aangeven dat u zich eerder hebt geregistreerd voor toegang tot de website.

Microsoft SharePoint biedt gedeelde, webgebaseerde werkruimtesites waar u kunt samenwerken aan documenten of vergaderingen.

Wanneer u een SharePoint-site opent via uw webbrowser of een Office-programma, slaat de site cookies op uw computer op als u gemachtigd bent om een nieuwe subsite op die site te maken. Samen vormen deze cookies een lijst met sites waarvoor u bent gemachtigd. Deze lijst wordt door verschillende Office-programma's gebruikt om u te voorzien van snelle toegang tot de sites die u eerder hebt bezocht.

De lijst met sites die u hebt bezocht, wordt niet geopend door Microsoft en is niet beschikbaar voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

Wanneer u in SharePoint een nieuwe website of lijst maakt of personen toevoegt of uitnodigt voor een bestaande website of lijst, slaat de site het volgende op voor elke persoon, inclusief uw:

• Volledige naam

• E-mailadres

Een gebruikers-id wordt aan elk element toegevoegd dat u of de andere gebruikers aan de site toevoegen of wijzigen. Net als bij alle inhoud op de SharePoint-site moeten alleen beheerders en leden van de site zelf toegang hebben tot deze informatie.

Alle elementen van de SharePoint-site bevatten twee velden: Gemaakt door en Gewijzigd door. Het veld Gemaakt door wordt ingevuld met de gebruikersnaam van de persoon die het element oorspronkelijk heeft gemaakt en de datum waarop het is gemaakt. Het veld Gewijzigd door wordt ingevuld met de gebruikersnaam van de persoon die de werkmap het laatst heeft gewijzigd en de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

Beheerders van de servers waarop SharePoint-sites worden gehost, hebben toegang tot bepaalde gegevens van deze sites. Deze worden gebruikt om de gebruikspatronen van de site te analyseren en de beschikbaarheid van de site te verbeteren. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor de serverbeheerders en worden niet gedeeld met Microsoft tenzij Microsoft als host van de SharePoint-site fungeert. De gegevens die specifiek zijn vastgelegd, omvatten de namen, e-mailadressen en machtigingen van iedereen die toegang heeft tot de site.

Alle gebruikers met toegang tot een bepaalde SharePoint-site kunnen alle beschikbare inhoud op de site doorzoeken en bekijken.

Microsoft SharePoint biedt controlefuncties waarmee beheerders een betrouwbare audittrail kunnen bijhouden van hoe gebruikers met bepaalde inhoud werken.

Wanneer SharePoint-beheerders de controlefunctie inschakelen, registreert de server automatisch bepaalde acties die door de gebruiker worden uitgevoerd in de SharePoint-inhoudsdatabase. Voorbeelden van deze acties zijn weergeven, bewerken en in- en uitchecken. Voor elke geregistreerde actie worden identificerende gegevens geregistreerd over het bestand, de actie en de SharePoint-id van de gebruiker. Hierbij worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Deze functie is standaard uitgeschakeld en is alleen beschikbaar voor beheerders van SharePoint-sites waar inhoud wordt opgeslagen.

Excel biedt u de mogelijkheid om chatberichten te verzenden vanuit het programma zelf en biedt u de mogelijkheid om te worden gewaarschuwd wanneer mensen online zijn of wanneer bepaalde wijzigingen worden aangebracht in gedeelde werkmappen of werkruimten.

Excel kan een chatclient gebruiken om u de mogelijkheid te bieden om de online aanwezigheid van andere personen te zien en berichten naar hen te verzenden. Excel bevat een web-besturingselement waarmee de aanwezigheid van chatberichten binnen een webpagina kan worden weergegeven. Microsoft SharePoint-pagina's maken gebruik van dit besturingselement. Deze pagina's verzenden geen aanwezigheidsgegevens terug naar de webserver.

Dit webbeheer kan worden gebruikt om aanwezigheidsgegevens van uw chatprogramma naar de webserver te verzenden. Standaard kunnen aanwezigheidsgegevens alleen worden verzonden naar intranetsites, vertrouwde sites en sites op de lokale computer.

Excel gebruikt bestandsindelingen die zijn gebaseerd op XML. Deze XML-bestandsindelingen zijn uitbreidbaar, wat betekent dat gebruikers aanvullende schema's of code in de bestanden kunnen opgeven. Een invoegtoepassing of andere code van derden kan ook aanvullende metagegevensgegevens toevoegen aan deze XML-bestandsindelingen die niet kunnen worden weergegeven in Excel.

u kunt de metagegevens voor een XML-bestand controleren door het bestand te bekijken in een tekstviewer.

Als u opmerkingen in een bestand opslaat, voegt Excel standaard uw initialen toe aan elke opmerking. Deze gegevens zijn vervolgens beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand.

U kunt uw persoonlijke gegevens als volgt verwijderen uit deze opmerkingen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info.

3. Klik op Controleren op problemen en klik op Document controleren.

Wanneer u wijzigingen aanbrengt in een bestand met de functie Wijzigingen bijhouden ingeschakeld, worden uw gebruikersnaam en/of initialen standaard opgeslagen in de werkmap en gekoppeld aan de wijzigingen die u aanbrengt. Deze gegevens worden zowel in de originele als de gewijzigde tekst opgenomen en zijn zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand.

Nadat deze wijzigingen zijn geaccepteerd of geweigerd, wordt uw naam verwijderd. U kunt uw persoonlijke gegevens ook verwijderen uit deze wijzigingen door het volgende te doen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info.

3. Klik op Controleren op problemen en klik op Document controleren.

In bepaalde gevallen slaat Excel uw naam op om u een betere ervaring te bieden bij het gebruik van bepaalde functies. Uw naam wordt bijvoorbeeld op deze locaties opgeslagen:

• Auteursvelden

• Eigenschap AuthorName-bestand

U kunt als volgt uw naam uit deze velden en eigenschappen verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info.

3. Klik op Controleren op problemen en klik op Document controleren.

Microsoft Office-oplossingen die door andere bedrijven zijn gemaakt, kunnen ook uw naam of andere persoonlijke gegevens bevatten in de aangepaste eigenschappen die aan uw bestand zijn gekoppeld.

Als u microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc of andere functies gebruikt waarmee u rechtstreeks verbinding kunt maken met een andere gegevensbron, worden uw autorisatiegegevens (gebruikers-id en wachtwoord) mogelijk opgeslagen in uw werkmap. Als u deze autorisatiegegevens wilt wijzigen of verwijderen, moet u de eigenschappen van de verbinding wijzigen met behulp van de methode die specifiek is voor de verbindingsmethode.

Standaard bevat elk bestand dat door Excel is opgeslagen bestandseigenschappen, zoals de volgende:

• Auteur

• Manager

• Bedrijf

• Laatst opgeslagen door

• Namen van werkmaprevisoren

Daarnaast kunnen andere eigenschappen worden opgeslagen in het bestand, afhankelijk van de functies of oplossingen van derden die u gebruikt. Als uw werkmap bijvoorbeeld deel uitmaakt van een documentwerkstroom, worden aanvullende bestandseigenschappen voor het bijhouden van de werkstroom opgeslagen.

Deze gegevens zijn vervolgens beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand.

U kunt als volgt uw naam uit deze eigenschappen verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info.

3. Klik op Controleren op problemen en klik op Document controleren.

De functie Document inspecteren kan ook worden gebruikt om andere typen gegevens te verwijderen die mogelijk niet beschikbaar zijn in alle weergaven, zoals opmerkingen en revisies. Microsoft raadt u aan Document controleren uit te voeren op elke werkmap die u openbaar beschikbaar wilt maken.

Verborgen gegevens en metagegevens kunnen ook worden opgenomen in Microsoft Office-bestanden met behulp van het Microsoft Office-objectmodel. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen onzichtbaar maken in het Microsoft Office-objectmodel, wat betekent dat ze niet kunnen worden weergegeven wanneer u het bestand opent, maar dat de afbeelding wordt opgeslagen in het bestand en later zichtbaar kan worden gemaakt.

Met macro-opname kunt u een reeks acties opnemen, zodat u de acties op een later tijdstip kunt reproduceren. Als u ervoor kiest om een macro op te nemen, wordt uw gebruikersnaam opgeslagen als een opmerking in de code wanneer de macro voor het eerst wordt gemaakt. U kunt uw gebruikersnaam handmatig van deze locatie verwijderen.

Een digitale handtekening is een optionele functie waarmee u de identiteit kunt verifiëren van de persoon die u een werkmap heeft gestuurd. Een digitale handtekening is een unieke versleutelde waarde van de gegevens in de werkmap die u ondertekent. Wanneer u een werkmap met een digitale handtekening verzendt, wordt de handtekening verzonden naar de geadresseerde, samen met de gegevens in de werkmap en een vertrouwd digitaal certificaat van u (de afzender). Het digitale certificaat wordt uitgegeven door een certificeringsinstantie, zoals VeriSign, en bevat informatie om de afzender te verifiëren en te controleren of de oorspronkelijke inhoud van de werkmap niet is gewijzigd. Excel kan automatisch online contact opnemen met de certificeringsinstantie om de digitale handtekening te verifiëren.

Wanneer u een werkmap ondertekent, ziet u een dialoogvenster met de informatie die is opgenomen in de digitale handtekening, zoals de datum en tijd van uw systeem, het versienummer van het besturingssysteem, het versienummer van Microsoft Office en het versienummer van Excel.

Met IRM (Information Rights Management) kunt u bepaalde gebruikers of groepen het recht geven om een werkmap te openen en te wijzigen. Ondanks enkele overeenkomsten is IRM niet hetzelfde als Documentbeveiliging. Met IRM kunt u machtigingen instellen voor de hele werkmap voor zeer specifieke acties, zoals het afdrukken van het document of het doorsturen van het document naar anderen, en voor het lezen of bewerken van de werkmap.

Wanneer u een werkmap opslaat waarvoor IRM is ingeschakeld, wordt in Excel een lijst opgeslagen van alle gebruikers die rechten voor die werkmap hebben en wat hun machtigingen zijn. Deze informatie wordt versleuteld, zodat alleen de eigenaren van de werkmap toegang hebben tot deze informatie.

Bovendien bevatten werkmappen waarvoor IRM is ingeschakeld inhoudslicenties. Een inhoudslicentie bevat een e-mailadres, machtiging en verificatiegegevens. Telkens wanneer iemand probeert een werkmap te openen waarvoor IRM is ingeschakeld, controleert Excel de inhoudslicenties die in de werkmap zijn opgeslagen op basis van de identiteit van de gebruiker. Als de gebruiker de werkmap nog nooit eerder heeft geopend, neemt Excel contact op met een IRM-server, verifieert de identiteit van de gebruiker, downloadt een nieuwe inhoudslicentie voor de gebruiker (mits de gebruiker over de benodigde rechten beschikt) en slaat deze inhoudslicentie op in de werkmap.

Werkmapeigenaren kunnen voorkomen dat inhoudslicenties worden opgeslagen in de werkmap. Als deze inhoudslicentie echter niet wordt opgeslagen in de werkmap, moet Excel contact opnemen met de IRM-server telkens wanneer de werkmap wordt geopend. Als Excel niet is verbonden met een netwerk of geen contact kan maken met de IRM-server, kan de werkmap niet worden geopend.

Met Werkmapbeveiliging kunt u uw Excel-werkmap op verschillende manieren beveiligen, bijvoorbeeld door alleen bepaalde gebruikers de rechten te geven om de werkmap te bewerken, opmerkingen te maken of te lezen.

Wanneer u Werkmapbeveiliging gebruikt, wordt u gevraagd de gebruikers-id's in te voeren. Deze gebruikers-id's kunnen de vorm hebben van Windows NT-domeinaccounts (bijvoorbeeld DOMEIN\gebruikersnaam) of Windows Live ID-e-mailadressen (bijvoorbeeld someone@example.com). Deze gebruikers-id's worden opgeslagen wanneer u een gebruiker de rechten geeft om een tekstbereik te lezen of te wijzigen.

Het is mogelijk om de Excel-werkmap te beveiligen zonder een wachtwoord te gebruiken. Als u ervoor kiest om de werkmap zonder wachtwoord te beveiligen, kan iedereen die de werkmap leest de gebruikers-id's zien van degenen die toegang hebben gekregen. Als de werkmap wordt opgeslagen als XML of HTML, zijn de gebruikers-id's beschikbaar voor iedereen die het bestand leest.

Als u de toegang tot de gebruikers-id's verder wilt beperken, kunt u ervoor kiezen om dit bestand op te slaan met een wachtwoord of met Information Rights Management (IRM). Alleen u en andere personen aan wie toegang is verleend, kunnen deze gebruikers-id's zien.

Wanneer u bepaalde eerdere versies van Excel-bestanden opent in Microsoft Office, controleert Office-bestandsvalidatie of de bestandsstructuur overeenkomt met de specificatie van Microsoft voor die bestandsindeling. Als deze validatie mislukt, opent Microsoft Office het in een beveiligde weergave.

Een kopie van elk bestand dat mislukte Office-bestandsvalidatie wordt opgeslagen op uw computer nadat u Excel hebt afgesloten. Microsoft Foutrapportage vraagt u regelmatig of u akkoord gaat met het verzenden van een kopie van deze bestanden naar Microsoft. Zie Microsoft Foutrapportage Privacyverklaring voor meer informatie over Microsoft Foutrapportage, inclusief een volledige privacyverklaring.

Kopieën van uw werkmap worden automatisch opgeslagen terwijl u ze bewerkt. Dit helpt u bij het herstellen van werkmappen als u per ongeluk een werkmap sluit zonder uw wijzigingen op te slaan. U kunt er als volgt voor kiezen om kopieën van de werkmappen niet automatisch op te slaan:

U kunt de laatst opgeslagen versies van eerder opgeslagen werkmappen openen en verwijderen door op het tabblad Bestand te klikken, op Info te klikken en vervolgens onder Versies op de gewenste werkmap te klikken. U kunt de laatst automatisch opgeslagen versies voor zojuist gemaakte werkmappen openen en verwijderen door te klikken op het tabblad Bestand , op Info, op Versies beheren en vervolgens op Niet-opgeslagen werkmappen herstellen. De automatisch opgeslagen werkmappen worden regelmatig verwijderd als u deze niet opent en gebruikt. Zie Uw Office-bestanden herstellen voor meer informatie.

Naar boven