Gjøre sammendragsdata enklere å lese ved å bruke en krysstabellspørring

Ved å bruke utformingsvisning til å opprette krysstabellspørringen, kan du bruke så mange postkilder (tabeller og spørringer) som du ønsker. Men du kan også la utformingen være enkel ved først å opprette en utvalgsspørring som returnerer alle dataene du ønsker, og deretter bruke denne spørringen som eneste postkilde for krysstabellspørringen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en utvalgsspørring, kan du se inndelingen Se også.

Når du bygger en krysstabellspørring i utformingsvisning, bruker du Totalt - og Krysstabell-raden i utformingsrutenettet til å angi hvilke feltverdier som skal bli kolonneoverskrifter, hvilke feltverdier som skal bli radoverskrifter, og hvilke feltverdier som skal beregnes i form av summering, gjennomsnitt, antall eller på annen måte.

1. Innstillingene i disse radene bestemmer om feltet er en radoverskrift, kolonneoverskrift eller sammendragsverdi.

2. Denne innstillingen viser feltverdiene som radoverskrifter.

3. Denne innstillingen viser feltverdiene som kolonneoverskrifter.

4. Disse innstillingene viser sammendragsverdiene.

Opprette spørringen

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

   

2. Dobbeltklikk på hver tabell eller spørring som du vil bruke som en postkilde, i dialogboksen Vis tabell.

   Hvis du bruker flere postkilder, må du kontrollere at tabellene eller spørringene er sammenføyde i felter som de har til felles. Hvis du vil ha mer informasjon om sammenføyning av tabeller og spørringer, kan du se inndelingen Se også.

3. Lukk dialogboksen Vis tabell.

4. Klikk Krysstabell i Spørringstype-gruppen i kategorien Utforming.

5. Dobbeltklikk hvert felt du vil bruke som en kilde for radoverskrifter, i utformingsvinduet for spørringen. Du kan velge så mange som tre felt for radoverskrifter.

6. Velg Radoverskrift i Krysstabell-raden for hvert radoverskriftsfelt i utformingsrutenettet for spørringen.

   Du kan skrive inn et uttrykk i Vilkår-raden for å begrense resultatene for dette feltet. Du kan også bruke Sorter-raden til å angi en sorteringsrekkefølge for et felt.

7. Dobbeltklikk feltet du vil bruke som kilden til kolonneoverskrifter, i utformingsvinduet for spørringen. Du kan bare velge ett felt for kolonneoverskrifter.

8. Velg Kolonneoverskrift i Krysstabell-raden for kolonneoverskriftfeltet i utformingsrutenettet for spørringen.

   Du kan angi et uttrykk i Vilkår-raden for å begrense resultatene for kolonneoverskriftsfeltet. Bruk av et vilkårsuttrykk med kolonneoverskriftsfeltet begrenser imidlertid ikke antall kolonner som returneres av krysstabellspørringen. I stedet begrenser den hvilke kolonner som inneholder data. Anta for eksempel at du har et kolonneoverskriftsfelt med tre mulige verdier: rød, grønn og blå. Hvis du bruker vilkåret ='blå' på kolonneoverskriftsfelt, vil krysstabellspørringen fremdeles vise en kolonne for rød og en kolonne for grønn, men bare kolonnen for blå inneholder data.

   Hvis du vil begrense verdiene som vises som kolonneoverskrifter, kan du angi en liste over faste verdier ved hjelp av spørringens Kolonneoverskrifter-egenskap. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se neste inndeling.

9. Dobbeltklikk feltet du vil bruke til å beregne sammendragsverdier, i utformingsvinduet for spørringen. Du kan velge bare ett felt skal brukes for sammendragsverdier.

10. Velg en mengdefunksjon som skal brukes til å beregne verdiene i utformingsrutenettet for spørringen, i Totalt-raden for sammendragsverdifeltet.

11. Velg Verdi i Krysstabell-raden for sammendragsverdifeltet.

    Du kan ikke angi vilkår for eller sortere på et sammendragsverdifelt.

12. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Utforming.

Angi faste verdier for kolonneoverskrifter

Hvis du vil angi faste verdier du vil bruke for kolonneoverskrifter, kan du angi spørringens Kolonneoverskrifter-egenskap.

1. Åpne krysstabellspørringen i utformingsvisning.

2. Hvis egenskapssiden ikke vises, trykker du F4 for å vise den.

3. Kontroller at Type utvalg er Spørringsegenskaper i kategorien Generelt på egenskapssiden. Hvis ikke, klikker du et tomt område over utformingsrutenettet for spørringen.

4. Angi en kommadelt liste over verdier du vil bruke som kolonneoverskrifter i egenskapsarket i egenskapen Kolonneoverskrifter i kategorien Generelt.

   Enkelte tegn (for eksempel de fleste skilletegn) er ikke tillatt i kolonneoverskrifter. Hvis du bruker disse tegnene i listen over verdier, erstattes hvert slikt tegn med et understrekingstegn (_).

SQL-syntaks for en krysstabellspørring

En krysstabellspørring uttrykkes som en TRANSFORMER-setningen i SQL. Et TRANSFORMER-uttrykk har følgende syntaks:

VALGAV
TRANSFORM-aggfunksjon
PIVOT-pivotfelt [IN (verdi1[, verdi2[, ...]])]

TRANSFORM-uttrykket har følgende deler:

Del	Beskrivelse
mengdefunksjon	En SQL-mengdefunksjon som opererer på de valgte dataene.
valguttrykk	Et SELECT-uttrykk
pivotfelt	Feltet eller uttrykk du vil bruke til å opprette kolonneoverskrifter i resultatsettet for spørringen.
verdi1, verdi2	Faste verdier som brukes til å opprette kolonneoverskrifter.

SQL-visning begrenser ikke hvor mange tabeller eller spørringer du kan bruke som postkilder for en krysstabellspørring. Men du kan også la utformingen være enkel ved først å opprette en utvalgsspørring som returnerer alle dataene du ønsker å bruke i krysstabellspørringen, og deretter bruke utvalgsspørringen som postkilde. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en utvalgsspørring, kan du se inndelingen Se også.

1. Klikk på Spørringsutforming i Annet-gruppen på Opprett-fanen.

2. Lukk dialogboksen Vis tabell.

3. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Utforming-fanen, og klikk deretter på SQL-visning.

4. Skriv eller lim inn følgende SQL på SQL-objekt-fanen.

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. På den første linjen, etter TRANSFORMER, skriver du inn et uttrykk som skal brukes til å beregne sammendragsverdier, for eksempel Summer([Beløp]).

   Hvis du bruker mer enn én tabell eller spørring som postkilde, kan du inkludere navnet på tabellen eller spørringen som en del av hvert feltnavn, for eksempel Summer ([Utgift]. [ Beløp]).

6. På den andre linjen, etter SELECT, skriver du inn en liste over felt eller feltuttrykk som du vil bruke for radoverskrifter. Skill listeelementene ved hjelp av komma. for eksempel [Budsjett].[Dept_ID], [Utgift]. [Type].

7. På den tredje linjen, etter FRA, skriver du inn en liste over tabellene eller spørringene som du bruker som postkilder, for eksempel Budsjett, utgift.

8. På den fjerde linjen, etter GRUPPER ETTER, skriver du inn den samme listen over felt som du brukte i VELG-setningen i trinn 6.

9. På den femte linjen, etter PIVOT, skriver du inn et feltnavn eller -uttrykk som du vil bruke for kolonneoverskrifter, for eksempel PIVOT [Budsjett]. [ År].

Noen ganger vil du gruppere verdiene for et felt i områder snarere enn å bruke hver enkelt verdi for et felt for rad- og kolonneoverskrifter, og deretter bruke disse områdene for rad- og kolonneoverskrifter. Anta for eksempel at du bruker et «Alder»-felt for kolonneoverskrifter. I stedet for å bruke en kolonne for hver alder, foretrekker du kanskje å bruke kolonner som representerer aldersintervallene.

Du kan bruke IIf-funksjonen i et uttrykk til å opprette områder som skal brukes for rad- eller kolonneoverskrifter.

1. Åpne krysstabellspørringen i utformingsvisning.

2. Høyreklikk en tom kolonne i utformingsrutenettet for spørringen i Felt-raden, og klikk deretter Zoom på hurtigmenyen.

3. Skriv inn et feltalias etterfulgt av et kolon (:) i Zoom-boksen.

4. Skriv inn IIf().

5. Skriv inn et sammenligningsuttrykk som definerer det første området med feltverdier, inne i parentesene etter IIf.

   Anta for eksempel at du oppretter områder for et Alder-felt, og du vil at hvert område skal være tjue år. Sammenligningsuttrykket for det første området er [Alder]<21.

6. Skriv inn et komma etter sammenligningsuttrykket, og skriv deretter inn et navn på området i anførselstegn. Navnet du oppgir, er krysstabelloverskriften for verdier som faller innenfor området.

   Etter [Alder]<21 skriver du eksempelvis inn et komma, og deretter skriver du «0-20 år».

7. Skriv inn et komma etter områdenavnet (utenfor anførselstegnene), og gjør deretter ett av følgende:

   • Hvis du vil opprette et nytt område, skriver du inn IIf(), og deretter gjentar du trinn 5, 6 og 7.

   • For det siste området skriver du inn bare et navn på området.

     For eksempel kan et fullstendig nestet IIf-uttrykk som skiller et Alder-felt i områder på tjue år, se slik ut (linjeskift ble tilføyd for å gjøre det enklere å lese):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Obs!: Når uttrykket evalueres, stoppes evalueringen så snart en av IIf-setningene evalueres til sann. Du trenger ikke å angi den nedre delen av hvert område fordi enhver verdi som er under den nedre delen av et angitt område, allerede er evaluert som sann.

8. Velg Grupper etter i Totalt-raden i utformingsrutenettet for spørringen.

9. Angi om du vil bruke områdene som radoverskrifter eller kolonneoverskrifter, i Krysstabell-rader. Husk at du kan angi fra én til tre radoverskrifter og én kolonneoverskrift.

Du vil kanskje at krysstabellspørringen skal be om inndata når den kjøres. Anta for eksempel at du bruker flere radoverskrifter, og en av dem er Land/område. I stedet for alltid å vise data for hvert land eller område, vil du kanskje at spørringen skal be om et navn, og deretter vise data i henhold til brukerens inndata.

Du kan legge til en parameterledetekst i alle radoverskriftsfelt.

1. Åpne krysstabellspørringen i utformingsvisning.

2. Skriv inn spørsmålsteksten i hakeparenteser i Vilkår-raden for radoverskriftsfeltet der du vil be brukeren om inndata. Spørsmålsteksten vises som en ledetekst når spørringen kjøres.

   Hvis du for eksempel skriver inn [Hvilket land eller område?] i Vilkår-raden, vil det vises en dialogboks med spørsmålet "Hvilket land eller område?", en boks for inndata og en OK-knapp når spørringen kjøres.

   Tips!: Hvis du vil at parameteren skal være fleksibel, kan du sette sammen uttrykket med jokertegn ved å bruke Like-operatoren. I stedet for å bruke for eksempel [Hvilket land eller område?] som vilkår, kan du bruke Like [Hvilket land eller område?]&«*», slik at parameteren samsvarer med flere typer inndata. Bruk av Like endrer ikke utseendet på parameterledeteksten.

3. Klikk Parametere i Vis/skjul-gruppen i kategorien Utforming.

4. Skriv inn den samme parameterledeteksten som du brukte i Vilkår-raden, i Parametere-kolonnen i dialogboksen Spørringsparametere. Ta med hakeparentesene, men ikke ta med sammenskrevne jokertegn eller operatoren Like.

5. Velg datatypen for parameteren i Datatype-kolonnen. Datatypen bør tilsvare datatypen for radoverskriftsfeltet.

Hvis feltet du bruker til å beregne sammendragsverdier i krysstabellspørringen, inneholder nullverdier, ignoreres disse verdiene av enhver mengdefunksjon du bruker. For enkelte mengdefunksjoner kan dette påvirke resultatene. Hvis du for eksempel vil beregne et gjennomsnitt, legger du til alle verdiene og deler resultatet med antall verdier. Men hvis feltet inneholder eventuelle nullverdier, telles ikke disse nullverdiene som en del av antallet verdier.

I noen tilfeller foretrekker du kanskje å erstatte eventuelle nullverdier med nuller, slik at verdiene vil bli telt under mengdeberegninger. Du kan bruke Nz-funksjonen til å erstatte nullverdier med nuller.

Nz-syntaksen

Nz ( variant [, verdihvisnull ] )

Syntaksen for Nz-funksjonen har disse argumentene:

Argument	Beskrivelse
variant	Obligatorisk. En variabel av datatype Variant.
verdihvisnull	Valgfritt (hvis ikke det brukes i en spørring). En Variant-datatype som inneholder en verdi som skal returneres hvis variant-argumentet er Null. Dette argumentet gir deg muligheten til å returnere en annen verdi enn null eller en tom streng. Obs!: Hvis du bruker Nz-funksjonen i et uttrykk eller en spørring uten at du bruker verdihvisnull-argumentet, blir resultatet en tom streng i feltene som inneholder Null-verdier.

1. Høyreklikk Verdi-feltet i utformingsrutenettet for spørringen mens spørringen er åpen i utformingsvisning.

2. Klikk Zoom på hurtigmenyen.

3. Omslutt feltnavnet eller uttrykket med parenteser i Zoom-boksen, og skriv deretter inn Nz foran parentesene.

4. Skriv inn , 0 like innenfor høyre parentes.

   Hvis du for eksempel har brukt Nz med et felt kalt Timer tapt til å gjøre nullverdier til nuller, vil det ferdige uttrykket se slik ut:

Nz([Hours Lost], 0)

• Gjør det enkelt    Krysstabellspørringer kan bli vanskelige å lese etter hvert som antallet radkombinasjoner vokser. Ikke bruk flere radoverskrifter enn du trenger.

• Vurder å bygge krysstabellspørringen trinnvis    Ikke begrens deg selv til å bruke bare tabeller. Ofte kan du starte ved å bygge en totalverdispørring, og deretter bruke spørringen som postkilde for en krysstabellspørring.

• Velg kolonneoverskriftsfeltet nøye    Krysstabelldataark pleier å være enklere å lese når antallet kolonneoverskrifter forblir forholdsvis lavt. Når du har identifisert feltene som du vil bruke som overskrifter, bør du vurdere å bruke feltet med færrest forskjellige verdier til å lage kolonneoverskrifter. Hvis for eksempel spørringen beregner en verdi etter alder og kjønn, kan du vurdere å bruke kjønn som kolonneoverskrifter i stedet for alder, fordi kjønn vanligvis har færre verdier enn alder.

• Bruk en delspørring i en HVOR-setning    Du kan bruke en delspørring som en del av en HVOR-setning i en krysstabellspørring.

Til toppen av siden