Beskrivelse av administrasjon og lagring av arbeidsbokkoblinger i Excel

Når Excel åpner en målarbeidsbok som inneholder arbeidsbokkoblinger, kombinerer den dynamisk de delene av arbeidsbokkoblingene som er lagret i arbeidsboken, med de nødvendige delene av den gjeldende banen til kildearbeidsboken for å opprette en absolutt bane.

Det er også viktig å være oppmerksom på at det som vises på formellinjen, ikke nødvendigvis er det som er lagret. Hvis kildearbeidsboken for eksempel er lukket, ser du en fullstendig bane til filen, selv om bare filnavnet kan lagres.

Arbeidsbøker som kobler til kildearbeidsbøker, opprettes på en relativ måte når det er mulig. Dette betyr at den fullstendige banen til kildearbeidsboken ikke registreres, men i stedet delen av banen når den er knyttet til målarbeidsboken. Med denne metoden kan du flytte arbeidsbøkene uten å bryte koblingene mellom dem. Arbeidsbokkoblingene forblir intakte, men bare hvis arbeidsbøkene forblir på samme plassering i forhold til hverandre. Hvis målarbeidsboken for eksempel er C:\Mydir\Destination.xlsx og kildearbeidsboken er C:\Mydir\Files\Source.xlsx, kan du flytte filene til D-stasjonen så lenge kildearbeidsboken fortsatt er plassert i en undermappe kalt Filer.

Relative koblinger kan føre til problemer hvis du flytter målarbeidsboken til forskjellige datamaskiner, og kildearbeidsboken er på en sentral plassering.

Måten arbeidsbokkoblinger lagres på, varierer på følgende måter:

Lagringstype 1: Samme stasjon med samme mappe eller underordnet mappe

Kildearbeidsboken er enten i samme mappe eller underordnet mappe som målarbeidsboken. I dette tilfellet lagrer vi den relative filbanen, for eksempel undermappen/source.xlsx og destination.xlsx.

Denne typen fungerer best for skybaserte arbeidsbøker og når begge arbeidsbøkene flyttes.

Lagringstype 2: Samme stasjon, men med forskjellige sideordnede mapper

Kilde- og målarbeidsbøkene er på samme stasjon, men i forskjellige sideordnede mapper. I dette tilfellet lagrer vi en serverrelasjonsbane, for eksempel /root/parent/sibling1/source.xlsx og /root/parent/sibling2/destination.xlsx.

Denne typen fungerer best hvis målarbeidsboken flyttes innenfor samme stasjon, men kildearbeidsboken forblir på samme plassering.

Lagringstype 3: Ulike stasjoner

Kildearbeidsboken er på en annen stasjon enn målarbeidsboken. Målarbeidsbokmappen er for eksempel på C-stasjonen, og kildearbeidsbokmappen er på H-stasjonen. I dette tilfellet lagrer vi den absolutte banen, for eksempel H:\folder\source.xlsx eller https://tenant.sharepoint.com/teams/site/folder/source.xlsx.

Denne typen fungerer best hvis målarbeidsboken flyttes, men kildearbeidsboken forblir på samme plassering. Dette forutsetter at målarbeidsboken fortsatt har tilgang til kildearbeidsboken.

Hvis kildearbeidsboken er plassert i mappen XLStart, Alternativ oppstartsfil eller Bibliotek , skrives en egenskap for å angi én av disse mappene, og bare filnavnet lagres.

Excel gjenkjenner to standard XLStart-mapper som filer åpnes automatisk fra ved oppstart. De to mappene er som følger:

XLStart-mappen som er i brukerens profil, er XLStart-mappen som er lagret som en egenskap for arbeidsbokkoblingen. Hvis du bruker XLStart-mappen som er i Office-installasjonsmappen, behandles denne XLStart-mappen som en hvilken som helst annen mappe på harddisken.

Navnet på Office-mappen endres mellom versjoner av Office. Navnet på Office-mappen kan for eksempel være Office14, Office15 eller Office16, avhengig av hvilken versjon av Office du kjører. Denne endringen av mappenavnet fører til at arbeidsbokkoblinger blir brutt hvis du flytter til en datamaskin som kjører en annen versjon av Excel enn versjonen der koblingen ble opprettet.

• XLStart-mappen som er i office-installasjonsmappen, for eksempel C:\Programfiler\Microsoft Office\<Office-mappe>\XLStart

• XLStart-mappen som er i brukerens profil, for eksempel C:\Documents and Settings\<brukernavn>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart

Når en kildearbeidsbok er koblet, opprettes arbeidsbokkoblingen basert på måten kildearbeidsboken ble åpnet på. Hvis arbeidsboken ble åpnet over en tilordnet stasjon, opprettes arbeidsbokkoblingen ved hjelp av en tilordnet stasjon. Arbeidsbokkoblingen forblir slik uansett hvordan kildearbeidsboken åpnes i fremtiden. Hvis kildearbeidsboken åpnes av en UNC-bane, tilbakestilles ikke arbeidsbokkoblingen til en tilordnet stasjon, selv om en tilsvarende stasjon er tilgjengelig. Hvis du har både UNC- og tilordnede stasjonsarbeidsbokkoblinger i samme fil, og kildearbeidsbøkene er åpne samtidig med målarbeidsboken, vil bare koblingene som samsvarer med måten kildearbeidsboken ble åpnet, reagere som hyperkobling. Hvis du åpner kildearbeidsboken gjennom en tilordnet stasjon og endrer verdiene i kildearbeidsboken, oppdateres bare koblingene som er opprettet til den tilordnede stasjonen umiddelbart.

Arbeidsbokkoblingen som vises i Excel, kan også vises forskjellig avhengig av hvordan arbeidsboken ble åpnet. Arbeidsbokkoblingen kan se ut til å samsvare med enten den primære UNC-ressursen eller rotstasjonsbokstaven som ble brukt til å åpne filen.

Det finnes flere tilfeller der arbeidsbokkoblinger mellom arbeidsbøker utilsiktet kan gjøres for å peke til feilaktige plasseringer. Nedenfor finner du to av de vanligste scenariene.

Scenario 1

1. Du tilordner en stasjon under roten av en delt ressurs. Du tilordner for eksempel stasjon Z til \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Du oppretter arbeidsbokkoblinger til en kildearbeidsbok som er lagret på den tilordnede plasseringen etter at du har åpnet målarbeidsboken gjennom den tilordnede stasjonen.

3. Du åpner målarbeidsboken med en UNC-bane.

4. Som en konsekvens vil arbeidsbokkoblingen bli brutt.

Hvis du lukker målarbeidsboken uten å lagre den, endres ikke arbeidsbokkoblingene. Hvis du lagrer målarbeidsboken før du lukker den, lagrer du imidlertid arbeidsbokkoblingene med gjeldende brutte bane. Mappene mellom roten til den delte ressursen og den tilordnede mappen blir utelatt fra banen. I eksemplet ovenfor endres koblingen til \\MyServer\MyFolder1. Med andre ord blir Del-navnet eliminert fra filbanen.

Scenario 2

1. Du tilordner en stasjon under roten av en delt ressurs. Du tilordner for eksempel stasjon Z til \\MyServer\MyShare\MyFolder1.

2. Du åpner filen med en UNC-bane eller en tilordnet stasjon tilordnet til en annen mappe på den delte ressursen, for eksempel \\MyServer\MyShare\MyFolder2.

3. Som en konsekvens vil arbeidsbokkoblingen bli brutt.

Hvis du lukker målarbeidsboken uten å lagre den, endres ikke arbeidsbokkoblingene. Hvis du lagrer målarbeidsboken før du lukker den, lagrer du imidlertid arbeidsbokkoblingene med gjeldende brutte bane. Mappene mellom roten til den delte ressursen og den tilordnede mappen blir utelatt fra banen. I eksemplet ovenfor endres koblingen til \\MyServer\MyFolder1. Med andre ord blir Del-navnet eliminert fra filbanen.