Bruke parametere i spørringer, skjemaer og rapporter

I denne artikkelen

• Oversikt

• Bruke parametere i spørringer

• Angi datatyper for parametere

• Opprette et skjema som samler parametere

• Opprette et skjema som samler parametere til en rapport

Oversikt

Du kan bruke vilkår i en parameterspørring i Access til å begrense settet med poster som spørringen returnerer. Det kan hende du synes dialogboksene som angis av en parameterspørring, er utilstrekkelige for ditt formål. I slike tilfeller kan du opprette et skjema som bedre tilfredsstiller behovene for parametersamling. Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter et skjema som samler spørrings- og rapportparametere. Denne artikkelen forutsetter at du er kjent med hvordan du oppretter spørringer og hvordan du definerer parametere i spørringer. Et minimumskrav før du fortsetter, er at du kjenner til hvordan du oppretter en utvalgsspørring.

Denne artikkelen gir eksempler på bruk av parametere i spørringer. Den er ikke et omfattende referansemateriale om å angi vilkår.

• Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en utvalgsspørring, kan du se artikkelen Opprette en enkel utvalgsspørring.

• Hvis du vil ha mer generell informasjon om spørringer, kan du se artikkelen Innføring i spørringer.

• Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer parametere i spørringer, kan du se artikkelen Bruke parametere til å be om inndata når du kjører en spørring.

• Hvis du vil ha mer informasjon om å angi vilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

Bruke parametere i spørringer

Bruk av en parameter i en spørring er like enkelt som å opprette en spørring som bruker vilkår. Du kan utforme en spørring til å be deg om én opplysning, som for eksempel et delenummer, eller flere opplysninger, for eksempel to datoer. En parameterspørring viser en egen dialogboks for hver parameter, som ber deg om en verdi for denne parameteren.

Angi datatyper for parametere

Du kan også angi hvilken datatype en parameter skal godta. Du kan angi en datatype for alle parametere, men det er spesielt viktig å angi datatypen for numeriske, valuta- og dato/klokkeslett-data. Når du angir datatypen parameteren skal godta, får brukerne en mer nyttig feilmelding hvis de skriver inn feil type data, som for eksempel hvis de skriver inn tekst når det skal være valuta.

Følg disse stegene for å angi datatypene for parameterne i en spørring:

1. Åpne spørringen i utformingsvisning, og klikk Parametere i Vis/skjul-gruppen i kategorien Utforming.

2. Skriv inn spørsmålet for hver enkelt parameter du vil angi en datatype for, i Parameter-kolonnen i dialogboksen Spørringsparametere. Pass på at hver parameter samsvarer med spørsmålet du bruker i Vilkår-raden i utformingsrutenettet for spørringen.

3. Velg en datatype for hver parameter i Datatype-kolonnen.

Opprette et skjema som samler parametere

Selv om parameterspørringer har en innebygd dialogboks som samler parametere, gir de bare grunnleggende funksjonalitet. Hvis du bruker et skjema for å samle parametere, kan du få følgende funksjoner:

• Muligheten til å bruke datatype-spesifikke kontroller, som for eksempel kalenderkontroller for datoer.

• Vedvarende samlede parametere du kan bruke i mer enn én spørring.

• Muligheten til å lage en kombinasjonsboks eller en liste for parametersamling, som lar deg velge fra en liste over tilgjengelige dataverdier.

• Muligheten til å lage kontroller for andre funksjoner, for eksempel åpne eller oppdatere en spørring.

Følgende video viser hvordan du kan opprette et enkelt skjema for å samle parametere for en spørring i stedet for å bruke dialogboksene som vanligvis er tilknyttet parameterspørringer.

Opprette et skjema som samler parametere til en rapport

Det finnes en rekke måter å tilnærme seg dette scenariet på, men vi viser bare én teknikk, der vi hovedsakelig bruker makroer. Følg disse trinnene for å opprette et skjema som samler parametere til en rapport.

• Trinn 1: Opprett et skjema som godtar inndata

• Trinn 2: Opprett en kodemodul som sjekker om parameterskjemaet allerede er lastet inn

• Trinn 3: Opprett en makro som kontrollerer skjema og rapport

• Trinn 4: Legg til kommandoknappene OK og Avbryt i skjemaet

• Trinn 5: Bruk skjemadataene som spørringsvilkår

• Trinn 6: Legg til makrohandlinger i rapporthendelsene

• Trinn 7: Prøv det ut

Trinn 1: Opprett et skjema som godtar inndata

1. Klikk på Skjemautforming, i Skjemaer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Trykk på F4 for å vise egenskapsarket, og angi skjemaegenskaper som vist i tabellen nedenfor.

   Egenskap	Innstilling
   Tittel	Skriv inn navnet du vil skal vises i tittellinjen i skjemaet.
   Standardvisning	Enkeltskjema
   Tillat skjemavisning	Ja
   Tillat dataarkvisning	Nei
   Tillat pivottabellvisning	Nei
   Tillat pivotdiagramvisning	Nei
   Rullefelt	Ingen
   Postvelgere	Nei
   Navigasjonsknapper	Nei
   Kantlinjestil	Dialogboks

3. Klikk på Tekstboks i Kontroller-gruppen på Utforming-fanen for hver parameter du vil at skjemaet skal hente.

4. Angi egenskapene til tekstboksene, som vist i tabellen nedenfor.

   Egenskap	Innstilling
   Navn	Skriv inn et navn som beskriver parameteren, for eksempel Startdato.
   Format	Velg et format som gjenspeiler datatypen for parameterfeltet. Velg for eksempel Generell Dato for et datofelt.

5. Lagre skjemaet, og gi det et navn, for eksempel frmVilkår.

Trinn 2: Opprett en kodemodul, som sjekker om parameterskjemaet allerede er lastet inn

1. Klikk på Modul i Makroer og kode-gruppen på Opprett-fanen. 

   En ny modul åpnes i Visual Basic Editor.

2. Skriv eller lim inn følgende kode i Visual Basic Editor:

   Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
   Dim oAccessObject As AccessObject
   Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
   If oAccessObject.IsLoaded Then
     If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
       IsLoaded = True
     End If
   End If
   End Function
   

3. Lagre modulen med et unikt navn, og lukk deretter Visual Basic Editor.

Trinn 3: Opprett en makro som kontrollerer skjema og rapport

Når vi bruker delmakrofunksjonene i Access-makroer, kan vi definere alle de nødvendige trinnene vi må utføre i en enkelt makro. Vi oppretter fire delmakroer – Åpne dialogboks, Lukke dialogboks, OK, og Avbryt – for å styre de forskjellige oppgavene som kreves for denne prosedyren. Hvis du bruker skjermbildet nedenfor som en veiledning, kan du opprette en ny makro med følgende delmakroer og handlinger. Merk at i dette eksemplet heter parameterskjemaet frmVilkår. Juster makroen, så den har samme navn som på skjemaet du opprettet tidligere. Du må også passe på å klikke på Vis alle handlinger på Utforming-fanen for å kunne vise alle makrohandlinger.

Lagre og lukk makroen. Gi makroen et navn, som for eksempel Datointervall for makro.

Trinn 4: Legg til kommandoknappene OK og Avbryt i skjemaet

1. Åpne på nytt parameterskjemaet du opprettet tidligere i Uformingsvisning.

2. Forsikre deg om at Bruk kontrollveivisere i Kontroller-gruppen på Utforming-fanen ikke er valgt.

3. Klikk på Knapp i Kontroller-gruppen på Utforming-fanen.

4. Plasser pekeren nedenfor tekstboksene i skjemaet, og dra deretter for å opprette en kommandoknapp for OK.

5. Hvis egenskapsarket ikke er synlig, kan du trykke på F4 for å vise det.

6. Angi egenskapene til OK-knappen, som vist i tabellen nedenfor.

   Egenskap	Innstilling
   Navn	OK
   Tittel	OK
   Standard	Ja
   VedKlikk	Skriv inn navnet på makroen, for eksempel Datointervall for makro.OK.

7. Opprett en kommandoknapp for Avbryt, og angi egenskapene, som vist i tabellen nedenfor.

   Egenskap	Innstilling
   Navn	Avbryt
   Tittel	Avbryt
   VedKlikk	Skriv inn navnet på makroen, for eksempel Datointervall for makro.Avbryt.

8. Lagre og lukk skjemaet.

Trinn 5: Bruk skjemadataene som spørringsvilkår

1. Åpne spørringen du opprettet tidligere, på nytt i Uformingsvisning.

2. Angi vilkårene for dataene. Bruk Skjemaer-objektet, navnet på skjemaet og navnet på kontroll:

   • Du bruker for eksempel følgende uttrykk i en Access-database (.accdb eller .mdb), for et skjema som heter frmVilkår, når du skal referere til kontroller med navnet Startdato og Sluttdato i spørringen:

     Mellom [Skjemaer]![frmVilkår]![Startdato] Og [Skjemaer]![frmVilkår]![Sluttdato]

Trinn 6: Legg til makrohandlinger i rapporthendelsene

1. Åpne rapporten du ønsker å bruke i Utformingsvisning.

2. Hvis egenskapsarket ikke er synlig, kan du trykke på F4 for å vise det.

3. Kontroller at rapportens Postkilde-egenskap bruker parameterspørringen du definerte tidligere.

4. Angi disse to ekstra rapportegenskapene, som vist i tabellen nedenfor.

   Egenskap	Innstilling
   VedÅpning	Skriv inn navnet på makroen, for eksempel Datointervall for makro.Åpne dialogboks.
   VedLukking	Skriv inn navnet på makroen, for eksempel Datointervall for makro.Lukke dialogboks.

   Access kjører handlingene som er definert i Åpne dialogboks-delmakroen for makroobjektet for datointervall, i hendelsen Åpning, i rapporten. Når du lukker rapporten, vil Access på samme måte kjøre handlingene definert i Lukke dialogboks-delmakroen for makroobjektet for datointervall.

5. Lagre og lukk rapporten.

Trinn 7: Prøv det ut

Nå som du har opprettet alle Access-objektene, er det på tide å prøve det ut. Åpne rapporten i Rapportvisning eller Forhåndsvisning, og legg merke til at før Access viser rapporten, åpnes parameterskjemaet i dialogboksmodus. Angi nødvendige vilkår i tekstboksene du opprettet tidligere, og klikk deretter på OK-kommandoknappen i skjemaet. Access skjuler deretter skjemaet (Synlig = Nei) og åpner rapporten med bare data som samsvarer med vilkårene dine. Dette fungerer fordi parameterspørringen som rapporten er basert på, kan lese verdiene i kontrollene i det skjulte skjemaet. Når du lukker rapporten, vil Access også lukke parameterskjemaet.

Øverst på siden