Innføring i SharePoint-arbeidsflyt

I denne artikkelen

• Hva er arbeidsflyter?

• De to SharePoint-arbeidsflytplattformene

• Innebygde arbeidsflyter

• Støtte for egendefinerte arbeidsflyter

• Trinn i arbeidsflyter

Hva er arbeidsflyter?

Arbeidsflyt er noen ganger beskrevet som en serie med oppgaver som gir et resultat. I sammenheng med SharePoint-produkter og-teknologi defineres arbeidsflyten smalere som automatisert flytting av dokumenter eller elementer gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver som er relatert til en forretningsprosess. Arbeidsflyter kan brukes til konsekvent å administrere vanlige forretningsprosesser i en organisasjon ved å gjøre det mulig for organisasjonen å knytte forretningslogikk til dokumenter eller elementer i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek. Forretningslogikk er i utgangspunktet et sett med instruksjoner som angir og styrer handlingene som skjer i et dokument eller element.

Arbeidsflyter kan strømlinjeforme kostnadene og tiden det tar å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og holde oversikt over de menneskelige oppgavene som er involvert i disse prosessene. På et SharePoint-nettsted kan du for eksempel legge til en arbeidsflyt i et dokumentbibliotek som distribuerer et dokument til en gruppe med personer for godkjenning. Når dokumentforfatteren starter denne arbeidsflyten på et dokument i dette biblioteket, oppretter arbeidsflyten dokumentgodkjenningsoppgaver, tilordner disse oppgavene til arbeidsflytdeltakerne, og sender deretter e-postvarsler til deltakerne med oppgaveinstruksjoner og en kobling til dokumentet som skal godkjennes. Mens arbeidsflyten pågår, kan eieren av arbeidsflyten (i dette tilfellet dokumentforfatteren) eller arbeidsflytdeltakerne gå til statussiden og se hvem som har fullført arbeidsflytoppgavene. Når arbeidsflytdeltakerne har fullført arbeidsflytoppgavene, avsluttes arbeidsflyten, og eieren av arbeidsflyten varsles automatisk om at den er fullført.

Handlingene i godkjenningsarbeidsflyten i eksemplet ovenfor følger prosessen i illustrasjonen nedenfor.

Arbeidsflyter er ikke bare et hjelpemiddel i eksisterende arbeidsprosesser, men gir også brukerne flere muligheter for å anvende og samarbeide på dokumenter, lister og biblioteker. Nettstedsbrukere kan starte og delta i arbeidsflyter ved hjelp av skjemaer som kan tilpasses, som er tilgjengelige fra dokumentet eller elementet i en SharePoint-liste eller et bibliotek. Arbeidsflytfunksjonaliteten i SharePoint-produkter er i tillegg tett integrert med Microsoft Office 2013 slik at følgende arbeidsflytoppgaver kan utføres i begge produktene:

• vise listen over arbeidsflyter som er tilgjengelige for et dokument eller et element

• starte en arbeidsflyt på et dokument eller element

• vise, redigere eller tilordne en arbeidsflytoppgave på nytt

• fullføre en arbeidsflytoppgave

Til toppen av siden

De tre typene SharePoint-arbeidsflytplattformer

SharePoint 2010-arbeidsflytplattformen er overført til Office 365 og SharePoint Server 2013, så alle arbeidsflytene dine som ble bygd på denne plattformen, vil fortsette å fungere. Denne plattformen er basert på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013-arbeidsflytplattformen er basert på Windows Workflow Foundation 4 (WF) og er vesentlig endret. Kanskje den mest fremtredende funksjonen i denne nye arbeidsflytplattformen er bruken av Microsoft Azure som vert for arbeidsflytkjøring. Arbeidsflytkjøringsmotoren er nå utenfor Office 365 og SharePoint Server 2013, i Microsoft Azure.

Microsoft Flow er nå tilgjengelig i SharePoint Online. Dette er vår nyeste arbeidsflytmotor, tilgang på: https://flow.microsoft.com . Hvis du vil lære mer om hvordan du bruker MS Flow, kan du gå til: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Hvis du vil feilsøke MS Flow, kan du gå til https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Til toppen av siden

Innebygde arbeidsflyter

Et SharePoint-område inneholder flere innebygde arbeidsflyter som adresserer vanlige forretningsscenarioer:

• Godkjenning     Denne arbeidsflyten distribuerer et dokument eller element til en gruppe personer for godkjenning. Godkjenningsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

• Samle inn tilbakemelding     Denne arbeidsflyten distribuerer et dokument eller element til en gruppe personer for tilbakemelding. Korrekturlesere kan gi tilbakemelding, som deretter samles og sendes til personen som startet arbeidsflyten. Tilbakemeldingsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

• Samle inn signaturer    Denne arbeidsflyten distribuerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe personer for at de skal signere det digitalt. Denne arbeidsflyten må startes i et Office 2013-program. Deltakerne må fullføre signaturoppgavene sine ved å legge til den digitale signaturen i dokumentet i det aktuelle Office-programmet. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer vises imidlertid bare for et dokument i dokumentbiblioteket hvis dokumentet inneholder én eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

• Publiseringsgodkjenning     Denne arbeidsflyten har det til felles med godkjenningsarbeidsflyten at den automatiserer distribusjonen av innhold til fageksperter og deltakere som skal gjennomgå og godkjenne det. Det som gjør en arbeidsflyt for publiseringsgodkjenning unik, er at den er spesielt utformet for publiseringsnettsteder der publisering av nye og oppdaterte nettsider er underlagt streng kontroll.

• Tre statuser     Denne arbeidsflyten kan brukes til å styre forretningsprosesser som krever at organisasjoner holder oversikt over et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver.

Hver av de ovennevnte arbeidsflytene kan tilpasses for organisasjonen på flere måter. Når du for eksempel legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype for å gjøre den tilgjengelig for bruk på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse oppgavelistene og logglistene der informasjonen om arbeidsflyten er lagret.

Når en nettstedsbruker starter en arbeidsflyt på et dokument eller element, kan brukeren tilpasse arbeidsflyten ytterligere ved å angi deltakere, forfallsdato og aktivitetsinstruksjoner.

Til toppen av siden

Støtte for egendefinerte arbeidsflyter

Selv om de innebygde arbeidsflytene kan tilpasses noe til ulike behov, kan organisasjonen velge å utforme og utvikle arbeidsflyter som er unike for forretningsprosessene i organisasjonen. Arbeidsflyter kan være enkle eller komplekse, avhengig av hva som kreves i forretningsprosessene. Utviklere kan opprette arbeidsflyter som startes av personer som bruker et nettsted, eller de kan opprette arbeidsflyter som startes automatisk basert på en hendelse, for eksempel når en liste opprettes eller endres. Hvis organisasjonen har utviklet og distribuert egendefinerte arbeidsflyter, kan disse arbeidsflytene være tilgjengelige i tillegg til eller i stedet for de innebygde arbeidsflytene som ble beskrevet tidligere.

Egendefinerte arbeidsflyter kan opprettes på to måter:

• Power-brukere kan utforme arbeidsflyter uten kode for bruk i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek ved hjelp av Microsoft SharePoint Formgivning 2013 og Office Visio 2013     SharePoint Formgivning 2013-arbeidsflyter opprettes fra en liste over tilgjengelige arbeidsflytaktiviteter, og personen som oppretter arbeidsflyten, kan distribuere arbeidsflytene direkte til listen eller biblioteket der de skal brukes. SharePoint Designer 2013 fungerer også hånd i hånd med Visio 2013 og kan gi en visuell arbeidsflytutviklingsopplevelse ved hjelp av diagrammer med figurer og koblinger. Du kan også importere arbeidsflyter fra Visio 2013 til SharePoint Designer 2013, og omvendt.

• Profesjonelle programvareutviklere kan opprette arbeidsflyter ved hjelp av Visual Studio 2012 eller nyere     Disse arbeidsflytene inneholder egendefinert kode og arbeidsflytaktiviteter. Når en profesjonell utvikler har laget egendefinerte arbeidsflyter, kan en serveradministrator distribuere dem på nettstedene.

Til toppen av siden

Trinn i arbeidsflyter

Når en arbeidsflyt brukes på et dokument eller et listeelement, er det flere trinn som må utføres. Hvert trinn kan fullføres av enkeltpersoner i ulike roller. En nettstedsadministrator kan for eksempel gjøre en arbeidsflyt tilgjengelig for bruk i et dokumentbibliotek, en innholdsoppretter kan starte en arbeidsflyt eller endre en arbeidsflyt som pågår, og en tredje person (for eksempel en korrekturleser eller godkjenner av et dokument) kan fullføre arbeidsflytoppgaven.

Se også

Oversikt over arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint

Arbeidsflyter i SharePoint 2013

Arbeidsflytutvikling i SharePoint Formgivning 2013 og Visio 2013

Komme i gang med SharePoint Server 2013-arbeidsflyt