Fjerne skjulte data og personlige opplysninger ved å undersøke dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker

Informasjon som blir funnet og fjernet med Dokumentinspeksjon i Excel-dokumenter

Denne tabellen viser hvilke typer skjulte data og personlige opplysninger Dokumentinspeksjon kan finne og fjerne fra arbeidsbøkene.

Slik finner og fjerner du raskt data og informasjon:

1. Velg eller fjern merket for alternativene (som beskrevet nedenfor) i Dokumentinspeksjon for å fjerne eller lagre.

2. Velg Undersøk.

3. Se gjennom inspeksjonsresultatene, og velg Fjern alle på alle elementer som skal slettes.
   Hvis du vil ha advarsler og informasjon om fjerning av informasjon, kan du se Bruke dokumentinspeksjon.

4. Velg Ny underskuelse eller Lukk.

Ikke all informasjon kan fjernes, hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Informasjon dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne.

Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger

Dokumentinspeksjon kan brukes til å finne og fjerne skjulte data og personopplysninger i Excel-arbeidsbøker.

1. Åpne arbeidsboken du vil undersøke om det finnes skjulte data og personlige opplysninger i.

2. Velg Lagre som på Fil-fanen, og skriv inn et annet navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige arbeidsboken.

3. Velg Informasjon på Fil-fanen i kopien av den opprinnelige arbeidsboken.

4. Velg Kontroller for problemer, og velg deretter Undersøk dokument.

5. Merk av i boksene for hva slags skjult innhold du vil undersøke, i Dokumentinspeksjon-boksen. Hvis du vil ha mer informasjon om individuelle inspeksjoner, kan du se Hva dokumentinspeksjon finner og fjerner i Excel-dokumenter.

6. Velg Undersøk.

7. Se gjennom resultatet av inspeksjonen i Dokumentinspeksjon-boksen.

8. Velg Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for typene skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.

   Viktig!: 

   • Hvis du fjerner skjult innhold fra arbeidsboken, kan det hende du ikke kan gjenopprette det ved å velge Angre.

   • Hvis du fjerner skjulte rader, kolonner eller regneark som inneholder data, kan det hende resultatene av beregninger eller formler i arbeidsboken endres. Hvis du ikke vet hvilken informasjon de skjulte radene, kolonnene eller regnearkene inneholder, bør du lukke Dokumentinspeksjon, vise de skjulte radene, kolonnene eller regnearkene og deretter se gjennom innholdet i dem.

   • Inspeksjonsfunksjonene for Kommentarer og merknader, Dokumentegenskaper og personlige opplysninger og Topptekst og bunntekst kan ikke brukes i en arbeidsbok som har blitt lagret som en delt arbeidsbok (Se gjennom > Del arbeidsbok). Grunnen til dette er at delte arbeidsbøker bruker personlige opplysninger for å gjøre det mulig for forskjellige personer å samarbeide om den samme arbeidsboken. Hvis du vil fjerne denne informasjonen fra en delt arbeidsbok, kan du kopiere arbeidsboken og deretter oppheve delingen. Hvis du vil oppheve delingen av en arbeidsbok, velger du Del arbeidsbok på Se gjennom-fanen og fjerner merket for Tillat flere brukere å gjøre endringer samtidig.

   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra regneark du lagrer i ODS-format (OpenDocument Spreadsheet), må du kjøre Dokumentinspeksjon hver gang du lagrer regnearket i dette formatet.

Typer skjulte data og personlige opplysninger i Excel

Her er noen av elementene som kan være kilden til skjulte data og personlige opplysninger i Excel-arbeidsbøker:

• Kommentarer og håndskriftmerknader     Hvis du samarbeidet med andre om å opprette arbeidsboken, inneholder kanskje arbeidsboken kommentarer eller håndskriftmerknader. Denne informasjonen gjør at andre kan se navnene på alle som har arbeidet med arbeidsboken, kommentarer fra korrekturlesere og endringer som ble gjort i arbeidsboken.

• Dokumentegenskaper og personlige opplysninger     Metadata eller dokumentegenskaper iExcel, på lik linje med andre Microsoft 365-programmer, inneholder detaljer, for eksempel forfatter, emne og tittel. Microsoft 365 opprettholder automatisk navnet på personen som sist lagret en arbeidsbok, datoen da et dokument ble opprettet, og dokumentplassering. Dokumentet kan også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (PII), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi dokumentet er sendt til gjennomgang, distribusjonslister, skriveregenskaper (for eksempel skriverbane og passord for sikker utskrift) og informasjon om filbaner for publisering av nettsider.

• Topptekst og bunntekst     Arbeidsbøker kan inneholde informasjon i toppteksten og bunnteksten.

• Skjulte rader, kolonner og regneark    Rader, kolonner og hele regneark kan være skjult i arbeidsbøker. Hvis du distribuerer en kopi av en arbeidsbok som inneholder skjulte rader, kolonner eller regneark, kan det hende at andre kan vise dataene som er skjult.

• Egenskaper for dokumentserver     Hvis arbeidsboken ble lagret på en plassering på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et nettsted for et dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Windows SharePoint Services, kan dokumentet inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.

• Egendefinerte XML-data     Arbeidsbøker kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan finne og fjerne slike XML-data ved hjelp av Dokumentinspeksjon.

• Usynlig innhold     En arbeidsbok kan inneholde objekter som ikke er synlige fordi de er formatert som usynlige elementer.

• Eksterne koblinger    Arbeidsbøker kan ha koblinger til data i andre arbeidsbøker (eksterne koblinger). Navnene på regneark som inneholder de dataene, blir deretter lagret sammen med arbeidsbøkene, men kan være usynlige.

• Innebygde filer eller objekter    Arbeidsbøker kan ha innebygde filer (for eksempel et Microsoft 365- eller tekstdokument) eller innebygde objekter (for eksempel et diagram eller en formel) som kan ha data som ikke er synlige.

• Makroer eller VBA-kode    Arbeidsbøker kan inneholde makroer, VBA-moduler, COM- eller ActiveX-kontroller, brukerskjemaer eller brukerdefinerte funksjoner (UDF-er) som kan inneholde skjulte data.

• Elementer som kan ha bufrede data    Arbeidsbøker kan inneholde bufrede data for pivottabeller, pivotdiagrammer, slicere, tidslinjer og kubeformler som kanskje ikke er synlige.

• Excel-undersøkelser    Arbeidsbøker kan inneholde skjulte spørsmål fra Excel-undersøkelser som ble registrert i Excel for nettet og lagret sammen med arbeidsboken, men som ikke er synlige der.

• Scenarioer i Scenariobehandling    Arbeidsbøker kan inneholde scenarioer som er blitt definert ved hjelp av Scenariobehandling. Disse scenarioene kan inneholde bufrede eller skjulte data.

• Filtre    Arbeidsbøker kan ha aktive autofiltre eller tabellfiltre som kan føre til at bufrede eller skjulte data lagres sammen med arbeidsboken.

• Skjulte navn    Arbeidsbøker kan inneholde skjulte navn som kan være kilden til skjulte data.

Informasjon som blir funnet, men ikke kan fjernes med dokumentinspeksjon

Dokumentinspeksjon oppdager følgende elementer som kan inneholde data som ikke er synlige i arbeidsboken. Den kan ikke fjerne disse elementene for deg, fordi det kan føre til at arbeidsboken ikke fungerer som den skal. Du kan undersøke hvert element som er oppdages og avgjøre om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element som ikke inneholder skjulte data, for eksempel et statisk bilde.

Informasjon dokumentinspeksjon finner og fjerner

Denne tabellen viser hvilke typer skjulte data og personlige opplysninger Dokumentinspeksjon kan finne og fjerne fra PowerPoint-presentasjoner.

Slik finner og fjerner du raskt data og informasjon:

1. Velg eller fjern merket for alternativene (som beskrevet nedenfor) i Dokumentinspeksjon for å fjerne eller lagre.

2. Velg Undersøk.

3. Se gjennom inspeksjonsresultatene, og velg Fjern alle på alle elementer som skal slettes.
   Hvis du vil ha advarsler og informasjon om fjerning av informasjon, kan du se Bruke dokumentinspeksjon.

4. Velg Ny underskuelse eller Lukk.

Ikke alle skjulte data og all informasjon kan fjernes med Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Informasjon dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne.

Hvis organisasjonen har tilpasset Dokumentinspeksjon-funksjonen ved å legge til inspeksjonsmoduler, kan du kanskje kontrollere om det finnes andre typer informasjon i presentasjonen.

Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger

1. Åpne PowerPoint-presentasjonen du vil undersøke om det finnes skjulte data og personopplysninger i.

2. Velg Lagre som på Fil-fanen, og skriv deretter inn et navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige presentasjonen.

3. Velg Informasjon på Fil-fanen i kopien av den opprinnelige presentasjonen.

4. Velg Kontroller for problemer, og velg Undersøk dokument.

5. Merk av for å angi hvilke typer skjult innhold du vil undersøke, i dialogboksen Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon om individuelle inspeksjoner, kan du se Fjerne skjulte data og personlige opplysninger ved å undersøke dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker.

6. Velg Undersøk.

7. Se gjennom resultatet av inspeksjonen i dialogboksen Dokumentinspeksjon.

8. Velg Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for typene skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.

   • Hvis du fjerner skjult innhold fra presentasjonen, kan det hende du ikke kan gjenopprette det ved å velge Angre.

   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra presentasjoner du lagrer i ODP-format (OpenDocument Presentation), må du kjøre Dokumentinspeksjon hver gang du lagrer presentasjonen i dette formatet.

Typer skjulte data og personlige opplysninger

Flere typer skjulte data og personlige opplysninger kan lagres i PowerPoint-presentasjoner. Det er ikke alltid denne informasjonen er synlig ved første øyekast, men den kan likevel hentes ut fra presentasjonen.

Skjult informasjon kan være data som legges inn i PowerPoint, for at du skal kunne samarbeide med andre om å opprette presentasjonen. Det kan også være informasjon som du selv har valgt å skjule.

PowerPoint-presentasjoner kan inneholde følgende typer skjulte data og personlige opplysninger:

• Kommentarer og håndskriftmerknader    Hvis du samarbeider med andre om å opprette presentasjonen, inneholder kanskje presentasjonen elementer som kommentarer eller håndskriftmerknader. Denne informasjonen gjør at andre kan se endringer som ble gjort og navnene på alle som har arbeidet med presentasjonen, i tillegg til kommentarer fra korrekturlesere.

• Korrektursporingsdata   Når du samarbeider med andre på et dokument som lagres i skyen, lagres data i PowerPoint 2016 for Microsoft 365 om hvem som gjorde endringer i dokumentet og når endringene ble gjort.

• Dokumentegenskaper og personlige opplysninger     Dokumentegenskaper, som også kalles metadata, inneholder detaljer om presentasjonen, for eksempel forfatter, emne og tittel. Dokumentegenskaper inneholder også informasjon som håndteres automatisk i Microsoft 365-programmene, for eksempel navnet på personen som sist lagret et dokument, og datoen et dokument ble opprettet. Hvis du har brukt bestemte funksjoner, kan dokumentet også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (PII), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi presentasjonen er sendt til gjennomgang, distribusjonslister og informasjon om filbaner for publisering av nettsider.

• Usynlig innhold på lysbildet     Presentasjonen kan inneholde objekter som ikke er synlige, fordi de er formatert som usynlige elementer.

• Innhold utenfor lysbildet     PowerPoint presentasjoner kan inneholde objekter som ikke er synlige umiddelbart, fordi de ble dratt av lysbildet til området utenfor lysbildet. Dette innholdet utenfor lysbildet kan omfatte tekstbokser, utklipp, grafikk og tabeller.

• Presentasjonsnotater     Notater-delen i en PowerPoint-presentasjon kan inneholde tekst som du kanskje ikke vil offentliggjøre, særlig hvis notatene bare ble skrevet som en hjelp til vedkommende som holder presentasjonen.

• Egenskaper for dokumentserver     Hvis presentasjonen ble lagret i en mappe på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et område på et dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Windows SharePoint Services, kan presentasjonen inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.

• Egendefinerte XML-data    Presentasjoner kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan finne og fjerne slike XML-data ved hjelp av Dokumentinspeksjon.

Informasjon som blir funnet, men ikke kan fjernes med dokumentinspeksjon

Følgende elementer som kan inneholde data som ikke er synlige i presentasjonen, oppdages medDokumentinspeksjon. Disse elementene kan ikke fjernes med Dokumentinspeksjon, fordi det kan føre til at presentasjonen ikke fungerer som den skal. Du kan undersøke hvert element som er oppdaget, og avgjøre om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element som ikke inneholder skjulte data, for eksempel et statisk bilde.

Dokumentinspeksjon og personlig data

Korrektursporingsdata, som illustrerer en begrensning av Dokumentinspeksjon, ble introdusert i PowerPoint 2016-bygg 8403 forMicrosoft 365 Insiders. Kelly og Linda samarbeider for eksempel på presentasjon A i Microsoft 365. Korrektursporingsdata (det vil si brukernavn og tidene de gjorde endringer) legges til i presentasjonen. Hvis Mohammed senere åpner presentasjon A i en tidligere versjon av PowerPoint og kjører Dokumentinspeksjon på filen for å fjerne personopplysninger, vil ikke Dokumentinspeksjon i den versjonen av PowerPoint kunne oppdage og fjerne revisjonssporingsdataene som er lagt til presentasjonen av den nyere, Microsoft 365 versjonen av PowerPoint som brukes av Kelly og Linda. Mohammed må oppgradere til den nye versjonen av PowerPoint og så kjøre Dokumentinspeksjon for å fjerne korrektursporingsdata.