Obs!: Microsoft Access støtter ikke import av Excel-data med en brukt følsomhetsetikett. Som en midlertidig løsning kan du fjerne etiketten før du importerer, og deretter bruke etiketten på nytt etter import. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke følsomhetsetiketter på filer og e-post i Office.
Access og Microsoft Excel har mange likheter, noe som kan gjøre det vanskelig å bestemme hvilket program du skal bruke. Begge programmene kan for eksempel lagre store mengder data, kjøre kraftige spørringer og analyseverktøy for å dele opp dataene og utføre avanserte beregninger som returnerer dataene du trenger.
Hvert program har imidlertid klare fordeler, avhengig av datatypen du administrerer, og hva du vil gjøre med disse dataene. Hvis det for eksempel er målet ditt å opprettholde dataintegritet i et format som flere brukere har tilgang til, er Access det beste valget, mens Excel er bedre egnet for komplekse numeriske data som du vil analysere i dybden.
I mange tilfeller kan du bruke begge programmene, og bruke hver av dem til det formålet det er best egnet til. Generelt sett er Access bedre til å administrere data: slik at du kan holde dem organisert, enkelt å søke og tilgjengelig for flere samtidige brukere. Excel er generelt bedre til å analysere data: utføre komplekse beregninger, utforske mulige resultater og produsere diagrammer av høy kvalitet. Hvis du bruker Access til å lagre dataene og Excel til å analysere dem, kan du få fordelene med begge programmene.
Før du bestemmer deg for hvilket program du vil bruke, kan det være lurt å sammenligne fordelene med hvert program, lære når det er best å bruke det ene eller det andre, og finne ut hvordan du arbeider med begge programmene for å oppnå nøyaktig de resultatene du ønsker.
Obs!: Alle Microsoft Office-programseriene inkluderer Excel, men ikke alle programseriene inkluderer Access.
Sammenlign fordelene med hvert program
Det er viktig å velge riktig program hvis du vil ha tilgang til og oppdatere informasjonen med maksimal ytelse og nøyaktighet. Hvis du vil finne ut hvilket program som passer best for oppgavene du ønsker å utføre, kan det hjelpe å sammenligne fordelene som hvert program har å tilby når det gjelder datalagring, dataanalyse, flerbrukersamarbeid og sikkerhet.
Flate kontra relasjonsdata For å avgjøre hvilket program som er best for lagring av dataene, kan du stille deg selv følgende spørsmål: er datarelasjonelle eller ikke? Data som effektivt kan finnes i én enkelt tabell eller et regneark, kalles flate eller ikke-relasjonelle data. Hvis du for eksempel vil opprette en enkel liste over kunder, med bare én adresse og kontaktperson for hver kunde, kan Excel være det beste valget. Hvis du imidlertid vil lagre en mer kompleks kundeliste som inneholder fakturerings- og leveringsadresser for hver kunde, eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access den beste løsningen.
I en relasjonsdatabase organiserer du informasjonen i flere tabeller. I en godt utformet relasjonsdatabase er hver tabell flat og inneholder informasjon om bare én type data. Hvis du for eksempel oppretter en kundedatabase, bør navnene på kundene lagres i én tabell, mens kundenes fakturerings- og leveringsadresser bør lagres i en egen tabell. Det er lurt å lagre adresser separat fra navn fordi hver kunde kan ha mer enn én adresse, og du vil kunne angi flere adresser for hver kunde uten å måtte skrive inn kundenavnet på nytt for hver adresse.
Lokale kontra eksterne data Du kan bruke Access til å koble til data fra en rekke eksterne datakilder, slik at du kan vise, spørre og redigere disse dataene uten å måtte importere dem. Access har for eksempel kommandoer for å koble til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe, sammen med mange andre datakilder. Du kan bruke Excel til å koble til en rekke datakilder, inkludert Access-, SQL Server- og Analysis Services-databaser, tekst- og XML-filer og ODBC- og OLE DB-datakilder. Du kan imidlertid ikke redigere dataene for å endre kildedataene via Brukergrensesnittet i Excel.
Både Access og Excel inneholder kommandoer for å koble til data i Windows SharePoint Services lister. Excel har imidlertid bare en skrivebeskyttet tilkobling til SharePoint-lister. Mens Access lar deg lese fra og skrive data til SharePoint-lister.
Dataintegritet kontra fleksibilitet Unike identifikatorer bidrar til å bevare integriteten til dataene, og de sikrer at ingen rader (eller poster) inneholder nøyaktig de samme dataene. Unike identifikatorer gir også den raskeste måten å hente data på når du søker etter eller sorterer dataene. I Access kan du bruke datatypen Autonummer til automatisk å generere en unik identifikator for hver post. Deretter kan du bruke disse identifikatorene til å relatere poster i én tabell til én eller flere poster i en annen tabell.
Strukturen som Access gjelder for dataene, bidrar til å sikre dataintegritet. Access kan kreve at nye poster i én tabell har en eksisterende tilsvarende verdi i en annen tabell, slik at du ikke kan opprette isolerte poster. Du vil for eksempel ikke ha en ordre som ikke omfattet kundeinformasjon. Access kan kreve at alle nye poster i Ordrer-tabellen har en tilsvarende kundeverdi i Kunder-tabellen. Denne nødvendige korrespondansen av verdier kalles referanseintegritet.
Du kan også legge til dine egne begrensninger og regler for å sikre at dataene skrives inn riktig. Excel lar deg skrive inn data på en mer frihåndsform måte, men fordi Excel ikke støtter relasjonsdata, kan det ikke støtte referanseintegritet. Du kan imidlertid bruke datavalideringskommandoen til å kontrollere dataregistrering i Excel.
Spørring Hvis du ofte må vise dataene på en rekke måter, kan Access være det beste valget for lagring og arbeid med dataene, avhengig av endrede betingelser eller hendelser. Access lar deg bruke SQL-spørringer (Structured Query Language) til raskt å hente bare radene og kolonnene med data du vil bruke, enten dataene finnes i én tabell eller mange tabeller. Du kan også bruke uttrykk i spørringer til å opprette beregnede felt. Bruk av et uttrykk i Access ligner på prosessen med å bruke formler i Excel til å beregne verdier. Du kan også bruke Access-spørringer til å summere data og presentere aggregerte verdier, for eksempel summer, gjennomsnitt og antall.
Modellering I Excel kan du bruke hva-skjer-hvis-analyse verktøy til å forutsi resultatet av en regnearkmodell. Med hva-skjer-hvis-analyser kan du kjøre ulike scenarioer på dataene, for eksempel beste tilfelle og scenarioer i verste fall, og sammenligne de resulterende dataene i flere scenarioer i en sammendragsrapport. Ingen lignende funksjon er tilgjengelig i Access.
Pivotering og diagram I begge programmene kan du opprette pivottabellrapporter og pivottabelldiagrammer. Excel har imidlertid mer avanserte funksjoner for rapportering og diagram i pivottabeller enn Access gjør. Hvis du planlegger å opprette omfattende pivottabellrapporter eller gi profesjonelle diagrammer regelmessig, bør du bruke pivottabellrapportering eller pivottabelldiagrammer i Excel i stedet for de samme funksjonene i Access.
Både Access og Excel kan brukes i samarbeidsmiljøer, for eksempel Windows SharePoint Services og delte nettverksfiler, men det finnes forskjeller i hvordan dataene kan åpnes av flere brukere.
Flere brukere har tilgang til data Under normal drift lar Access flere brukere åpne én enkelt database samtidig. dette fungerer bra fordi Access låser bare dataene som redigeres. Som et resultat av dette kan andre brukere redigere forskjellige poster uten konflikter. I Excel kan du dele en arbeidsbok med andre brukere, men samarbeidsfunksjoner for flere brukere er best når brukere arbeider med dataene i arbeidsboken på forskjellige tidspunkt i stedet for samtidig. I praksis samarbeider brukere av en Access-database på et sett med data, og brukere av en Excel-arbeidsbok samarbeider på et dokument.
Bruke Windows SharePoint Services til samarbeid Begge programmene integreres med Microsoft Windows SharePoint Services-teknologier, for eksempel SharePoint-lister og dokumentbiblioteker.
Access har en rekke måter å samarbeide med flere brukere på et SharePoint-nettsted på. Du kan for eksempel laste opp en fullstendig database til et Dokumentbibliotek i Windows SharePoint Services, gjøre skjemaer og rapporter tilgjengelige som Windows SharePoint Services-visninger og koble en database til data som er lagret i SharePoint-lister.
Excel gir bare én måte å samarbeide med flere brukere på et SharePoint Services-nettsted på. Du kan laste opp en arbeidsbok til Dokumentbiblioteker i Windows SharePoint Services, der individuelle brukere kan sjekke ut arbeidsboken for å gjøre endringer, slik at andre brukere ikke kan endre arbeidsboken samtidig. Brukere kan redigere en arbeidsbok uten å sjekke den ut av dokumentbiblioteket, og i så fall må de koordinere med andre brukere for å unngå datakonflikter.
Bruke nettverksmapper til samarbeid Hvis du lagrer en Access-database i en delt nettverksmappe, kan flere brukere åpne databasen og arbeide med dataene samtidig. Enkeltoppføringer låses når en bruker redigerer dem. Hvis du lagrer en Excel-arbeidsbok i en delt nettverksmappe, kan bare én bruker redigere arbeidsboken om gangen. For visningsformål kan flere brukere åpne arbeidsboken mens en annen bruker redigerer den, men disse brukerne kan ikke gjøre endringer i dataene før brukeren som redigerer arbeidsboken lukker den.
Begge programmene har lignende funksjoner – passord og kryptering – som kan hjelpe deg med å forhindre tap av data og beskytte dataene mot uautorisert tilgang. Det er imidlertid noen forskjeller mellom Access og Excel i hvordan databeskyttelse på brukernivå fungerer.
Forebygge datatap I Access lagres arbeidet ditt kontinuerlig, slik at hvis det oppstår en uventet feil, mister du neppe mye arbeid (hvis aktuelt). Men fordi Access lagrer arbeidet kontinuerlig, er det også mulig for deg å gjøre endringer som du senere bestemte deg for at du ikke ville utføre. For å sikre at du kan gjenopprette databasen slik du ønsker, bør du opprette en sikkerhetskopi av databasefilen etter en tidsplan som passer dine behov. Du kan gjenopprette en hel database fra en sikkerhetskopi, eller du kan gjenopprette bare tabellen eller det andre databaseobjektet du trenger. Hvis du bruker et verktøy for sikkerhetskopiering av filsystem, kan du også bruke en kopi av en database fra en sikkerhetskopi av filsystemet til å gjenopprette dataene. I Excel kan du lagre informasjon om automatisk gjenoppretting med angitte intervaller mens du oppdaterer dataene.
Databeskyttelse på brukernivå I Excel kan du fjerne kritiske eller private data fra visningen ved å skjule kolonner og rader med data, og deretter beskytte hele regnearket for å kontrollere brukertilgang til de skjulte dataene. I tillegg til å beskytte et regneark og elementene i det, kan du også låse og låse opp celler i et regneark for å hindre at andre brukere utilsiktet endrer viktige data.
Sikkerhet på filnivå På filnivå kan du bruke kryptering i begge programmene for å hindre uautoriserte brukere i å se dataene. Du kan også kreve at en passord angis for å åpne en databasefil eller arbeidsbok. I tillegg kan du bidra til å sikre en databasefil eller arbeidsbok ved å bruke en digital signatur.
Begrenset tilgang til data I Excel kan du angi brukerbaserte tillatelser for å få tilgang til dataene eller angi skrivebeskyttede rettigheter som hindrer andre brukere i å gjøre endringer i dataene de har tilgang til. Access tilbyr ikke sikkerhetsfunksjoner på brukernivå, men Access støtter brukersikkerhetsmodellen for alle databaseservere den kobler til. Hvis du for eksempel kobler til en SharePoint-liste, gir Access akt på brukertillatelsene for SharePoint-listen. Hvis du vil holde uautoriserte brukere utenfor Access-dataene, kan du kryptere databasen ved å angi et passord. Brukere må skrive inn passordet for å lese data fra databasen, selv om de har tilgang til dem ved hjelp av et annet program, for eksempel Excel.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du beskytter dataene dine, kan du se Angi eller endre sikkerhet på brukernivå i Access 2007 eller høyere og Beskyttelse og sikkerhet i Excel.
Når du skal bruke Access
I svært generelle termer er Access det beste valget når du må spore og registrere data regelmessig, og deretter vise, eksportere eller skrive ut delsett av disse dataene. Access-skjemaer gir et mer praktisk grensesnitt enn et Excel-regneark for å arbeide med dataene. Du kan bruke Access til å automatisere handlinger som utføres ofte, og Med Access-rapporter kan du summere data i trykt eller elektronisk skjema. Access gir mer struktur for dataene dine. Du kan for eksempel kontrollere hvilke typer data som kan angis, hvilke verdier som kan angis, og du kan angi hvordan data i én tabell er relatert til data i andre tabeller. Denne strukturen hjelper deg med å sikre at bare de riktige datatypene legges inn.
Access lagrer data i tabeller som ser omtrent like ut som regneark, men Access-tabeller er utformet for komplisert spørring i forhold til data som er lagret i andre tabeller.
Bruk Access når du:
-
Forutse at mange personer arbeider i databasen, og du vil ha robuste alternativer som trygt håndterer oppdateringer av dataene dine, for eksempel postlåsing og konfliktløsning.
-
Forutse behovet for å legge til flere tabeller i et datasett som oppsto som en flat eller ikke-relasjonstabell.
-
Vil kjøre komplekse spørringer.
-
Vil produsere en rekke rapporter eller adresseetiketter.
-
Administrer kontakter Du kan administrere kontakter og postadresser og deretter opprette rapporter i Access eller flette dataene med Microsoft Office Word for å skrive ut brev, konvolutter eller adresseetiketter.
-
Sporing av beholdning og aktiva Du kan opprette en oversikt over artikler i hjemmet eller i bedriften din, og lagre bilder eller andre relaterte dokumenter sammen med dataene.
-
Ordresporing Du kan skrive inn informasjon om produkter, kunder og ordre, og deretter opprette rapporter som viser salg etter ansatt, område, tidsperiode, eller en annen verdi.
-
Oppgavesporing Du kan spore oppgaver for en gruppe personer og angi nye oppgaver samtidig som andre oppdaterer eksisterende aktiviteter i samme database.
-
Organisere utlånsbiblioteker Du kan bruke Access til å lagre data om bøker og CDer, og holde oversikt over hvem du har lånt dem til.
-
Arrangementsplanlegging Du kan skrive inn informasjon om arrangementdatoer, -steder og -deltakere, og deretter skrive ut tidsskjemaer eller sammendrag om arrangementer.
-
Ernæringssporing Hold oversikt over oppskrifter, og logg diett og treningsaktiviteter.
Når du skal bruke Excel
Som et regnearkprogram kan Excel lagre store mengder data i arbeidsbøker som inneholder ett eller flere regneark. Men i stedet for å fungere som et databasebehandlingssystem, for eksempel Access, er Excel optimalisert for dataanalyse og beregning. Du kan bruke dette fleksible programmet til å bygge modeller for å analysere data, skrive enkle og komplekse formler for å utføre beregninger på disse dataene, pivotere dataene slik du ønsker, og presentere data i en rekke profesjonelle diagrammer. Microsoft Create har flere Excel-utformingsmaler å velge mellom
Bruk Excel når du:
-
Krev en flat eller ikke-relasjonsmessig visning av dataene i stedet for en relasjonsdatabase som bruker flere tabeller, og når dataene for det meste er numeriske.
-
Kjør ofte beregninger og statistiske sammenligninger på dataene.
-
Vil bruke pivottabellrapporter til å vise hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt oppsett.
-
Planlegg å opprette diagrammer regelmessig og vil bruke de nye diagramformatene som er tilgjengelige i Excel.
-
Vil fremheve dataene ved hjelp av ikoner for betinget formatering, datastolper og fargeskalaer.
-
Vil utføre avanserte hva-skjer-hvis-analyseoperasjoner på dataene, for eksempel statistisk, teknisk analyse og regresjonsanalyse.
-
Vil holde oversikt over elementer i en enkel liste, enten til personlig bruk eller for begrensede samarbeidsformål.
-
Regnskap Du kan bruke de kraftige beregningsfunksjonene i Excel i mange regnskapsregnskap– for eksempel et kontantstrømregnskap, resultatregnskap eller resultatregnskap.
-
Budsjettering Enten behovene dine er personlige eller forretningsrelaterte, kan du opprette en hvilken som helst type budsjett i Excel, for eksempel en budsjettplan for markedsføring, et arrangementsbudsjett eller et pensjonsbudsjett.
-
Fakturering og salg Excel er også nyttig for å administrere fakturerings- og salgsdata, og du kan enkelt opprette skjemaene du trenger, for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller innkjøpsordrer.
-
Rapportering Du kan opprette ulike typer rapporter i Excel som gjenspeiler dataanalysen eller oppsummerer dataene, for eksempel rapporter som måler prosjektytelse, prognosedata, summerer data eller presenterer avviksdata.
-
Planlegging Excel er et flott verktøy for å opprette profesjonelle planer eller nyttige planleggere – for eksempel en ukentlig klasseplan, en plan for markedsføringsundersøkelser, en skatteplan ved årsskiftet eller planleggere som hjelper deg med å planlegge ukentlige måltider, fester eller ferier.
-
Sporing Du kan bruke Excel til å holde oversikt over data i en timeliste eller liste– for eksempel en tidsliste for sporing av arbeid eller en lagerliste som holder oversikt over utstyr.
-
Bruke kalendere På grunn av sin rutenettlignende natur gir Excel seg godt til å opprette alle typer kalendere – for eksempel en akademisk kalender for å holde oversikt over aktiviteter i løpet av skoleåret eller en kalender for regnskapsåret for å spore forretningshendelser og milepæler.
Hvis du vil ha nyttige Excel-maler i en av disse kategoriene, kan du se Maler for Excel på Microsoft Office Online.
Bruke Access og Excel sammen
Noen ganger vil du kanskje dra nytte av fordelene som begge programmene har å tilby. Du opprettet for eksempel et regneark i Excel der du kan beregne og analysere dataene, men regnearket har blitt for stort og komplekst, og mange andre brukere må ha tilgang til dataene. På dette tidspunktet vil du kanskje importere eller koble regnearket til Access og bruke det som en database i stedet for å arbeide med det i Excel. Eller kanskje du har data i en Access-database som du vil opprette detaljerte Excel-pivottabellrapporter og profesjonelle Excel-diagrammer for.
Uansett hvilket program du bruker først, kan du alltid overføre dataene fra ett program til det andre, der du kan fortsette å arbeide med det. Med eller uten en datatilkobling kan du hente data til Access fra Excel (og omvendt) ved å kopiere, importere eller eksportere dem.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utveksler data mellom begge programmene, kan du se Flytte data fra Excel til Access.
