Excel gir deg muligheten til å beskytte arbeidet ditt, enten det er for å forhindre at andre åpner en arbeidsbok uten et passord, for å gi skrivebeskyttet tilgang til en arbeidsbok eller bare for å beskytte et regneark slik at du ikke utilsiktet sletter noen formler. I dette emnet skal vi se de forskjellige måtene du kan bruke de primære alternativene til å beskytte og distribuere Excel-filene på.
Advarsel!:
-
Hvis du glemmer eller mister passordet, kan ikke Microsoft hente det for deg.
-
Du bør ikke anta at arbeidsbøker eller regneark er sikre bare fordi du har beskyttet dem med et passord – tenk deg om to ganger før du distribuerer Excel-arbeidsbøker som kan inneholde sensitive personlige opplysninger, for eksempel kredittkortnumre, personnummer eller ansattidentifikasjon, for å nevne noen.
-
Beskyttelse på regnearknivå er ikke ment som en sikkerhetsfunksjon. Det hindrer bare brukere i å endre låste celler i regnearket.
Dette er de forskjellige alternativene som er tilgjengelige for å beskytte Excel-dataene:
-
Filnivå: Dette henviser til muligheten til å låse Excel-filen ved å angi et passord, slik at brukere ikke kan åpne eller endre den. Du har to valg her:
-
Filkryptering: Når du velger dette alternativet, kan du angi et passord og låse Excel-filen. Dette forhindrer andre brukere fra å åpne filen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Beskytte en Excel-fil.
-
Angi et passord for å åpne eller endre en fil: Du angir et passord for å åpne eller endre en fil. Bruk dette alternativet når du trenger å gi skrivebeskyttet tilgang eller redigeringstilgang til ulike brukere. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Beskytte en Excel-fil.
-
Merk som endelig: Bruk dette alternativet hvis du vil merke Excel-filen som den endelige versjonen, og vil hindre endringer av andre brukere. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller fjerne beskyttelse i et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon.
-
Begrense tilgang: Hvis organisasjonen har tillatelser som er satt opp med Information Rights Management (IRM), kan du bruke noen av de tilgjengelige IRM-tillatelsene i dokumentet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller fjerne beskyttelse i et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon.
-
Digital signatur: Du kan legge til digitale signaturer i Excel-filen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller fjerne en digital signatur i Office-filer.
Obs!: Hvis du vil legge til en digital signatur, trenger du et gyldig sertifikat fra en sertifiseringsinstans (CA).
-
-
Arbeidsboknivå: Du kan låse strukturen i arbeidsboken ved å angi et passord. Hvis du låser arbeidsbokstrukturen, hindrer det andre brukere fra å legge til, flytte, slette, skjule og gi nytt navn til regneark. Hvis du vil ha mer informasjon om beskyttelse av arbeidsbøker, kan du se Beskytte en arbeidsbok.
-
Regnearknivå: Med arkbeskyttelse kan du kontrollere hvordan en bruker kan arbeide i regneark. Du kan angi nøyaktig hva en bruker kan gjøre i et ark, og dermed sørge for at ingen av de viktige dataene i regnearket berøres. Kanskje vil du for eksempel at en bruker bare skal kunne legge til rader og kolonner, eller bare sortere og bruke Autofilter. Når arkbeskyttelse er aktivert, kan du beskytte andre elementer, for eksempel celler, områder, formler og ActiveX- eller skjemakontroller. Hvis du vil ha mer informasjon om beskyttelse av regneark, kan du se Beskytte et regneark.
Hvilket nivå av beskyttelse bør jeg bruke?
-
Bruk beskyttelse på filnivå til å kontrollere tilgangsnivået brukerne skal ha, i en Excel-fil. La oss si at du har en ukentlig statusrapport for gruppemedlemmene i en Excel-fil. Du vil ikke at noen utenfor gruppen skal kunne åpne filen. Det er to tilgjengelige alternativer:
-
Hvis du ikke vil at andre skal kunne åpne filen: Du kan kryptere Excel-filen, noe som er den vanligste metoden som brukes. Dette betyr at du kan låse den med et passord, og ingen, bortsett fra du, kan åpne den.
-
Hvis du vil aktivere skrivebeskyttet tilgang eller redigeringstilgang for forskjellige brukere: Kanskje du vil at ledere i gruppen skal kunne redigere den ukentlige statusrapporten, men gruppemedlemmer skal bare har lesetilgang. Du kan beskytte en Excel-fil ved å angi to passord: ett for å åpne, og det andre for å endre. Du kan senere dele de aktuelle passordene med brukerne, avhengig av tilgangen de skal ha.
-
-
Bruk beskyttelse på arbeidsboknivå til å kontrollere hvordan brukere skal arbeide med regneark i arbeidsbokstrukturen. La oss si at statusrapportarbeidsboken har flere regneark, og hvert regneark er oppkalt etter et gruppemedlem. Du vil sørge for at hvert medlem av gruppen kan legge til data i sitt eget regneark, men ikke kan endre alle regnearkene i arbeidsboken, uansett om det er å legge til et nytt regneark eller flytte regneark i arbeidsboken.
-
Hvis du vil kontrollere hvordan brukere skal arbeide i et enkelt regneark, bruker du beskyttelse på regnearknivå. La oss si at hvert regneark i statusrapportarbeidsboken inneholder data som er felles for alle regneark, for eksempel overskriftsrader eller et bestemt rapportoppsett, og du ønsker ikke at noen skal endre det. Ved å beskytte regnearket kan du angi at brukere bare kan utføre bestemte funksjoner i et ark. Du kan for eksempel gi brukere muligheten til å skrive inn data, men hindre vedkommende fra å slette rader eller kolonner, eller bare til å sette inn hyperkoblinger eller sortere data.
Du kan bruke ett eller flere nivåer med beskyttelse for Excel-dataene, avhengig av dine eller organisasjonens behov. Du kan velge å bruke alle de tilgjengelige alternativene eller en kombinasjon av alternativer – det kommer helt an på sikkerhetsnivået du vil bruke for Excel-dataene. Du kan for eksempel velge å kryptere en delt Excel-fil, i tillegg til å aktivere beskyttelse av arbeidsbøker og regneark, mens du bare bruker beskyttelse av regneark på en personlig arbeidsbok, slik at du ikke sletter noen formler ved et uhell.
Trenger du mer hjelp?
Du kan alltid spørre en ekspert i det tekniske fellesskapet for Excel eller få støtte i Fellesskap.
