Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.
Noe av det første du gjør for å styre et prosjekt, er å legge til oppgavene som får prosjektet gjort. Listen over oppgaver kan være så enkel som, en sjekkliste over ting som må gjøres, eller den kan være mer omfattende med startdatoer og forfallsdatoer, relasjoner til andre oppgaver og annen tilknyttet oppgaveinformasjon. En enkel sjekkliste med oppgaver og en planleggingsliste for oppgaver bruker begge samme liste på området ditt, så du kan starte med en enkel sjekkliste og så legge til detaljer om oppgavene senere for å gjøre den til en planleggingsliste for oppgaver.
Legge til en enkel sjekkliste med oppgaver
Hvis du nettopp har kommet i gang med prosjektplanleggingen, eller hvis du regner med at dette prosjektet ikke er spesielt komplisert, kan en enkel sjekkliste med oppgavene være nok til effektiv håndtering av prosjektet. Sjekklisten kan inkludere datoer for oppgavene i prosjektet og tildelinger til prosjektgruppemedlemmer.
Slik legger du til en enkel sjekkliste med oppgaver:
-
Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for området.
-
Klikk Rediger på Oppgaver-siden.
-
Skriv inn et navn for hver oppgave som skal fullføres i prosjektet, i Oppgavenavn-kolonnen. Trykk Enter for å flytte til neste linje etter å ha lagt til en oppgave.
Tips!: Vil du legge til en ny oppgave mellom to oppgaver som allerede er lagt inn? Klikk området til venstre for avmerkingsboksen for en eksisterende oppgave, og trykk deretter Sett inn. En ny rad legges til ovenfor den eksisterende oppgaven du merket. Du kan også klikke Sett inn i Hierarki-gruppen i kategorien Oppgaver.
-
Skriv inn eller velg en dato for når hver enkelt oppgave i listen skal være fullført, i Forfallsdato-kolonnen. Hvis du ikke vet sikkert når en oppgave må være fullført, lar du kolonnen være tom for den aktuelle oppgaven.
-
Skriv inn eller velg navnet på en eller flere personer som skal arbeide med hver enkelt oppgave i listen, i Tildelt til-kolonnen.
Tips!: En anbefalt fremgangsmåte er å tilordne én person til hver oppgave. Hvis du må til tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med markering av oppgaven som fullført. Hvis Karen fullfører arbeidet på oppgaven, er det naturlig for henne å markere den som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette markerer imidlertid oppgaven som fullført for alle som er tilordnet, ikke bare Karen. Andre som arbeider på oppgaven, må kanskje arbeide på den fremdeles. Hvis du fremdeles vil tilordne flere enn én person til en oppgave, kan du atskille navnene med semikolon (;).
-
Når du er ferdig med å legge til oppgaver på den enkle sjekklisten, klikker du Stopp.
En annen metode for å raskt legge til en enkel sjekkliste med oppgaver, er å lime inn en liste fra et Excel-regneark. Så lenge kolonnene du bruker i regnearket, tilsvarer kolonnene som vises på Oppgaver-siden, kan du bare klikke i oppgavelisten og lime inn regnearkdataene. Navnene vil om mulig bli paret med kontoer i Tildelt til-kolonnen.
Etter hvert som du arbeider med prosjektet ditt, kan du merke avmerkingsboksene ved siden av hvert oppgavenavn når oppgaven er fullført.
Hvis du finner ut at du trenger mer kontroll over oppgavene i den enkle sjekklisten, kan du bruke fremgangsmåten i neste del til å legge til detaljer for oppgavene og få en mer robust planleggingsliste.
Legge til en planleggingsliste med oppgaver
Hvis prosjektet ditt er litt mer komplekst, kan du bruke en planleggingsliste med oppgaver til å holde orden på arbeidet på en mer håndterlig måte.
Slik legger du til en planleggingsliste med oppgaver:
-
Klikk Oppgaver på hurtigstartlinjen for området.
-
Klikk Ny oppgave på Oppgaver-siden. Eller klikk Nytt element i kategorien Oppgaver på båndet.
Obs!: Hvis du tidligere har opprettet en enkel sjekkliste med oppgaver, men prosjektet har blitt litt mer komplisert, kan du enkelt legge til flere detaljer om de eksisterende oppgavene. Klikk i området til venstre for avmerkingsboksen for en oppgave for å merke den, og klikk deretter Rediger element i kategorien Oppgaver på båndet. Det åpner oppgaven slik at du kan legge til flere detaljer.
-
Skriv inn et navn på oppgaven i Oppgavenavn-boksen.
-
Skriv inn eller velg en startdato og fullføringsdato for oppgaven i Startdato- og Forfallsdato-boksen. Hvis du ikke er sikker på noen av disse datoene, kan du utelate denne informasjonen nå. Du kan gå tilbake senere og legge til informasjon ved å redigere oppgaven.
-
Skriv inn navnene eller e-postadressen til personen du vil tildele arbeid til i oppgaven, i Tildelt til-boksen.
Tips!: En anbefalt fremgangsmåte er å tilordne én person til hver oppgave. Hvis du må til tilordne mer enn én person, kan dette føre til problemer med markering av oppgaven som fullført. Hvis Karen fullfører arbeidet på oppgaven, er det naturlig for henne å markere den som fullført på Mine oppgaver-siden. Dette markerer imidlertid oppgaven som fullført for alle som er tilordnet, ikke bare Karen. Andre som arbeider på oppgaven, må kanskje arbeide på den fremdeles. Hvis du fremdeles vil tilordne flere enn én person til en oppgave, kan du atskille navnene med semikolon (;).
-
Hvis arbeidet med oppgaven allerede har startet, skriver du inn en prosentverdi i % fullført-boksen for å angi omtrent hvor mye arbeid som er gjort og hva som gjenstår å gjøre.
Tips!: Dette er et meget praktisk felt som prosjektets gruppemedlemmer regelmessig kan bruke til å oppdatere fremdriften. Det kan gi bedre forståelse av prosjektets fremdrift og brukes til å finne ut om prosjektet er i rute til å fullføres i tide.
-
Skriv inn en kort beskrivelse i Beskrivelse-boksen hvis du vil si litt mer om hva arbeidet går ut på. Det kan være nyttig for ledere eller andre deltagere som prøver å forstå prosjektet.
-
Bruk boksene og knappene under Foregående aktiviteter til å angi hvilke oppgaver i prosjektet som må fullføres før gjeldende oppgave kan starte.
La oss for eksempel si at du oppretter en oppgave kalt Publisere pressemelding, som ikke kan starte før oppgaven Skrive pressemelding har blitt fullført. Merk oppgaven Skrive pressemelding i boksen til venstre, og klikk Legg til for å flytte den til boksen til høyre. Dette angir da at oppgaven Skrive pressemelding er en foregående oppgave for (det vil si at den kommer før) oppgaven Publisere pressemelding.
-
Velg det riktige prioritetsnivået fra Prioritet-listen.
-
Velg det riktige statusnivået fra Oppgavestatus-listen.
Tips!: Dette er et annet felt som det er nyttig for prosjektgruppemedlemmene å oppdatere regelmessig. Det kan hjelpe deg å holde oversikt over stopp i arbeidet, forsinkelser i tidsplanen og andre kritiske planleggingsproblemer.
-
Klikk Lagre.
Arbeide med oppgavelisten
Når du arbeider med oppgavelisten din, er de oppgavene med røde forfallsdatoer forsinket. Når du markerer en forsinket oppgave som fullført ved å merke avmerkingsboksen ved siden av oppgaven, vil ikke forfallsdatoen vises med rød tekst lenger.
Du kan også veksle mellom ulike visninger av oppgavelisten ved å klikke koblingene visningen over listen. Du kan velge blant Alle aktiviteter, Kalender, fullført, Gantt-diagram, Forsinkede aktiviteter, Mine oppgaver og kommende, eller du kan endre en eksisterende visning eller opprette din egen visning av oppgavelisten. Hvis visningen du vil bruke ikke er oppført ovenfor oppgavelisten, klikker du Klikk for å få flere alternativer (...) ved siden av visningen, og Velg visningen du vil bruke. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en egen visning, kan du se opprette, endre, eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
Etter at du har lagt til detaljerte oppgaver i prosjektet ditt, kan du også gjøre følgende:
