Darbplūsmas palīdz lietotājiem sadarboties dokumentos un pārvaldīt projekta uzdevumus, ieviešot biznesa procesus dokumentos un vienumus SharePoint vietnē. Darbplūsmas palīdz organizācijām ievērot konsekventus biznesa procesus, kā arī tās uzlabo organizācijas efektivitāti un produktivitāti, pārvaldot biznesa procesos iekļautos uzdevumus un darbības. Tas ļauj lietotājiem, kuri veic šos uzdevumus, koncentrēties uz darba veikšanu, nevis darbplūsmas pārvaldību.
Piezīmes.:
-
SharePoint 2010 darbplūsmas kopš 2020. gada 1. augusta ir izņemtas no saraksta jauniem nomniekiem un 2020. gada 1. novembrī noņemtas no esošiem nomniekiem. Ja izmantojat SharePoint 2010 darbplūsmas, mēs iesakām migrēt uz Power Automate vai citiem atbalstītiem risinājumiem. Papildinformāciju skatiet rakstā SharePoint 2010 darbplūsmas norakstīšana.
-
SharePoint 2013 darbplūsma ir novecojusi kopš 2023. gada aprīļa un no 2024. gada 2. aprīļa tiks izslēgta jauniem nomniekiem. Tā tiks noņemta no esošajiem nomniekiem un no 2026. gada 2. aprīļa tiks pilnībā izņemta. Ja izmantojat SharePoint 2013 darbplūsmu, mēs iesakām migrēt uz Power Automate vai citiem atbalstītiem risinājumiem. Papildinformāciju skatiet rakstā SharePoint 2013 darbplūsmas pārtraukšana Microsoft 365.
-
Sistēmas ģenerētie e-pasta ziņojumi no darbplūsmām tiek nosūtīti no no-reply@sharepointonline.com adreses ar parādāmo nosaukumu "SharePoint Online"
Šajā rakstā
Kas ir darbplūsmas?
Darbplūsma dažkārt tiek aprakstīta kā uzdevumu sērija, kas rada rezultātu. SharePoint produktu un tehnoloģiju kontekstā darbplūsma ir definēta šaurāk kā automatizēta dokumentu vai vienumu kustība darbību vai uzdevumu sērijā, kas ir saistīti ar biznesa procesu. Darbplūsmas var izmantot, lai konsekventi pārvaldītu bieži izmantotus biznesa procesus organizācijā, ļaujot organizācijai pievienot dokumentiem vai vienumiem biznesa loģiku SharePoint sarakstā vai bibliotēkā. Biznesa loģika būtībā ir norādījumu kopa, kas norāda un kontrolē darbības, kas notiek ar dokumentu vai vienumu.
Darbplūsmas var racionalizēt izmaksas un laiku, kas nepieciešams, lai koordinētu bieži izmantotus biznesa procesus, piemēram, projektu apstiprināšanu vai dokumentu pārskatīšanu, pārvaldot un izsekojot šajos procesos iesaistītos cilvēku veiktos uzdevumus. Piemēram, SharePoint vietnē varat pievienot darbplūsmu dokumentu bibliotēkai, kas dokumentu maršrutē personu grupai, lai to apstiprinātu. Kad dokumenta autors startē šo darbplūsmu attiecīgajā bibliotēkā esošam dokumentam, darbplūsma izveido dokumenta apstiprināšanas uzdevumus, piešķir šos uzdevumus darbplūsmas dalībniekiem un pēc tam dalībniekiem pa e-pastu nosūta brīdinājumus ar uzdevumu norādījumiem un saiti uz apstiprināmo dokumentu. Kamēr darbplūsma tiek apstrādāta, darbplūsmas īpašnieks (šajā gadījumā: dokumenta autors) vai darbplūsmas dalībnieki var skatīt lapu Darbplūsmas statuss, lai uzzinātu, kuri dalībnieki ir pabeiguši savus darbplūsmas uzdevumus. Kad darbplūsmas dalībnieki pabeidz savus darbplūsmas uzdevumus, darbplūsma beidzas, un darbplūsmas īpašnieks tiek automātiski informēts, ka darbplūsma ir pabeigta.
Apstiprināšanas darbplūsmas darbības iepriekšējā piemērā atbilst tālāk esošajā ilustrācijā redzamajam procesam.
Darbplūsmas ne tikai atbalsta esošos cilvēku darba procesus, bet arī nodrošina vairāk iespēju, kā lietotāji var sadarboties un strādāt ar dokumentiem, sarakstiem un bibliotēkām. Vietnes lietotāji var sākt darbplūsmas un tajās piedalīties, izmantojot pielāgojamas veidlapas, kurām var piekļūt no dokumenta vai vienuma SharePoint sarakstā vai bibliotēkā. Turklāt darbplūsmas funkcionalitāte SharePoint produktos ir cieši integrēta ar Microsoft Office 2013, lai tālāk norādītos darbplūsmas uzdevumus varētu veikt abos produktos.
-
Skatiet to darbplūsmu sarakstu, kas ir pieejamas dokumentam vai vienumam.
-
Sāciet darbplūsmu dokumentā vai vienumā.
-
Skatiet, rediģējiet vai atkārtoti piešķiriet darbplūsmas uzdevumus.
-
Pabeidziet darbplūsmas uzdevumu.
Trīs SharePoint darbplūsmas platformu veidi
SharePoint 2010 darbplūsmas platforma ir pielāgota pakalpojumam Office 365 un programmatūrai SharePoint Server 2013, līdz ar to visas jūsu darbplūsmas, kas ir veidotas šajā platformā, turpina darboties. Šīs platformas pamatā ir Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
SharePoint 2013 darbplūsmas platformas pamatā ir Windows Workflow Foundation 4 (WF), kā arī tā ir būtiski pārveidota. Iespējams, pats pamanāmākais šīs jaunās darbplūsmas platformas līdzeklis ir Microsoft Azure kā darbplūsmas izpildes resursdators. Darbplūsmas izpildes programma tagad atrodas ārpus Office 365 un SharePoint Server 2013, produktā Microsoft Azure.
Tagad koplietošanas vidē SharePoint Online ir pieejama programma Microsoft Flow. Šī ir mūsu jaunākā darbplūsmas programma, piekļūstiet šeit: https://flow.microsoft.com . Lai iegūtu papildinformāciju par MS Flow izmantošana, apmeklējiet vietni: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Lai novērstu MS Flow problēmas, apmeklējiet vietni https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Iebūvētās darbplūsmas
SharePoint vietnē ir vairākas iebūvētas darbplūsmas, kas ir aprakstītas bieži lietotos biznesa scenārijos.
-
Apstiprināšana Šī darbplūsma maršrutē dokumentu vai vienumu personu grupai, lai to apstiprinātu. Pēc noklusējuma apstiprināšanas darbplūsma ir saistīta ar dokumentu satura veidu un tādējādi ir automātiski pieejama dokumentu bibliotēkās.
-
Atsauksmju apkopošana Šī darbplūsma maršrutē dokumentu vai vienumu personu grupai, lai pievienotu atsauksmes. Recenzenti var sniegt atsauksmes, kas pēc tam tiek kompilētas un nosūtītas personai, kas uzsāka darbplūsmu. Pēc noklusējuma atsauksmju apkopošanas darbplūsma ir saistīta ar dokumentu satura veidu, un tādējādi ir automātiski pieejama dokumentu bibliotēkās.
-
Parakstu apkopošana Šī darbplūsma maršrutē Microsoft Office dokumentu personu grupai, lai apkopotu viņu ciparparakstus. Šī darbplūsma ir jāsāk Office 2013 programmā. Dalībniekiem ir pabeidziet savus parakstu uzdevumus, pievienojot savus ciparparakstus dokumentam attiecīgajā Office programmā. Pēc noklusējuma parakstu apkopošanas darbplūsma ir saistīta ar dokumentu satura veidu, un tādējādi ir automātiski pieejama dokumentu bibliotēkās. Tomēr parakstu apkopošanas darbplūsma tiek rādīta dokumentam dokumentu bibliotēkā tikai tad, ja šajā dokumentā ir viena vai vairākas Microsoft Office paraksta rindiņas.
-
Publicēšanas apstiprināšana Šī darbplūsma ir līdzīga apstiprināšanas darbplūsmai ar to, ka tā automatizē satura maršrutēšanu attiecīgās tēmas speciālistiem un ieinteresētajām pusēm pārskatīšanai un apstiprināšanai. Publicēšanas apstiprināšanas darbplūsma ir unikāla, jo tā ir paredzēta speciāli publicēšanas vietnēm, kur jaunu un atjauninātu tīmekļa lapu publicēšana tiek cieši kontrolēta.
-
Trīs posmu Šo darbplūsmu var izmantot, lai pārvaldītu uzņēmuma darbības procesus, kuru vajadzībām uzņēmumam jānodrošina sekojums svarīgiem jautājumiem vai vienumiem, piemēram, klientu apkalpošanas jautājumiem, potenciālajiem klientiem vai projektu uzdevumiem.
Katru iepriekš minēto darbplūsmu var pielāgot jūsu organizācijai vairākos veidos. Piemēram, kad darbplūsmu pievienojat sarakstam, bibliotēkai vai satura veidam, lai to padarītu pieejamu izmantošanai dokumentos vai vienumos, varat pielāgot uzdevumu sarakstus un vēstures sarakstus, kur informācija par darbplūsmu tiek saglabāta.
Kad vietnes lietotājs sāk darbplūsmu dokumentā vai vienumā, lietotājam var būt opcija vēl vairāk pielāgot darbplūsmu, norādot dalībnieku sarakstu, termiņu un uzdevuma norādījumus.
Pielāgotu darbplūsmu atbalsts
Lai gan iebūvētās darbplūsmas var zināmā mērā pielāgot, lai tās atbilstu dažādām vajadzībām, jūsu organizācija var izvēlēties noformēt un izstrādāt darbplūsmas, kas ir unikālas organizācijas biznesa procesiem. Darbplūsmas var būt vienkāršas vai sarežģītas, kā pieprasa biznesa procesi. Izstrādātāji var izveidot darbplūsmas, ko sāk lietotāji, kas izmanto vietni, vai izveidot darbplūsmas, kas tiek sāktas automātiski, ņemot vērā notikumu, piemēram, kad tiek izveidots vai mainīts saraksta vienums. Ja jūsu organizācija ir izstrādājusi un izvietojusi pielāgotas darbplūsmas, tās var būt pieejamas papildus jau aprakstītajām iebūvētajām darbplūsmām vai to vietā.
Pielāgotās darbplūsmas var izveidot divējādi:
-
Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Noformētājs 2013 and Office Visio 2013 SharePoint Noformētājs 2013 darbplūsmas tiek veidotas no pieejamo darbplūsmas darbību saraksta, un persona, kas darbplūsmu izveido, var izvietot darbplūsmas tieši sarakstā vai bibliotēkā, kur tās tiks izmantotas. SharePoint Designer 2013 arī cieši sadarbojas ar Visio 2013, lai nodrošinātu vizuālu darbplūsmas izstrādes pieredzi, lai veidotu shēmas, izmantojot formas un savienotājus. Darbplūsmas var arī importēt no Visio 2013 programmā SharePoint Designer 2013 un pretēji.
-
Profesionāli programmatūras izstrādātāji var izveidot darbplūsmas, izmantojot Visual Studio 2012 vai jaunāku versiju Šajās darbplūsmās ir pielāgots kods un darbplūsmu darbības. Kad profesionāls izstrādātājs izveido pielāgotas darbplūsmas, servera administrators tās var izvietot vairākās vietnēs.
Darbības, kas jāveic, izmantojot darbplūsmas
Lai darbplūsmu izmantotu dokumentā vai saraksta vienumā, ir jāveic vairākas darbības. Katru darbību var veikt dažādu lomu lietotāji. Piemēram, vietnes administrators var padarīt darbplūsmu pieejamu izmantošanai dokumentu bibliotēkā, satura veidotājs var sākt darbplūsmu vai to modificēt tās izpildes laikā un trešā persona (piemēram, dokumenta pārskatītājs vai apstiprinātājs) var pabeigt darbplūsmas uzdevumu.
Darbplūsmas pievienošana sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam
Lai darbplūsmu varētu izmantot, tā ir jāpievieno sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam, lai to padarītu pieejamu dokumentiem vai vienumiem konkrētā atrašanās vietā. Lai darbplūsmu pievienotu sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam, jābūt sarakstu pārvaldības atļaujai. Vairumā gadījumu šo uzdevumu veic vietnes administratori vai personas, kas pārvalda konkrētus sarakstus vai bibliotēkas.
Darbplūsmas pieejamība vietnē ir atšķiras atkarībā no tā, kur tā pievienota:
-
Ja darbplūsmu pievienojat tieši sarakstam vai bibliotēkai, tā ir pieejama tikai attiecīgajā sarakstā esošajiem vienumiem.
-
Ja darbplūsmu pievienojat saraksta satura tipam (vietnes satura tipa instancei, kas pievienota konkrētam sarakstam vai bibliotēkai), tā ir pieejama tikai šī satura tipa vienumiem konkrētā sarakstā vai bibliotēkā, kurā šis satura tips ir saistīts.
-
Ja darbplūsmu pievienojat vietnes satura tipam, šī darbplūsma ir pieejama visiem šī satura tipa vienumiem katrā sarakstā un bibliotēkā, kurām šī satura tipa instance ir pievienota.
-
Ja vēlaties, lai darbplūsma ir plaši pieejama vietnes sarakstos vai bibliotēkās, varat izveidot vietnes darbplūsmu.
Kad darbplūsmu pievienojat sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam, varat darbplūsmu pielāgot tās konkrētajai atrašanās vietai, norādot dažādas opcijas:
-
Šīs darbplūsmas instances nosaukums
-
Uzdevumu saraksts, kur tiek glabāti ar darbplūsmu saistītie uzdevumi
-
Vēstures saraksts, kas ieraksta visus ar darbplūsmu saistītos notikumus
-
Kā vēlaties sākt darbplūsmu
-
Papildu opcijas, kas ir raksturīgas atsevišķai darbplūsmai, piemēram, kā uzdevumi tiek maršrutēti dalībniekiem, kādi apstākļi pabeidz darbplūsmu un kādas darbības tiek veiktas pēc darbplūsmas pabeigšanas.
Kad darbplūsmu pievienojat sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam, jūs to padarāt pieejamu dokumentiem vai vienumiem konkrētā atrašanās vietā; jūs nesākat faktisko darbplūsmu.
Darbplūsmas sākšana dokumentā vai vienumā
Pēc tam, kad darbplūsma tiek pievienota sarakstam, bibliotēkai vai satura tipam un tādējādi padarīta pieejama izmantošanai, varat šo darbplūsmu sākt dokumentā vai vienumā (ja darbplūsma ir konfigurēta, lai atļautu tās manuālu sākšanu). Lai sāktu darbplūsmu, atlasiet vēlamo darbplūsmu to darbplūsmu sarakstā, kas ir pieejamas dokumentam vai vienumam. Ja nepieciešams, var būt arī jāaizpilda veidlapa ar darbplūsmai nepieciešamo informāciju. Atkarībā no tā, kā darbplūsma ir noformēta un konfigurēta, var būt pieejama opcija darbplūsmu vēl vairāk pielāgot, kad to sākat dokumentā vai vienumā, pielāgojot tādas opcijas kā dalībnieki, termiņš un uzdevumu norādījumi.
Notiekošas darbplūsmas modificēšana
Kad darbplūsma vienumā ir sākta, var būt nepieciešams veikt izmaiņas darbplūsmas darbībā. Piemēram, pēc tam, kad darbplūsma tiek sākta, personai, kas to ir sākusi, var būt jāpievieno papildu dalībnieki. Vai darbplūsmas dalībniekam var būt nepieciešams atkārtoti piešķirt savu uzdevumu citai personai vai pieprasīt izmaiņas dokumentā vai vienumā, kas ir darbplūsmas pamatā. Dažas iebūvētās darbplūsmas varat modificēt to norises laikā. Ja jūsu organizācija ir izstrādājusi un izvietojusi pielāgotas darbplūsmas, iespējams, tiek atļautas izmaiņas notiekošās darbplūsmās.
Darbplūsmas uzdevumu pabeigšana
Katru darbplūsmas uzdevumu, kam ir nepieciešama cilvēka mijiedarbība, norāda darbplūsmas uzdevums. Kad darbplūsma piešķir uzdevumu darbplūsmas dalībniekam, uzdevuma saņēmējs var pabeigt attiecīgo uzdevumu vai pieprasīt izmaiņas pašā darbplūsmā, rediģējot darbplūsmas uzdevuma veidlapu. Darbplūsmas dalībnieki var pabeigt darbplūsmas uzdevumus SharePoint vietnē vai tieši Office 2013 programmā. Kad darbplūsmas dalībnieks pabeidz darbplūsmas uzdevumu vai pieprasa darbplūsmā izmaiņas, darbplūsma pāriet uz nākamo atbilstošo darbību.
Darbplūsmu statusa izsekošana
Darbplūsmu īpašnieki un dalībnieki var sekot darbplūsmas norisei, skatot ar darbplūsmu saistīto statusa lapu. Statusa lapā ir ietverta statusa informācija par neizpildītajiem darbplūsmas uzdevumiem. Tajā ir arī darbplūsmai atbilstoša vēstures informācija.
Atskaišu veidošanas rīki var nodrošināt apkopotu darbplūsmas vēstures analīzi. Organizācijas šo analīzi var izmantot, lai atrastu vājās vietas procesos vai noteiktu, vai grupa atbilst veiktspējas mērķa vērtībām attiecīgajam biznesa procesam. Jebkurā darbplūsmā var izmantot vairākas iepriekš definētas Microsoft Office Excel atskaites. Turklāt darbplūsmu vēstures informācija ir pieejama kā SharePoint saraksta datu avots, ko var izmantot un analizēt citās programmās vai pielāgotos biznesa procesu pārraudzības risinājumos.
Skatiet arī
Pakalpojumā SharePoint iekļauto darbplūsmu apskats
Darbplūsmas koplietošanas vidē SharePoint 2013
Darbplūsmas izstrāde SharePoint Noformētājs 2013 un Visio 2013
