Paprastos išrinkimo užklausos kūrimas

Užklausos naudojimo patogumas

Užklausa leidžia:

• Peržiūrėti duomenis tik iš laukų, kuriuos norite peržiūrėti. Atidarius lentelė rodomi visi laukai. Naudojant užklausas patogu išsaugoti pasirinktus laukus.

  Pastaba: Užklausa tik nurodo duomenis, ji jų neišsaugo. Įrašant užklausą duomenų kopija neįrašoma.

• Derinami duomenys iš kelių duomenų šaltinių. Lentelėje paprastai rodomi tik joje esantys duomenys. Naudojant užklausą galima pasirinkti laukus iš įvairių šaltinių ir nurodyti, kaip turi būti derinama informacija.

• Išraiškų naudojimas kaip laukų. Pavyzdžiui, galima naudoti funkciją Date kaip lauką arba naudoti funkciją Format su lauku, kad valdytumėte, kaip duomenys iš lauko formatuojami užklausos rezultatuose.

• Peržiūrėkite įrašus, atitinkančius nurodytus kriterijus. Atidarius lentelė rodomi visi įrašai. Naudojant užklausas patogu išsaugoti pasirinktus įrašus.

Pagrindiniai išrinkimo užklausos kūrimo veiksmai

Galima sukurti išrinkimo užklausą naudojant užklausų vediklį arba dizaino rodinį. Naudojant vediklį tam tikri dizaino elementai nepasiekiami, tačiau galima vėliau įtraukti tuos elementus naudojant dizaino rodinį. Nors abu būdai šiek tiek skiriasi vienas nuo kito, pagrindiniai veiksmai yra panašūs:

1. Pasirinkite lenteles ar užklausas, kurias norite naudoti kaip duomenų šaltinį.

2. Nurodyti laukus, kuriuos norite įtraukti iš duomenų šaltinių.

3. Jei norite, nurodykite užklausų pateikiamų įrašų apribojimo kriterijus.

Sukūrus išrinkimo užklausą ji vykdoma siekiant peržiūrėti rezultatus. Jei norite vykdyti išrinkimo užklausą, atidarykite ją duomenų lapo rodinyje. Įrašius užklausą, prireikus ją galima vėl naudoti, pavyzdžiui, kaip formos, ataskaitos ar kitos užklausos duomenų šaltinį.

Prieš pradėdami

Jei naudojate laukus iš duomenų šaltinių, kurie nėra susiję tarpusavyje, užklausų vediklis paklaus, ar norite sukurti ryšius. Vediklis atidaro Ryšių langą, tačiau būtina iš naujo paleisti vediklį, jei redaguojate kokius nors ryšius. Todėl, prieš paleisdami vediklį, sukurkite ryšius, būtinus jūsų užklausai.

Daugiau informacijos apie lentelės ryšių kūrimą žr. straipsnį Lentelių ryšių vadovas.

Užklausų vediklio naudojimas

1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos vediklis. 

   

2. Dialogo lange Nauja užklausa spustelėkite Paprastų užklausų vediklis, tada spustelėkite Gerai.

3. Tada reikia įtraukti laukus. Galima įtraukti ne daugiau nei 255 laukus iš 32 lentelių ar užklausų.

   Kiekvienam laukui atlikite šiuos du veiksmus:

   1. Dalyje Lentelės/užklausos, spustelėkite lentelę ar užklausą, kurioje yra laukas.

   2. Dalyje Pasiekiami laukai dukart spustelėkite lauką, kad įtrauktumėte jį į Pasirinktus laukus. Jei norite įtraukti visus laukus į užklausą, spustelėkite mygtuką su dviguba dešiniąją rodykle (>>).

   3. Kai įtrauksite visus pageidaujamus laukus, spustelėkite Toliau.

      

4. Jei neįtraukiate jokių skaitinių laukų (laukų, kuriuose yra skaitinių duomenų), pereikite prie 9 veiksmo. Jei įtraukėte skaitinių laukų, vediklis paklaus, ar norite, kad užklausa pateiktų informaciją ar suvestinės duomenis.

   Atlikite vieną iš šių veiksmų:

   1. Jei norite peržiūrėti atskirus įrašus, spustelėkite Informacija, tada spustelėkite Toliau. Pereikite prie 9 veiksmo.

   2. Jei norite peržiūrėti skaitinių duomenų suvestinę, pavyzdžiui vidurkius, spustelėkite Suvestinė, tada spustelėkite Suvestinės parinktys.

      

5. Dialogo lange Suvestinės parinktys nurodykite, kurių duomenų laukų suvestinė bus kuriama ir kaip tai bus atliekama. Pateikiami tik skaitiniai laukai.

   Kiekvienam skaitiniam laukui pasirinkite vieną iš dviejų funkcijų:

   1. Suma    Užklausa pateikia visų lauko reikšmių sumą.

   2. Avg     Užklausa pateikia lauko reikšmių vidurkį.

   3. Min.    Užklausa pateikia mažiausią lauko reikšmę.

   4. Maks.    Užklausa pateikia didžiausią lauko reikšmę.

   

6. Jei norite, kad užklausos rezultatai apimtų tam tikrą duomenų šaltinio įrašų skaičių, pažymėkite žymės langelį Skaičiuoti duomenų šaltinio pavadinimo įrašus.

7. Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą Suvestinės parinktys.

8. Jei į užklausą neįtraukėte datos/laiko lauko, pereikite prie 9 veiksmo. Jei į užklausą įtraukėte datos ir laiko lauką, užklausų vediklis paklaus, kaip norite grupuoti datos reikšmes. Tarkime, kad į užklausą įtraukėte skaitinį lauką („Kaina“) ir datos/laiko lauką („Operacijos_laikas“), tada dialogo lange Suvestinės parinktys nurodėte, kad norite peržiūrėti skaitinio lauko „Kaina“ vidutinę reikšmę. Įtraukėte datos/laiko lauką, todėl galima suskaičiuoti kiekvienos unikalios datos/laiko reikšmės, kiekvienos dienos, kiekvieno mėnesio, kiekvieno ketvirčio ar kiekvienų metų sumos reikšmes.

   

   Pasirinkite norimą laikotarpį, kurio datos/laiko reikšmės bus sumuojamos, tada spustelėkite Toliau.

   Pastaba: Dizaino rodinyje galima naudoti išraišką ir grupuoti pagal norimą laikotarpį, tačiau vediklis teikia tik šiuos pasirinkimus.

9. Paskutiniame vediklio puslapyje suteikite užklausai pavadinimą ir nurodykite, ar norite atidaryti, ar modifikuoti užklausą, tada spustelėkite Baigti.

   Jei pasirinksite atidaryti užklausą, ji rodys pasirinktus duomenis duomenų lapo rodinyje. Jei pasirinksite keisti užklausą, ji atidaroma dizaino rodinyje.

Puslapio viršus

Automatinės jungtys

Jeigu įtraukiant duomenų šaltiniu jie jau turi nustatytus tarpusavio ryšius, tie ryšiai automatiškai įtraukiami į užklausą kaip jungtys. Jungtys nurodo, kaip turi būti derinami duomenys iš susijusių šaltinių. „Access“ automatiškai sukuria jungtį tarp dviejų lentelių, jei laukai yra suderinamų duomenų tipų, o vienas laukas yra pirminis raktas.

Galima koreguoti jungtis, kurias sukuria programa „Access“. „Access“ nustato kuriamos jungties tipą atsižvelgdama į ryšius, kuriuos atstovauja jungtis. Jei „Access“ sukuria jungtį, tačiau nėra apibrėžto ryšio, „Access“ sukuria vidinis sujungimas.

Jei „Access“ automatiškai sukuria teisingas jungtis įtraukiant duomenų šaltinius, galima pereiti prie 3 veiksmo. Išvesties laukų įtraukimas.

To paties duomenų šaltinio naudojimas kelis kartus

Kai kuriais atvejais gali prireikti sujungti dvi tos pačios lentelės ar užklausos kopijas, vadinamas automatinis sujungimas, kuriose suderinti įrašai iš tos pačios lentelės, jeigu yra atitinkančių reikšmių sujungimo laukuose. Tarkime turite darbuotojų lentelę, kurioje kiekvieno darbuotojo įrašo Ataskaitos skirtos laukas rodo vadovo ID, o ne jo vardą. Naudojant vidinį sujungimą kiekvieno darbuotojo įraše gali būti rodomas vadovo vardas.

Įtraukiant duomenų šaltinį antrą kartą, „Access“ prie antrojo egzemplioriaus pavadinimo prideda _1. Pavyzdžiui, jei dukart įtraukėte darbuotojų lentelę, antrojo egzemplioriaus pavadinimas bus Employees_1.

Jungties įtraukimas

• Norėdami įtraukti jungtį, vilkite lauką iš vieno duomenų šaltinio į atitinkamą lauką kitame duomenų šaltinyje.

  „Access“ rodo liniją tarp dviejų laukų, kuri nurodo sukurtą jungtį.

  

Jungties keitimas

1. Dukart spustelėkite norimą keisti jungtį.

   Bus atidarytas dialogo langas Sujungimo ypatybės.

   

2. Dialogo lange Jungties ypatybės peržiūrėkite tris parinktis.

3. Spustelėkite norimą naudoti parinktį, tada – Gerai.

Kai jungtys bus paruoštos, įtraukiami išvesties laukai – laukai, kuriuose yra užklausos rezultatuose pageidaujami duomenys.

Išraiškos naudojimas kaip išvesties lauko

Jei norite atlikti skaičiavimus arba naudoti funkciją užklausos išvestiai, galite naudoti išraiška kaip išvesties lauką. Reiškinys gali naudoti duomenis iš bet kurio užklausos duomenų šaltinio, taip pat funkcijas, pvz., Format arba InStr, taip pat gali būti konstantų ir aritmetinių operatorių.

1. Užklausos dizaino tinklelio tuščiame stulpelyje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite eilutę Laukas, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Mastelis.

2. Lauke Mastelis įveskite arba įklijuokite reiškinį. Prieš išraišką įveskite pavadinimą, kurį norite naudoti išraiškos išvestyje, po to dvitaškį. Pavyzdžiui, jei norite, kad reiškinys būtų pažymėtas kaip "Paskutinį kartą atnaujintas", reiškinį reikėtų pradėti nuo Paskutinį kartą atnaujinta:.

   Pastaba: Naudojant išraiškas galima atlikti daug dalykų. Išsamus paaiškinimas apie išraiškas nėra šio straipsnio tikslas. Daugiau informacijos apie išraiškų kūrimą žr. straipsnyje Reiškinių kūrimas.

Išvesties lauko kriterijų nurodymas

1. Užklausos dizaino tinklelio lauko, kuriame yra reikšmės, kurias norite apriboti, eilutėje Kriterijai įveskite išraišką, kurią turi atitikti lauko reikšmės, kad būtų įtrauktos į rezultatus. Pavyzdžiui, jei norite apriboti užklausą, kad būtų rodomi tik įrašai, kurių lauko Miestas reikšmė yra Las Vegasas, įveskite po tuo lauku Las Vegasas eilutėje Kriterijai.

   Jei norite peržiūrėti kelis įvairių duomenų tipų užklausų kriterijus, žr. straipsnį Užklausos kriterijų pavyzdžiai.

2. Eilutėje Arba po eilute Kriterijai nurodykite visus alternatyvius kriterijus.

   Nurodžius alternatyvių kriterijų, lauko reikšmė gali atitikti vieną iš išvardytų kriterijų ir būti įtraukta į užklausos rezultatą.

Kelių laukų kriterijai

Kriterijus galima naudoti keliems laukams. Jei naudojate, visi kriterijai eilutėje Kriterijai arba Arba turi būti teisingi, kad įrašas būtų įtrauktas.

Kriterijų nurodymas naudojant lauką, kurio išvesties nenorite

Galima įtraukti lauką į užklausos dizainą ir neįtraukti lauko duomenų į užklausos išvestį. Tai daroma tada, kai norima naudoti lauko reikšmes siekiant apriboti užklausos rezultatus, tačiau nenorima matyti lauko reikšmių.

1. Įtraukite lauką į dizaino tinklelį.

2. Išvalykite lauko žymės langelį Rodyti.

3. Nurodykite kriterijus, kuriuos nurodytumėte išvesties laukui.