Pastaba: "Microsoft Access" nepalaiko "Excel" duomenų importavimo naudojant pritaikytą slaptumo žymą. Norėdami išspręsti šią problemą, prieš importuodami galite pašalinti žymą ir importavę iš naujo pritaikyti etiketę. Daugiau informacijos žr. Slaptumo žymų taikymas "Office" failams ir el. paštui.
"Access" ir "Microsoft Excel" turi daug panašumų, todėl gali būti sunku nuspręsti, kurią programą naudoti. Pvz., abi programos gali saugoti didelius duomenų kiekius, vykdyti efektyvias užklausas ir analizės įrankius, kad išskirstų duomenis ir atliktų sudėtingus skaičiavimus, kurie pateikia reikiamus duomenis.
Tačiau kiekviena programa turi aiškių pranašumų, atsižvelgiant į valdomų duomenų tipą ir tai, ką norite daryti su tais duomenimis. Pavyzdžiui, jei jūsų tikslas – išlaikyti duomenų vientisumą tokiu formatu, kurį gali pasiekti keli vartotojai, "Access" yra geriausias pasirinkimas, o "Excel" geriau tinka sudėtingiems skaitiniams duomenims, kuriuos norite analizuoti išsamiau.
Daugeliu atvejų, galite naudoti abi programas, įdarbinti kiekvieną tikslui, kuriam ji geriausiai tinka. Paprastai "Access" geriau tvarko duomenis: padeda juos tvarkyti, lengvai ieškoti ir juos gali naudoti keli vartotojai vienu metu. Paprastai "Excel" geriau analizuoja duomenis: atlieka sudėtingus skaičiavimus, analizuoja galimus rezultatus ir kuria aukštos kokybės diagramas. Jei duomenims saugoti naudojate "Access", o norėdami juos analizuoti – "Excel", galite pasinaudoti abiejų programų pranašumais.
Prieš nuspręsdami, kurią programą naudoti, galite palyginti kiekvienos programos pranašumus, sužinoti, kada geriausia naudoti vieną ar kitą, ir sužinokite, kaip dirbti su abiem programomis, kad pasiektumėte norimus rezultatus.
Pastaba: Į visus "Microsoft Office" paketus įtraukta "Excel", bet ne visuose paketuose yra "Access".
Palyginkite kiekvienos programos pranašumus
Tinkamos programos pasirinkimas yra labai svarbus, jei norite pasiekti ir atnaujinti savo informaciją maksimaliu efektyvumu ir tikslumu. Norėdami sužinoti, kuri programa geriausiai tinka užduotims, kurias norite atlikti, galite palyginti kiekvienos programos teikiamus pranašumus, susijusius su duomenų saugojimu, duomenų analize, kelių vartotojų bendradarbiavimu ir sauga.
Lyginiai ir sąryšiniai duomenys Norėdami lengviau nuspręsti, kuri programa geriausiai tinka jūsų duomenims saugoti, užduokite sau tokį klausimą: ar duomenys yra susiję, ar ne? Duomenys, kurie gali būti efektyviai pateikiami vienoje lentelėje arba darbalapyje, vadinami paprastaisiais arba nesusijusiais duomenimis. Pavyzdžiui, jei norite sukurti paprastą klientų sąrašą, kuriame būtų tik vienas kiekvieno kliento adresas ir kontaktinis asmuo, "Excel" gali būti geresnis pasirinkimas. Tačiau, jei norite saugoti sudėtingesnį klientų sąrašą, kuriame būtų kiekvieno kliento atsiskaitymo ir siuntimo adresai, arba kelis kontaktinius asmenis kiekvienam klientui, "Access" yra geresnis sprendimas.
sąryšinė duomenų bazė surūšiuokite informaciją į kelias lenteles. Gerai sukurtoje sąryšinių duomenų bazėje kiekviena lentelė yra plokščia ir joje yra tik vieno tipo duomenų informacija. Pavyzdžiui, jei sukuriate klientų duomenų bazę, klientų vardai turi būti saugomi vienoje lentelėje, o tų klientų atsiskaitymo ir pristatymo adresai turi būti saugomi atskiroje lentelėje. Adresų saugojimas atskirai nuo vardų yra gera mintis, nes kiekvienas klientas gali turėti daugiau nei vieną adresą ir norite turėti galimybę įvesti kelis kiekvieno kliento adresus iš naujo neįvesdami kiekvieno adreso kliento vardo.
Vietiniai ir išoriniai duomenys Galite naudoti "Access" norėdami prisijungti prie duomenų iš įvairių išorinių duomenų šaltinių, kad galėtumėte peržiūrėti, pateikti užklausą ir redaguoti tuos duomenis jų neimportuodami. Pvz., "Access" pateikia komandas, skirtas prisijungti prie "Microsoft SQL Server" duomenų bazės, dBASE failo arba "Outlook" aplanko duomenų kartu su daugeliu kitų duomenų šaltinių. Naudodami "Excel" galite prisijungti prie įvairių duomenų šaltinių, įskaitant "Access", "SQL Server" ir analizės tarnybų duomenų bazes, teksto ir XML failus bei ODBC ir OLE DB duomenų šaltinius. Tačiau negalite redaguoti duomenų, kad pakeistumėte šaltinio duomenis "Excel" vartotojo sąsajoje.
Tiek "Access", tiek "Excel" teikia komandas, kad būtų galima prisijungti prie duomenų Windows SharePoint Services sąrašuose. Tačiau "Excel" suteikia tik tik skaityti skirtą ryšį su "SharePoint" sąrašais; o "Access" leidžia skaityti ir rašyti duomenis į "SharePoint" sąrašus.
Duomenų vientisumas ir lankstumas Unikalūs identifikatoriai padeda išlaikyti duomenų vientisumą ir užtikrina, kad jokiose dviejose eilutėse (arba įrašuose) nebūtų tiksliai tokių pačių duomenų. Unikalūs identifikatoriai taip pat suteikia greičiausią būdą nuskaityti duomenis, kai ieškote duomenų arba juos rūšiuojate. Programoje "Access" galite naudoti duomenų tipą "AutoNumber", kad automatiškai sugeneruotumėte kiekvieno įrašo unikalų identifikatorių. Tada naudodami šiuos identifikatorius galite susieti vienos lentelės įrašus su vienu ar keliais įrašais kitoje lentelėje.
Struktūra, kurią "Access" taiko jūsų duomenims, padeda užtikrinti duomenų vientisumą. "Access" gali reikalauti, kad nauji įrašai vienoje lentelėje turėtų esamą atitinkamą reikšmę kitoje lentelėje, kad galėtumėte kurti vienišuosius įrašus. Pavyzdžiui, nenorėtumėte turėti užsakymo, kuriame nebūtų informacijos apie klientus. "Access" gali reikalauti, kad kiekvienas naujas lentelės Užsakymai įrašas turi atitinkamą kliento reikšmę lentelėje Klientai. Šis būtinas reikšmių atitikimas vadinamas nuorodų vientisumas.
Taip pat galite taikyti savo apribojimus ir taisykles, kad duomenys būtų įvedami tinkamai. "Excel" leidžia įvesti duomenis laisvos formos būdu, bet kadangi "Excel" nepalaiko sąryšinių duomenų, ji negali palaikyti nuorodų vientisumo. Tačiau galite naudoti komandą Duomenų tikrinimas , kad valdytumėte duomenų įvedimą programoje "Excel".
Užklausoms Jei dažnai turite peržiūrėti duomenis įvairiais būdais, atsižvelgiant į besikeičiančias sąlygas ar įvykius, "Access" gali būti geresnis pasirinkimas saugoti ir dirbti su duomenimis. "Access" leidžia naudoti struktūrinių užklausų kalbos (SQL) užklausas, kad greitai gautumėte tik norimas duomenų eilutes ir stulpelius, nesvarbu, ar duomenys yra vienoje lentelėje, ar daugelyje lentelių. Reiškinius taip pat galite naudoti užklausose, kad sukurtumėte apskaičiuotuosius laukus. Išraiškos naudojimas programoje "Access" panašus į formulių naudojimą programoje "Excel" reikšmėms apskaičiuoti. Taip pat galite naudoti "Access" užklausas norėdami apibendrinti duomenis ir pateikti agreguotas reikšmes, pvz., sumas, vidurkius ir skaičiavimus.
Modeliavimo Programoje "Excel" galite naudoti sąlyginė analizė įrankius darbalapio modelio rezultatams prognozuoti. Sąlyginė analizė leidžia vykdyti skirtingus savo duomenų scenarijus, pvz., geriausius atvejo ir blogiausio atvejo scenarijus, ir palyginti kelių scenarijų gautus duomenis suvestinės ataskaitoje. Programoje "Access" panašios funkcijos nėra.
"Pivoting" ir diagramų kūrimas Abiejose programose galite kurti "PivotTable" ataskaitas ir "PivotTable" diagramas. Tačiau "Excel" teikia pažangesnes "PivotTable" ataskaitų ir diagramų kūrimo funkcijas nei "Access". Jei planuojate kurti išsamias "PivotTable" ataskaitas arba reguliariai pateikti profesionaliai atrodančias diagramas, turėtumėte naudoti "PivotTable" ataskaitas arba "PivotTable" diagramas programoje "Excel", o ne tas pačias "Access" funkcijas.
Ir "Access", ir "Excel" gali būti naudojamos bendradarbiavimo aplinkose, pvz., "Windows SharePoint Services" ir tinklo failų bendrinimo, tačiau yra skirtumų, kaip duomenis gali pasiekti keli vartotojai.
Kelių vartotojų prieiga prie duomenų Esant įprastam veikimui, "Access" leidžia keliems vartotojams vienu metu atidaryti vieną duomenų bazę; tai veikia gerai, nes "Access" užrakina tik redaguojamą duomenis; todėl kiti vartotojai gali redaguoti skirtingus įrašus be konfliktų. Programoje "Excel" galite bendrinti darbaknygę su kitais vartotojais, tačiau kelių vartotojų bendradarbiavimo funkcijos geriausiai veikia, kai vartotojai dirba su tos darbaknygės duomenimis skirtingu metu, o ne tuo pačiu metu. Iš esmės "Access" duomenų bazės vartotojai bendradarbiauja kurdami duomenų rinkinį, o "Excel" darbaknygės vartotojai kartu dirba su dokumentu.
"Windows SharePoint Services" naudojimas bendradarbiavimui Abi programos integruojasi su "Microsoft Windows SharePoint Services" technologijomis, pvz., "SharePoint" sąrašais ir dokumentų bibliotekomis.
"Access" suteikia įvairių būdų bendradarbiauti su keliais vartotojais "SharePoint" svetainėje. Pavyzdžiui, galite nusiųsti visą duomenų bazę į "Windows SharePoint Services" dokumentų biblioteką, padaryti formas ir ataskaitas pasiekiamas kaip "Windows SharePoint Services" rodinius ir susieti duomenų bazę su "SharePoint" sąrašuose saugomais duomenimis.
"Excel" suteikia tik vieną būdą bendradarbiauti su keliais vartotojais "SharePoint Services" svetainėje. Galite nusiųsti darbaknygę į "Windows SharePoint Services" dokumentų bibliotekas, kur atskiri vartotojai gali paimti ir užrakinti darbaknygę, kad atliktų pakeitimus ir kiti vartotojai negalėtų tuo pačiu metu modifikuoti darbaknygės. Vartotojai gali redaguoti darbaknygę jos nepažymėdami dokumentų bibliotekoje, tokiu atveju jie turi derinti su kitais vartotojais, kad išvengtų duomenų konfliktų.
Tinklo aplankų naudojimas bendradarbiavimui Jei saugote "Access" duomenų bazę bendrinamame tinklo aplanke, keli vartotojai gali atidaryti duomenų bazę ir vienu metu dirbti su jos duomenimis. Atskiri įrašai užrakinami, kai vartotojas juos redaguoja. Jei saugote "Excel" darbaknygę bendrai naudojamame tinklo aplanke, tik vienas vartotojas gali redaguoti darbaknygę vienu metu. Peržiūros tikslais darbaknygę gali atidaryti keli vartotojai, kol kitas vartotojas ją redaguoja, tačiau tie vartotojai negali atlikti jokių duomenų keitimų, kol darbaknygę redaguojantis vartotojas jos neuždaro.
Abi programos teikia panašias funkcijas – slaptažodžius ir šifravimą – kurios gali padėti apsisaugoti nuo duomenų praradimo ir apsaugoti duomenis nuo neteisėtos prieigos. Tačiau yra tam tikrų skirtumų tarp "Access" ir "Excel", kaip veikia vartotojo lygio duomenų apsauga.
Duomenų praradimo prevencija Programoje "Access" jūsų darbas nuolat įrašomas, todėl įvykus netikėtai trikčiai mažai tikėtina, kad prarasite daug darbo (jei tokių yra). Tačiau "Access" jūsų darbą įrašo nuolat, todėl galite atlikti keitimus, kurių vėliau nuspręsite nenorėdami atlikti. Norėdami užtikrinti, kad duomenų bazę galėsite atkurti taip, kaip norite, turite sukurti atsarginę duomenų bazės failo kopiją pagal jūsų poreikius atitinkantį grafiką. Galite atkurti visą duomenų bazę iš atsarginės kopijos arba atkurti tik reikiamą lentelę ar kitą duomenų bazės objektą. Jei naudojate failų sistemos atsarginių kopijų kūrimo priemonę, duomenims atkurti taip pat galite naudoti duomenų bazės kopiją iš failų sistemos atsarginės kopijos. Programoje "Excel" galite įrašyti automatinio atkūrimo informaciją nustatytais intervalais, kai atnaujinate duomenis.
Vartotojo lygio duomenų apsauga Programoje "Excel" galite pašalinti kritinius arba privačius duomenis iš rodinio paslėpdami duomenų stulpelius ir eilutes, tada apsaugokite visą darbalapį, kad kontroliuotumėte vartotojo prieigą prie paslėptų duomenų. Galite ne tik apsaugoti darbalapį ir jo elementus, bet ir užrakinti bei atrakinti langelius darbalapyje, kad kiti vartotojai negalėtų netyčia modifikuoti svarbių duomenų.
Failo lygio sauga Failo lygiu galite naudoti šifravimas abiejose programose, kad neįgalioti vartotojai nematytų duomenų. Taip pat galite reikalauti įvesti slaptažodis, kad būtų atidarytas duomenų bazės failas arba darbaknygė. Be to, galite padėti apsaugoti duomenų bazės failą arba darbaknygę naudodami skaitmeninis parašas.
Ribota prieiga prie duomenų Programoje "Excel" galite nurodyti vartotoju pagrįstas teises pasiekti duomenis arba nustatyti tik skaitymo teises, kurios neleidžia kitiems vartotojams keisti duomenų, prie kurių jie turi prieigą. "Access" neteikia vartotojo lygio saugos funkcijų, tačiau "Access" palaiko bet kurio duomenų bazės serverio, prie kurio ji prisijungia, vartotojo saugos modelį. Pavyzdžiui, jei susiesite su "SharePoint" sąrašu, "Access" tesės vartotojų teises į "SharePoint" sąrašą. Jei norite, kad neįgalioti vartotojai iš jūsų "Access" duomenų neišeitų, galite užšifruoti savo duomenų bazę nustatydami slaptažodį. Vartotojai turi įvesti slaptažodį, kad galėtų skaityti duomenis iš duomenų bazės, net jei juos pasiekia naudodami kitą programą, pvz., "Excel".
Daugiau informacijos apie tai, kaip apsaugoti savo duomenis, žr. "Access 2003" vartotojo lygio saugos nustatymas arba keitimas programoje "Access 2007" arba naujesnėje versijoje ir Apsauga ir sauga programoje "Excel".
Kada naudoti "Access"
Labai bendrais terminais "Access" yra geriausias pasirinkimas, kai reikia reguliariai sekti ir įrašyti duomenis, tada rodyti, eksportuoti arba spausdinti tų duomenų pogrupius. "Access" formos suteikia patogesnę sąsają nei "Excel" darbalapis, kad galėtumėte dirbti su duomenimis. Galite naudoti "Access" norėdami automatizuoti dažnai atliekamus veiksmus, o "Access" ataskaitos leidžia apibendrinti duomenis išspausdinta arba elektronine forma. "Access" suteikia daugiau duomenų struktūros; Pavyzdžiui, galite valdyti, kokio tipo duomenis galima įvesti, kokias reikšmes galima įvesti, ir nurodyti, kaip vienos lentelės duomenys susiję su duomenimis kitose lentelėse. Ši struktūra padeda užtikrinti, kad būtų įvesti tik tinkami duomenų tipai.
"Access" saugo duomenis lentelėse, kurios atrodo panašiai kaip darbalapiai, tačiau "Access" lentelės sukurtos sudėtingoms užklausoms, susietos su kitose lentelėse saugomais duomenimis.
Naudokite "Access", kai:
-
Numatykite daug duomenų bazėje dirbančių žmonių ir norite patikimų parinkčių, kurios saugiai apdoroja duomenų naujinimus, pvz., įrašų užrakinimą ir konfliktų sprendimą.
-
Tikimės, kad reikės įtraukti daugiau lentelių į duomenų rinkinį, sukurtą kaip plokščioji arba nerelationinė lentelė.
-
Norite vykdyti sudėtingas užklausas.
-
Norite sukurti įvairias ataskaitas arba pašto etiketes.
-
Kontaktų valdymas Galite valdyti savo kontaktus ir pašto adresus, tada programoje "Access" kurti ataskaitas arba sulieti duomenis su "Microsoft Office Word", kad išspausdintumėte laiškų blankus, vokus arba pašto etiketes.
-
Atsargų ir turto sekimas Galite sukurti prekių atsargas namuose ar įmonėje ir kartu su duomenimis saugoti nuotraukas ar kitus susijusius dokumentus.
-
Užsakymo sekimas Galite įvesti informaciją apie produktus, klientus ir užsakymus, tada kurti ataskaitas, kuriose būtų rodomi pardavimai pagal darbuotoją, regioną, laikotarpį ar kitą reikšmę.
-
Užduočių sekimas Galite sekti žmonių grupės užduotis ir įvesti naujas užduotis tuo pačiu metu, kai kiti atnaujina savo esamas užduotis toje pačioje duomenų bazėje.
-
Paskolų bibliotekų tvarkymas Naudodami "Access" galite saugoti duomenis apie knygas ir kompaktinius diskus ir stebėti, kam juos paskolinote.
-
Renginių planavimas Galite įvesti informaciją apie įvykio datas, vietas ir dalyvius, tada spausdinti tvarkaraščius arba įvykių santraukas.
-
Mitybos stebėjimas Sekite receptus ir registruoti dietą ir pratimus.
Kada naudoti "Excel"
Kaip skaičiuoklės programą"Excel" gali saugoti didelius duomenų kiekius darbaknygėse, kuriose yra vienas ar daugiau darbalapių. Tačiau programa "Excel" ne naudojama kaip duomenų bazės valdymo sistema, pvz., "Access", o optimizuota duomenų analizei ir skaičiavimui. Šią lanksčią programą galite naudoti kurdami modelius duomenims analizuoti, rašyti paprastas ir sudėtingas formules, kad atliktumėte skaičiavimus su tais duomenimis, galėtumėte norimu būdu transformuoti duomenis ir pateikti duomenis įvairiose profesionaliai atrodančiose diagramose. "Microsoft Create" yra keli "Excel" dizaino šablonai , iš kurių galite rinktis
Naudokite "Excel", kai:
-
Vietoj sąryšinė duomenų bazė, naudojančios kelias lenteles, reikalauti plokščiojo arba neekraninio duomenų rodinio, o kai jūsų duomenys daugiausia yra skaitiniai.
-
Dažnai vykdykite skaičiavimus ir statistinius duomenų palyginimus.
-
Norite naudoti "PivotTable" ataskaitas norėdami peržiūrėti hierarchinius duomenis kompaktiškame ir lanksčiame makete.
-
Planuokite reguliariai kurti diagramas ir norite naudoti naujus diagramų formatus, pasiekiamus programoje "Excel".
-
Norite pabrėžti duomenis naudodami sąlyginio formatavimo piktogramas, duomenų juostas ir spalvų skales.
-
Norite atlikti sudėtingas "jeigu" analizės operacijas su duomenimis, pvz., statistinę, inžinerinę ir regresinę analizę.
-
Norite sekti elementus paprastame sąraše asmeniniais tikslais arba ribotais bendradarbiavimo tikslais.
-
Apskaita Našias "Excel" skaičiavimo funkcijas galite naudoti daugelyje finansinių ataskaitų, pvz., pinigų srautų ataskaitoje, įplaukų ataskaitoje arba pelno ir nuostolio ataskaitoje.
-
Biudžeto sudarymas Nesvarbu, ar jūsų poreikiai yra asmeniniai, ar verslo, programoje "Excel" galite sukurti bet kokio tipo biudžetą, pvz., rinkodaros biudžeto planą, renginio biudžetą ar išėjimo į pensiją biudžetą.
-
Atsiskaitymas ir pardavimas "Excel" taip pat naudinga tvarkant atsiskaitymo ir pardavimo duomenis, be to, galite lengvai sukurti reikiamas formas, pvz., pardavimo sąskaitas faktūras, važtaraščius arba pirkimo užsakymus.
-
Ataskaitos Programoje "Excel" galite kurti įvairių tipų ataskaitas, kurios atspindi jūsų duomenų analizę arba apibendrina duomenis, pvz., ataskaitas, kurios įvertina projekto našumą, prognozės duomenis, apibendrina duomenis arba pateikia dispersijos duomenis.
-
<c0>Planavimas</c0>. "Excel" yra puikus įrankis profesionaliems planams ar naudingoms planavimo priemonėms kurti, pvz., savaitiniams pamokų planams, rinkodaros tyrimų planams, metiniams mokesčių planams arba planavimo priemonėms, kurios padeda planuoti savaitės maistą, vakarėlius ar atostogas.
-
Stebėjimo Naudodami "Excel" galite stebėti laiko lapo ar sąrašo duomenis, pvz., laiko lapą darbui sekti arba atsargų sąrašą, kuriame sekama įranga.
-
Kalendorių naudojimas Dėl panašaus į tinklelį pobūdžio "Excel" puikiai tinka kuriant bet kokio tipo kalendorių, pvz., akademinį kalendorių, skirtą stebėti mokslo metų veiklą, arba finansinių metų kalendorių, skirtą verslo įvykiams ir gairėms sekti.
Naudingus "Excel" šablonus vienoje iš šių kategorijų rasite "Excel", skirtos " Microsoft Office Online", šablonai.
"Access" ir "Excel" naudojimas kartu
Gali būti, kad kartais norėsite pasinaudoti pranašumais, kuriuos turi pasiūlyti abi programos. Pavyzdžiui, programoje "Excel" sukūrėte darbalapį, kuriame galite skaičiuoti ir analizuoti duomenis, tačiau darbalapis tapo per didelis ir sudėtingas, o daugelis kitų vartotojų turi turėti prieigą prie duomenų. Dabar galite importuoti arba susieti darbalapį su "Access" ir naudoti jį kaip duomenų bazę, o ne dirbti su programa "Excel". Arba galbūt turite duomenų "Access" duomenų bazėje, kurioje norite kurti išsamias "Excel" "PivotTable" ataskaitas ir profesionaliai atrodančias "Excel" diagramas.
Nesvarbu, kurią programą naudojate pirmą kartą, visada galite perkelti duomenis iš vienos programos į kitą, kur galėsite toliau dirbti su ja. Naudodami arba nenaudodami duomenų ryšio, galite perkelti duomenis į "Access" iš "Excel" (ir atvirkščiai) juos kopijuodami, importuodami arba eksportuodami.
Daugiau informacijos apie tai, kaip keistis duomenimis tarp abiejų programų, žr. Duomenų perkėlimas iš "Excel" į "Access".
