„Excel“ teikia galimybę apsaugoti savo darbą, kad kitas asmuo negalėtų atidaryti darbaknygės be slaptažodžio, būtų galima suteikti tik skaitymo prieigą prie darbaknygės ar tiesiog apsaugoti darbalapį, kad netyčia nepanaikintumėte formulių. Šioje temoje aptarsime įvairius būdus, kuriais galima pasinaudoti pagrindinėmis „Excel“ failų apsaugos ir platinimo parinktimis.
Įspėjimas:
-
Jei pamiršite ar pamesite slaptažodį, „Microsoft“ negalės jo gauti.
-
Negalima daryti prielaidos, kad darbaknygė ar darbalapis yra saugus vien todėl, kad apsaugojote jį slaptažodžiu. Prieš platinant „Excel“ darbaknyges, kuriose gali būti slaptos asmeninės informacijos, pvz., kredito kortelių numeriai, socialinio draudimo numeriai, darbuotojų identifikavimo duomenys ir pan., būtina gerai apsvarstyti įvairias galimybes.
-
Darbalapio lygio apsauga nenumatoma kaip saugos funkcija. Ji tiesiog neleidžia vartotojams keisti užrakintų darbalapio langelių.
Toliau pateiktos skirtingos „Excel“ duomenų apsaugos parinktys:
-
Failų lygis: Teikiama galimybė užrakinti „Excel“ failą nurodant slaptažodį, kad vartotojai negalėtų jo atidaryti ar keisti. Yra dvi galimybės:
-
Failų šifravimas: pasirinkę šią parinktį, nurodykite slaptažodį ir užrakinate "Excel" failą. Tai neleidžia kitiems vartotojams atidaryti failo. Daugiau informacijos žr. "Excel" failo apsauga.
-
Slaptažodžio nustatymas failui atidaryti arba modifikuoti: nurodykite failo atidarymo arba modifikavimo slaptažodį. Naudokite šią parinktį, kai norite suteikti tik skaitymo arba redagavimo prieigą skirtingiems vartotojams. Daugiau informacijos žr. "Excel" failo apsauga.
-
Žymėti kaip galutinį: Naudokite šią parinktį, jei norite pažymėti "Excel" failą kaip galutinę versiją ir neleisti kitiems vartotojams atlikti jokių tolesnių pakeitimų. Daugiau informacijos žr. Dokumento, darbaknygės arba pateikties apsaugos pridėjimas arba šalinimas.
-
Apriboti prieigą: jei jūsų organizacija turi teises, nustatytas naudojant informacijos teisių valdymą (IRM), dokumentui galite taikyti bet kurias galimas IRM teises. Daugiau informacijos žr. Dokumento, darbaknygės arba pateikties apsaugos pridėjimas arba šalinimas.
-
Skaitmeninis parašas: Į „Excel“ failą galima įtraukti skaitmeninius parašus. Skaitmeninio parašo įtraukimas arba šalinimas iš „Office“ failų.
Pastaba: Jei norite įtraukti skaitmeninį parašą, būtinas galiojantis sertifikatas iš sertifikavimo institucijos (CA).
-
-
Darbaknygės lygis: galite užrakinti savo darbaknygės struktūrą nurodydami slaptažodį. Užrakinus darbaknygės struktūrą, kiti vartotojai negalės įtraukti, perkelti, naikinti, slėpti ir pervardyti darbalapių. Daugiau informacijos apie darbaknygių apsaugą žr. Darbaknygės apsauga.
-
Darbalapio lygis: Naudodami lapo apsaugą galite valdyti, kaip vartotojas gali dirbti su darbalapiais. Galite nurodyti, ką tiksliai vartotojas gali daryti lape, taip užtikrindami, kad niekas nepaveiks nė vieno svarbaus darbalapio duomenų. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad vartotojas įtrauktų tik eilutes ir stulpelius arba rūšiuotų ir naudotų tik automatinį filtravimą. Įjungę lapo apsaugą, galite apsaugoti kitus elementus, pvz., langelius, diapazonus, formules ir "ActiveX" arba formos valdiklius. Daugiau informacijos apie darbalapių apsaugą žr. Darbalapio apsauga.
Kokio lygio apsaugą turėčiau naudoti?
-
Norėdami kontroliuoti vartotojų prieigos prie „Excel“ failo lygį, naudokite failų lygio apsaugą. Tarkime, kad „Excel“ faile turite komandos narių pateiktą savaitės ataskaitą. Pageidaujate, kad jį galėtų atidaryti tik jūsų komandai priklausantys asmenys. Galimos dvi parinktys:
-
Jei nenorite, kad kiti galėtų atidaryti jūsų failą: Galite šifruoti "Excel" failą, kuris yra dažniausiai naudojamas būdas. Tai reiškia, kad užrakinate jį slaptažodžiu ir niekas, išskyrus tai, kad galite jį atidaryti.
-
Jei norite įgalinti tik skaitymo ar redagavimo prieigą skirtingiems vartotojams: Galbūt norite, kad komandos vadovai galėtų redaguoti savaitės ataskaitą, tačiau komandos nariai turėtų tik skaitymo prieigą. Galima apsaugoti „Excel“ failą nurodant du slaptažodžius: vieną, skirtą atidaryti failą, kitą, skirtą jį modifikuoti. Vėliau galima bendrinti atitinkamus slaptažodžius su komandos nariais atsižvelgiant į reikiamą prieigą.
-
-
Norėdami valdyti, kaip vartotojai dirbta su darbalapiais darbaknygės struktūros viduje, naudokite darbaknygės lygio apsaugą. Tarkime, kad ataskaitos darbaknygėje yra keli darbalapiai ir kiekvienas iš jų pavadintas pagal atskirą komandos narį. Norite užtikrinti, kad kiekvienas komandos narys galėtų įtraukti duomenis į savo darbalapį, tačiau negalėtų modifikuoti kitų darbaknygės darbalapių, įtraukti naujų darbalapių ar perkelti jų į kitą vietą.
-
Norėdami kontroliuoti, kaip vartotojai turėtų dirbti atskirame darbalapyje, naudokite darbalapio lygio apsaugą. Tarkime, kad kiekviename ataskaitos darbaknygės darbalapyje yra duomenų, dažnai naudojamų visuose darbalapiuose, pvz., antraščių eilučių ar konkretus ataskaitos maketas, ir norite, kad niekas negalėtų jų pakeisti. Apsaugant darbalapį galima nurodyti, kad vartotojai darbalapyje gali atlikti tik tam tikras funkcijas. Pavyzdžiui, galima suteikti vartotojams galimybę įvesti duomenis, tačiau neleisti naikinti eilučių ar stulpelių, arba leisti tik įterpti hipersaitus ar rūšiuoti duomenis.
Galite naudoti vieną ar daugiau "Excel" duomenų apsaugos lygių, atsižvelgdami į savo organizacijos poreikius. Galite pasirinkti naudoti visas galimas parinktis arba parinkčių derinį – tai visiškai iki norimo "Excel" duomenų saugos lygio. Pavyzdžiui, galite pasirinkti šifruoti bendrai naudojamą "Excel" failą, taip pat įgalinti darbaknygės ir darbalapio apsaugą, naudodami tik asmeninės darbaknygės darbalapio apsaugą, kad netyčia nepanaikintumėte jokių formulių.
Reikia daugiau pagalbos?
Visada galite paklausti „Excel“ technologijų bendruomenės specialisto arba gauti palaikymo bendruomenėse.
