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팀으로부터 상태 정보를 가져오거나 프로젝트 상태 임원에게 전달하는 것과 관계없이 프로젝트 정보를 전달하기가 어려운 경우가 많습니다. 프로젝트 정보를 통신하고 보고하는 시기와 방법을 알아봅니다. 그렇지 않으면 효과적인 공동 작업이 어려움을 겪고 프로젝트의 성공이 위험에 처할 수 있습니다. 이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요. |
시작하기 전 프로젝트 관리 팁 . . .
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관련자 나열 프로젝트가 시작되기 전에 관련자가 누구인지 알아보세요. 프로젝트를 중단하는 한 가지 확실한 방법은 프로젝트에 영향을 미치지 않는 중요한 이해 관계자를 잊어버리는 것입니다.
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일찍 진행하는 통신 계획 가져오기 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트에 커뮤니케이션 전략 및 프로세스를 디자인합니다. 더 나은 것은 협업의 중요한 부분이 모든 사람의 헌신이 되도록 커뮤니케이션 프로세스가 프로젝트의 첫 번째 줄에 작업으로 표시되도록 하는 것입니다.
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자주 통신 일주일에 한 번 작업 상태 정보를 수집하는 것은 문제가 에스컬레이션되기 전에 문제를 해결하는 것이 옳습니다. 그보다 더 자주 통신하는 경우 팀 구성원은 준비 시간이 더 많이 소요되어 업데이트 전송을 중지할 수 있습니다.
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문제 검색 부정적인 것을 듣지 못했기 때문에 모든 것이 잘 진행되는 것 같다면, 당신은 아마 문제로 향하고있을 것입니다. 최상의 실행 프로젝트조차도 문제가 있습니다. 당신의 임무는 그들이 더 큰 문제로 성장하기 전에 그들을 찾기 위해 이동하는 것입니다.
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적절한 기술 사용 팀 구성원 및 이해 관계자의 커뮤니케이션 요구 사항을 이해합니다. 예를 들어 작업 상태 보고하는 팀 구성원은 전자 메일 또는 Project Online 사용하는 반면 경영진은 잘 표시된 차트 또는 피벗 테이블을 선호할 수 있습니다. 다음은 커뮤니케이션에 도움이 되는 데 사용할 수 있는 프로그램 목록입니다.
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응용 프로그램 |
장점 |
단점 |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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프로젝트 정보 전달
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팀이 Project Online 사용하는 경우 프로젝트의 진행 상황에 대해 팀과 통신하기 전에 서버에서 작업 상태 업데이트를 다운로드합니다. |
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진행률을 추적하는 간단한 방법이 있으며 더 복잡한 방법이 있습니다. 프로젝트 및 팀에 가장 적합한 방법을 찾습니다. |
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획득 가치 정보를 캡처하는 것은 더 고급적이지만 매우 강력하며 프로젝트 성능의 좋고 나쁜 것을 발견하는 단계입니다. 이를 통해 얻을 수 있는 높은 수준의 사실은 이해 관계자가 보고 싶어하는 것입니다. |
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Project를 사용하면 다른 소프트웨어를 사용하지 않고도 원하는 프로젝트 데이터에 대한 눈에 띄는 그래픽 보고서를 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 프로젝트에서 작업할 때 보고서는 최신 정보를 반영하도록 변경됩니다. 수동 업데이트가 필요하지 않습니다. |
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팀 구성원은 SharePoint에서 일정을 보고 작업을 업데이트할 수 있으며 Project에서 변경 내용을 볼 수 있습니다. 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. |
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Microsoft 365 사용하여 프로젝트 정보를 전달합니다. 인터넷이 연결되어 있는 PC에서 작업하는 경우 어디서나 정식 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 문서 작업을 수행할 수 있습니다. |
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작업을 변경할 때 모든 사용자가 작업을 계속할 수 있는 올바른 정보를 되도록 해당 변경 내용을 Project Online 게시합니다. |
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모임에 참석할 수 없는 경우 Teams를 사용하여 프로젝트 정보를 공유합니다. PowerPoint 슬라이드, Excel 시트 또는 OneNote 전자 필기장을 공유하여 프로젝트 계획을 공유합니다. 사람 사무실, 집 또는 모바일 장치를 사용하여 온라인 모임에 참여할 수 있습니다. |
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