주소 목록을 위한 팁

추가할 목록 지정

1. 메일 보내기 탭에서 메일 병합 > 단계별Step-Mail 클릭합니다.

   발행물이 받는 사람 목록에 연결되어 있는 경우 연결을 확인한 다음 메일 탭에서 받는 사람 목록 편집을 클릭합니다. 발행물이 기존 받는 사람 목록에 연결되어 있지 않은 경우 메일 병합 창에서 다음:받는 사람 목록 만들기 또는 연결 을 클릭한 다음 원하는 목록을 선택합니다.

2. 받는 사람 메일 병합 대화 상자의 받는 사람에 추가 목록 아래에서다음 중 한 작업을 합니다.

   • 새 목록 입력을 클릭하고새 주소 목록 대화 상자에 원하는 항목을 추가한 다음 확인 을 클릭합니다.

   • 기존 목록 사용을 클릭하고데이터 원본 선택 대화 상자에서 데이터 원본을 선택한 다음 열기 를 클릭합니다.

   • Outlook 연락처에서 선택을 클릭합니다(있는 경우) 메일 프로필을 선택하라는 메시지가 표시된 다음 원하는 프로필을 클릭한 다음 확인 을 클릭합니다. 연락처 선택 대화 상자에서 폴더 또는 메일 목록을 선택한 다음 확인 을 클릭합니다.

목록을 결합할 때 불일치 해결

하나의 메일링 목록을 다른 목록에 추가하면 추가된 목록의 하나 이상의 필드에 기존 목록에 일치하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 추가하는 주소 목록에 회사 이름 필드가 포함될 수 있지만 원래 목록은 그렇지 않을 수 있습니다.

게시자는 받는 사람 목록에 추가 대화 상자를 열고 다양한 원본 목록의 필드 간에 불일치 문제를 해결하라는 메시지를 보냅니다.

1. 받는 사람 목록에 추가 대화 상자에서 일치하는 열에서 선택되지 않은 필드를 선택하고, 일치하는 필드 목록이 있는 받는 사람 목록 필드에 해당할 필드를 선택한 다음 일치 를 클릭합니다.

2. 필드 일치 대화 상자에서 선택한 필드가 받는 사람 목록 일치 필드에 나열되어 있는지 확인하거나 다른 필드를 선택한 다음 확인 을 클릭합니다.

3. 일치를 위해 받는 사람 목록에 새 필드를 추가해야 하는 경우 새 목록에서 추가할 필드(받는 사람 목록에 추가 대화 상자의 왼쪽 목록)를 선택하고 추가를클릭한 다음 확인 을 클릭합니다. 받는 사람 목록에 추가할 새 필드 아래에 추가된 필드가 표시됩니다.

   팁: 받는 사람 목록 상자에 추가할 새 필드에서 필드를 선택한 다음 제거를 클릭하여 추가된 필드를 제거합니다.

게시자가 메시지를 표시하지 않는 경우 필드를 일치 어떻게 해야 하나요?

• 메일 병합 작업 창의 추가 항목에서 주소필드를 클릭한다음 필드 일치를 클릭합니다.

결합된 목록에 바로 가기 키 저장

다른 메일에 사용할 결합된 목록에 대한 바로 가기를 만들 수 있습니다. 결합된 목록에서 개별 항목을 편집할 때마다 해당 파일을 편집할 수 있는 경우 편집된 항목도 원래 원본 파일에서 업데이트됩니다. 원본 원본 파일을 업데이트하지 않는 경우 받는 사람 목록을 새 파일로 내보낼 수 있습니다.

1. 메일 병합 작업창(3단계:병합된 발행물 만들기)에서 이 메일에 대한 후속 준비 아래에서받는 사람 목록에 바로 가기 키 저장을 클릭합니다.

2. 파일 저장 대화 상자에 파일 이름 상자에 결합된 주소 목록에 대한 이름을 입력합니다.

   기본적으로 주소 목록은 내 데이터 원본 폴더에 저장됩니다. 게시자가 데이터 원본을 검색하는 기본 폴더이기 때문에 주소 목록을 여기로 유지하는 것이 가장 최선입니다.

3. 저장을 클릭합니다.

모든 항목 선택 또는 지우기

• 제목 행에서 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.

목록의 항목 필터링

목록에서 특정 항목만 사용하려는 경우 특정 필드 또는 기준에 따라 목록을 필터링할 수 있습니다. 목록을 필터링한 후 확인란을 사용하여 레코드를 포함하거나 제외할 수 있습니다.

1. 필터링할 항목의 열 제목 옆에 있는 화살표를 클릭합니다.

2. 다음 중 하나를 실행합니다.

   • (빈)를 클릭하여 해당 필드가 비어 있는 모든 레코드를 표시합니다.

   • (비블랑)를 클릭하여 해당 필드에 정보가 포함된 모든 레코드를 표시합니다.

   • (고급)를 클릭하여 필터 및 정렬 대화 상자를 열고 여러 조건을 필터링하는 데 사용할 수 있습니다.

     참고: 메일 병합 받는 사람 대화 상자에서 받는 사람 목록의 필터를 클릭하여 필터 및 정렬 대화 상자를 열 수도 있습니다.

3. 팁: 데이터 원본에 동일한 정보를 공유하는 레코드가 포함되어 있으며 열에 고유 값이 10개 이하인 경우 특정 정보로 필터링할 수 있습니다. 예를 들어 오스트레일리아를 국가 또는 지역으로 나열하는 주소가 여러 개 있는 경우 오스트레일리아.

4. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에는 지정된 레코드만 표시됩니다. 모든 레코드를 다시 표시하려면 (모두)를 클릭합니다.

목록의 항목 정렬

항목을 사전순으로 보려면 목록의 항목을 정렬합니다.

• 메일 병합 받는 사람 창에서 정렬할 항목의 열 제목을 클릭합니다.

  예를 들어 목록을 성을 기준으로 문자순으로 표시하려면 성 열 머리글을 클릭합니다.

• 여러 조건을 사용하여 정렬하려면 받는 사람 목록 구체화 아래에서정렬 을 클릭합니다. 필터 및 정렬 대화 상자에서 정렬할 조건을 선택합니다.

중복 항목 찾기

중복 메일링을 방지하기 위해 대부분의 필드(반드시 모든 필드)가 일치하는 결합된 목록에서 레코드를 찾고 제거할 수 있습니다.

1. 받는 사람 메일 병합 대화 상자의 받는 사람 목록 구체화 아래에서중복 찾기를 클릭합니다.

2. 중복 항목 찾기 대화 상자에서 포함할 항목만 확인한 다음 확인 을 클릭합니다.

공통 특성을 공유하는 특정 받는 사람 또는 받는 사람 그룹 찾기

일반적인 특성(예: 성, 우편 번호 또는 생년월)을 공유하는 개인 또는 그룹을 식별하기 위해 목록을 검색할 수 있습니다.

1. 받는 사람 메일 병합 대화 상자의 받는 사람 목록 구체화 아래에서받는 사람 찾기를 클릭합니다.

2. 항목 찾기 대화 상자에 텍스트 찾기 상자에서 찾을 특성을 입력하고 검색할 필드 또는 필드를 지정한 다음 다음 찾기를 클릭합니다.