자동 보관은 자동으로 항목을 보관 위치로 이동하여 사용자가 사용 중인 사서함 또는 전자 메일 서버의 공간을 관리하는 데 도움을 줍니다. 옵션에 따라 자동 보관은 다음 작업 중 하나 또는 둘 모두를 완료합니다.
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원래 위치(일반적으로 활성 폴더 중 하나)의 항목을 보관 폴더로 이동합니다.
항목은 어디로 이동하나요?
보관 파일은 Outlook 데이터 파일(.pst)의 형식입니다. 자동 보관이 처음 실행되면 C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst에서 보관 파일이 자동으로 만들어집니다.
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일부 폴더는 숨김 폴더일 수 있습니다. Windows에서 숨김 폴더를 보는 방법에 대한 자세한 내용은 숨김 파일 표시를 참조하세요.
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에이징 기간을 경과한 항목을 영구적으로 삭제합니다.
참고 사항:
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항목을 삭제하도록 선택하면 해당 항목은 보관되지 않습니다. 항목을 보관하도록 선택하면 해당 항목은 자동 보관에서 삭제할 수 없습니다. 항목이 보관되고 나면 해당 항목은 수동으로만 삭제할 수 있습니다.
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Outlook 프로필에 여러 Exchange 계정이 있고 한 계정에 대해 자동 보관을 구성하는 경우 다른 모든 Exchange 계정에는 동일한 설정이 자동으로 적용됩니다.
자동 보관 기능에 대한 자세한 내용은 이전 항목 자동 보관을 참조하세요.
Outlook 항목의 에이징 기간
에이징 기간을 초과한 모든 Outlook 항목은 해당 항목이 특별히 제외하도록 표시되지 않은 한, 다음 자동 보관에 포함됩니다. 각 Outlook 폴더의 기본 에이징 기간은 다음과 같습니다.
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폴더 |
에이징 기간 |
|---|---|
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받은 편지함 및 임시 보관함 |
6개월 |
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보낸 편지함 및 지운 편지함 |
2개월 |
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보낼 편지함 |
3개월 |
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일정 |
6개월 |
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작업 |
6개월 |
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메모 |
6개월 |
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업무 일지 |
6개월 |
참고: 받은 편지함, 일정, 작업, 메모 또는 업무 일지와 같은 종류의 항목이 포함된 폴더는 기본 에이징 기간이 6개월로 같습니다. 동료로부터 받은 상황 보고서용으로 만든 메일 폴더 또는 개인 연락처를 위해 만든 연락처 폴더를 예로 들 수 있습니다.
항목의 나이 확인
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항목 종류 |
에이징 기간이 시작되는 때 |
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전자 메일 메시지 |
받은 날짜/시간 또는 마지막으로 메시지를 변경하고 저장한 때 중 더 최근 날짜. 메시지를 읽음 또는 읽지 않음으로 표시하는 것이 메시지 변경의 예입니다. |
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일정 모임, 이벤트 또는 약속 |
마지막으로 항목을 변경하고 저장한 날짜 중 더 최근 날짜. 되풀이 항목은 자동 보관되지 않습니다. 마지막 저장 날짜와 관계없이 이미 발생한 일정 항목만 보관됩니다. |
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작업 |
완료 날짜 또는 마지막으로 작업을 변경하고 저장한 때. 완료로 표시되지 않은 작업은 자동 보관되지 않습니다. 다른 사용자에게 할당된 작업은 완료로 표시된 경우에만 보관됩니다. |
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메모 |
마지막으로 메모를 변경하고 저장한 때. |
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업무 일지 항목 |
업무 일지 항목이 만들어진 날짜 또는 마지막으로 항목을 변경하고 저장한 때. |
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연락처 |
기본적으로 연락처는 보관되지 않습니다. 그러나 수동으로 보관할 수 있습니다. |
자동 보관 설정 및 옵션
자동 보관을 사용자 지정할 때 적용할 수 있는 설정 및 옵션에 대해서는 다음 설명을 참조하세요.
n일마다 자동 보관 실행 자동 보관 실행 빈도를 선택합니다. 많은 항목을 동시에 보관하면 컴퓨터 성능이 저하될 수 있습니다. 따라서 자동 보관을 더 자주 사용하여 처리되는 항목 수를 줄이는 것이 좋습니다.
자동 보관 기능을 끄려면 n일마다 자동 보관 실행 확인란을 선택 취소합니다.
자동 보관이 실행되기 전에 메시지 표시 자동 보관이 Outlook 항목을 처리하기 전에 미리 알림 메시지를 표시할지 여부를 선택합니다. 프롬프트가 표시되면 미리 알림 메시지에서 아니요 를 클릭하여 해당 자동 보관 세션을 취소할 수 있습니다.
만료된 항목 삭제(전자 메일 폴더만 해당) 이 옵션은 기본적으로 꺼져 있습니다. 이 검사 상자를 선택하여 에이징 기간이 경과한 후 메시지를 삭제합니다.
오래된 항목 보관 또는 삭제 다음 설정을 설정하거나 변경하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 검사 상자가 선택 취소되면 자동 보관이 기본 설정을 사용하여 실행됩니다.
폴더 목록에 보관 폴더 표시 이 옵션을 사용하지 않는 경우에도 여전히 보관 폴더를 열 수 있습니다. 파일 탭을 클릭한 다음 열기 탭에서 Outlook 데이터 파일 열기를 클릭하면 됩니다.
다음 기간이 지난 항목 지우기 항목을 보관할 기간(일, 주 또는 월)을 지정합니다. 최대 60개월까지 하루의 기간을 구성할 수 있습니다.
오래된 항목 이동 위치 이 검사 상자를 선택하여 이전 항목을 자동으로 삭제하는 대신 보관합니다. 기본 폴더가 상자에 나타납니다. 다른 폴더를 사용하려면 상자에 폴더 위치를 입력하거나 찾아보기를 클릭합니다. 이 옵션을 선택하면 영구적으로 항목 삭제 옵션을 선택할 수 없습니다.
오래된 항목 영구 삭제 이 옵션은 만료된 항목을 삭제합니다. 이동되지 않고 보관 복사본이 유지되지 않습니다. 이 옵션을 선택하면 이전 항목 이동 옵션이 선택 취소됩니다.
이 설정을 모든 폴더에 적용 이 옵션은 변경 내용을 포함한 자동 보관 설정을 모든 폴더에 적용합니다. 하나 이상의 폴더에 대해 고유한 설정을 지정하려면 이 옵션을 선택하지 마세요. 대신 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 클릭한 다음 자동 보관 탭으로 이동하여 변경할 각 폴더에 대한 설정을 변경합니다.
