Access Asset Tracking テンプレートを使用する

Access Asset Tracking テンプレートを使用して、コンピューター、オフィス機器、またはユーザーが所有または管理しているその他の何かを追跡します。このバージョンの一般的な Access テンプレートを使用すると、資産の詳細の検索、列の表示/非表示、電子メールメッセージの送信、資産所有者のアドレスのマップを行うこともできます。

このテンプレートの使用に関するビデオをwatchしますか? この記事「資産追跡データベーステンプレートを使用する」を参照してください。

注: Asset Tracking データベーステンプレートは、ここ数年で更新されました。これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

開始する

この記事では、資産追跡テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

データベースを初めて開くと、Access にウェルカムフォームが表示されます。次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときにようこそ表示] ボックスチェックオフにします。

データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。
すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。

データベースコンテンツの有効化の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。

廃止された資産を表示または非表示にする

廃止された資産は、現在の日付以前の廃止日を持つアイテムです。資産が古い、壊れている、または使用されていないと、資産が廃止される可能性があります。 [資産一覧] フォームでは、廃止された資産を表示または非表示にすることができます。

[資産一覧] フォームで、[廃止されたチェックの表示] ボックスをオンまたはオフにします。

資産または連絡先を検索する

[クイック検索] ボックスを使用すると、[資産一覧] フォームの [資産] と [連絡先リスト] フォームの連絡先をすばやく見つけることができます。

[クイック検索] ボックスに検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。

Access によってリストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードのみが表示されます。完全な一覧に戻すには、[ 現在の検索をクリアする] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

資産の一覧をフィルター処理する

[ 資産一覧] フォームでは、資産の一覧をフィルター処理し、今後使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択してフィルターを適用します。
[ フィルターの保存] をクリックします。
[ フィルターの詳細 ] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[ 閉じる] をクリックします。
[ フィルターのお気に入り ] ボックスを使用して保存したフィルターを適用するか、[ フィルターのクリア ] をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

[資産一覧] フォームと [連絡先リスト] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示されるフィールドを変更するには:

[ フィールドの表示/非表示] をクリックします。
[列の再表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にある [チェック] ボックスを選択します。 [チェック] ボックスをオフにして、列を非表示にします。

資産または連絡先の詳細を表示する

[資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームを使用すると、アイテムに関する詳細情報を表示および入力できます。 [資産の詳細] フォームまたは [連絡先の詳細] フォームを表示するには:

[ 資産一覧] フォームまたは [連絡先リスト ] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く ] をクリックします。

画像を追加する

[ 資産の詳細 ] フォームと [連絡先の詳細] フォームでは、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

[ 資産の詳細 ] フォームの図枠の下にある [ 添付ファイルの追加と削除] をクリックします。

[ 連絡先の詳細 ] フォームの図枠の下にある [ 図の編集] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ 追加] をクリックします。
[ ファイルの選択 ] ダイアログボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含め、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力することなく、そのプログラムから連絡先または資産所有者を追加できます。

[ 連絡先リスト ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。
[ 追加する名前の選択 ] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[ 連絡先の詳細 ] フォームで、連絡先の番地を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

[ このアドレスのマップ] をクリックします。

レポートを表示する

資産追跡には、すべての資産、資産の詳細、廃止された資産、連絡先アドレス帳など、いくつかのレポートが含まれています。レポートを表示するには:

ナビゲーションウィンドウの [ レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。詳細については、簡単なレポートCreate記事を参照してください。

Asset Tracking データベースを変更する

Assets テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを資産 リスト フォーム、 資産の詳細 フォーム、および 資産の詳細 レポートに追加することで、資産追跡データベースをカスタマイズできます。

Assets テーブルにフィールドを追加する

開いているすべてのタブを閉じます。
ナビゲーションウィンドウで、 Assets テーブルをダブルクリックします。
[ 新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで右にスクロールします。列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列にデータを初めて入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

フィールドがテーブルに追加されたら、フォームまたはレポートに追加できます。

ナビゲーションウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[ レイアウトビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
目的のフィールドを [フィールドリスト] からフォームまたはレポートにドラッグします。