単純なレポートを作成する

目的に合ったトピックをクリックしてください

• レコード ソースを選ぶ

• レポート ツールを使用してレポートを作成する

• レポート ウィザードを使用してレポートを作成する

• ラベル ウィザードを使用してラベルを作成する

• 空白のレポート ツールを使用してレポートを作成する

• レポート セクションについて

• コントロールについて

• レイアウト ビューでレポートを微調整する

• デザイン ビューでレポートを微調整する

• レポートにコントロールを追加する

• 作業内容を保存する

• レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する

• レポートを表示する

• レポートを印刷する

• レポートを電子メール メッセージとして送信する

レコード ソースを選ぶ

レポートは、テーブルまたはクエリから取得される情報と、ラベル、見出し、グラフィックスなど、レポート デザインと共に格納される情報で構成されます。 基になるデータを提供するテーブルまたはクエリは、レポートのレコード ソースとも呼ばれます。 すべて含めるフィールドが 1 つのテーブルに存在する場合は、そのテーブルをレコード ソースとして使用します。 フィールドが複数のテーブルに含まれている場合は、レコード ソースとして 1 つ以上のクエリを使用する必要があります。 これらのクエリは、データベースに既に存在している場合や、レポートのニーズに合わせて新しいクエリを作成する必要がある場合があります。

レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールを使用すると、情報を入力しなくてもすぐにレポートが生成されるため、レポートを作成するには一番効果的です。 レポートには、基になるテーブルやクエリのすべてのフィールドが表示されます。 レポート ツールだけでは、最終的に希望するような、洗練されたレポートにはしあがらない可能性もありますが、基になるデータをすばやく確認するには、かなり役立つレポートになります。 レポートを保存して、レイアウト ビューやデザイン ビューで変更して、より目的に合ったレポートを作成することができます。

1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートの基にするテーブルまたはクエリをクリックします。

2. [作成] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックします。

   Access では、レポートが作成され、レイアウト ビューに表示されます。

3. レポートの表示や印刷の詳細については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

レポートの表示後、保存して、レポートおよび、レコード ソースとして使用した基になるテーブルまたはクエリを閉じます。 次回レポートを開くときに、Access では、レコード ソースから最後に使用したデータが表示されます。

レポート ウィザードを使用してレポートを作成する

レポート ウィザードを使用すると、レポートに表示するフィールドの選択肢が広がります。 また、データのグループ化や並べ替えの方法を指定したり、テーブルやクエリ間のリレーションシップをあらかじめ指定してある場合は複数のテーブルまたはクエリのフィールドを使用したりすることもできます。

• [作成] タブの [レポート] グループの [レポート ウィザード] をクリックします。

• レポート ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。

  レポートをプレビュー表示すると、どのように印刷されるか表示されます。 また、表示倍率を上げると詳細を拡大できます。 レポートの表示や印刷の詳細については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

ラベル ウィザードを使用してラベルを作成する

ラベル ウィザードを使用して、簡単にラベルを作成します。標準的なラベルのサイズがさまざま用意されています。

1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベル用のレコード ソースにするテーブルまたはクエリをダブルクリックして開きます。

2. [作成] タブの [レポート] グループで [ラベル] をクリックします。

3. ラベル ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。

Access では、印刷プレビューでラベルが表示されるため、印刷したときにどのように表示されるかがわかります。 Access のステータス バー上にあるスライダー コントロールを使用して、詳細を拡大できます。 レポートの表示や印刷の詳細情報については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

空白の​​レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールやレポート ウィザードの使用に関心がない場合、空白のレポート ツールを使用して、レポートをゼロから作成することができます。 特にレポートに 2、3 のフィールドのみを含める場合には、この方法により、すばやくレポートを作成することができます。 次の手順は、空白の​​レポート ツールの使用方法を説明します。

• [作成] タブの [レポート] グループで [空白のレポート] をクリックします。

  空白のレポートがレイアウト ビューに表示され、フィールド リスト ウィンドウが Access ウィンドウの右側に表示されます。

• [フィールド リスト] ウィンドウで、レポートに表示するフィールドを含むテーブル (複数可) の横のプラス記号をクリックします。

• フィールドを一度に 1 つずつレポートにドラッグします。または、Ctrl キーを押しながら、フィールドをいくつか選択して、それらを同時にレポートにドラッグします。

• [レポート デザイン] タブの [ヘッダー/フッター] グループのツールを使用して、ロゴ、タイトル、ページ番号、または日付と時刻をレポートに追加します。

レポート セクションについて

Access では、レポートのデザインはセクションに分割されます。 レポートはデザイン ビューに表示して、セクションを示すことができます。 有用なレポートを作成するには、各セクションの働きを理解しておく必要があります。 たとえば、演算コントロールをどのセクションに配置するかで、結果の計算方法が決まります。 次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

• レポート ヘッダー     このセクションは、レポートの先頭に 1 回だけ印刷されます。 ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。 集計関数の 合計 を使用する計算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算される合計はレポート全体に対するものです。 レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。

• ページ ヘッダー     このセクションは、すべてのページの上部に印刷されます。 たとえば、ページ ヘッダーを使用して、すべてのページでレポート タイトルを繰り返します。

• グループ ヘッダー     このセクションは、レコードの新しい各グループの先頭に出力されます。 グループ ヘッダーを使用してグループ名を表示します。 たとえば、製品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使って製品名を表示します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループ ヘッダーに配置すると、現在のグループの合計が計算されます。

• 詳細     このセクションは、レコード ソース内のすべての行に対して 1 回印刷されます。 レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。

• グループ フッター     このセクションは、レコードの各グループの末尾に出力されます。 グループの集計情報を表示します。

• ページ フッター     このセクションは、すべてのページの末尾に印刷されます。 ページ番号またはページ単位の情報を表示します。

• レポート フッター     このセクションは、レポートの最後に 1 回だけ印刷されます。 レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。

  注: デザイン ビューでは、レポート フッターはページ フッターの下に表示されます。 ただし、レポートの印刷またはプレビュー時には、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターの上に表示されます。

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コントロールについて

コントロールは、データの表示、アクションの実行、ユーザー インターフェイス (ラベル、画像など) を強化する情報の表示と操作を行うためのオブジェクトです。 Access では、バインド、バインド解除、計算の 3 種類のコントロールがサポートされています。

• バインドされたコントロール     データのソースがテーブルまたはクエリのフィールドであるコントロールは、バインドされたコントロールです。 連結コントロールを使って、データベース内のフィールドの値を表示できます。 テキスト、日付、数値、Yes/No の値、画像、グラフなど、さまざまな値を表示できます。 連結コントロールの典型例として、テキスト ボックスがあります。 たとえば、従業員の姓を表示するフォームのテキスト ボックスは、Employees テーブルの [姓] フィールドからこの情報を取得する場合があります。

• バインド解除コントロール     データのソース (フィールドまたは式) を持たないコントロールは、バインドされていないコントロールです。 非連結コントロールを使って、情報、線、四角形、画像を表示できます。 たとえば、レポートのタイトルを表示するラベルは、非連結コントロールです。

• 演算コントロール     データのソースがフィールドではなく式であるコントロールは、計算コントロールです。 式をコントロールのデータ ソースとして定義することにより、コントロール内に値を指定します。 式は、演算子 (=、+ など)、コントロール名、フィールド名、単一の値を返す関数、定数の組み合わせです。 たとえば、次の式では、[単価] フィールドの値に定数値 (0.75) を乗算することで、25% の割引がある品目の価格を計算します。

  =[単価]*0.75

  式の中では、レポートの基になったテーブルやクエリのフィールドから、またはレポート上のコントロールから取得したデータを使用できます。

レポートを作成する場合、特にレポートのコントロールの大部分を連結コントロールで構成する場合は、最初にすべての連結コントロールを追加してから整理すると効率的です。 その後、[レポート デザイン] タブの [コントロール] グループのツールを使用して、デザインを完了するバインドされていない計算コントロールを追加できます。

コントロールをフィールドに連結するには、コントロールのデータの取得先フィールドを識別します。 選択したフィールドに連結するコントロールを作成するには、[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグします。 [フィールド リスト] ウィンドウには、レポートの基になるテーブルやクエリのフィールドが表示されます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[レポート デザイン] タブの [ツール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。

または、フィールドをコントロールに連結するには、コントロール自体にフィールド名を入力するか、コントロールのプロパティ シートで、"ControlSource" のボックスに値を入力します。 プロパティ シートは、コントロールの名前、データのソース、形式など、コントロールの特性を定義します。

次の 2 つの理由から、[フィールド リスト] ウィンドウを使用して連結コントロールを作成する方法が最も効果的です。

• 連結コントロールのラベルには、既定でフィールド名 (または基になったテーブルやクエリに定義された、そのフィールドを表す名前) が表示されるので、手動で名前を入力する必要がありません。

• 連結コントロールは、基になったテーブルやクエリのフィールドの設定 ("Format"、"DecimalPlaces"、"InputMask" プロパティなど) の多くを継承します。 そのため、フィールドの連結コントロールをいつ作成しても、これらのフィールドのプロパティは変化しません。

既に作成した非連続コントロールをフィールドに連結する場合は、コントロールの ControlSource プロパティをフィールド名に設定します。 ControlSource プロパティの詳細については、"ControlSource/コントロールソース" のヘルプを検索してください。

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レイアウト ビューでレポートを微調整する

レポートの作成後は、レイアウト ビューでレポートのデザインを簡単に微調整できます。 実際のレポート データをガイドとして使用しながら、列幅を調整したり、列を再配置したり、グループ化したラベルと合計を追加したりできます。 レポート デザインに新しいフィールドを配置し、レポートとそのコントロールのプロパティを設定することができます。

レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがレイアウト ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポートやレポートのコントロールとセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

• [ レポート レイアウト デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 既存のフィールドの追加] をクリックします。 

• Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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デザイン ビューでレポートを微調整する

レポートのデザインは、デザイン ビューで微調整することもできます。 新しいコントロールやフィールドをデザイン グリッドに追加すると、コントロールやフィールドをレポートに追加できます。 プロパティ シートを使用すると、レポートをカスタマイズするために設定できるさまざまなプロパティにアクセスできます。

デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがデザイン ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポート、レポートのコントロール、レポートを含むセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

• [ レポート デザイン] タブの [ ツール] グループで、[ 既存のフィールドの追加] をクリックします。 

• Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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レポートにコントロールを追加する

一部のコントロールは、フィールド リスト ウィンドウからレポートにフィールドを追加するときに作成されるバインドされたテキスト ボックス コントロールなど、自動的に作成されます。 他の多くのコントロールは、[レポート デザイン] タブの [ コントロール ] グループのツールを使用して 、デザイン ビューで作成できます。

作業内容を保存する

保存したレポート デザインは、必要に応じて何度でもレポートに実行できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷または表示するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する

保存したレポート デザインは、繰り返し利用できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポートを表示する

レポートを表示するには、いくつかの方法があります。 レポートとデータで行いたい内容によって、どの方法を選ぶべきかが異なります。

• 印刷する前に、レポートに表示するデータを一時的に変更する場合や、レポートからクリップボードにデータをコピーする場合は、レポート ビューを使用します。

• データを見ながら、レポートのデザインを変更する場合は、レイアウト ビューを使用します。

• レポートがどのように印刷されるのかを確認したいだけなら、印刷プレビューを使用します。

レポートを印刷する

レポートは、任意のビューで開いていたり、または閉じていても印刷できます。 印刷する前には、余白や印刷の向きなど、ページ設定を必ずご確認ください。 Access は、レポートのページ設定を保存するため、一度のみ設定する必要があります。 印刷方法を変更する場合は、後から再び設定できます。

レポートを電子メール メッセージとして送信する

レポートを紙に印刷する代わりに、メール メッセージとして受信者に送信することができます。

1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートをクリックして選択します。 [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Email] をクリックします。 

2. [名前を付けてオブジェクトを保存] ダイアログ ボックスの [出力ファイル形式の選択] の一覧で、使用するファイル形式をクリックします。

3. 残りのすべてのダイアログ ボックスに入力します。

4. メール アプリケーションで、メッセージの詳細を入力して送信します。

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