Microsoft Access データベースのテーブル、クエリ、フォームまたはレポートのデータを印刷できますが、このとき、人目を引き、読みやすくデータが印刷されるようにするレポートの印刷オプションを設定できます。
シンプルな一覧のみを印刷する場合は、テーブルまたはクエリから直接データを印刷できます。 フォームは、単一のレコードや関連するレコード セットの表示や印刷に適していますが、大量のデータ セットやデータ要約の印刷には適していません。 データをレポートから印刷することで、大量のデータ セットを比較、集計、合計し、その情報を魅力的なレイアウトで提示することができます。
レポートの作成方法の詳細については、「Access におけるレポートの概要」を参照してください。
この記事の内容
ページ設定オプションを選ぶ
レポートの作成後に、[ページ設定] ダイアログ ボックスで印刷レイアウトのオプションを設定できます。 余白の設定、グリッド線と段組みの使用、レポートのデータのみを書式化せずに印刷といったこれらのオプションは、書式を調整するために役立ちます。 ページの印刷オプションを設定するには、次の手順を実行します。
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ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。
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[印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] グループで [ページ設定] をクリックし、希望する余白、印刷の向き、列設定を指定します。
[印刷オプション] タブの設定
設定 |
説明 |
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余白 (インチ) |
既定の余白を必要に応じて増減し、[サンプル] ページで表示された変更を確認します。 |
データのみ印刷する |
レポート内のレイアウト機能 (グリッドなど) を印刷しない場合は、このオプションを選びます。 |
分割フォーム |
このオプションはレポートでは使用できません。 |
レポートの余白をカスタマイズするには、[印刷プレビュー] タブの [ページ サイズ] グループで [余白] をクリックし、適したオプションを選びます。変更した余白設定でレポートのプレビューが表示されます。
[ページ ] タブの設定
設定 |
説明 |
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印刷の向き |
縦方向または横方向を選びます。 レポートがどのように見えるかを確認したい場合は、ここで印刷の向きを設定せず、[ページ プレビュー] タブで設定します。 [印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] グループで [縦] または [横] をクリックします。 |
用紙 |
用紙サイズと用紙トレイを選びます。 |
顧客の住所用のプリンター... |
[その他のプリンター] を選ぶと、他のプリンターとドキュメント書式オプションを設定できます。 |
[列] タブの設定
注: これらのオプションは、[印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] グループの [列] の下にも表示されます。
設定 |
説明 |
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グリッドの設定 |
列数と行の間隔を選びます。 単一列に対する設定の場合、[列間隔] と [印刷方向] のオプションは使用できません。 |
実寸 |
列をレポートに設定したサイズと同じサイズで印刷する場合に選びます。 列の幅と高さを調整するには、選んだ値をクリアして新しい値を入力します。 |
サイズ |
列の幅と高さを選びます。 |
印刷方向 |
列を印刷する方向を選びます。 このオプションは、列が複数ある場合のみ使用できます。 |
プリンター設定を選ぶ
レポートのページ設定が完了したら、印刷レイアウトを設定する特定のプリンター オプションや印刷するページと部数を選ぶことができます。
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ナビゲーション ウィンドウで、印刷するレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。
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[印刷プレビュー] タブの [印刷] グループで [印刷] をクリックします。
ショートカット キーは Ctrl + P です。
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印刷オプションを選んで、[OK] をクリックしてレポートを印刷します。
次の表は、特定のプリンター設定で予想される結果を示しています。
設定 |
説明 |
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プリンター |
レポートを印刷するプリンターを選びます。 印刷の向きと用紙サイズを設定していない場合は、[プロパティ] ボタンをクリックします。 |
印刷範囲 |
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部数 |
部数を選び、複数ページのレポートごとにセットで印刷する場合は [部単位で印刷] を選びます。 |
用紙を保存したり、印刷ジョブを商用プリンターに送信したり、電子メールでレポートを送信したりするには、レポートの .pdf または xps 形式を作成できます。[ 印刷プレビュー ] タブの [ データ ] グループで、[ PDF または XPS] をクリックします。
印刷前にプレビューする
[印刷プレビュー] オプションを使用すると、印刷されたレポートがどのように見えるかを確認できます。
次のいずれかの方法で、レポートを [印刷プレビュー] で開くことができます。
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まだ開いていないレポートをプレビューするには、ナビゲーション ウィンドウで、プレビューするレポートを右クリックし、[ 印刷プレビュー] をクリックします。
または
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[ファイル]、[印刷] の順にクリックして、[印刷プレビュー] をクリックします。
または
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レポートが開いている場合は、レポートのドキュメント タブを右クリックして [印刷プレビュー] をクリックします。
[印刷プレビュー] タブのオプションを使用して、 印刷プレビュー からさらに書式設定を変更できます。
レポートの複数のページを表示する場合、他のページに移動する場合、またはレポートをプレビューするときに同時に複数のページを表示する場合は、次のいずれかのオプションを試してください。
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ナビゲーション ウィンドウの右上隅にある [シャッター バーを開く/閉じる] ボタン (<<) をクリックしてから、レポート ビュー領域を広げます。
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水平スクロール バーまたは垂直スクロール バーを使用して、レポートを位置決めします。
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レポートの領域を拡大するには、[ 印刷プレビュー ] タブの [ ズーム ] グループで、[ ズーム ] の下の矢印をクリックし、拡大率を選択します。 ウィンドウの右下隅にある [ズーム] コントロールを使用することもできます。
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一度に複数のページをプレビューするには、[ ズーム ] グループで [ 2 ページ ] をクリックするか、[ その他のページ ] をクリックしてオプションを選択します。
印刷オプションを選びます。 [印刷] グループで、[印刷] をクリックし、印刷オプションを選びます。
印刷プレビューを閉じます。 [プレビューを閉じる] グループで [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。