データベースのレコードにファイルやグラフィックスを添付する

添付ファイルとデータベース デザインの規則

既定では、リレーショナル データベース内の各フィールドに含まれるデータは 1 つだけです。 たとえば、アドレス フィールドに複数のアドレスが含まれている場合、住所の検索は困難です(不可能ではないにしても)。 そのため、一見すると、複数のファイル (1 つのデータ) をフィールドに添付できるため、添付ファイルはデータベース設計のルールを破っているようです。 ただし、ファイルをレコードにアタッチすると、 Access は 1 つ以上のシステム テーブルを作成し、それらのテーブルをバックグラウンドで使用してデータを正規化するため、添付ファイルは設計規則を破りません。 これらのテーブルを表示または操作することはできません。

その他のシステム テーブルの表示については、 ナビゲーション ウィンドウの使用に関する記事を参照してください。 データベース デザインについては、「データベース設計の基本」の記事を参照してください。

添付ファイルの使用法

添付ファイルを操作するときは、次のガイドラインに従ってください。

• Access で作成し、ファイル形式が .accdb のデータベースにのみファイルを添付できます。 Access (.accdb) データベースと旧ファイル形式 (.mdb) のデータベース間で添付ファイルを共有することはできません。

• テーブルにフィールドを作成し、Attachments データ型のフィールドを設定する必要があります。 データ型を Attachments に設定した後、別のデータ型に変更することはできません。

• 単一のレコードに複数のファイルを格納できます。 たとえば、イメージのほか、文書処理プログラムで作成したファイルや表計算プログラムで作成したファイルを保存できます。

• 最大 2 ギガバイトのデータ ( Access データベースの最大サイズ) をアタッチできます。 個々のファイルのサイズは、256 MB を超えないようにする必要があります。

• 添付ファイルの追加、編集、管理には、[添付ファイル] ダイアログ ボックスを使用します。 テーブル内の添付ファイル フィールドから直接このダイアログ ボックスを開くには、フィールドをダブルクリックします。 フォームから添付ファイルを管理したり、レポートから添付ファイルを表示したりする場合は、フォームまたはレポートに添付ファイル コントロールを追加して、コントロールを基になる添付ファイル テーブル フィールドに結合します。

• 既定では、添付ファイル コントロールは、画像ファイルを描画し、その他の種類のファイルについては、対応するプログラム アイコンを表示します。 たとえば、写真、履歴書、Visio で作成した図面がレコードに添付されているとします。 添付ファイルをスクロールすると、イメージ (写真) が描画され、ドキュメントと図面に対応するプログラム アイコンが表示されます。

• テーブルやフォームから [添付ファイル] ダイアログ ボックスを開いた場合は、添付ファイルの追加、削除、編集、保存が可能です。 一方、レポートから [添付ファイル] ダイアログ ボックスを開いた場合は、添付ファイルを別の場所に保存することしかできません。

• Access では、自動的に圧縮されない添付ファイルだけが圧縮されます。 たとえば JPEG ファイルは、それらを作成したグラフィック プログラムによって自動的に圧縮されるため、Access では圧縮されません。

• 添付ファイルの作成プログラムがコンピューターにインストールされていれば、そのプログラムで添付ファイルを開き、編集できます。

• 添付ファイルをハード ディスク ドライブまたはネットワーク上の場所に保存できます。 編集した後、変更内容をデータベースに反映するかどうかを確認できます

• プログラムを使用して添付ファイルを操作できます。

ここからは、添付ファイルの追加手順と管理手順について説明します。

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データシート ビューで添付ファイル フィールドを追加する

1. データシート ビューでテーブルを開き、最初の使用できる空の列をクリックします。 空の列を見つけるには、列見出しの [新しいフィールドの追加] を探します。

2. [ テーブル フィールド] タブの [ 書式設定 ] グループで、[ データ型] の横にある下矢印をクリックし、[ 添付ファイル] をクリックします。

   Access フィールドのデータ型を Attachment に設定し、フィールドのヘッダー行にアイコンを配置します。 次の図は、新しい [添付ファイル] フィールドです。 フィールドの見出し行にペーパークリップのアイコンが表示されています。 既定では、[添付ファイル] フィールドの見出し行にテキストを入力することはできません。

   

3. 変更内容を保存します。

   データ型を間違った場合、新しいフィールドを別のデータ型に変換することはできませんが、フィールドを削除することはできます。

デザイン ビューで添付ファイル フィールドを追加する

1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー ] をクリックします。

2. [フィールド名] 列で空白行をクリックし、[添付ファイル] フィールドの名前を入力します。

3. 同じ行の [データ型] の [添付ファイル] をクリックします。

4. 変更内容を保存します。

   データ型を間違った場合、新しいフィールドを別のデータ型に変換することはできませんが、フィールドを削除することはできます。

5. [デザイン] タブの [表示] グループで、[表示] ボタンの下にある矢印をクリックし、[データシート ビュー] をクリックして使用するテーブルを開きます。

   

   または

   テーブルのドキュメント タブを右クリックし、ショートカット メニューの [データシート ビュー] をクリックします。

   または

   ナビゲーション ウィンドウで、目的のテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [開く] をクリックします。

6. 次の手順に進みます。

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テーブルに添付ファイルを追加する

1. データシート ビューで、添付ファイル フィールドのあるテーブルを開き、添付ファイル フィールドをダブルクリックします。

   [添付ファイル] ダイアログ ボックスが表示されます。 このダイアログ ボックスについては次の図を参照してください。

   

2. [追加] をクリックします。 [ファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。

3. [ファイルの場所] ボックスから、レコードに添付するファイル (複数可) を選択し、[開く] をクリックします。

   サポートされている任意のデータ型のファイルをいくつでも選択できます。 サポートされているデータ型については、この記事の「添付機能に関する参考情報」を参照してください。

4. [添付ファイル] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックして、ファイルをテーブルに追加します。

   Access フィールドにファイルを追加し、それに応じて添付ファイルを示す番号をインクリメントします。 次の図は、2 つの画像が添付されたフィールドを示しています。

   

5. 必要に応じてここまでの手順を繰り返して、テーブル内のカレント フィールドまたはその他のフィールドにファイルを追加します。

テーブルから添付ファイルを開く

1. データシート ビューでテーブルを開き、添付ファイル フィールドのセルをダブルクリックします。

2. [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、開くファイルをダブルクリックします。

   または

   ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

   ファイルに関連付けられたプログラムが自動的に起動し、このプログラムで添付ファイルが開きます  (たとえば Excel ファイルなら、Excel で開きます)。

   一部の画像ファイルは、Microsoft Windows Picture で開きます。 この画像を編集したい場合は、画像を右クリックし、[編集] をクリックします。 ここで、このファイルの作成元プログラムがコンピューターにインストールされていれば、そのプログラムが起動します。

添付ファイルの変更内容を保存する

1. 必要に応じて、親プログラムを使用してファイルを編集します。

2. ファイルの変更内容を保存して、親プログラムを閉じます。 添付ファイルに変更を加えるたびに、変更内容がハード ディスク ドライブ上のインターネット一時フォルダーに保存されます。 このフォルダーの詳細については、このセクションの最後で説明します。

3. 変更を完全に保存するには、 Access に戻り、[ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスで [OK] をクリック します。

   次のようなメッセージが表示されます。

   

4. [はい] をクリックして変更内容を保存します。

   注: 親プログラムで添付ファイルを開いて表示または編集すると、ファイルの一時コピーが一時フォルダーに配置 Access 。 ファイルを変更し、親プログラム内から変更を保存した場合は、変更を一時コピーに保存 Access 。 Access に戻り 、[OK] を クリックして [ 添付ファイル ] ダイアログ ボックスを閉じると、添付ファイルをもう一度保存するように求めるメッセージが Access 。 変更内容をデータベースに書き込む場合は [はい]、書き込まない場合は [いいえ] をクリックします。

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フォームやレポートに添付ファイル コントロールを追加する

ここでは、フォームやレポートに添付ファイル コントロールを追加し、コントロールを基になるテーブルの [Attachment] フィールドに結合する手順について説明します。 添付ファイル コントロールをフォームまたはレポートに追加する場合も、手順は同じです。 開始する前に、データベース内に添付ファイル フィールドを持つテーブルが 1 つ以上存在することを確認します。 添付ファイル フィールドの追加方法については、前述の「テーブルに添付ファイル フィールドを追加する」を参照してください。

フォームとレポートのデザインは複雑なプロセスになる可能性があるため、これらのセクションの手順では、少なくとも 1 つのテーブルと 1 つのフォームまたはレポートがあるデータベースが既に存在すると想定して説明します。 テーブル、フォーム、またはレポートの作成方法については、次の記事を参照してください。

• テーブルを作成してフィールドを追加する

• フォーム ツールを使用してフォームを作成する

• 単純なレポートを作成する

フォームを使用して添付ファイルを管理する

添付ファイル コントロールをフォームに追加した後は、そのフォームから添付ファイルを直接追加、編集、削除、保存できます。 レコードに複数の添付ファイルが含まれている場合は、添付ファイルをスクロールすることもできます。これは、テーブルを操作するときに行うことはできません。

添付ファイルを個別に保存する

1. [添付ファイル] ダイアログ ボックスの [名前を付けて保存] をクリックします。

   [添付ファイルの保存] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. [保存先] リストで、ファイルの新しい保存場所に移動し、[保存] をクリックします。

添付ファイルをすべて保存する

1. [添付ファイル] ダイアログ ボックスの [すべて保存] をクリックします。

   [添付ファイルの保存] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. [ファイルの場所] リストで、ファイルの新しい保存場所に移動し、[保存] をクリックします。

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添付ファイルを削除する

1. テーブルの添付ファイル フィールドをダブルクリックして、[添付ファイル] ダイアログ ボックスを開きます。

   または

   フォーム (レイアウト ビューまたはフォーム ビュー) 内で、削除対象の添付ファイルが含まれているレコードに移動し、ミニ ツール バーの [添付ファイルの表示] ボタンをクリックして、ダイアログ ボックスを開きます。

2. [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、削除対象のファイルを選択し、[削除] をクリックします。

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ナビゲーション ウィンドウからテーブル、フォーム、またはレポートを開く

1. F11 キーを押します。

   注: ナビゲーション ウィンドウが閉じているときに F11 キーを押すと、ウィンドウが開き、ウィンドウ内にフォーカスが移動します。 ナビゲーション ウィンドウが開いているときに F11 キーを押すと、ウィンドウが閉じます。 ウィンドウを開き、その中にフォーカスを移動する場合は、再度 F11 キーを押す必要があります。

2. 上方向キーと下方向キーを使用して、これから開くテーブル、フォーム、またはレポートを選択します。

3. Enter キーを押して、選択したオブジェクトを開きます。

   テーブルを開くと、 Access テーブルの最初のフィールドにカーソルが配置されます。 フォームまたはレポートを開くと、 Access 最初のフィールドにフォーカスが配置されます。

テーブルから添付ファイルを表示する

1. 必要に応じて方向キーを押し、適切な添付ファイル フィールドにカーソルを移動します。

2. スペース バーを押します。

   [添付ファイル] ダイアログ ボックスが表示されます。

3. Tab キーを繰り返し押しながらダイアログ ボックス内のボタンを選択し、[添付ファイル] の添付ファイルのリストに移動します。

   注: レコードには添付ファイルが複数含まれていることがあります。 リストから複数の添付ファイルを選択する必要がある場合は、Tab キーを押してファイル リストに移動し、方向キーを使用して必要なファイルを選択します。 次に、Tab キーを押してボタンに戻り、適切なアクションを選択します。

4. ファイルと適切なボタンを選択したら、Enter キーを押します。

5. 完了したら、Tab キーを押します。または、上方向キーと下方向キーを使用して [OK] を選択し、Enter キーを押します。

フォームまたはレポートから添付ファイルのリストをスクロールする

Microsoft Natural Keyboard を使用し、レコード複数の添付ファイルが含まれている場合にのみ、これらの手順は適用されます。

1. 必要に応じて Tab キーを押し、添付ファイル コントロールにフォーカスを移します。 既定では、 Access ラベルが存在する場合、コントロールとコントロールに関連付けられているラベルが強調表示されます。

2. アプリケーション キーを押します。

   ショートカット メニューが開きます。

3. Tab キーを押します。または、方向キーを使用して [次へ] または [前へ] を選択し、Enter キーを押します。

4. 必要に応じて手順 2 を繰り返し、すべての添付ファイルの画面をスクロールします。

フォームまたはレポートから [添付ファイル] ダイアログ ボックスを開く

これらの手順は、Microsoft Natural Keyboard を持っている場合にのみ適用されます。

1. 必要に応じて Tab キーを押し、添付ファイル コントロールにフォーカスを移します。 既定では、 Access ラベルが存在する場合、コントロールとコントロールに関連付けられているラベルが強調表示されます。

2. アプリケーション キーを押します。

   ショートカット メニューが開きます。

3. Tab キーを押すか、方向キーを使用して [添付ファイルの表示] を選び、Enter キーを押します。

   [添付ファイル] ダイアログ ボックスが表示されます。

4. Tab キーを繰り返し押しながらダイアログ ボックス内のボタンを選択し、[添付ファイル] (ダブルクリックで編集) の添付ファイルのリストに移動します 。

   レコードには添付ファイルが複数含まれていることがあります。 リストから複数の添付ファイルを選択する必要がある場合は、Tab キーを押してファイル リストに移動し、方向キーを使用して必要なファイルを選択します。 次に、Tab キーを押してボタンに戻り、適切なアクションを選択します。

5. ファイルと適切なボタンを選択したら、Enter キーを押します。

6. 完了したら、Tab キーを押します。または、方向キーを使用して [OK] を選択し、Enter キーを押します。

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サポートされる画像ファイル形式

Access は、次のグラフィック ファイル形式をネイティブでサポートしているため、これらの形式のファイルは、添付ファイル コントロールにおいて、追加ソフトウェアなしで描画可能です。

BMP (Windows ビットマップ)

RLE (Run Length Encoded ビットマップ)

DIB (Device Independent ビットマップ)

GIF (グラフィックス インターチェンジ形式)

JPEG、JPG、JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (ポータブル ネットワーク グラフィックス)

TIFF、TIF (Tagged Image File Format)

ICON、ICO (アイコン)

WMF (Windows メタファイル)

EMF (拡張メタファイル)

サポートされているドキュメント ファイル形式、その他のファイル形式

原則として、Microsoft Office プログラムのいずれかで作成されたファイルはどれでも添付できます。 また、ログ ファイル (.log)、テキスト ファイル (.text、.txt)、.zip 圧縮ファイルなども添付できます。

ファイルの名前付け規則

添付ファイルの名前には、Microsoft Windows で使用される NTFS ファイル システムでサポートされている任意の Unicode 文字を含めることができます。 ファイル名を付けるときは、次のガイドラインに従ってください。

• ファイル名の文字数は拡張子を含めて 255 文字以下にする必要があります。

• ファイル名に疑問符 (?)、引用符 (")、スラッシュとバックスラッシュ (/ \)、山かっこ (< >)、アスタリスク (*)、縦棒またはパイプ (|)、コロン (:)、段落記号 (¶) を使用することはできません。

圧縮 Access ファイルの種類

次のいずれかのファイルの種類をデータベースにアタッチすると、まだネイティブに圧縮されていない場合は、 Access 圧縮されます。

禁止されているファイル形式

Access では、次の種類の添付ファイルがブロックされます。 現在、ここに掲載されているファイルの種類のブロックを解除することはできません。

プログラムを使用してレコードにファイルを添付する

Access では、Visual Basic for Applications (VBA) コードを使用してプログラムでレコードにファイルを添付するためのオブジェクト モデルとプログラミング インターフェイスが公開されています。 プログラムによるファイルの添付については、 LoadFromFileと SaveToFile に関する記事を参照してください。

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