SharePoint Server でドキュメントまたはフォルダーを共有する

職場または学校の OneDrive に保存されているドキュメントやフォルダーは、共有されるまで非公開です。同様に、サイトライブラリでは、このサイトにアクセス権を持たないユーザーとの、ドキュメントやフォルダーの共有が必要になることもあります。ドキュメントやフォルダーを共有するときには、他のユーザーがドキュメントを編集できるようにするのか、表示だけ可能にするのかを決定できます。

ドキュメントまたはフォルダーを共有する

共有したいドキュメントまたはフォルダーが保存されている職場または学校の OneDrive またはサイトライブラリに移動します。
目的のドキュメントまたはフォルダーの隣にある省略記号 (...) を選択し、ドキュメントの吹き出しを開いて、[共有] を選択します。
[ユーザーを招待] タブの [共有] タブに、ドキュメントやフォルダーを共有するユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。
権限の設定を選択します。
必要であれば、メールで招待者全員に送信するメッセージを入力できます。このメールには、共有ドキュメントへのリンクが含まれています。
メールを送信しない場合は、 [オプションの表示] をクリックし、 [メール招待状を送信する] チェックボックスをオフにします。

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よく寄せられる質問

自分の組織のすべてのユーザーとドキュメントを共有する方法

職場または学校の OneDrive ですべてのユーザーとドキュメントを共有する方法は 2 種類あります。

[共有] ダイアログボックスを使用します。手順は先ほど説明したドキュメントやフォルダーの共有とほとんど同じですが、[ユーザーの招待] ボックスには「すべてのユーザー」と入力します。
[全員と共有] フォルダー (または類似の名前のフォルダー) を作成して、作成したドキュメントをそのフォルダーに格納します。フォルダーを作成するには、[ファイル]、[新しいフォルダー] の順にクリックします。作成したフォルダーは、他のユーザーと共有できます。

[共有] ダイアログボックスでは、"外部ユーザーを除くすべてのユーザー" を選択できます。組織で外部との共有が許可されている場合は、"すべてのユーザー" との共有を許可すると、自分、または組織内のほかのユーザーによって、以前にゲストとしてドキュメントの共有に招待されたことのある組織外のユーザーが含まれます。

プロビジョニングされた全員と共有フォルダーがある場合、権限設定を変更した場合や使用している職場または学校の OneDrive が 2014 年 6 月以前に作成されている場合を除き、全員と共有フォルダーに格納したドキュメントについては、全員に編集権限が与えられます。使用している職場または学校の OneDrive がこの期日より前に作成されている場合、全員と共有フォルダーは表示専用の権限で開始されます。権限設定は、この記事の前半で説明した、フォルダー共有の手順に従っていつでも変更できます。

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自分が全員と共有したドキュメントを、ほかのユーザーが見つける方法

全員と共有するドキュメントは、職場または学校の OneDrive の [自分と共有] ビューには表示されません。なぜでしょうか。組織の規模によっては、全員と共有されるドキュメントが数百件にも及ぶ場合があります。また、招待付きのメールを組織の全員に送信したくないということも考えられます。

そこで、これらのドキュメントは次の方法で見つけることができます。

メールで直接送信するリンクをクリックする。

ドキュメントの Web URL はそのドキュメントの吹き出しに記載されています。この URL をコピーして、通知したいユーザー宛てのメールに貼り付けます。
職場または学校の OneDrive の [検索] ボックスを使用する。

この例では、Molly Dempsey は組織内で自分に共有されている関連ドキュメントを見つけるために、キーワード "Court Cases" を検索しています。

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ドキュメントの共有相手を確認する方法

目的のドキュメントの隣にある [その他] メニュー (...) を選択し、ホバーカードを開きます。

ドキュメントを共有しているユーザーの名前がホバーカードに表示されます。
共有しているユーザーの名前がカードに入りきらない場合は、名前の一覧の末尾にある [その他] リンクを選択します。一覧をスクロールして、残りの名前を確認できるようになります。
ヒント:
- 作業しているライブラリに [共有] 列がある場合は、[人] アイコンを選択して、[共有] ダイアログボックスを開くことができます。