Outlook で共有メールボックスを開いて使用する

共有メールボックスを従来の Outlook に追加する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加したら Outlook を閉じ、再起動します。 共有メールボックスは、クラシックOutlookの [フォルダー] ウィンドウに自動的に表示されます。

共有メールボックスからメールを送信する

1. クラシックOutlookを開きます。

2. [新しい電子メール] を選択します。

3. メッセージの上部に [差出人] フィールドが表示されない場合は、[オプション]、[差出人] の順に選択します。

4. メッセージで [差出人] クリックし、共有のメール アドレスに変更します。 共有のメール アドレスが表示されない場合は [その他のメール アドレス] を選択し、共有のメール アドレスを入力します。

5. [OK] を選択します。

6. メッセージの作成を完了して、[送信] を選びます。

   これ以降、共有メールボックスからメッセージを送信する場合、共有アドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。

   共有メールボックスから送信されたメッセージでは、受信者には共有メール アドレスのみが表示されます。

共有メールボックスに送信されたメールに返信する

1. クラシックOutlookを開きます。

2. 返信するメール メッセージを開きます。

3. メッセージの上部にある [ From ] フィールドに、共有メールボックスの名前が表示されます。 表示されない場合は、 [差出人] ドロップダウン ボックスを選択し、共有メールボックスを選択します。

4. メッセージの作成を完了して、[送信] を選びます。

   共有メールボックスからメッセージを送信する場合、共有アドレスは [差出人] ドロップダウン リストで利用可能になります。

   共有メールボックスから送信されたメッセージでは、受信者には共有メール アドレスのみが表示されます。

共有メールボックスで検索する

共有メールボックスを Outlook に追加すると、そのメールボックス内の検索はプライマリ メールボックスでの検索に似ています。

1. クラシックOutlookを開きます。

2. 左側の [フォルダー ] パネル の [共有メールボックス] 内のフォルダーを選択します。

3. リボン (ツール バー) の上部にある 検索ボックス にクエリを入力します。

4. Enter キーを 押すか、検索ボックスの右側にある 拡大鏡ボタン をクリックして、検索を開始します。

   メッセージ 一覧は、共有メールボックスで選択したフォルダーからの検索に基づいて結果を返します。

共有予定表を使う

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加したら Outlook を閉じ、再起動します。 共有メールボックスに関連付けられている共有予定表がユーザーの [予定表] 一覧に自動的に追加されます。

1. クラシックOutlook 予定表ビューに移動し、共有メールボックスを選択します。

   

2. 予定を入力すると、共有メールボックスのメンバー全員がその予定を表示できます。

3. 共有メールボックスのすべてのメンバーは、予定表での予定の作成、表示、および管理を、個人的な予定の場合と同様に行えます。 共有メールボックスのメンバーになっているすべてのユーザーは、共有予定表での変更を確認できます。

共有の連絡先リストを使用する

管理者がユーザーを共有メールボックスのメンバーとして追加したら Outlook を閉じ、再起動します。 共有メールボックスに関連付けられている共有連絡先一覧が [個人用の連絡先] 一覧に自動的に追加されます。

1. クラシックOutlookで、[People] を選択します。

2. [個人用の連絡先] で、共有連絡先リストの連絡先フォルダーを選択します。

   

プライマリ メールボックスの下に表示されるように共有メールボックスを追加する

プライマリ メールボックスと共有メールボックスのメールを同時に監視する必要がある場合は、この方法を使います。 このタスクを完了すると、 Outlook on the webを開くたびに、共有メールボックスとそのフォルダーが左側のナビゲーション ウィンドウに表示されます。

1. Outlook on the web でアカウントにサインインします。

2. Exchange Onlineメールボックスの場合は、左側のナビゲーション ウィンドウで [フォルダー] を右クリックし、[共有フォルダーまたはメールボックスの追加] を選択します。 Exchange オンプレミス メールボックスの場合は、左側のナビゲーション ウィンドウでプライマリ メールボックスの名前 (Molly Dempsey など) を右クリックし、[ 共有フォルダーまたはメールボックスの追加] を選択します。

   

3. [ 共有フォルダーの追加 ] ダイアログ ボックスで、メンバーである共有メールボックスの名前 (info@contoso.com など) を入力します。

Outlook on the web でフォルダーの一覧に共有メールボックスが表示されます。 プライマリ メールボックスでの操作と同様に、共有メールボックスのフォルダーを展開したり、折りたたんだりできます。 また、フォルダー リストから共有メールボックスを削除できます。 削除するには、共有メールボックスを右クリックし、[共有フォルダーの削除] をクリックします。

共有メールボックス内の新しいメッセージの通知を受信する

共有メールボックスの受信トレイに新しいメッセージの通知を受信するには、別のブラウザー ウィンドウで共有メールボックスを開く必要があります。

別のブラウザー ウィンドウで共有メールボックスを開く

独自のブラウザー ウィンドウで共有メールボックスのメールを表示および管理する場合は、この方法を使用します。 この方法では、共有メールボックスの受信トレイに新しいアイテムの通知を受信することもできます。

1. Outlook on the web でアカウントにサインインします。

2. Outlook on the web のナビゲーション バーで、名前をクリックします。 一覧が表示されます。

3. [別のメールボックスを開く] をクリックします。

4. 開く他のメールボックスのメール アドレスを入力し、[ 開く] をクリックします。 新しい Outlook on the web のセッションが別のウィンドウで開き、そのメールボックスにアクセスできるようになります。

   ヒント: メールボックスのメール アドレスをミスタイプした場合、結果は「一致が見つかりませんでした」です。 もう一度メール アドレスを入力してみてください。

共有メールボックスからメールを送信する

1. フォルダー一覧の上にある [新しいメール] を選択します。 新しいメッセージ フォームが閲覧ウィンドウに表示されます。

2. メッセージの上部にある [表示元] > 選択します。

   

   このオプションを使用すると、メール メッセージは、ユーザーのメール アカウントからではなく共有メールボックスからのメッセージとして受信者に表示されるようになります。

3. 共有メールボックスを初めて使用するときは、[ 差 出人] ドロップダウン リストで使用できるオプションにアドレスを追加する必要があります。

   1. [宛先] アドレスを右クリックし、[削除] を選択します。

      

   2. 共有アドレスを入力します。 次に共有メールボックスから返信すると、そのアドレスが [ 差 出人] ドロップダウン リストにオプションとして表示されます。

4. 受信者を追加するには、連絡先フォルダーまたは組織のアドレス一覧に含まれているユーザーの名前を入力するか、[宛先] または [CC] ボックスにメール アドレスを入力します。 ユーザーの名前を初めて入力すると、Outlook on the web によりそのユーザーのアドレスが検索されます。 その後は、名前がキャッシュされるため、すばやく見つけることができます。

5. 件名を入力します。

6. 送信するメッセージを入力します。

7. メッセージを送信する準備ができたら、[送信] をクリックします。

共有メールボックスに送信されたメールに返信する

共有メールボックスに送信されたメッセージに初めて返信するときは、[ 差 出人] ドロップダウン ボックスに共有アドレスを追加する必要があります。 その手順は次のとおりです。

1. Outlook on the web を開き、共有メールボックスに移動します。

2. 共有アドレスに送信されたメッセージを開きます。

3. [返信] をクリックします。

4. メッセージの上部にある [ 表示元] > 選択します。

   

5. [宛先] アドレスを右クリックし、[削除] を選択します。

   

6. 共有アドレスを入力し、メッセージを送信します。 次に共有メールボックスから返信すると、そのアドレスが [ 差 出人] ドロップダウン リストにオプションとして表示されます。

共有メールボックスから自動応答を送信する

共有メールボックスから自動応答を送信する機能を設定するアクセス許可を持つのは、 Microsoft 365 管理者だけです。 手順については、管理者に「 共有メールボックスを作成する」を参照してください。