自動保存とは

バージョン履歴を使用して、ファイルの以前のバージョンを復元することができます。 

ファイルを開いて最初の変更を行うと、自動保存によりその変更が保存され、ファイルの新しいバージョンがバージョン履歴に追加されます。 その後、自動保存によりファイルの変更が継続的に保存されますが、編集セッションの残りの部分では新しいバージョンは一定間隔 (約 10 分ごと) でしかバージョン履歴に追加されません。

ファイルの所有者である場合は、ファイルが常に読み取り専用で表示されるように設定できます。 この設定でファイルを開くと、特に編集を有効にしない限り、ファイルの編集内容は保存されません。 この設定をファイルで有効にするには、[ファイル]、[情報]、[文書の保護]、[常に読み取り専用で開く] の順に進みます。 後でもう一度オフにする場合は、このプロセスを繰り返すだけです。

ファイルが編集されないようにする方法は他にもあります。 ファイルが OneDrive にある場合は、ファイルのアクセス許可を変更することができます。 ファイルが SharePoint にある場合は、チェックアウトを必須にするようにライブラリを設定することができます。

[名前を付けて保存] を頻繁に使いますか。 多くの人はファイルでの作業に慣れていて、[ファイル]、[名前を付けて保存] を使用して、変更をオリジナルではなくコピーに保持しています。 しかし、自動保存機能をオンにすると、変更はオリジナルに継続的に保存されます。 そのため、変更をオリジナルではなくコピーに適用する場合は、変更を加える前 に、[ファイル] > [コピーの保存] を使用することをお勧めします。

Microsoft 365 をご利用で、最新バージョンの Windows 用 Excel、Word、および PowerPoint をインストールしている場合、[自動保存] は左上隅のタイトル バーに表示されます。 職場または学校アカウントがある場合は、管理者によってインストールできる Office のバージョンが制御されていて、最新バージョンをインストールできない場合があります。 「Microsoft 365 の最新機能を入手できる時期」を参照してください。

サブスクライバーでない場合も、心配はありません。 引き続き自動バックアップがあります。 自動バックアップは、クラッシュが発生した場合にファイルを保護するのに役立ちます。 クラッシュ後にファイルをもう一度開くと、[ドキュメントの回復] ウィンドウに、最新の変更内容が反映されたファイルのバージョンが表示されます。 この機能を有効にする方法については、「クラッシュした場合に備えてファイルを保護する」を参照してください。

また、もちろん、Ctrl キーを押しながら S キーを押して [保存] ボタンを押すか、[ファイル]、[保存] の順に移動すると、いつでも手動で保存できます。

自動保存は、OneDrive、OneDrive for Business、または SharePoint Online に保存されているファイルで作業している場合に有効になります。 ファイルが別の場所に保存されている場合 (または、まだまったく保存されていない場合)、自動保存は無効になります。 これは、ファイルがオンプレミスの SharePoint サイト、ファイル サーバー、その他のクラウド ストレージ サービス上にあるか、C:\ などのローカル パスに保存されている場合に発生します。

自動保存は他の理由で無効になる場合もあります。 自動保存が無効になる、いくつかの一般的な理由は以下のとおりです。

• ファイルが以前の形式になっている (.xls、.ppt、.doc など)。

• ファイルがローカルの OneDrive フォルダーに置かれており、OneDrive の同期が停止している。

• ファイルが以前のバージョンの OneDrive 同期アプリ によって同期されています。 OneDrive の更新の詳細については、「Windows の OneDrive を使用してファイルを同期する」を参照してください。

• ファイルが他の Office ファイルに埋め込まれています。

• プレゼンテーションがスライド ショー モードになっています。

Excel を使用しており、上記の手順を試している場合は、自動保存でサポートされない機能を含むファイルがある可能性があります。 有効にするには、次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

• 共有ブック機能をオフにします。 この機能は旧式の共有方法です。 この機能には多くの制限があるため、共同編集に置き換えられました。

• 可能であれば、ファイルからパスワード暗号化を削除します。[ファイル]、[情報]、[ブックの保護] の順に進みます。 パスワードを削除して、[OK] をクリックします。

• 可能であれば、アクセス制限を削除します。[ファイル]、[情報]、[ブックの保護]、[アクセスの制限] の順に進み、[アクセス制限なし] をクリックします。

• SharePoint からブックのスナップショットを開く場合は、スナップショットではなく、ファイルを開きます。

• ファイル内にあるすべてのテーブルおよびピボットテーブルに対する [ファイルを開くときにデータを更新する] 設定をオフにします。 テーブルまたはピボット テーブルを選択し、[表ツール] の [デザイン]、[更新]、[接続のプロパティ] の順に進みます。 [ファイルを開くときにデータを更新する] をオフにします。

• 自動保存を無効にしているアドインを無効化します。 [ファイル]、[オプション]、[アドイン]、[Excel アドイン]、[移動] の順に選択し、アドインのチェック ボックスをオフにします。

簡単な方法は、変更を行う前に、[自動保存] スイッチをオフにすることです。 変更が一時的で保存しない場合は、ファイルを閉じます。 次に、保存するかどうかをたずねられたら、[いいえ] をクリックします。 変更を保存する場合は、自動保存をオンに戻すだけです。

頻繁に保存する必要がなく、変更を他のユーザーに表示したくない場合は、自動保存をオフにすることができます。 そして、準備ができたときに、[保存] をクリックして (または Ctrl キーを押しながら S キーを押して) 保存し、ファイルで作業している他のユーザーに変更を表示します (または、[自動保存] スイッチをオンに戻して変更を保存し、共有することもできます)。

既定では、Microsoft Cloud 上のファイルに対して自動保存は常に [オン] です。 ただし、個々のファイルに対して自動保存を [オフ] にすると、プログラムはそれを記憶し、そのファイルを再度開くたびにオフの状態を維持します。 ファイルに対してスイッチを [オン] に戻すと、プログラムはそれを記憶し、そのファイルに対してオンの状態を維持します。

自動保存がオフの場合でも、自動バックアップはシステム クラッシュ時に開いているファイルで機能します。 

個々のファイルに対して自動保存を [オフ] にすると、プログラムはそれを記憶し、そのファイルを再度開くたびにオフの状態を維持します。 個々のファイルに対してスイッチを [オン] に戻すと、プログラムはそれを記憶し、そのファイルに対してオンの状態を維持します。

すべてのファイルに対して、既定で自動保存をオフにする場合は、[ファイル]、[オプション]、[保存] の順に進み、[OneDrive と SharePoint Online のファイルを <アプリケーション> の既定で自動保存する] の横にあるボックスのチェックを外します。

Word (または任意のアプリケーション) を再起動して、変更を反映します。