宛名の差し込みを使用して一括メールメッセージを送信する

差し込み印刷で一括メールを送信できるようにするには、Outlook や Gmail などの MAPI 互換の電子メールプログラムが既にインストールされている必要があります。

次のプロセスでは、送信する予定のメッセージが既に Microsoft Wordで作成および開かれていることを前提としています。

メーリングリストはデータソースです。詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータソース」を参照してください。

ヒント

メーリングリストがない場合は、差し込み印刷中に作成できます。
Excel スプレッドシートをデータソースとして使用している場合は、先頭のゼロが自動的に削除されないように、ZIP/郵便番号をテキストとして書式設定します。詳細については、「Excel で差し込み印刷番号、日付、およびその他の値を書式設定する」を参照してください。
Outlook 連絡先をリストソースとして使用する場合は、 Outlook が既定の電子メールプログラムであり、 Wordと同じバージョンであることを確認します。

データソースにメールアドレスの列があり、目的のすべての受信者のメールアドレスがあることを確認します。

メーリングリストの編集、並べ替え、フィルター処理の詳細については、「差し込み印刷: 受信者の編集」を参照してください。

データソースからメールメッセージに他のフィールドを追加することができます。この詳細については、「差し込み印刷フィールドを挿入する」を参照してください。

注: フィールドを挿入した後、電子メールを手動で書式設定する必要があります。

住所やその他のフィールドに不足している部分を修正する方法については、「差し込み印刷: フィールドの一致」を参照してください。

マージされたコンテンツのフォント、サイズ、または間隔を変更するには、マージフィールド名を選択し、必要な変更を行います。

[結果のプレビュー] を選択し、[次へ] または [前へ] を選択し、レター本文の名前と住所を確認します。
[完了と差し込み]、[電子メールメッセージの送信] の順に選択します。
[宛先] ボックスで、メーリングリストからメールアドレスの列またはフィールドを選択します。

注: Word は各メールアドレスに個別のメッセージを送信します。 CC または BCC の他の受信者は使用できません。添付ファイルを追加することはできませんが、リンクを含めることができます。
[件名] ボックスで、メッセージの件名行を入力します。
[ メールの形式 ] ボックスで、[HTML ] (既定の設定) を選択するか、[プレーンテキスト ] を選択して、電子メールメッセージの本文としてドキュメントを送信します。
[ レコードの送信] で、次のいずれかを選択します。
- すべてのレコード (既定)。
- [現在のレコード] では、画面に表示可能なレコードのみをメッセージとして送信します。
- [差出人] および [宛先] は、レコードの範囲のみを送信します。
[OK] を選択して、宛名の差し込みを実行します。