Word 差し込み印刷用に、Excel データソースを準備する

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Word の差し込み印刷に使用する連絡先一覧とその他のデータが構築されました。データソースが既存の Excel スプレッドシートの場合、差し込み印刷用にデータを準備する必要があります。ただし、データソースがタブ区切り (.txt) ファイルやコンマ区切り値 (.csv) ファイルの場合は、まずデータを Excel にインポートしてから、差し込み印刷用に準備する必要があります。

手順 1: Excel にデータソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータソースとして、Excel スプレッドシートを使用している場合は、この手順をスキップします。データソースが .txt または .csv ファイルの場合は、[テキストファイルウィザード] を使用して、Excel にデータをセットアップします。

.txt または .csv ファイルが正常にインポートされたら、手順 2 に進みます。

Excel を開きます。
[データ]、[テキスト/CSV から] の順に移動します。
目的の .txt または .csv ファイルを選択し、[インポート] を選択します。
[プレビュー] ウィンドウで、[データ変換] を選択します。
書式設定する郵便番号、またはその他の列を選択します。
[変換]、[データ型] の順に移動し、[テキスト] を選択します。
[現在を置き換え] を選択します。
必要に応じて、手順 5 ~ 7 を繰り返します。
[閉じて読み込む] を選択します。
[ファイル]、[名前を付けて保存] の順に移動し、別の名前で保存します。

Excel を開きます。
Excel 2016 [データ]、[外部データの取り込み]、[テキストから] の順に移動します。
目的の .txt または .csv ファイルを選択し、[インポート] を選択します。
[テキストファイルウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。
ファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] 選択して、[次へ] を選択します。
[区切り文字] ウィンドウで、データに使われている区切り文字 (タブやコンマなど) に対応するチェックボックスをオンにして、[次へ] を選択します。
[データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

: 列に標準、文字列、日付などのデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。
必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。
[Finish] を選びます。
[データのインポート] ダイアログボックスで、[既存のワークシート] とセルアドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

: [データのインポート] ダイアログボックスのセルアドレスには、現在選択されているセルが表示されます。名前付きセルアドレスを使って、データのインポートが開始されます。
新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。

手順 2: データソースを準備する

Word の差し込み印刷のメーリングリストで使用する Excel のデータソースで、数値データの列の書式設定が正しいことを確認します。数値を含む列が特定のカテゴリ (通貨など) と一致するように書式を設定します。

カテゴリにパーセンテージを選んだ場合は、パーセンテージの書式設定がセルの値に 100 を乗算することにご注意ください。このような乗算係数を回避したい場合は、パーセンテージ列の書式設定に文字列を選択します。

差し込み印刷中にデータを保持するために、郵便番号を文字列として書式設定する必要があります。インポートの際に完了していない場合は、ここで書式設定します。文字列として書式設定されていない場合、差し込み印刷中にコードの先頭のゼロ (00399 など) が消えます。

書式設定する郵便番号またはその他のデータを含む列を選択します。
[ホーム] に移動し、[数値] グループで [数値の書式] ボックスの下矢印を選択して、一覧からオプション (テキストなど) を選択します。

差し込みフィールドの前後に、適切な記号が追加されていることを確認します。たとえば、記号が省略された場合に、通貨とパーセンテージの値がどのように表示されるかを次に示します。

差し込み印刷の文書には、"50.00 の寄付" と "20 ディスカウント" と表示されます。

記号を含めると、数値の意味がわかりやすくなります。

差し込み印刷した結果、"$50.00 の寄付" と "20% ディスカウント" と表示されます。

差し込み印刷する文書で、差し込みフィールドの前後に次のように記号を追加します。

たとえば、フィールド名が "寄付" の先頭にはドル記号が、フィールド名が "パーセント" の後ろにはパーセント記号が差し込み印刷の文書に表示されるとします。

手順 1: Excel にデータソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータソースとして、既に Excel スプレッドシートを使用している場合は、このトピックの手順 2 に進みます。データソースが .txt または .csv ファイル (たとえば、Gmail の連絡先を含む) の場合は、テキストファイルウィザードを使って Excel にデータをセットアップします。

Excel を開き、[データ] タブで [テキストファイル] を選びます。
目的の .csv または .txt ファイルを選び、[インポート] を選びます。
テキストファイルウィザードで、[次へ] を選びます。
[区切り記号] で、データの各要素を区切る区切り記号 (タブ、コンマなど) と一致するボックスをオンにします。 [次へ] を選択します。

: [選択したデータのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。
[選択したデータのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選択します。 [列のデータ形式] で、[テキスト] を選択します。
必要に応じて手順 5 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

: 列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。
[完了] をクリックします。
[データのインポート] ダイアログボックスで、Excel でデータを保存する場所を選択し、[OK] を選択します。

: 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。