SharePoint は、コンテンツを管理するための拡張性の高い機能豊富なエクスペリエンスを提供します。 大量のファイルを管理する場合は、ドキュメント センター サイト テンプレートの使用を検討してください。 このテンプレートは、大規模なドキュメント管理用に最適化されています。 時間を節約し、より効率的に作業を行うのに役立ちます。 バージョン、ドキュメント ID、ドキュメント セット、メタデータ ナビゲーション、コンテンツ タイプがテンプレートに含まれています。
ドキュメント センター サイトは、次の 2 つのシナリオで使用できます。
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作成環境 ドキュメント センターの作成環境では、ユーザーは、中央リポジトリに保存されている数千ものドキュメントまたはメディア アセットを作成および編集します。
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コンテンツ アーカイブ ナレッジ ベースなどのコンテンツ アーカイブでは、ユーザーはドキュメントを保存または表示します。
この記事では、ドキュメント センター サイト テンプレートの機能について説明します。
ドキュメント センターを作成するには、「テンプレートを使用してさまざまな種類の SharePoint サイトを作成する」を参照してください。
ドキュメント センター サイトの情報
ドキュメント センター サイト テンプレートには、大量のドキュメント セットを簡単かつ効率的に作成および管理するための機能が含まれている。 ほとんどの場合、サイト所有者は、これらの各機能を個別に追加できます。 ドキュメント センター サイト テンプレートでは、推奨されるドキュメント管理機能が自動的に有効になります。 次のセクションでは、これらの機能について簡単に説明します。
ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして利用できます。 オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインとチェックアウトを頻繁に行い、これらのファイルのフォルダー構造を作成します。 バージョン管理が有効になっていると、各ドキュメントの以前のバージョンが保持されます。 さらに、ワークフローはドキュメントのライフ サイクルを制御できます。
一方、コンテンツ アーカイブでは、作成はほとんど発生しません。 ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。 ドキュメント センター サイト テンプレートでは、ナレッジ ベース アーカイブと呼ばれる種類のコンテンツ アーカイブの作成がサポートされています。 通常、ナレッジ ベースには 1 つのバージョンのドキュメントが含まれるので、サイトは数百万のファイルに拡張できます。 大規模な組織のテクニカル サポート センターなどの一般的なシナリオでは、何千人ものユーザーが主にコンテンツにアクセスして読む可能性があります。 一部のユーザーだけが新しいコンテンツをサイトにアップロードします。
次の項目では、ドキュメント センター サイトに含め可能な SharePoint の機能について説明します。 これらの機能に加えて、一部の組織では、ドキュメント センターの外観とナビゲーションをカスタマイズします。 一部のユーザー設定のWeb パーツ。
管理メタデータは、SharePoint のドキュメントに特定の用語を割り当てるシステムです。 次に、これらの用語を使用してドキュメントを分類できます。 メタデータを使用して、ユーザーが必要な情報をすばやく見つけ出すのに役立つ強力なナビゲーション ツールを作成することもできます。
たとえば、ユーザーが製品に関する問題のトラブルシューティングを行うのに役立つ記事を含む知識ベースが会社にあるとします。 メタデータ用語を作成して、ユーザーが製品、問題の種類、その他のプロパティで情報をフィルター処理できる場合があります。
ドキュメント センター サイトでは、コンテンツの各部分は、URL リンクなど、ドキュメントの場所とは無関係な一意の ID を取得します。 つまり、文書を移動または名前変更した場合、ID は変わりません。 ID を使用して、文書の永続的なリンクを作成し、壊れたリンクを最小化することができます。
ドキュメント センター サイトでは、バージョンが自動的に有効になります。 つまり、ファイルのすべての異なるバージョンの履歴が自動的に作成されます。 たとえば、ドキュメントのレビュー プロセスでは、レビュー サイクル中に入力された更新プログラムの記録が作成されています。 更新プログラムや連絡に関する回答者を追跡できます。 さらに、現在のバージョンの記事で問題が発生した場合は、最新の既知のバージョンにすばやく戻す可能性があります。
コンテンツ タイプは、コンテンツの設定のグループと共に特定の種類のコンテンツです。 定義されたコンテンツ タイプのドキュメントを作成すると、そのコンテンツ タイプに適した設定が自動的に受け取ります。 ドキュメント センターには、さまざまな種類のドキュメント、ビデオ、テンプレートなど、コンテンツ タイプのコレクションがある場合があります。
ただし、コンテンツ オーガナイザーはドキュメント センター サイトに自動的に含まれませんが、多くのユーザーがコンテンツ オーガナイザーを追加します。 コンテンツ オーガナイザーは、アイテムの全体的な組織と構造を管理できる SharePoint 機能です。 コンテンツ オーガナイザーは、メタデータまたはコンテンツ タイプを使用して、ドキュメントや他のアイテムを特定の場所に自動的にルーティングできます。 たとえば、サポート技術情報では、コンテンツ オーガナイザーが、特定の製品の記事を収集する特別なライブラリに、すべての新しい提出を自動的にルーティングする場合があります。
