Migliorare la leggibilità dei dati di riepilogo utilizzando una query a campi incrociati

Quando si usa la visualizzazione Struttura per creare una query a campi incrociati, è possibile usare tutte origini record (tabelle e query) desiderate. Tuttavia, per mantenere una struttura semplice, è possibile creare una query di selezione che restituisca tutti i dati desiderati e quindi usare la query come unica origine record della query a campi incrociati. Per altre informazioni sulla creazione di una query di selezione, vedere la sezione Vedere anche.

Per creare una query a campi incrociati in visualizzazione Struttura, verranno utilizzate le righe Totale e Campi incrociati nella griglia di struttura per specificare i valori dei campi che costituiranno le intestazioni di colonna, quelli che costituiranno le intestazioni di riga e quelli di cui calcolare la somma, la media, il conteggio o altri totali.

1. Le impostazioni in queste righe determinano se il campo è un'intestazione di riga o di colonna o un valore di riepilogo.

2. Questa impostazione consente di visualizzare i valori del campo come intestazioni di riga.

3. Questa impostazione consente di visualizzare i valori del campo come intestazioni di colonna.

4. Queste impostazioni generano i valori di riepilogo.

Creare la query

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

   

2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su ogni tabella o query da usare come origine record.

   Se si usa più di un'origine record, assicurarsi che le tabelle o le query siano unite in base ai campi comuni. Per altre informazioni sul collegamento con join di tabelle e query, vedere la sezione Vedere anche.

3. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

4. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su A campi incrociati.

5. Nella finestra di struttura della query fare doppio clic su ognuno dei campi che si desidera utilizzare come origine delle intestazioni di riga. A questo scopo è possibile selezionare un massimo di tre campi.

6. Nella griglia di struttura della query selezionare Intestazione riga nella riga Campi incrociati per ogni campo di intestazione di riga.

   È possibile immettere un'espressione nella riga Criteri per limitare i risultati per il campo. È anche possibile usare la riga Ordina per specificare un ordinamento per un campo.

7. Nella finestra di struttura della query fare doppio clic sul campo che si desidera utilizzare come origine delle intestazioni di colonna. A questo scopo è possibile selezionare un solo campo.

8. Nella griglia di struttura della query selezionare Intestazione colonna nella riga Campi incrociati per il campo di intestazione di colonna.

   È possibile immettere un'espressione nella riga Criteri per limitare i risultati per il campo dell'intestazione di colonna. Tuttavia, l'uso di un'espressione criteri con il campo dell'intestazione di colonna non limita il numero di colonne restituite dalla query a campi incrociati. Limita invece le colonne che contengono dati. Si supponga, ad esempio, di avere un campo dell'intestazione di colonna con tre valori possibili: rosso, verde e blu. Se si applica il criterio ='blu' al campo dell'intestazione di colonna, nella tabella incrociata vengono comunque visualizzati una colonna per il rosso e una colonna per il verde, ma solo la colonna per il blu contiene dati.

   Per limitare i valori visualizzati come intestazioni di colonna, è possibile specificare un elenco di valori fissi usando la proprietà Intestazioni colonne della query. Per altre informazioni, vedere la sezione seguente.

9. Nella finestra di struttura della query fare doppio clic sul campo che si desidera utilizzare per calcolare valori di riepilogo. A questo scopo è possibile utilizzare un solo campo.

10. Nella riga Totale relativa al campo dei valori di riepilogo nella griglia di struttura della query selezionare una funzione di aggregazione da utilizzare per il calcolo dei valori.

11. Nella riga Campi incrociati relativa al campo dei valori di riepilogo selezionare Valore.

    Per il campo dei valori di riepilogo non è possibile specificare criteri o un ordinamento.

12. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

Specificare valori fissi per le intestazioni di colonna

Se si desidera specificare valori fissi da utilizzare per le intestazioni di colonna, è possibile impostare le proprietà Intestazioni colonne della query.

1. Aprire la query a campi incrociati in visualizzazione Struttura.

2. Se la finestra delle proprietà non è visibile, premere F4 per visualizzarla.

3. Nella finestra delle proprietà assicurarsi che l'opzione Tipo di selezione, sopra la scheda Generale, sia impostata su Proprietà query. In caso contrario fare clic in un punto vuoto nello spazio sopra la griglia di struttura della query.

4. Nella scheda Generale della finestra delle proprietà immettere nella proprietà Intestazioni di colonna un elenco di valori delimitati da virgole che si desidera utilizzare come intestazioni di colonna.

   Alcuni caratteri, ad esempio la maggior parte dei segni di punteggiatura, non sono consentiti nelle intestazioni di colonna. Se si utilizzano questi caratteri nell'elenco di valori, ognuno di essi verrà sostituito automaticamente con un carattere di sottolineatura (_).

Sintassi SQL per una query a campi incrociati

Una query a campi incrociati viene espressa in SQL con un'istruzione TRANSFORM. L'istruzione TRANSFORM ha la sintassi seguente:

TRANSFORM funzione funzione
selectstatement
PIVOT campo pivot [IN (valore1[, valore2[, ...]])]

L'istruzione TRANSFORM è composta dalle parti seguenti:

Parte	Descrizione
funzioneagg	Una funzione di aggregazione SQL che agisce sui dati selezionati.
istruzioneselect	Un'istruzione SELECT.
campopivot	Il campo o l'espressione da usare per creare intestazioni di colonna nel set di risultati della query.
valore1, valore2	I valori fissi usati per creare le intestazioni di colonna.

La visualizzazione SQL non limita il numero di tabelle o query che possono essere usate come origini record per una query a campi incrociati. Tuttavia, per mantenere una struttura semplice, è possibile creare una query di selezione che restituisca tutti i dati da usare nella query a campi incrociati e usarla come origine record. Per altre informazioni sulla creazione di una query di selezione, vedere la sezione Vedere anche.

1. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

3. Fare clic su Visualizza nel gruppo Visualizzazioni della scheda Struttura e quindi fare clic su Visualizzazione SQL.

4. Nella scheda Oggetto SQL digitare o incollare l'istruzione SQL seguente:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. Nella prima riga, dopo TRANSFORM, digitare un'espressione da usare per calcolare i valori di riepilogo, ad esempio Somma([Importo]).

   Se si usa più di una tabella o query come origine record, includere il nome della tabella o della query nel nome di ogni campo, ad esempio, Somma([Spese].[Importo]).

6. Nella seconda riga, dopo SELECT, digitare un elenco di campi o di espressioni di campo da usare per le intestazioni di riga. Separare le voci dell'elenco con virgole, ad esempio [Budget].[ID_reparto], [Spese].[Tipo].

7. Nella terza riga, dopo FROM, digitare un elenco di tabelle o query usate come origini record, ad esempio Budget, Spese.

8. Nella quarta riga, dopo GROUP BY, digitare lo stesso elenco di campi usato nella clausola SELECT del passaggio 6.

9. Nella quinta riga, dopo PIVOT, digitare un nome campo o un'espressione da usare per le intestazioni di colonna, ad esempio PIVOT[Budget].[Anno].

A volte può essere utile raggruppare i valori di un campo in intervalli e usare gli intervalli per le intestazioni di riga e di colonna, invece di usare tutti i valori di un campo per queste intestazioni. Si supponga, ad esempio, di usare un campo "Età" per le intestazioni di colonna. Invece di usare una colonna per ogni età, è preferibile usare colonne che rappresentano gli intervalli di età.

È possibile usare la funzione IIf in un'espressione per creare intervalli da usare per le intestazioni di riga o di colonna.

1. Aprire la query a campi incrociati in visualizzazione Struttura.

2. Nella griglia di struttura della query fare clic con il pulsante destro del mouse su una colonna vuota nella riga Campo, quindi scegliere Zoom dal menu di scelta rapida.

3. Nella casella Zoom digitare un alias di campo seguito da due punti (:).

4. Digitare IIf().

5. All'interno delle parentesi che seguono IIf digitare un'espressione di confronto che definisca il primo intervallo di valori di campo.

   Si supponga ad esempio di voler creare intervalli per il campo Età e che ogni intervallo comprenda venti anni. L'espressione di confronto per il primo intervallo sarà [Età]<21.

6. Digitare una virgola dopo l'espressione di confronto, quindi digitare un nome per l'intervallo, racchiuso tra virgolette. Il nome specificato sarà l'intestazione dei campi incrociati per i valori che rientrano nell'intervallo.

   Ad esempio, dopo [Età]<21 digitare una virgola, quindi "0-20 anni".

7. Digitare una virgola dopo il nome dell'intervallo, al di fuori delle virgolette, quindi effettuare una delle seguenti operazioni:

   • Per creare un altro intervallo, digitare IIf(), quindi ripetere i passaggi 5, 6 e 7.

   • Per l'ultimo intervallo digitare solo il relativo nome.

     Ad esempio, un'espressione IIf annidata completa che separa un campo Età (Age) in intervalli di 20 anni (years) potrebbe essere simile alla seguente (per facilitare la lettura sono state inserite interruzioni di riga):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Nota: Quando un'espressione viene valutata in Access, la valutazione si interrompe non appena una delle istruzioni IIf restituisce vero. Non è necessario specificare il valore minore di ogni intervallo, in quanto qualsiasi valore al di sotto del valore minore di un determinato intervallo avrà già restituito vero.

8. Nella griglia di struttura della query selezionare Raggruppa per nella riga Totale.

9. Nella riga Campi incrociati specificare se gli intervalli dovranno essere utilizzati come intestazioni di riga o di colonna. Tenere presente che è possibile specificare da una a tre intestazioni di riga e un'intestazione di colonna.

È possibile fare in modo che durante l'esecuzione della query a campi incrociati venga visualizzata una richiesta di input. Si supponga, ad esempio, di usare più intestazioni di riga, una delle quali si riferisce a Paese/area geografica. Anziché visualizzare sempre i dati tutti i paesi o tutte le aree geografiche, è possibile impostare la query in modo che venga richiesto un nome e che siano quindi visualizzati dati in base all'input dell'utente.

È possibile aggiungere una richiesta di parametro a qualsiasi campo di intestazione di riga.

1. Aprire la query a campi incrociati in visualizzazione Struttura.

2. Nella riga Criteri, per il campo di intestazione di riga per cui si desidera richiedere l'input dell'utente, digitare il testo della domanda racchiuso tra parentesi quadre. Questo testo verrà visualizzato come richiesta durante l'esecuzione della query.

   Ad esempio, se si digita [Quale paese?] nella riga Criteri, quando viene eseguita la query verrà visualizzata una finestra di dialogo contenente la domanda "Quale paese?", una casella di input e un pulsante OK.

   Suggerimento: Se si vuole che il parametro sia più flessibile, è possibile concatenare l'espressione con caratteri jolly usando l'operatore Like. Ad esempio, invece di usare [Quale paese o area geografica?] come criterio, è possibile usare Like [Quale paese o area geografica?]&"*" per far corrispondere al parametro una gamma di input più ampia. L'uso di Like non incide sull'aspetto della richiesta di parametro.

3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura fare clic su Parametri.

4. Nella colonna Parametri della finestra di dialogo Parametri query immettere la stessa richiesta di parametro utilizzata nella riga Criteri. Includere le parentesi quadre, ma non i caratteri jolly concatenati o l'operatore Like.

5. Nella colonna Tipo di dati selezionare il tipo di dati per il parametro. Il tipo di dati deve corrispondere al tipo di dati del campo di intestazione di riga.

Se il campo utilizzato per calcolare i valori di riepilogo nella query a campi incrociati contiene valori Null, questi verranno ignorati da qualsiasi funzione di aggregazione utilizzata. Per alcune funzioni di aggregazione è possibile che ciò influisca sui risultati. Ad esempio, per calcolare una media si aggiungono tutti i valori e si divide il risultato per il numero di valori. Se nel campo sono presenti valori Null, questi non saranno conteggiati nel numero dei valori.

In alcuni casi è preferibile sostituire gli eventuali valori Null con zero, in modo da consentirne il conteggio durante i calcoli di aggregazione. Per sostituire i valori Null con zero, è possibile utilizzare la funzione Nz.

Sintassi di Nz

Nz ( variante [, valsenull ] )

La sintassi della funzione Nz è composta dai seguenti argomenti:

Argomento	Descrizione
variante	Argomento obbligatorio. Una variabile di tipo di dati Variant.
valsenull	Argomento facoltativo, a meno che non venga utilizzato in una query. Un tipo di dati Variant che fornisce un valore da restituire se l'argomento variante è Null. Questo argomento consente la restituzione un valore diverso da zero o una stringa di lunghezza zero. Nota: Se si usa la funzione Nz in un'espressione di una query senza utilizzare l'argomento valsenull, nei campi che contengono valori Null risulterà una stringa di lunghezza zero.

1. Con la query aperta in visualizzazione Struttura, nella griglia di struttura della query fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo Valore.

2. Scegliere Zoom dal menu di scelta rapida.

3. Nella casella Zoom racchiudere il nome campo o l'espressione tra parentesi, quindi digitare Nz prima delle parentesi.

4. Digitare , 0 prima della parentesi destra.

   Ad esempio, se è stato utilizzato Nz con un campo denominato "Ore perse" per convertire i valori null in zero, l'espressione finita sarà simile alla seguente:

Nz([Hours Lost], 0)

• Privilegiare la semplicità    Le query a campi incrociati possono diventare di difficile lettura quando il numero di combinazioni di righe aumenta. Si consiglia quindi di evitare di utilizzare più intestazioni di riga di quante siano necessarie.

• Considerare la possibilità di creare campi incrociati per fasi    Non limitarsi al solo utilizzo di tabelle. Spesso è possibile iniziare con la creazione di una query di totalizzazione e quindi usare quella query come origine record per una query a campi incrociati.

• Scegliere con attenzione i campi di intestazione di colonna    I fogli dati a campi incrociati sono solitamente più facili da leggere quando il numero delle intestazioni di colonna rimane relativamente limitato. Dopo avere identificato i campi che si desidera utilizzare come intestazioni, considerare la possibilità di utilizzare il campo con il minor numero di valori distinti per generare intestazioni di colonna. Ad esempio, se la query calcola un valore per età e sesso, considerare l'utilizzo del sesso per le intestazioni di colonna anziché l'età, poiché i valori per il sesso sono solitamente inferiori a quelli per l'età.

• Usare una sottoquery in una clausola WHERE    È possibile usare una sottoquery come parte della clausola WHERE in una query a campi incrociati.

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