Le tabelle sono oggetti essenziali in un database perché contengono tutte le informazioni o tutti i dati. Un database di un'azienda può ad esempio includere una tabella Contatti in cui sono memorizzati i nomi di fornitori, gli indirizzi di posta elettronica e i numeri di telefono. Poiché altri oggetti di database dipendono fortemente dalle tabelle, è consigliabile iniziare la progettazione dei database creando tutte le tabelle e quindi creando tutti gli altri oggetti. Prima di creare tabelle in Access, valutare i requisiti e determinare tutte le tabelle eventualmente necessarie. Per un'introduzione alla pianificazione e alla progettazione di un database, vedere Nozioni fondamentali della progettazione di database.
Contenuto dell'articolo
Panoramica
Un database relazionale come Access solitamente contiene diverse tabelle correlate. In un database correttamente progettato ogni tabella contiene i dati relativi a un argomento specifico, ad esempio dipendenti o prodotti. Una tabella è costituita da record (righe) e campi (colonne). I campi possono contenere dati di diverso tipo, ad esempio testo, numeri, date e collegamenti ipertestuali.
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Un record: contiene dati specifici, ad esempio informazioni su uno specifico dipendente o un prodotto.
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Un campo: contiene dati su un singolo aspetto dell'argomento della tabella, ad esempio il nome o l'indirizzo di posta elettronica.
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Un valore di campo: ogni record è costituito da un valore di campo, ad esempio Contoso S.p.A. o prova@example.com.
Proprietà di tabelle e campi
Per le tabelle e i campi sono disponibili proprietà che consentono di determinarne le caratteristiche o i comportamenti.
1. Proprietà della tabella
2. Proprietà dei campi
In un database di Access, le proprietà di una tabella sono gli attributi che influenzano l'aspetto o il comportamento dell'intera tabella. Le proprietà di una tabella vengono impostate nella finestra delle proprietà della tabella in visualizzazione Struttura. È possibile, ad esempio, impostare la proprietà Visualizzazione predefinita di una tabella per specificarne la modalità di visualizzazione predefinita.
Un campo proprietà si applica a un determinato campo in una tabella e definisce una delle caratteristiche del campo o un aspetto del comportamento del campo. È possibile impostare alcune proprietà di campo in visualizzazione Foglio dati. Le proprietà dei campi possono essere impostate anche in visualizzazione Struttura, tramite il riquadro </c0>Proprietà campo</c0>.
Tipi di dati
A ogni campo è associato un tipo di dati che indica la tipologia dei dati archiviati nel campo, ad esempio grandi quantità di testo o file allegati.
Il tipo di dati è una proprietà del campo, ma presenta le differenze seguenti rispetto alle altre proprietà per i campi:
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Il tipo di dati di un campo viene impostato nella griglia di struttura della tabella e non nel riquadro Proprietà campo.
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Il tipo di dati di un campo determina le altre proprietà disponibili per il campo.
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Il tipo di dati di un campo deve essere impostato al momento della creazione del campo.
È possibile creare un nuovo campo in Access tramite l'immissione di dati in una nuova colonna in visualizzazione Foglio dati. Quando si crea un campo in questo modo, al campo viene assegnato automaticamente un tipo di dati in base al valore immesso. Se i dati di input non corrispondono palesemente a un altro tipo di dati, il tipo viene impostato su Testo. Se necessario, è possibile modificare il tipo di dati mediante la barra multifunzione.
Esempi di rilevamento automatico del tipo di dati
La tabella seguente illustra il funzionamento del rilevamento automatico del tipo di dati in visualizzazione Foglio dati.
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Relazioni tra tabelle
Anche se in ogni tabella vengono archiviati dati riguardanti un diverso argomento, nelle tabelle di un database di Access vengono solitamente archiviati dati relativi ad argomenti correlati. Un database potrebbe ad esempio contenere:
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Una tabella relativa ai clienti nella quale vengono elencati i clienti della società con i rispettivi indirizzi.
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Una tabella di prodotti che elenca i prodotti in vendita, inclusi i prezzi e le foto di ogni articolo.
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Una tabella degli ordini in cui registrare gli ordini dei clienti.
Poiché i dati relativi ad argomenti diversi vengono archiviati in tabelle separate, è necessario un sistema che consenta di correlare i dati in modo da poter combinare con facilità i dati dalle tabelle separate. Per collegare i dati archiviati in tabelle diverse si creano relazioni, ovvero una connessione logica tra due tabelle che specifica i campi in comune nelle tabelle. Per altre informazioni, vedere Guida alle relazioni tra tabelle.
Chiavi
I campi che fanno parte di una relazione tra tabelle sono denominati chiavi. Una chiave è in genere costituita da un solo campo, ma potrebbe essere composta da più di un campo. Esistono due tipi di chiavi:
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Chiave primaria Una tabella può includere una sola chiave primaria. La chiave primaria è costituita da uno o più campi che identificano in modo univoco ogni record archiviato nella tabella. Nelle tabelle viene spesso usato un numero di identificazione univoco come chiave primaria, ad esempio un ID, un numero di serie oppure un codice. In una tabella Clienti, ad esempio, a ogni cliente può essere associato un ID univoco. Il campo ID cliente corrisponde alla chiave primaria della tabella Clienti. Quando una chiave primaria contiene più di un campo, è in genere composta da campi preesistenti che nel loro insieme forniscono valori univoci. Ad esempio, si potrebbe usare una combinazione di nome, cognome e data di nascita come chiave primaria per una tabella contenente dati su persone. Per altre informazioni, vedere l'argomento relativo all'aggiunta o alla modifica della chiave primaria di una tabella.
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Chiave esterna Una tabella può anche contenere una o più chiavi esterne. La chiave esterna contiene valori corrispondenti ai valori nella chiave primaria di un'altra tabella. Si potrebbe avere, ad esempio, una tabella Ordini nella quale a ogni ordine è assegnato un numero di ID cliente che corrisponde a un record in una tabella Clienti. Il campo dell'ID cliente è una chiave esterna della tabella Ordini.
La corrispondenza dei valori tra i campi chiave rappresenta la base di una relazione tra tabelle. Le relazioni tra tabelle vengono utilizzate per combinare i dati da tabelle correlate. Si supponga, ad esempio, di avere una tabella Clienti e una tabella Ordini. Nella tabella Clienti ogni record è identificato dal campo chiave primaria ID.
Per associare ogni ordine a un cliente, è necessario aggiungere un campo chiave esterna nella tabella Ordini corrispondente al campo ID della tabella Clienti, quindi creare una relazione tra le due chiavi. Quando si aggiunge un record alla tabella Ordini, si utilizza un valore per l'ID cliente proveniente dalla tabella Clienti. Ogni volta che si desidera visualizzare informazioni sul cliente di un ordine, è possibile utilizzare la relazione per individuare i dati nella tabella Clienti corrispondenti a record specifici nella tabella Ordini.
1. Chiave primaria, identificata dall'icona a forma di chiave accanto al nome del campo.
2. Chiave esterna. Si noti l'assenza dell'icona a forma di chiave.
Non aggiungere un campo se si prevede che ogni entità univoca rappresentata nella tabella possa richiedere più di un valore per il campo. Facendo riferimento all'esempio precedente, se si desidera iniziare a registrare gli ordini inviati dai clienti, non è appropriato aggiungere un campo alla tabella, perché esisterà più di un ordine per ogni cliente. In questo caso è invece opportuno creare una nuova tabella in cui memorizzare gli ordini e quindi creare una relazione tra le due tabelle.
Vantaggi dell'utilizzo delle relazioni
La memorizzazione dei dati in tabelle correlate separate offre i vantaggi seguenti:
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Coerenza Ogni elemento dei dati è registrato una sola volta e in una sola tabella, quindi è meno probabile che si creino ambiguità o incoerenze. È ad esempio possibile memorizzare il nome di un cliente una sola volta in una tabella dei clienti, anziché memorizzarne il nome ripetutamente e con possibili errori o incoerenze in una tabella che contiene i dati sugli ordini.
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Efficienza La possibilità di registrare i dati in una sola posizione significa poter utilizzare meno spazio su disco. Le tabelle di piccole dimensioni, inoltre, consentono in genere un recupero dei dati più veloce rispetto alle tabelle più grandi. Infine, se non si utilizzano tabelle separate per argomenti diversi, verranno introdotti valori Null (assenza di dati) e dati ridondanti nelle tabelle, entrambi aspetti che causano sprechi di spazio e riduzione delle prestazioni.
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Comprensibilità La struttura di un database è di più semplice comprensione se tutti gli argomenti sono adeguatamente separati in tabelle distinte.
Pianificare le tabelle tenendo presenti le relazioni esistenti tra di esse. Si può usare la Ricerca guidata per creare un campo chiave esterna se la tabella che contiene la chiave primaria corrispondente esiste già. Le relazioni vengono create automaticamente dalla Ricerca guidata. Per altre informazioni, vedere Creare o eliminare un campo di ricerca.
