Creare una tabella e aggiungere i campi

Creazione di una tabella

In un database semplice, ad esempio un elenco di contatti, si può usare una sola tabella. Nella maggior parte dei database vengono tuttavia usate diverse tabelle. Quando si crea un nuovo database, viene creato un nuovo file nel computer che funge da contenitore per tutti gli oggetti del database, incluse le tabelle.

È possibile creare una tabella creando un nuovo database, inserendo una tabella in un database esistente oppure importando o collegando i dati di una tabella di un'altra origine dati, ad esempio una cartella di lavoro di Microsoft Excel, un documento di Microsoft Word, un file di testo o un altro database. Quando si crea un nuovo database vuoto, viene automaticamente creata anche una nuova tabella vuota. È possibile quindi immettere i dati nella tabella per iniziare a definirne i campi.

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Creare una nuova tabella in un nuovo database

1. Fare clic su File > Nuovo e quindi selezionare Database desktop vuoto.

2. Nella casella Nome file digitare un nome file per il nuovo database.

3. Per modificare il percorso e salvare il database, fare clic sull'icona a forma di cartella.

4. Fare clic su Crea.

   Vengono creati il nuovo database e una nuova tabella denominata Tabella1, che viene aperta automaticamente in visualizzazione Foglio dati.

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Creare una nuova tabella in un database esistente

1. Fare clic su File > Apri e fare clic sul database se si trova nell'elenco Recenti. Se non è incluso nell'elenco, selezionare una delle opzioni di ricerca per individuarlo.

2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare il database da aprire e fare clic su Apri.

3. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

   Una nuova tabella viene inserita nel database e aperta in visualizzazione Foglio dati.

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Creare una tabella mediante importazione o collegamento

È possibile creare una tabella tramite l'importazione o il collegamento di dati archiviati in altre posizioni. È possibile importare o collegare dati in un foglio di lavoro di Excel, un elenco di SharePoint, un file XML, un altro database di Access, una cartella di Microsoft Outlook e in altre origini dati.

Quando si importano i dati, ne viene creata una copia in una nuova tabella nel database corrente. Le modifiche successive ai dati di origine non avranno effetto sui dati importati e le modifiche ai dati importati non influiranno sui dati di origine. Dopo aver impostato una connessione a un'origine dati e averne importato i dati, sarà possibile utilizzare i dati importati senza connettersi all'origine. È possibile modificare la struttura di una tabella importata.

Quando si imposta un collegamento a dati, viene creata una tabella collegata nel database corrente che rappresenta un collegamento attivo alle informazioni esistenti memorizzate nell'origine. Se si modificano i dati in una tabella collegata, la modifica viene in effetti eseguita nell'origine. Ogni modifica apportata nell'origine viene visualizzata anche nella tabella collegata. È necessario essere in grado di connettersi all'origine dati per ogni utilizzo di una tabella collegata. Non è possibile modificare la struttura di una tabella collegata.

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Impostare le proprietà di una tabella

Oltre a impostare i campi delle proprietà, è possibile impostare proprietà che si applicano a un'intera tabella o a interi record.

1. Selezionare la tabella per cui si desidera impostare le proprietà.

2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura tabella fare clic su Finestra delle proprietà.

   

   Viene visualizzata la finestra delle proprietà della tabella.

4. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Generale.

5. Fare clic nella casella a destra della proprietà che si vuole impostare e quindi immettere un'impostazione per la proprietà.

   Non dimenticare di premere CTRL+S per salvare le modifiche.

   Utilizzare questa proprietà di tabella	Per
   Mostra visualizzazioni nel sito di SharePoint	Specificare se le visualizzazioni basate sulla tabella possono essere visualizzate in un sito di SharePoint. Nota: Gli effetti di questa impostazione dipendono dall'impostazione della proprietà del database Mostra visualizzazioni nel sito di SharePoint.
   Foglio dati secondario espanso	Espandere tutti i fogli dati secondari all'apertura della tabella.
   Altezza foglio dati secondario	Eseguire una delle operazioni seguenti: Se si vuole che la finestra del foglio dati secondario venga espansa per visualizzare tutte le righe, lasciare la proprietà impostata su 0cm. Se si desidera specificare l'altezza del foglio dati secondario, immettere il valore desiderato in centimetri.
   Orientamento	Impostare l'orientamento di visualizzazione a seconda che la lingua in uso sia a lettura da sinistra a destra o viceversa.
   Descrizione	Digitare una descrizione per la tabella. La descrizione verrà visualizzata nelle descrizioni comandi per la tabella.
   Valido se	Immettere un'espressione che deve essere vera quando si aggiunge o si modifica un record.
   Messaggio errore	Immettere il messaggio da visualizzare quando un record viola l'espressione specificata per la proprietà Valido se.
   Filtro	Definire i criteri per visualizzare solo le righe corrispondenti in visualizzazione Foglio dati.
   Ordina per	Selezionare uno o più campi per specificare l'ordinamento predefinito delle righe in visualizzazione Foglio dati.
   Nome foglio dati secondario	Specificare se deve essere visualizzato un foglio dati secondario in visualizzazione Foglio dati e in caso affermativo la tabella o la query di cui visualizzare le righe nel foglio dati secondario.
   Collega campi secondari	Elencare i campi nella tabella o query utilizzata per il foglio dati secondario corrispondenti alla proprietà Collega campi master specificata per la tabella.
   Collega campi master	Elencare i campi nella tabella corrispondenti alla proprietà Collega campi secondari specificata per la tabella.
   Filtra al caricamento	Applicare automaticamente i criteri di filtro nella proprietà Filtro (impostando la proprietà su Sì) quando la tabella viene aperta nella visualizzazione Foglio dati.
   Ordina al caricamento	Applicare automaticamente i criteri di ordinamento nella proprietà Ordina per (impostando la proprietà su Sì) quando la tabella viene aperta nella visualizzazione Foglio dati.

   Suggerimento    Se si desidera maggiore spazio per immettere o modificare un'impostazione di proprietà nella casella corrispondente, premere SHIFT+F2 per visualizzare la casella Zoom. Se si imposta un'espressione per la proprietà Valido se e si ha bisogno assistenza per la creazione, fare clic su accanto alla casella della proprietà Valido se per visualizzare il Generatore di espressioni.

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Salvare una tabella

Dopo aver creato o modificato una tabella, è consigliabile salvarne la struttura. Quando si salva una nuova tabella per la prima volta, assegnarle un nome che descriva i dati che contiene. È possibile usare fino a 64 caratteri, spazi inclusi. Ad esempio, è possibile denominare una tabella Clienti, Inventario parti o Prodotti.

Access è molto flessibile in merito alla scelta dei nomi delle tabelle, ma esistono alcune limitazioni. Un nome di tabella non può superare i 64 carattere e può contenere qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi e caratteri speciali, a eccezione di: punto (.), punto esclamativo (!), parentesi quadre ([]), spazio iniziale, segno di uguale iniziale (=) o caratteri non stampabili come un ritorno a capo. Inoltre, il nome non può contenere i caratteri seguenti:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Selezionare File > Salva oppure premere CTRL+S.

2. Se si salva la tabella per la prima volta, digitare un nome per la tabella e quindi fare clic su OK.

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Impostazione di una chiave primaria

In mancanza di un motivo specifico che lo sconsigli, è consigliabile specificare una chiave primaria per una tabella. Access crea automaticamente un indice per la chiave primaria e ciò può contribuire al miglioramento delle prestazioni del database. Inoltre, Access verifica che nel campo chiave primaria di ogni record sia presente un valore e che tale valore sia sempre univoco. L'univocità dei valori è un aspetto cruciale, perché non esiste altro modo di distinguere in modo affidabile una particolare riga dalle altre righe.

Quando si crea una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati, Access crea automaticamente una chiave primaria al cui campo vengono assegnati il nome ID il tipo di dati Numerazione automatica.

Nella visualizzazione Struttura è possibile modificare o rimuovere la chiave primaria oppure impostare la chiave primaria di una tabella per la quale non ne è già stata impostata una.

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Determinare i campi che usano una chiave primaria

In alcuni casi, è possibile che siano già disponibili dati da usare come chiave primaria, ad esempio i codici identificativi dei dipendenti. Se si crea una tabella in cui registrare informazioni sui dipendenti, si potrebbe decidere di usare l'ID dipendente esistente come chiave primaria per la tabella. È anche possibile che l'ID del dipendente sia un valore univoco solo in combinazione con l'ID del reparto, rendendo pertanto necessario l'uso combinato di entrambi i campi come chiave primaria. Un buon candidato per la chiave primaria ha le caratteristiche seguenti:

• Ogni record ha un valore univoco per il campo o la combinazione di campi.

• Il campo o la combinazione di campi non è mai vuoto o Null, ovvero esiste sempre un valore.

• I valori non sono soggetti a modifica.

Se non esistono dati appropriati per l'uso come chiave primaria, è possibile creare un nuovo campo da usare a tale scopo. Quando si crea un nuovo campo da usare come chiave primaria, impostarne il tipo di dati su Numerazione automatica, per assicurarsi che soddisfi i tre requisiti indicati nell'elenco precedente.

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Impostare o modificare la chiave primaria

1. Selezionare la tabella per cui si vuole impostare o modificare la chiave primaria.

2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

3. Nella griglia di struttura della tabella selezionare il campo o i campi che si vogliono usare come chiave primaria.

   Per selezionare un campo, fare clic sul selettore di riga relativo al campo desiderato.

   Per selezionare più campi, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sul selettore di riga di ogni campo.

4. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura tabella fare clic su Chiave primaria.

   A sinistra del campo o dei campi impostati come chiave primaria compare un indicatore di chiave.

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Rimuovere la chiave primaria

1. Selezionare la tabella per cui si vuole rimuovere la chiave primaria.

2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

3. Fare clic sul selettore di riga relativo alla chiave primaria corrente. Se la chiave primaria è costituita da più campi,tenere premuto CTRL e quindi fare clic sul selettore di riga di ogni campo.

4. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura tabella fare clic su Chiave primaria.

   L'indicatore di chiave verrà rimosso dal campo o dai campi precedentemente impostati come chiave primaria.

Se si tenta di salvare una nuova tabella senza impostare una chiave primaria, Access chiede di creare un nuovo campo per la chiave primaria. Se si sceglie Sì, viene automaticamente creato un campo ID che usa il tipo di dati Numerazione automatica per fornire un valore univoco per ogni record. Se la tabella include già un campo di tipo Numerazione automatica, tale campo viene automaticamente usato come chiave primaria. Se si fa clic su No non viene aggiunto alcun campo e non viene impostata una chiave primaria.

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Aggiunta di campi

Per archiviare altri dati su un elemento per cui è già presente una tabella di Access, è possibile aggiungere un campo alla tabella. Se ad esempio è disponibile una tabella in cui sono archiviati il nome, il cognome, l'indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono e l'indirizzo postale di ogni cliente e si vuole iniziare a tenere traccia del mezzo di comunicazione preferito del cliente, è possibile aggiungere un campo per memorizzare tale dato.

I singoli dati da registrare vengono memorizzati in un campo. In una tabella di contatti, ad esempio, è possibile creare i campi Nome, Cognome, Numero di telefono e Indirizzo. In una tabella di prodotti si potrebbero creare i campi Nome prodotto, Codice prodotto e Prezzo.

Ogni campo ha caratteristiche specifiche, ad esempio il nome che lo identifica in modo univoco in una tabella e un tipo di dati che definisce la natura dei dati, le operazioni che è possibile eseguire sui dati e la quantità di spazio da impostare per ogni valore.

Prima di creare i campi, è opportuno provare a separare i dati nelle parti utili più piccole corrispondenti. È molto più semplice riunire i dati in seguito, se necessario, anziché separarli. Invece di creare un campo Nome completo, ad esempio, valutare l'opportunità di creare campi separati per Nome e Cognome. In questo modo sarà infatti possibile eseguire in modo semplice ricerche o ordinamenti in base al campo Nome, Cognome o a entrambi. Se si prevede di dover eseguire report, ordinamenti, ricerche o calcoli su un singolo elemento di dati, tale elemento dovrà essere inserito in un campo a parte.

Dopo aver creato un campo, è inoltre possibile impostarne le proprietà per definire aspetto e comportamento. La proprietà Formato definisce ad esempio il modo in cui i dati vengono visualizzati in un foglio dati oppure in una maschera in cui è contenuto tale campo.

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Aggiungere un campo tramite l'immissione di dati

Quando si crea una nuova tabella o si apre una tabella esistente in visualizzazione Foglio dati, è possibile aggiungervi subito un campo immettendo i dati desiderati nella colonna Aggiungi nuovo campo del foglio dati (1). Access assegna automaticamente un tipo di dati per il campo in base al valore immesso. Se i dati di input non corrispondono palesemente a un altro tipo di dati, il tipo viene impostato su Testo, ma può essere modificato.

Per immettere i dati nella colonna Aggiungi nuovo campo:

1. Creare o aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati facendo clic sul pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata nel riquadro di spostamento e quindi scegliendo Visualizzazione Foglio dati dal menu di scelta rapida.

2. Nella colonna Aggiungi nuovo campo immettere il nome del campo che si vuole creare.

   Usare un nome descrittivo in modo che il campo sia più facile da identificare.

3. Immettere i dati nel nuovo campo.

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Aggiungere un campo con un modello di campo

A volte è più semplice eseguire una selezione in un elenco predefinito di campi piuttosto che creare un campo manualmente. È possibile usare l'elenco Altri campi per scegliere da un elenco di modelli di campo. I modelli di campo sono costituiti da un insieme predefinito di caratteristiche e proprietà di definizione. La definizione del modello di campo include un nome, un tipo di dati, un'impostazione per la proprietà Formato e altre proprietà del campo.

1. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Foglio dati.

2. Nel gruppo Aggiungi & Elimina della scheda Campi tabella fare clic su Altri campi.

   

3. Selezionare nell'elenco Altri campi un campo in cui inserire la nuova colonna. Il campo viene inserito a destra della colonna in cui si trova attualmente il cursore. Se si sceglie una delle opzioni di campo nella sezione Avvio rapido, ad esempio Indirizzo, Access crea più campi nella tabella per includere le varie parti di un indirizzo.

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Impostazione delle proprietà dei campi

Dopo aver creato un campo, è possibile impostarne le proprietà per definire aspetto e comportamento.

L'impostazione delle proprietà dei campi consente ad esempio di:

• Stabilire l'aspetto dei dati in un campo

• Impedire l'immissione di dati errati in un campo

• Specificare valori predefiniti per un campo

• Velocizzare le operazioni di ricerca e ordinamento

Alcune delle proprietà disponibili per i campi possono essere impostate nella visualizzazione Foglio dati. Per accedere all'elenco completo delle proprietà che è possibile impostare, è tuttavia necessario utilizzare la visualizzazione Struttura.

Le proprietà che è possibile impostare dipendono dal tipo di dati del campo.

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Impostare le proprietà dei campi in visualizzazione Foglio dati

In visualizzazione Foglio dati è possibile rinominare un campo, modificarne il tipo di dati, impostare la proprietà Formato e modificare alcune altre proprietà dei campi.

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si vuole aprire.

2. Scegliere Visualizzazione Foglio dati dal menu di scelta rapida.

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Impostare le proprietà dei campi in visualizzazione Struttura

Quando si usa una tabella in visualizzazione Struttura, è possibile impostare qualsiasi proprietà di campo. In visualizzazione Struttura, il tipo di dati di un campo viene impostato nella griglia di struttura della tabella e le altre proprietà possono essere impostate nel riquadro Proprietà campo.

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella.

2. Scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

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Spostare un campo

Per spostare un campo, trascinarlo nella posizione desiderata. Per selezionare più campi adiacenti da spostare, fare clic sul primo campo, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sull'ultimo campo. A questo punto è possibile trascinare il gruppo di campi selezionato nella nuova posizione.

Con il trascinamento di un campo viene modificata la posizione del campo nel foglio dati, ma non cambia l'ordine dei campi nella struttura della tabella. Per l'accesso ai campi a livello di programmazione, rimane valido l'ordine originale. Se si trascina un campo in una diversa posizione nel foglio dati, ad esempio, quindi si crea una maschera dalla tabella tramite il pulsante Maschera, il campo sarà nella posizione originale.

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Vedere anche

Aggiungere un campo calcolato a una tabella

Aggiungere un campo a una maschera o a un report