Informazioni su come generare un'espressione

In questo articolo

Calcolare i valori per i controlli nelle maschere e nei report

Quando si utilizza un'espressione come origine dati per un controllo, si crea un controllo calcolato. Si supponga, ad esempio, di disporre di un report in cui vengono visualizzati più record di inventario e di voler creare un totale nel piè di pagina del report in cui sommare tutte le voci del report.

Per calcolare il totale, inserire un controllo casella di testo nel piè di pagina del report e quindi impostare la relativa proprietà OrigineControllo sull'espressione seguente:

      =Sum([table_field])

In questo caso table_field corrisponde al nome del campo contenente i valori del subtotale. Questo campo può provenire da una tabella o una query. La funzione Sum consente di calcolare il totale di tutti i valori di table_field.

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Layout o Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Selezionare il controllo in cui si desidera immettere un'espressione.

3. Se la finestra delle proprietà non è visualizzata, premere F4 per visualizzarla.

4. Per creare manualmente un'espressione, nella scheda Dati della finestra delle proprietà fare clic sulla proprietà OrigineControllo della casella di testo e quindi digitare = e il resto dell'espressione. Per calcolare ad esempio il subtotale precedentemente riportato, digitare =Sum([table_field]), assicurandosi di sostituire table_field con il nome del campo.

5. Per creare un'espressione usando il Generatore di espressioni, fare clic sul pulsante Genera nella casella della proprietà.

   Dopo aver completato l'espressione, la finestra delle proprietà avrà l'aspetto seguente:

   

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Usare le espressioni come criteri di query

I criteri vengono usati nelle query per ridurre i risultati restituiti. Vengono immessi sotto forma di espressione e Access restituisce solo le righe che corrispondono all'espressione.

Supponiamo ad esempio di voler visualizzare tutti gli ordini la cui data di spedizione rientra nei primi tre mesi dell'anno 2017. Per definire questo criterio, digitare l'espressione seguente nella cella Criteri della colonna Data/ora nella query. In questo esempio viene usata una colonna Data/ora denominata DataSpedizione. Per definire un intervallo di date, immettere il criterio seguente:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

La colonna DataSpedizione sarà simile alla seguente.

Se per ogni record della tabella Ordini i valori della colonna DataSpedizione rientrano nell'intervallo di date specificato, il record verrà incluso nell'output della query. Si noti che nell'espressione le date vengono racchiuse tra cancelletti (#). Access considera un valore racchiuso tra cancelletti come un tipo di dati Data/ora. Questo tipo di dati consente infatti di eseguire calcoli su tali valori, ad esempio sottrarre una data da un'altra.

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Fare clic nella cella Criteri nella colonna per la quale si desidera immettere i criteri.

3. Per creare manualmente l'espressione, digitare l'espressione criterio. Non anteporre all'espressione l'operatore =.

4. Per creare un'espressione usando il Generatore di espressioni, sulla barra multifunzione fare clic su Progettazione e quindi nel gruppo Imposta query fare clic su Generatore .

   Se si desidera un'area più estesa per modificare l'espressione, posizionare il cursore nella cella Criteri e quindi premere MAIUSC+F2 per visualizzare la casella Zoom:

   

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Creare un campo calcolato in una query

Si supponga di progettare una query e di voler visualizzare i risultati di un calcolo usando altri campi della query. Per creare il campo calcolato, immettere un'espressione in una cella vuota della riga Campo della query. Nel caso ad esempio di una query contenente un campo Quantità e un campo Prezzo unitario, è possibile moltiplicare i due campi per creare un campo calcolato per Totale immettendo l'espressione seguente nella riga Campo della query:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Se si antepone il testo Extended Price: all’espressione, il nome della nuova colonna diventerà Prezzo esteso. Questo nome viene spesso definito alias. Se non si specifica un alias, ne verrà creato automaticamente uno, ad esempio Expr1.

Quando si esegue la query, viene eseguito il calcolo in ogni riga, come illustrato nella figura seguente:

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Fare clic nella cella Campo della colonna in cui si desidera creare il campo calcolato.

3. Per creare manualmente un'espressione, digitarla.

   Non anteporre all'espressione criterio l'operatore = . Iniziare l'espressione con un'etichetta descrittiva seguita da due punti. Ad esempio, digitare per fornire l'etichetta per un'espressione che crea un campo calcolato denominato Extended Price:Prezzo esteso. Immettere quindi i criteri dell'espressione dopo i due punti.

4. Per creare un'espressione usando il Generatore di espressioni, sulla barra multifunzione fare clic su Progettazione e quindi su Generatore nel gruppo Imposta query.

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Creare un campo calcolato in una tabella

In Access è possibile creare un campo calcolato in una tabella. In questo modo non è necessaria una query separata per eseguire calcoli. Se si ha ad esempio una tabella che elenca la quantità, il prezzo e l'aliquota d'imposta per ogni voce di un ordine, è possibile aggiungere un campo calcolato che visualizzi il prezzo totale:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Il calcolo non può includere campi di altre tabelle o query e i risultati del calcolo sono di sola lettura.

PROCEDURA

1. Aprire la tabella facendo clic su di essa nel riquadro di spostamento.

2. Scorrere orizzontalmente la tabella fino alla colonna più a destra e quindi fare clic sull'intestazione di colonna Fare clic per aggiungere.

3. Nell'elenco che verrà visualizzato fare clic su Campo calcolato e quindi fare clic sul tipo di dati che si vuole usare per il risultato. Access visualizza il Generatore di espressioni.

4. Immettere il calcolo desiderato per questo campo, ad esempio:

   [Quantity] * [Unit Price]

   Per un campo calcolato, non si inizia l'espressione con un segno di uguale (=).

5. Fare clic su OK.

   Il campo calcolato verrà aggiunto automaticamente e ne verrà evidenziata l'intestazione, in modo che sia possibile digitare un nome da assegnare al campo.

6. Digitare un nome per il campo calcolato e quindi premere INVIO.

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Impostare valori predefiniti per un campo di tabella

È possibile usare un'espressione per specificare un valore predefinito per un campo di una tabella, valore che viene usato da Access per i nuovi record se non viene fornito un altro valore. Si supponga, ad esempio, di voler inserire automaticamente la data e l'ora in un campo denominato DataOrdine quando si aggiunge un nuovo record. A tale scopo, è possibile utilizzare l'espressione seguente:

Now()

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare.

   La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

2. Selezionare il campo che si desidera modificare.

3. Sulla barra multifunzione fare clic su Campi tabella e quindi nel gruppo Proprietà fare clic su Valore predefinito. Access visualizza il Generatore di espressioni.

4. Digitare l'espressione nella casella, assicurandosi di iniziare l'espressione con un segno di uguale (=).

Nota    Se si associa un controllo a un campo di una tabella e sia il controllo che il campo della tabella includono valori predefiniti, il valore predefinito del controllo avrà la priorità sul campo della tabella.

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Impostare valori predefiniti per i controlli

Le espressioni vengono inoltre utilizzate nella proprietà Valore predefinito di un controllo. La proprietà Valore predefinito di un controllo è simile alla proprietà Valore predefinito di un campo di una tabella. Per utilizzare ad esempio la data corrente come valore predefinito di una casella di testo, è possibile utilizzare l'espressione seguente:

Date()

In questa espressione viene utilizzata la funzione Date per restituire la data corrente, ma non l'ora. Se si associa la casella di testo a un campo di una tabella e il campo include un valore predefinito, il valore predefinito del controllo avrà la priorità sul campo della tabella. È in genere consigliabile impostare la proprietà Valore predefinito per il campo della tabella. In questo modo, se si basano più controlli di maschere diverse sullo stesso campo di tabella, verrà applicato lo stesso valore predefinito a ogni controllo, garantendo un'immissione di dati coerente in ogni maschera.

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

2. Selezionare il controllo che si desidera modificare.

3. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per aprirla.

4. Fare clic sulla scheda Tutto nella finestra delle proprietà e quindi sulla casella della proprietà Valore predefinito.

5. Digitare l'espressione oppure fare clic sul pulsante Genera nella casella della proprietà per creare un'espressione usando il Generatore di espressioni.

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Aggiungere una regola di convalida a un campo o un record di tabella

Le espressioni sono molto utili per convalidare i dati man mano che vengono immessi nel database, escludendo così i dati non validi. Nelle tabelle ci sono due tipi di regole di convalida, ovvero regole di convalida dei campi, che impediscono agli utenti di immettere dati non validi in un singolo campo, e regole di convalida dei record, che impediscono agli utenti di creare record che non soddisfano la regola di convalida. Si usano espressioni per entrambi i tipi di regole di convalida.

Supponiamo ad esempio che in una tabella denominata Inventario sia contenuto un campo denominato Quantità in magazzino e che si voglia impostare una regola che imponga agli utenti l'immissione di un valore maggiore o uguale a zero. In altre parole, l'inventario non può mai essere un valore negativo. A tale scopo, usare l'espressione seguente come regola di convalida dei campi per il campo Quantità in magazzino:

 >=0

PROCEDURA: immettere una regola di convalida per un campo o un record

1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella da modificare. La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

2. Per una regola di convalida dei campi selezionare il campo che si desidera modificare.

3. Sulla barra multifunzione fare clic su Campi tabella, quindi nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Regola di convalida campo o Regola di convalida. Access visualizza il Generatore di espressioni.

4. Iniziare a digitare i criteri desiderati. Per una regola di convalida dei campi che richieda, ad esempio, l'immissione solo di valori maggiori o uguali a zero, digitare l'espressione seguente:

    >=0

   Non anteporre all'espressione un segno di uguale (=).

Le espressioni delle regole di convalida sono di tipo booleano, ossia restituiscono True o False per qualsiasi valore di input. Una regola di convalida deve restituire True per il valore, altrimenti Access non salva l'input e visualizza un messaggio di convalida che indica l'errore. In questo esempio, se si immette un valore minore di zero per il campo Quantità in magazzino, la regola di convalida è False e Access non accetta il valore. Se non è stato immesso un messaggio di convalida, come descritto nella sezione seguente, Access visualizza il messaggio predefinito per indicare che il valore immesso non è consentito dalla regola di convalida del campo.

PROCEDURA: immettere un messaggio di convalida

Per rendere più semplice l'uso del database, è possibile immettere messaggi di convalida personalizzati. Questi sostituiranno i messaggi generici che Access mostra quando i dati non corrispondono a una regola di convalida. È possibile usare messaggi di convalida personalizzati per visualizzare informazioni specifiche che consentano all'utente di immettere i dati corretti, ad esempio "Il valore di Quantità in magazzino non può essere un numero negativo".

1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare.

   La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

2. Per un messaggio di convalida campo selezionare il campo al quale è stata aggiunta una regola di convalida.

3. Sulla barra multifunzione fare clic su Campi tabella, quindi nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Messaggio di convalida campo o Messaggio di convalida.

4. Nella finestra di dialogo Immetti messaggio convalida digitare il messaggio che si desidera visualizzare quando i dati non corrispondono alla regola di convalida e quindi fare clic su OK.

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Aggiungere una regola di convalida a un controllo

Oltre ai campi e ai record di tabella, anche i controlli hanno una proprietà Valido se che accetta un'espressione. Supponiamo ad esempio di usare una maschera per immettere l'intervallo di date per un report e di volere che la data iniziale non sia anteriore a 01/01/2017. È possibile impostare le proprietà Valido se e Messaggio errore per la casella di testo in cui si immette la data iniziale sui valori seguenti:

Se si prova a immettere una data anteriore a 01/01/2017, viene visualizzato un messaggio che visualizza il testo nella proprietà Messaggio errore . Se non è stato immesso alcun testo nella casella della proprietà Messaggio errore , Access visualizza un messaggio generico. Dopo aver fatto clic su OK, si tornerà automaticamente alla casella di testo.

Impostando una regola di convalida per un campo di tabella la regola viene applicata a tutto il database ogni volta che il campo viene modificato. In alternativa, impostando una regola di convalida per un controllo in una maschera, la regola viene applicata solo quando viene utilizzata la maschera. Impostare regole di convalida separate per i campi di tabella e per i controlli nelle maschere può rivelarsi utile se si desidera definire regole di convalida diverse per utenti diversi.

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo che si desidera modificare e quindi scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida. Verrà visualizzata la finestra delle proprietà del controllo.

3. Fare clic sulla scheda Tutto e quindi fare clic sulla casella della proprietà Valido se.

4. Digitare l'espressione oppure fare clic sul pulsante Genera nella casella della proprietà per creare un'espressione usando il Generatore di espressioni.

   Non anteporre all'espressione l'operatore =.

5. Per personalizzare il testo che viene visualizzato se un utente immette dati che non soddisfano la regola di convalida, digitare il testo desiderato nella proprietà Messaggio errore.

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Raggruppare e ordinare i dati nei report

Utilizzare il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale per definire livelli di gruppo e ordinamenti per i dati inclusi in un report. Le operazioni di raggruppamento o di ordinamento vengono solitamente eseguite in un campo selezionato in un elenco. Se si desidera, tuttavia, eseguire operazioni di raggruppamento o di ordinamento in un campo calcolato, è possibile immettere un'espressione.

Il raggruppamento è il processo tramite il quale le colonne contenenti valori duplicati vengono combinate. Si supponga ad esempio che il database contenga informazioni sulle vendite relative agli uffici dislocati in città diverse e che uno dei report del database sia denominato "Vendite per città". La query che restituisce i dati per il report raggruppa i dati in base ai valori relativi alle città. Questo tipo di raggruppamento consente infatti di rendere maggiormente leggibili e comprensibili informazioni complesse.

L'ordinamento invece è il processo in base al quale vengono ordinate le righe (record) dei risultati di query. È ad esempio possibile ordinare i record in base ai valori di chiave primaria o a un altro insieme di valori di un altro campo con criterio crescente o decrescente oppure ordinare i record in base a uno o più caratteri con un criterio specifico, ad esempio in ordine alfabetico.

PROCEDURA: aggiungere raggruppamento e ordinamento a un report

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Layout o Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Sulla barra multifunzione fare clic su Struttura report e quindi nel gruppo Raggruppamento & totali fare clic su Raggruppa & Ordina. Al di sotto del report verrà visualizzato il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale.

3. Per aggiungere un livello di gruppo al report, fare clic su Aggiungi gruppo.

4. Per aggiungere un ordinamento al report, fare clic su Aggiungi ordinamento.

   Nel riquadro verrà visualizzato un nuovo livello di gruppo o un nuovo ordinamento insieme all'elenco dei campi che forniscono i dati per il report. Nella figura seguente viene illustrato un esempio tipico di nuovo livello di gruppo (raggruppamento su Categoria) e di ordinamento (ordinamento su Produttore), insieme a un elenco contenente i campi disponibili per il raggruppamento e l'ordinamento.

   

5. Nell'elenco dei campi disponibili fare clic su espressione per iniziare a usare il Generatore di espressioni.

6. Immettere l'espressione che si vuole usare nella casella di espressione, ossia nella casella superiore, del Generatore di espressioni. Accertarsi di iniziare l'espressione con l'operatore uguale (=).

PROCEDURA: aggiungere un'espressione a un raggruppamento o un ordinamento esistente

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Layout o Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Fare clic sul livello di gruppo o sull'ordinamento che si desidera modificare.

3. Fare clic sulla freccia in basso in giù accanto a Raggruppa secondo per i livelli di gruppo oppure Ordina per per gli ordinamenti. Verrà visualizzato un elenco contenente i campi disponibili.

4. Nella parte inferiore dell'elenco contenente i campi fare clic su espressione per iniziare a usare il Generatore di espressioni.

5. Digitare l'espressione nella casella di espressione, ovvero nella casella superiore, del Generatore di espressioni. Accertarsi di iniziare l'espressione con l'operatore uguale (=).

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Controllare le azioni di macro da eseguire

In alcuni casi è possibile eseguire un'azione o una serie di azioni in una macro solo se si verifica una condizione specifica. Si supponga ad esempio che si desideri eseguire un'azione di macro solo quando il valore di una casella di testo è maggiore o uguale a 10. Per impostare questa regola, utilizzare un'espressione in un blocco If della macro per definire la condizione nella macro.

In questo esempio si presuppone che la casella di testo sia denominata "Items". L'espressione per impostare la condizione sarà:

[Items]>=10

PROCEDURA

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla macro che si desidera modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Fare clic sul blocco If che si desidera modificare o aggiungere un blocco If dal riquadro Catalogo azioni.

3. Fare clic sulla riga superiore del blocco If.

4. Digitare l'espressione condizionale nella casella oppure fare clic sul pulsante Genera accanto alla casella di espressione per iniziare a usare il Generatore di espressioni.

L'espressione digitata deve essere di tipo booleano, ossia deve restituire True o False. Le azioni di macro nel blocco If vengono eseguite solo se la condizione restituisce True.

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Vedere anche

Usare il Generatore di espressioni

Introduzione alle espressioni

Guida alla sintassi delle espressioni

Esempi di espressioni