Utilizzare Microsoft Query per recuperare dati esterni

Con Microsoft Query è possibile connettersi a origini dati esterne, selezionare i dati da tali origini, importare tali dati nel foglio di lavoro e aggiornare i dati in base alle esigenze per mantenere i dati del foglio di lavoro sincronizzati con quelli delle origini esterne.

Tipi di database a cui è possibile accedere     È possibile recuperare dati da diversi tipi di database, tra cui Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Servizi OLAP di Microsoft SQL Server. È anche possibile recuperare dati dalle cartelle di lavoro di Excel e dai file di testo.

Microsoft Office fornisce i driver che è possibile usare per recuperare i dati dalle origini dati seguenti:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (provider OLAP )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradosso

• Database di file di testo

È anche possibile usare driver ODBC o driver di origini dati di altri produttori per recuperare informazioni da origini dati non elencate di seguito, inclusi altri tipi di database OLAP. Per informazioni sull'installazione di un driver ODBC o di un driver di origine dati non elencato qui, consultare la documentazione del database o contattare il fornitore del database.

Selezione di dati da un database     È possibile recuperare dati da un database creando una query, che è una domanda che viene posta sui dati archiviati in un database esterno. Ad esempio, se i dati sono archiviati in un database di Access, è consigliabile conoscere i dati sulle vendite di uno specifico prodotto in base all'area geografica. È possibile recuperare una parte dei dati selezionando solo i dati relativi al prodotto e all'area geografica da analizzare.

Con Microsoft Query è possibile selezionare le colonne di dati desiderate e importare solo tali dati in Excel.

Aggiornamento del foglio di lavoro in un'unica operazione     Dopo aver creato dati esterni in una cartella di lavoro di Excel, ogni volta che il database viene modificato, è possibile aggiornare i dati per aggiornare l'analisi, senza dover ricreare i report di riepilogo e i grafici. Ad esempio, è possibile creare un riepilogo mensile delle vendite e aggiornarlo ogni mese quando arrivano i nuovi dati sulle vendite.

Modalità di utilizzo delle origini dati in Microsoft Query     Dopo aver configurato un'origine dati per un determinato database, è possibile usarla ogni volta che si vuole creare una query per selezionare e recuperare i dati dal database, senza dover digitare di nuovo tutte le informazioni di connessione. Microsoft Query usa l'origine dati per connettersi al database esterno e mostrare i dati disponibili. Dopo aver creato la query e aver restituito i dati a Excel, Microsoft Query fornisce alla cartella di lavoro di Excel sia le informazioni sulla query che sull'origine dati, in modo che sia possibile riconnettersi al database quando si vogliono aggiornare i dati.

Uso di Microsoft Query per l'importazione di dati     per importare dati esterni in Excel con Microsoft Query, seguire questi passaggi di base, ognuno dei quali è descritto in modo più dettagliato nelle sezioni seguenti.

Che cos'è un'origine dati?     Un'origine dati è un set archiviato di informazioni che consente a Excel e Microsoft Query di connettersi a un database esterno. Quando si usa Microsoft Query per configurare un'origine dati, assegnare un nome all'origine dati e quindi specificare il nome e la posizione del database o del server, il tipo di database e le informazioni di accesso e password. Le informazioni includono anche il nome di un driver OBDC o di un driver dell'origine dati, ovvero un programma che esegue connessioni a un tipo specifico di database.

Per configurare un'origine dati tramite Microsoft Query:

1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi su Da Microsoft Query.

   Nota: Excel 365 ha spostato Microsoft Query nel gruppo di menu Procedure guidate legacy.  Questo menu non è visualizzato per impostazione predefinita.  Per abilitarla, passare a File, Opzioni, Dati e abilitarla nella sezione Visualizzare le procedure guidate legacy per l'importazione dei dati .

2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Per specificare un'origine dati per un database, un file di testo o una cartella di lavoro di Excel, fare clic sulla scheda Database .

   • Per specificare un'origine dati cubo OLAP, fare clic sulla scheda Cubi OLAP . Questa scheda è disponibile solo se è stato eseguito Microsoft Query da Excel.

3. Fare doppio clic su <>Nuova origine dati .

   Oppure

   Fare clic su <nuova>origine dati e quindi su OK.

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea nuova origine dati .

4. Nel passaggio 1 digitare un nome per identificare l'origine dati.

5. Nel passaggio 2 fare clic su un driver per il tipo di database usato come origine dati.

   Note: 

   • Se il database esterno a cui si vuole accedere non è supportato dai driver ODBC installati con Microsoft Query, è necessario ottenere e installare un driver ODBC compatibile con Microsoft Office da un fornitore di terze parti, ad esempio il produttore del database. Per le istruzioni di installazione, contattare il fornitore del database.

   • I database OLAP non richiedono driver ODBC. Quando si installa Microsoft Query, i driver vengono installati per i database creati tramite Microsoft SQL Server Analysis Services. Per connettersi ad altri database OLAP, è necessario installare un driver di origine dati e un software client.

6. Fare clic su Connetti e quindi specificare le informazioni necessarie per connettersi all'origine dati. Per database, cartelle di lavoro di Excel e file di testo, le informazioni fornite dipendono dal tipo di origine dati selezionato. Potrebbe essere richiesto di specificare un nome di accesso, una password, la versione del database in uso, il percorso del database o altre informazioni specifiche del tipo di database.

   Importante: 

   • Usare password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate deboli. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Un esempio di password debole è Casa27. La lunghezza minima delle password dovrebbe essere di 8 caratteri. È preferibile però usare una passphrase contenente almeno 14 caratteri.

   • È essenziale ricordare la password. Se la si dimentica, Microsoft non potrà recuperarla. Prendere nota delle password, quindi conservarle in un luogo sicuro, lontano dalle informazioni che si intende proteggere.

7. Dopo aver immesso le informazioni necessarie, fare clic su OK o su Fine per tornare alla finestra di dialogo Crea nuova origine dati .

8. Se il database contiene tabelle e si vuole che una determinata tabella venga visualizzata automaticamente nella Creazione guidata Query, fare clic sulla casella relativa al passaggio 4 e quindi fare clic sulla tabella desiderata.

9. Se non si vuole digitare il nome di accesso e la password quando si usa l'origine dati, selezionare la casella di controllo Salva ID utente e password nella definizione dell'origine dati . La password salvata non è crittografata. Se la casella di controllo non è disponibile, rivolgersi all'amministratore del database per determinare se questa opzione può essere resa disponibile.

   Nota sulla sicurezza: Evitare di salvare le informazioni di accesso quando ci si connette alle origini dati. Queste informazioni possono essere memorizzate come testo normale e un utente malintenzionato potrebbe accedervi per compromettere la sicurezza dell'origine dati.

Dopo aver completato questi passaggi, il nome dell'origine dati viene visualizzato nella finestra di dialogo Scegli origine dati .

Usare la Creazione guidata Query per la maggior parte delle query     La Creazione guidata Query consente di selezionare e riunire facilmente i dati di tabelle e campi diversi nel database. Con la Creazione guidata Query è possibile selezionare le tabelle e i campi da includere. Un inner join, ovvero un'operazione di query che specifica che le righe di due tabelle vengono combinate in base a valori di campo identici, viene creato automaticamente quando la procedura guidata riconosce un campo chiave primaria in una tabella e un campo con lo stesso nome in una seconda tabella.

È anche possibile usare la procedura guidata per ordinare il set di risultati ed eseguire semplici filtri. Nel passaggio finale della procedura guidata è possibile scegliere di ripristinare i dati in Excel o di perfezionare ulteriormente la query in Microsoft Query. Dopo aver creato la query, è possibile eseguirla in Excel o in Microsoft Query.

Per avviare la Creazione guidata Query, eseguire la procedura seguente.

1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi su Da Microsoft Query.

2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati verificare che la casella di controllo Usa creazione guidata query per creare/modificare query sia selezionata.

3. Fare doppio clic sull'origine dati da usare.

   Oppure

   Fare clic sull'origine dati da usare e quindi su OK.

Lavorare direttamente in Microsoft Query per altri tipi di query     Se si vuole creare una query più complessa di quanto la Creazione guidata Query consenta, è possibile lavorare direttamente in Microsoft Query. È possibile usare Microsoft Query per visualizzare e modificare le query che si inizia a creare nella Creazione guidata Query oppure è possibile creare nuove query senza usare la procedura guidata. Lavorare direttamente in Microsoft Query quando si vogliono creare query che ese guono le operazioni seguenti:

• Selezionare dati specifici da un campo     In un database di grandi dimensioni è consigliabile scegliere alcuni dei dati in un campo e omettere i dati non necessari. Ad esempio, se sono necessari dati per due dei prodotti in un campo che contiene informazioni per molti prodotti, è possibile usare criteri per selezionare i dati solo per i due prodotti desiderati.

• Recuperare i dati in base a criteri diversi ogni volta che si esegue la query     Se è necessario creare lo stesso report o riepilogo di Excel per più aree degli stessi dati esterni, ad esempio un report vendite distinto per ogni area geografica, è possibile creare un query con parametri. Quando si esegue una query con parametri, viene richiesto di usare un valore come criterio quando la query seleziona i record. Ad esempio, una query con parametri potrebbe richiedere di immettere un'area geografica specifica ed è possibile riutilizzare questa query per creare ognuno dei report di vendita internazionali.

• Unire i dati in modi diversi     Gli inner join creati dalla Creazione guidata Query sono il tipo di join più comune usato per la creazione di query. A volte, tuttavia, si vuole usare un tipo di join diverso. Ad esempio, se si dispone di una tabella delle informazioni sulle vendite dei prodotti e di una tabella di informazioni sui clienti, un inner join, ovvero il tipo creato dalla Creazione guidata Query, impedirà il recupero dei record dei clienti che non hanno effettuato un acquisto. Con Microsoft Query è possibile unire queste tabelle in modo che vengano recuperati tutti i record dei clienti, insieme ai dati di vendita per i clienti che hanno effettuato acquisti.

Per avviare Microsoft Query, eseguire la procedura seguente.

1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi su Da Microsoft Query.

2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati verificare che la casella di controllo Usa creazione guidata query per creare/modificare query sia deselezionata.

3. Fare doppio clic sull'origine dati da usare.

   Oppure

   Fare clic sull'origine dati da usare e quindi su OK.

Riutilizzo e condivisione di query     Sia nella Creazione guidata Query che in Microsoft Query è possibile salvare le query come file DQY che è possibile modificare, riutilizzare e condividere. Excel può aprire direttamente i file con estensione dqy, che consente all'utente o ad altri utenti di creare altri intervalli di dati esterni dalla stessa query.

Per aprire una query salvata da Excel:

1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi su Da Microsoft Query. Viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli origine dati .

2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati fare clic sulla scheda Query .

3. Fare doppio clic sulla query salvata che si vuole aprire. La query viene visualizzata in Microsoft Query.

Se si vuole aprire una query salvata e Microsoft Query è già aperto, fare clic sul menu File di Microsoft Query e quindi su Apri.

Se si fa doppio clic su un file DQY, Excel apre, esegue la query e quindi inserisce i risultati in un nuovo foglio di lavoro.

Se si vuole condividere un riepilogo o un report di Excel basato su dati esterni, è possibile assegnare ad altri utenti una cartella di lavoro contenente un intervallo di dati esterno oppure creare un modello. Un modello consente di salvare il riepilogo o il report senza salvare i dati esterni in modo che il file sia più piccolo. I dati esterni vengono recuperati quando un utente apre il modello di report.

Dopo aver creato una query nella Creazione guidata Query o in Microsoft Query, è possibile ripristinare i dati in un foglio di lavoro di Excel. I dati diventano quindi un intervallo di dati esterno o un rapporto di tabella pivot che è possibile formattare e aggiornare.

Formattazione dei dati recuperati     In Excel è possibile usare strumenti come grafici o subtotali automatici per presentare e riepilogare i dati recuperati da Microsoft Query. È possibile formattare i dati e mantenere la formattazione quando si aggiornano i dati esterni. È possibile usare etichette di colonna personalizzate al posto dei nomi dei campi e aggiungere automaticamente i numeri di riga.

Excel può formattare automaticamente i nuovi dati digitati alla fine di un intervallo in modo che corrispondano alle righe precedenti. Excel può anche copiare automaticamente le formule ripetute nelle righe precedenti e estenderle ad altre righe.

È possibile attivare questa opzione (o disattivarla di nuovo) in qualsiasi momento:

1. Fare clic su File> Opzioni > Avanzate.

2. Nella sezione Opzioni di modifica selezionare il controllo Estendi formati e formule per l'intervallo di dati . Per disattivare di nuovo la formattazione automatica degli intervalli di dati, deselezionare questa casella di controllo.

Aggiornamento dei dati esterni     Quando si aggiornano dati esterni, si esegue la query per recuperare i dati nuovi o modificati che corrispondono alle specifiche. È possibile aggiornare una query sia in Microsoft Query che in Excel. Excel offre diverse opzioni per l'aggiornamento delle query, tra cui l'aggiornamento dei dati ogni volta che si apre la cartella di lavoro e l'aggiornamento automatico a intervalli di tempo. È possibile continuare a usare Excel durante l'aggiornamento dei dati e controllare lo stato durante l'aggiornamento dei dati. Per altre informazioni, vedere Aggiornare una connessione dati esterna in Excel.

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