Supplemento all'informativa sulla privacy per Excel

La scheda Nuovo (fare clic sulla scheda File e quindi su Nuovo) può fornire un'assistenza aggiornata scaricata da Office.com per le cartelle di lavoro basate su modelli. È anche possibile inviare feedback sui modelli e fornire una valutazione numerica per ogni modello scaricato.

Quando si apre un modello o un file basato su un modello, Excel , a seconda delle impostazioni della Guida online, Office.com. Invia l'ID del modello, il programma e la versione attualmente in uso, insieme alle informazioni standard sul computer.

L'ID modello viene usato per identificare il modello originale scaricato da Office.com o incluso nell'installazione di Excel. Non identifica in modo univoco la cartella di lavoro. L'ID è lo stesso per tutti gli utenti dello stesso modello.

Se si sceglie di creare un collegamento a un'immagine, un file, un'origine dati o un altro documento nel disco rigido o in un server, il percorso del file viene salvato nella cartella di lavoro. In alcuni casi, il collegamento potrebbe includere il nome utente o informazioni sui server della rete. Nel caso di una connessione dati, è possibile scegliere di salvare un nome utente o una password nel collegamento alla connessione dati.

Inoltre, quando si applica uno schema XML a una cartella di lavoro, nella cartella di lavoro viene salvato un percorso dello schema XML creato. In alcuni casi, tale percorso potrebbe includere il nome utente.

Quando si crea una funzione dati foglio o un rapporto di tabella pivot da un'origine dati esterna, i dati richiesti da tale origine vengono archiviati come parte del foglio di lavoro, insieme a un identificatore univoco per l'origine dati. Viene archiviato anche il nome utente dell'ultima persona che ha aggiornato la cache.

A seconda della configurazione della cartella di lavoro o del rapporto di tabella pivot, potrebbe essere visualizzato solo un sottoinsieme dei dati archiviati. Per rimuovere tutti questi dati archiviati, rimuovere la connessione all'origine dati dalle funzioni dei dati del foglio e rimuovere tutti i pivot che fanno riferimento ai dati.

Quando si crea un grafico in Excel, è possibile filtrare i dati selezionati per il grafico in modo da visualizzare solo una parte dei dati. Tuttavia, tutti i dati selezionati vengono archiviati con il grafico. Per impedire ad altri utenti di modificare il grafico o visualizzarne i dati, quando lo si copia in un programma Microsoft, incollare il grafico come bitmap. Se i dati del grafico provengono da un'origine dati esterna, è possibile proteggere il grafico con una password per impedire ad altri utenti di aggiornare il grafico con i dati più recenti dell'origine esterna. Se il grafico è basato sui dati della cartella di lavoro, la protezione tramite password consente di impedire ad altri utenti di modificare i dati visualizzati nel grafico.

Quando si stampa una cartella di lavoro di Excel e quindi si salva la cartella di lavoro, Excel salva il percorso della stampante con il documento. In alcuni casi, il percorso potrebbe includere un nome utente o un nome computer.

Excel consente di aggiungere e modificare testo alternativo per tabelle, forme, immagini, grafici, elementi grafici SmartArt e altri oggetti nelle cartelle di lavoro. Il testo alternativo viene salvato con la cartella di lavoro e potrebbe contenere informazioni personali aggiunte da qualsiasi collaboratore della presentazione. Per alcuni oggetti, ad esempio le immagini inserite nella cartella di lavoro, il testo alternativo predefinito include il percorso di file per l'oggetto inserito.

Il testo alternativo può essere usato da funzionalità di accessibilità come le utilità per la lettura dello schermo. Il testo alternativo è disponibile per chiunque abbia accesso al file.

Excel consente di accedere a un'area di lavoro documenti in SharePoint. Un'area di lavoro documenti è uno spazio condiviso in cui è possibile collaborare con altri membri del team su una o più cartelle di lavoro.

Quando si accede a un'area di lavoro documenti, Excel scarica i dati dal sito Area di lavoro documenti per fornire informazioni su tale sito. Questi dati includono:

• Nome del sito

• URL o indirizzo del sito

• Nomi, indirizzi di posta elettronica e livelli di autorizzazione degli utenti del sito

• Elenchi di documenti, attività e altre informazioni disponibili nel sito

Excel archivia anche un elenco dei siti area di lavoro documenti visitati nel computer, sotto forma di cookie. Questo elenco consente di accedere rapidamente ai siti visitati in precedenza. L'elenco dei siti visitati non è accessibile da Microsoft e non viene esposto a Internet a meno che non si scelga di renderlo più ampiamente disponibile.

Il servizio fax consente di inviare un fax via Internet e organizzare i fax inviati in Microsoft Outlook. Per utilizzare il servizio fax, è necessario iscriversi con un provider di servizi fax, separato da Microsoft, che elabora i fax e li invia via Internet. Microsoft non raccoglie dati tramite la funzionalità del servizio fax.

Quando ci si iscrive al servizio fax, il provider del servizio fax crea un pacchetto di registrazione archiviato dal provider del servizio fax ed Excel. Il pacchetto è costituito dall'indirizzo del sito Web del provider del servizio fax e da un "token" di conferma dell'accesso al provider di servizi fax. Quando si invia un fax da Excel, questo pacchetto di registrazione viene aggiunto al documento.

È anche possibile utilizzare il servizio fax per calcolare il prezzo di un fax senza inviare effettivamente il fax. Se si sceglie di calcolare il prezzo di un fax, Excel usa una connessione crittografata per inviare il token di registrazione, il numero di telefono in cui deve essere inviato il fax e il numero di pagine del fax al provider del servizio fax. Microsoft non riceve né archivia queste informazioni.

Excel consente di richiedere informazioni su un termine o una frase specifica a numerosi provider di contenuti premium. Quando si richiede una ricerca su una determinata parola o frase, Excel usa Internet per inviare il testo richiesto, il prodotto software in uso, le impostazioni locali in cui è impostato il sistema e le informazioni sull'autorizzazione che indicano che si ha il diritto di scaricare le informazioni sulla ricerca, se necessario da parte di terze parti.

Excel invia queste informazioni a un servizio fornito da Microsoft o da un provider di terze parti selezionato. Questo servizio restituisce informazioni sulla parola o la frase richiesta.

Spesso le informazioni ricevute includono un collegamento a informazioni aggiuntive provenienti dal sito Web del servizio. Se si fa clic su questo collegamento, il provider del servizio potrebbe aggiungere un cookie al sistema per identificare l'utente per le transazioni future. Microsoft non è responsabile delle procedure relative alla privacy di siti Web e servizi di terze parti. Microsoft non riceve o archivia queste informazioni a meno che non sia stata eseguita una query su un servizio di proprietà di Microsoft.

È possibile disattivare la ricerca e il riferimento eseguendo le operazioni seguenti:

Excel consente di tradurre tutto il documento o parte di esso usando un dizionario bilingue o una traduzione automatica. È possibile scegliere come tradurre il documento.

È possibile selezionare o immettere una parola o una frase da tradurre oppure è possibile scegliere di tradurre l'intero documento, in entrambi i casi, selezionando l'opzione di traduzione applicabile nel riquadro Ricerche e riferimento.

Se si seleziona o si immette una parola o una frase da tradurre, la frase immessa viene confrontata con un dizionario bilingue. Alcuni dizionari bilingue sono inclusi nel software e altri sono disponibili da Office.com. Se una parola o una frase immessa non è inclusa nel dizionario bilingue incluso nel software, la parola o la frase viene inviata non crittografata a microsoft o a un servizio di traduzione di terze parti.

Se si vuole tradurre l'intera cartella di lavoro, questa viene inviata non crittografata a microsoft o a un servizio di traduzione di terze parti. Come per qualsiasi informazione inviata non crittografata tramite Internet, è possibile che altre persone vedano la parola, la frase o la cartella di lavoro che si sta traducendo.

Se si sceglie di usare uno dei dizionari disponibili in Office.com o un servizio di traduzione di terze parti, Excel usa Internet per inviare il testo richiesto, il tipo di software in uso e le impostazioni locali e la lingua in cui è impostato il sistema. Per i servizi di traduzione di terze parti, Excel potrebbe anche inviare informazioni di autenticazione memorizzate nella cache in precedenza che indicano che è stata eseguita l'iscrizione per l'accesso al sito Web.

Microsoft SharePoint offre siti area di lavoro condivisi basati sul Web in cui è possibile collaborare a documenti o riunioni.

Quando si accede a un sito di SharePoint, usando il Web browser o qualsiasi applicazione di Office, il sito salva i cookie nel computer se si hanno le autorizzazioni per creare un nuovo sito secondario nel sito. L'insieme di questi cookie costituisce un elenco dei siti per i quali si dispone delle autorizzazioni. Tale elenco viene utilizzato da diversi programmi Office per consentire un rapido accesso ai siti visitati in precedenza.

L'elenco dei siti visitati non è accessibile da Microsoft e non viene esposto a Internet a meno che non si scelga di renderlo più ampiamente disponibile.

In SharePoint, quando si crea un nuovo sito Web o un elenco oppure si aggiungono o si invitano persone a un sito Web o a un elenco esistente, il sito salva quanto segue per ogni persona, inclusi:

• Nome e cognome

• Indirizzo di posta elettronica

Un ID utente viene aggiunto a ogni elemento che un qualsiasi utente del sito aggiunge o modifica all'interno del sito stesso. Come per tutto il contenuto del sito di SharePoint, solo gli amministratori e i membri del sito devono avere accesso a queste informazioni.

Tutti gli elementi del sito di SharePoint includono due campi: Autore e Autore modifica. Il campo Autore viene compilato con il nome utente della persona che ha creato l'elemento e la data di creazione. Il campo Autore modifica viene compilato con il nome utente dell'ultima persona che ha modificato la cartella di lavoro e la data dell'ultima modifica.

Gli amministratori dei server in cui i siti di SharePoint sono ospitati hanno accesso ad alcuni dei dati provenienti dai siti stessi. Tali dati sono utilizzati per l'analisi delle dinamiche d'uso del sito e per migliorarne la percentuale di tempo di disponibilità del sito stesso. Questi dati sono disponibili solo agli amministratori di server e non vengono condivisi con Microsoft, a meno che sia Microsoft ad ospitare il sito SharePoint. I dati acquisiti in modo specifico includono i nomi, gli indirizzi di posta elettronica e le autorizzazioni di tutti gli utenti che hanno accesso al sito.

Tutti gli utenti che dispongono dell'accesso a un sito di SharePoint specifico possono eseguire ricerche e visualizzare tutto il contenuto disponibile nel sito.

Microsoft SharePoint offre funzionalità di controllo che consentono agli amministratori di mantenere un audit trail affidabile sulle modalità di utilizzo di determinati contenuti da parte degli utenti.

Quando gli amministratori di SharePoint abilitano la funzionalità di controllo, il server registra automaticamente nel database del contenuto di SharePoint determinate azioni eseguite dall'utente. Tali azioni includono la visualizzazione, la modifica, la selezione e il deselezionamento. Per ogni azione registrata, il server registra le informazioni di identificazione sul file, l'azione e l'ID SharePoint dell'utente. Nessun dato è inviato a Microsoft come parte di questa funzionalità.

Questa funzionalità è disattivata per impostazione predefinita ed è disponibile solo per gli amministratori dei siti di SharePoint in cui il contenuto è archiviato.

Excel offre la possibilità di inviare messaggi istantanei dall'interno del programma stesso e consente di ricevere avvisi quando le persone sono online o quando vengono apportate determinate modifiche a cartelle di lavoro o aree di lavoro condivise.

Excel può usare un client di messaggistica istantanea per consentire di vedere la presenza online di altre persone e di inviare loro messaggi. Excel include un controllo Web che consente la visualizzazione della presenza di messaggistica istantanea all'interno di una pagina Web. Le pagine di Microsoft SharePoint usano questo controllo. Queste pagine non trasmettono i dati sulla presenza al server Web.

Questo controllo Web può essere usato per trasmettere i dati sulla presenza dal programma di messaggistica istantanea al server Web. Per impostazione predefinita, i dati sulla presenza possono essere inviati solo a siti Intranet, siti attendibili e siti nel computer locale.

Excel usa formati di file basati su XML. Si tratta di formati estendibili, ovvero gli utenti possono specificare altri schemi o tag all'interno dei file. Un componente aggiuntivo o altro codice di terze parti può anche allegare informazioni aggiuntive sui metadati a questi formati di file XML che non sono visibili in Excel.

È possibile verificare i metadati associati a un file XML aprendolo in un visualizzatore di testo.

Per impostazione predefinita, se si salvano i commenti in un file, Excel aggiunge le iniziali a ogni commento. Queste informazioni sono quindi disponibili a chiunque abbia accesso al file.

È possibile rimuovere le informazioni personali da questi commenti eseguendo le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic su Informazioni.

3. Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.

Per impostazione predefinita, quando si apportano modifiche a un file con la caratteristica Revisioni attivata, il nome utente e/o le iniziali vengono archiviati nella cartella di lavoro e associati alle modifiche apportate. Queste informazioni, inclusi il testo originale e quello modificato, saranno disponibili a chiunque abbia accesso al file.

Dopo l'accettazione o il rifiuto di queste modifiche, il nome dell'utente viene rimosso. È anche possibile rimuovere le informazioni personali da queste modifiche eseguendo le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic su Informazioni.

3. Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.

In alcuni casi, Excel archivia il nome dell'utente per offrire un'esperienza migliore quando si usano alcune caratteristiche. Ad esempio, il nome viene archiviato in queste posizioni:

• Campi Autore

• Proprietà del file AuthorName

È possibile rimuovere il proprio nome da questi campi e proprietà eseguendo le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic su Informazioni.

3. Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.

Le soluzioni Microsoft Office create da altre società potrebbero includere anche il nome dell'utente o altre informazioni personali nelle proprietà personalizzate associate al file.

Se si usa il controllo Web di Microsoft Office, l'accesso ai dati di Microsoft Excel, DataCalc o altre caratteristiche che consentono di connettersi direttamente a un'altra origine dati, le informazioni di autorizzazione (ID utente e password) potrebbero essere salvate nella cartella di lavoro. Per modificare o eliminare queste informazioni di autorizzazione, è necessario modificare le proprietà della connessione usando il metodo specifico del metodo di connessione.

Per impostazione predefinita, ogni file salvato da Excel include proprietà come le seguenti:

• Autore

• Responsabile

• Società

• Autore ultimo salvataggio

• Nomi dei revisori della cartella di lavoro

Inoltre, altre proprietà potrebbero essere salvate nel file a seconda delle caratteristiche o delle soluzioni di terze parti in uso. Ad esempio, se la cartella di lavoro fa parte di un flusso di lavoro di un documento, vengono salvate altre proprietà di file per tenere traccia del flusso di lavoro.

Queste informazioni sono quindi disponibili a chiunque abbia accesso al file.

È possibile rimuovere il proprio nome da queste proprietà eseguendo le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic su Informazioni.

3. Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.

La caratteristica Controlla documento può essere usata anche per rimuovere altri tipi di dati che potrebbero non essere disponibili in tutte le visualizzazioni, ad esempio commenti e revisioni. Microsoft consiglia di eseguire Controlla documento in qualsiasi cartella di lavoro che si prevede di rendere disponibile pubblicamente.

I dati nascosti e i metadati possono essere inclusi anche nei file di Microsoft Office usando il modello a oggetti di Microsoft Office. Ad esempio, è possibile rendere invisibili le immagini nel modello a oggetti di Microsoft Office, il che significa che non possono essere visualizzate quando si apre il file, ma l'immagine viene archiviata nel file e può essere resa visibile in un secondo momento.

La registrazione di macro consente di registrare una sequenza di azioni in modo da poter riprodurre le azioni in un secondo momento. Se si sceglie di registrare una macro, il nome utente viene salvato come commento nel codice al momento della creazione iniziale della macro. È possibile rimuovere manualmente il nome utente da questa posizione.

Una firma digitale è una caratteristica facoltativa che consente di autenticare l'identità della persona che ha inviato una cartella di lavoro. Una firma digitale è un valore crittografato univoco dei dati nella cartella di lavoro da firmare. Quando si invia una cartella di lavoro con una firma digitale, la firma viene inviata al destinatario, insieme ai dati contenuti nella cartella di lavoro e a un certificato digitale attendibile fornito dall'utente (il mittente). Il certificato digitale viene emesso da un'Autorità di certificazione, ad esempio VeriSign, e contiene informazioni per autenticare il mittente e verificare che il contenuto originale della cartella di lavoro non sia stato modificato. Excel potrebbe contattare automaticamente l'autorità di certificazione online per verificare la firma digitale.

Quando si firma una cartella di lavoro, viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra le informazioni incluse nella firma digitale, ad esempio la data e l'ora del sistema, il numero di versione del sistema operativo, il numero di versione di Microsoft Office ed il numero di versione di Excel.

Information Rights Management (IRM) consente di concedere a determinati utenti o gruppi il diritto di accedere a una cartella di lavoro e modificarla. Nonostante alcune somiglianze, IRM non è uguale a Protezione documenti. IRM consente di impostare le autorizzazioni per l'intera cartella di lavoro per azioni molto specifiche, ad esempio la stampa o l'inoltro del documento ad altre persone, nonché per la lettura o la modifica della cartella di lavoro.

Quando si archivia una cartella di lavoro con IRM abilitato, Excel salva nella cartella di lavoro un elenco di tutti gli utenti che hanno i diritti per la cartella di lavoro e le relative autorizzazioni. Queste informazioni vengono crittografate in modo che solo i proprietari della cartella di lavoro possano accedere a queste informazioni.

Inoltre, le cartelle di lavoro con IRM abilitato contengono licenze di contenuto. Una licenza contenuto contiene un indirizzo di posta elettronica, autorizzazioni e informazioni di autenticazione. Ogni volta che si tenta di aprire una cartella di lavoro con IRM abilitato, Excel controlla le licenze contenuto salvate nella cartella di lavoro in base all'identità dell'utente. Se l'utente non ha mai aperto prima la cartella di lavoro, Excel contatta un server IRM, verifica l'identità dell'utente, scarica una nuova licenza per il contenuto per l'utente (purché disponga dei diritti necessari) e salva la licenza per il contenuto nella cartella di lavoro.

I proprietari di cartelle di lavoro hanno la possibilità di evitare di salvare licenze di contenuto nella cartella di lavoro. Tuttavia, se questa licenza di contenuto non viene salvata nella cartella di lavoro, Excel deve contattare il server IRM ogni volta che si apre la cartella di lavoro. Se Excel non è connesso a una rete o non può contattare il server IRM, non è possibile aprire la cartella di lavoro.

Protezione cartella di lavoro consente di proteggere la cartella di lavoro di Excel in vari modi, ad esempio concedendo a determinati utenti il diritto di modificare, aggiungere commenti o leggere la cartella di lavoro.

Quando si usa Protezione cartella di lavoro, viene chiesto di immettere gli ID utente. Questi ID utente potrebbero essere sotto forma di account di dominio di Windows NT, ad esempio DOMINIO\nome utente, o indirizzi di posta elettronica di Windows Live ID, ad esempio someone@example.com. Questi ID utente vengono archiviati ogni volta che si concede a un utente il diritto di leggere o modificare un intervallo di testo.

È possibile proteggere la cartella di lavoro di Excel senza usare una password. Se si sceglie di proteggere la cartella di lavoro senza una password, chiunque la legga può vedere gli ID utente delle persone a cui è stato concesso l'accesso. Inoltre, se la cartella di lavoro viene salvata in formato XML o HTML, gli ID utente sono disponibili per chiunque legga il file.

Se si vuole limitare ulteriormente l'accesso agli ID utente, è possibile scegliere di salvare il file con una password o con Information Rights Management (IRM). Solo l'utente a cui è stato concesso l'accesso può visualizzare questi ID utente.

Quando si aprono determinate versioni precedenti dei file di Excel in Microsoft Office, la convalida dei file di Office verifica se la struttura del file corrisponde alle specifiche di Microsoft per quel formato di file. Se la convalida del file non riesce, Microsoft Office la apre in una Visualizzazione protetta.

Una copia di ogni file che non supera la convalida dei file di Office viene salvata nel computer dopo la chiusura di Excel. Segnalazione errori Microsoft periodicamente chiede all'utente se accetta di inviare una copia di questi file a Microsoft. Per ulteriori informazioni sulla Segnalazione errori Microsoft, inclusa un'informativa completa sulla privacy, vedere l'Informativa sulla privacy di Segnalazione errori Microsoft.

Excel salva automaticamente copie della cartella di lavoro mentre le si modifica. In questo modo è possibile recuperare le cartelle di lavoro in caso di chiusura accidentale di una cartella di lavoro senza salvare le modifiche. È possibile scegliere di non salvare automaticamente copie delle cartelle di lavoro eseguendo le operazioni seguenti:

È possibile accedere ed eliminare le ultime versioni salvate delle cartelle di lavoro salvate in precedenza facendo clic sulla scheda File , su Informazioni e quindi sulla cartella di lavoro desiderata in Versioni. È possibile accedere ed eliminare le ultime versioni salvate automaticamente per le cartelle di lavoro appena create facendo clic sulla scheda File , su Informazioni, su Gestisci versioni e quindi su Recupera cartelle di lavoro non salvate. Excel elimina periodicamente le cartelle di lavoro salvate automaticamente se non vengono aperte e usate. Per altre informazioni, vedere Recuperare i file di Office.

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