Suggerimenti per gli elenchi di indirizzi

Indipendentemente da quanto sia intelligente il mailing, l'invio alle persone sbagliate avrà un impatto minimo. È possibile limitare la lista di distribuzione a nomi e indirizzi oppure includere maggiori dettagli su ogni cliente in modo da suddividerli in categorie in segmenti per la propria attività.

Più si mira il mailing a un segmento di clienti che probabilmente è interessato a un'offerta specifica, maggiore sarà il tasso di successo del mailing. Pianificare di dedicare tra un terzo e la metà del tempo e del budget della campagna pubblicitaria per perfezionare la lista di distribuzione per l'targeting di segmenti di clienti appropriati.

Come usare i dati dei clienti

Dopo aver ottenuto informazioni sui clienti e sui potenziali clienti, può essere molto utile tenere traccia degli attributi che hanno in comune. Più dettagli si acquisiscono nella lista di distribuzione, maggiori sono le opzioni disponibili per l'invio delle mailing.

Assicurarsi però che i dati dettagliati di cui si tiene traccia siano i dati che si useranno. Maggiore è la complessità della lista di distribuzione, maggiore sarà il lavoro da eseguire per la gestione della lista.

Ad esempio, è possibile usare i dati dei clienti in uno dei modi seguenti:

Stampare etichette indirizzi Creare etichette postali per le quali sono necessarie solo le informazioni su nome e indirizzo.
Inviare posta ai clienti in una specifica posizione Filtrare la lista di distribuzione per città o codice postale, in modo da poter facilmente annunciare una promozione solo ai clienti che vivono in una certa località.
Aggiungere un messaggio di saluto personalizzato Personalizzare un messaggio di posta elettronica includendo il nome o il cognome dei destinatari in una formula di apertura, separando il nome in titolo,nomee campi dati del cognome.
Concentrarsi sui destinatari di una certa età Informare i clienti dei prodotti o dei servizi appropriati per la fase di vita di tali clienti (ad esempio la pianificazione del ritiro tra i vente anni e la pianificazione del ritiro tra i 50 e i 50 anni) raccogliendo le date di nascita dei clienti come anno di nascita (ad esempio "1945").

Se vuoi offrire un regalo promozionale a tutti i clienti che compleanni nel mese corrente, puoi raccogliere le loro date di nascita come mese, giorno, anno (ad esempio "1 gennaio 2000").
Personalizzare le mailing per sesso Annunciare una nuova linea di prodotti solo agli uomini o solo alle donne, includendo il sesso di ogni cliente (maschile o "femminile") nella lista di distribuzione.
Usa cronologia acquisti Invia annunci speciali a chi ha effettuato acquisti importanti di recente o avvisa i clienti quando hai nuovi modelli dei loro marchi preferiti. A questo scopo, devi tenere traccia della cronologia degli acquisti dei clienti. È anche possibile inviare una notifica ai clienti riguardo a prodotti simili ("I clienti che hanno acquistato ciò che hai acquistato lo hanno acquistato lo hanno acquistato").
Inviare un messaggio di posta elettronica da salvare dopo l'affrancatura È possibile risparmiare sui costi di spedizione per un evento solo su invito inviando inviti tramite posta elettronica ai clienti che forniscono il proprio indirizzo di posta elettronica. È possibile risolvere prima gli inviti stampati eseguendo una stampa unione e filtrando i clienti che non hanno indirizzi di posta elettronica. È quindi possibile creare un invito tramite posta elettronica eseguendo una stampa unione elettronica e filtrando i clienti con indirizzi di posta elettronica.

Creare una lista di distribuzione

Al massimo, una lista di distribuzione è un file di testo che separa i record dei destinatari in campi comuni. Questi elenchi in genere hanno la forma di fogli di lavoro o tabelle, ognuno in una riga distinta, separato in colonne contenenti i singoli campi dati, come la lista di distribuzione di base qui raffigurata.

Elenco di indirizzi di base nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione

Un elenco complesso può includere altri campi dati, come le dimensioni del prodotto e le preferenze di colore, il registro acquisti, la data di nascita e il sesso.

Se si sta creando una lista di distribuzione per la prima volta, è possibile farlo senza uscire da Publisher. Per altre informazioni, vedere Creare un elenco indirizzi per la stampa unione.

Combinare elenchi da più origini

Con Publisher è facile combinare e modificare gli elenchi di clienti da più origini in Publisher, sia che si abbia una lista di distribuzione. È possibile scegliere la soluzione più adatta alle proprie impostazioni assemblando la lista di distribuzione di Publisher da qualsiasi combinazione di altri elenchi creati in Excel, Outlook e Access.

Specificare l'elenco da aggiungere

Nella scheda Indirizzi fare clic su Stampa > guidata Stampa Step-Mail unione guidata.

Se la pubblicazione è connessa a un elenco destinatari, verificare la connessione e quindi nella scheda Indirizzi fare clic su Modifica elenco destinatari. Se la pubblicazione non è connessa a un elenco di destinatari esistente, nel riquadro Stampa unione fare clic su Avanti:Creare o connettersi a un elenco destinatari e quindi selezionare l'elenco desiderato.
Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in Aggiungi all'elenco destinatari,eseguire una delle operazioni seguenti:
- Fare clic su Digitare un nuovoelenco, aggiungere le voci desiderate nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi e quindi fare clic su OK.
- Fare clic su Usa elenco esistente,selezionare un'origine dati nella finestra di dialogo Seleziona origine dati e quindi fare clic su Apri.
- Fare clic su Scegli da contatti di Outlook (se si è viene chiesto di scegliere un profilo di posta elettronica, fare clic sul profilo desiderato e quindi su OK. Selezionare una cartella o una lista di distribuzione nella finestra di dialogo Seleziona contatti e quindi fare clic su OK.

Risolvere le discrepanze durante la combinazione di elenchi

Quando si aggiunge una lista di distribuzione a un'altra, uno o più campi della lista aggiunta potrebbero non avere una corrispondenza nell'elenco esistente. Ad esempio, l'elenco indirizzi che si sta aggiungendo potrebbe includere un campo Nome società, ma l'elenco originale potrebbe non essere l'elenco.

Publisher chiede di correggere le mancate corrispondenze tra i campi nei vari elenchi di origine aprendo la finestra di dialogo Aggiungi all'elenco destinatari.

Nella finestra di dialogo Aggiungi all'elenco destinatari selezionare un campo non selezionato nella colonna Corrispondenze, selezionare il campo a cui si vuole che corrisponda nei campi dell'elenco destinatari con l'elenco di campi corrispondenti e quindi fare clic su Corrispondenza.
Nella finestra di dialogo Corrispondenza campo verificare che il campo selezionato sia elencato in Corrispondenza con il campo dell'elenco destinatari o selezionarne un altro, quindi fare clic su OK.
Se è necessario aggiungere un nuovo campo all'elenco destinatari per trovare una corrispondenza, selezionare il campo da aggiungere nel nuovo elenco (l'elenco a sinistra nella finestra di dialogo Aggiungi all'elenco destinatari), fare clic su Aggiungi e quindi su OK. I campi aggiunti vengono visualizzati in Nuovi campi da aggiungere all'elenco destinatari.

Suggerimento: Rimuovere un campo aggiunto selezionandolo nella casella Nuovo campo da aggiungere all'elenco destinatari e quindi facendo clic su Rimuovi.

Finestra di dialogo Aggiunta all'elenco destinatari

Come si abbinano i campi quando Publisher non lo richiede?

Nel riquadro attività Stampa unione, in Altri elementi,fare clic su Campi indirizzoe quindi su Corrispondenza campi.

Salvare un collegamento a un elenco combinato

È possibile creare un collegamento all'elenco combinato per usarlo in altre indirizzi. Ogni volta che si modifica una singola voce nell'elenco combinato, la voce modificata viene aggiornata anche nel file di origine originale, se il file è disponibile per la modifica. Se non si vuole aggiornare il file di origine originale, esportare l'elenco destinatari in un nuovo file.

Nel riquadro attività Stampa unione ( Passaggio3: Crearepubblicazioni unite ), in Preparazione per il completamento dell'invio fare clic su Salva un collegamento all'elenco destinatari.
Nella finestra di dialogo Salva file digitare un nome per l'elenco indirizzi combinato nella casella Nome file.

Per impostazione predefinita, l'elenco indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati utente. È preferibile mantenere l'elenco indirizzi in questa cartella perché è la cartella predefinita in cui Publisher cerca le origini dati.
Fare clic su Salva.

Perfezionare un elenco destinatari

Quando i campi dei vari elenchi di origine corrispondono, tutti i record vengono visualizzati nell'elenco esistente della finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in cui è possibile filtrare, ordinare e selezionare i destinatari da includere nella stampa unione elettronica. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario da includere e deselezionare la casella di controllo accanto a ogni destinatario da escludere.

Selezionare o deselezionare tutti gli elementi

Selezionare o deselezionare la casella di controllo nella riga di intestazione.

Filtrare gli elementi nell'elenco

Se si vogliono usare solo alcune voci dell'elenco, è possibile filtrare l'elenco in base a un campo o un criterio specifico. Dopo aver filtrato l'elenco, sarà possibile usare le caselle di controllo per includere ed escludere i record.

Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale filtrare.
Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Fare clic su (Vuote) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente è vuoto.
- Fare clic su (Non vuoto) per visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente contiene informazioni.
- Fare clic su (Avanzate) per aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina, che è possibile usare per filtrare in base a più criteri.
  
  Nota: È anche possibile aprire la finestra di dialogo Filtra e ordina facendo clic su Filtra in Perfezionamento elenco destinatari nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.
Suggerimento: Se l'origine dati contiene record che condividono le stesse informazioni e la colonna contiene al meno di 10 valori univoci, è possibile filtrare in base a informazioni specifiche. Ad esempio, se in più indirizzi è presente l'Australia come paese, è possibile filtrare in base a Australia.
Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione verranno visualizzati solo i record corrispondenti. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (Tutti).

Ordinare le voci dell'elenco

Se si vuole visualizzare le voci dell'elenco in ordine alfabetico, è possibile ordinarle.

Nel riquadro Destinatari Stampa unione fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale ordinare.

Ad esempio, per visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.
Per ordinare in base a più criteri, in Perfezionamento elenco destinatarifare clic su Ordina. Nella finestra di dialogo Filtra e ordina selezionare i criteri in base a cui ordinare.

Trovare duplicati

Per evitare l'invio di indirizzi duplicati, è possibile trovare ed eliminare i record nell'elenco combinato per cui la maggior parte dei campi, ma non necessariamente tutti, corrispondono.

Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic su Trova duplicati in Perfezionamento elenco destinatari.
Nella finestra di dialogo Trova duplicati lasciare selezionata solo le voci da includere e quindi fare clic su OK.

Trovare un destinatario specifico o un gruppo di destinatari che condividono un attributo comune

Per identificare una persona o gruppo di persone che condividono attributi comuni, ad esempio il cognome, il CAP o il mese di nascita, è possibile cercare nell'elenco.

Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic su Trova un destinatario in Perfezionamento elenco destinatari.
Nella finestra di dialogo Trova voce immettere l'attributo da trovare nella casella di testo Trova, specificare il campo o i campi in cui eseguire la ricerca e quindi fare clic su Trova successivo.