Quando si configurano SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365, è probabile che si vogliano aggiungere documenti e file al sito del team. Ecco alcuni modi in cui è possibile aggiungere diversi tipi di contenuto al sito.
Nota: Per un articolo su come configurare i siti OneDrive per aziende o istituti di istruzione e del team in modo da poterli usare insieme, vedere Configurare l'archiviazione e la condivisione di file di Office 365.
In questo articolo
Prima di iniziare
Prima di iniziare a spostare i file, verificare la quantità di spazio di archiviazione disponibile SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Per informazioni sui limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365, vedere Limiti di SharePoint.
Suggerimento: È importante ricordare che in Microsoft 365 i limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365 (sito del team) sono diversi dai limiti di archiviazione per Exchange Online (per gli account di posta elettronica). Per altre informazioni sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere Destinatarinel Microsoft 365 descrizioni dei servizi per Exchange Online.
Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente disponibile. Sono inclusi documenti, immagini, moduli e così via.
Suggerimento: In Esplora file cercare i file esistenti in base alle dimensioni e alla data. In questo modo è possibile identificare rapidamente i file usati di recente o di dimensioni molto grandi.
Verificare la quantità di contenuto usata regolarmente e se si vuole archiviare tutto in Microsoft 365. Come si farebbe quando ci si sposta in una casa più piccola, l'obiettivo è decidere cosa si adatta al nuovo sito. Ad esempio, se l'organizzazione ora usa più spazio di archiviazione rispetto al limite di Microsoft 365 per SharePoint in Microsoft 365, è necessario prendere decisioni come queste:
-
Quali file si vogliono spostare?
-
Si vuole acquistare più spazio di archiviazione?
-
Si prevede di avere spazio per la crescita del sito? (Lo farà sicuramente)
Se l'organizzazione è di grandi dimensioni o complessa, è consigliabile invitare un esperto a fornire assistenza. È possibile trovare assistenza affidabile su Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e veloce per le aziende di tutto il mondo per trovare esperti Microsoft certificati e servizi professionali
Creare cartelle, raccolte e siti secondari
Dopo aver identificato il contenuto che si vuole spostare, è necessario pensare a come si vuole organizzarlo. È possibile iniziare caricando i file nella raccolta Documenti nel sito del team. È buona idea organizzare il contenuto, soprattutto se si prevede di avere molti file. Man mano che il volume del contenuto aumenta, è possibile creare altre raccolte documenti, raccolte moduli e raccolte immagini per archiviare il contenuto. È anche possibile creare siti secondari per diversi tipi di documenti o progetti.
Per altre informazioni su come pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere Pianificare il contenuto per il sito del team.
Caricare documenti, immagini e file
Per caricare file, ad esempio documenti di Word, file PDF o foto JPG, caricarli in una raccolta o in una cartella di una raccolta.
Nota: Le dimensioni massime del file per un singolo file che è possibile caricare in una SharePoint in Microsoft 365 raccolta è attualmente di 2 GB. Inoltre, è possibile caricare solo 100 o meno file alla volta.
Il modo migliore per farlo dipende dal numero di file. Prima di tutto passare alla raccolta di destinazione e quindi usare questa tabella per scegliere un metodo:
|
Numero di file |
Metodo di caricamento |
|---|---|
|
Documento singolo |
Selezionare Nuovo documento > CARICA FILE ESISTENTEe quindi cercare il file nel computer. |
|
Molti documenti e cartelle |
Selezionare il pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda Raccolta della barra multifunzione. Quindi, trascinare i file usando Esplora file. |
Per altre informazioni, vedere Caricare, creare o eliminare file in una raccolta.
Nota: Alcuni tipi di file non possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di questi elementi, vedere l'articolo Tipi di file che non possono essere aggiunti a un elenco o a una raccolta.
È consigliabile creare SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo
Ogni azienda ha dati in molti moduli, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. Per questo tipo di dati, è possibile spostare o convertire il contenuto in un elenco nel sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco di contatti commerciali in un elenco Contatti. Inoltre, spesso è possibile convertire i calendari in un SharePoint calendario, che è un tipo speciale di elenco.
-
Per informazioni su come creare un calendario di gruppo in SharePoint in Microsoft 365, guardare questo video: Video: Creare un calendario personalizzato.
Se ora si usano fogli di calcolo di Microsoft Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricare questi fogli di calcolo direttamente in una raccolta documenti in SharePoint in Microsoft 365. In caso contrario, è possibile importare un foglio di calcolo SharePoint elenchi. Poiché molte persone possono aggiornare un elenco contemporaneamente, SharePoint aiutano a incoraggiare la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse di elenchi per esporre esattamente le informazioni desiderate.
-
Per altre informazioni sull'uso degli elenchi, vedere Formazione: Creare e configurare un elenco.
Prendere in SharePoint soluzioni per le normali esigenze aziendali
Un altro modo per spostare il contenuto consiste nell'usare una soluzione SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni vuole acquisire e condividere la conoscenza quotidiana delle persone che vi lavorano. Un wiki nel sito potrebbe essere ideale per questo tipo di condivisione.
Questa tabella descrive le SharePoint che consentono di gestire i processi aziendali.
|
Processo aziendale |
Descrizione |
|---|---|
|
Usare un wiki per condividere le conoscenze del team e collaborare |
I wiki sono siti speciali in cui una community di utenti crea e gestisce le informazioni. I wiki possono essere un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni di processo o informazioni di riferimento generali importanti per il lavoro.
|
|
Spostare la programmazione delle risorse nei SharePoint di gruppo |
Un calendario di gruppo può essere un buon modo per pianificare risorse comuni, ad esempio sale riunioni, apparecchiature audiovisive e così via. Poiché un calendario di gruppo si SharePoint in Microsoft 365 sito, tutti i membri del team possono visualizzarlo facilmente in SharePoint o in Outlook. |
|
Convertire programmi di database in un'app Access |
È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e quindi creare un'app Access per usare il database nel sito del team. |
|
Automatizzare i processi aziendali con un flusso di lavoro |
I flussi di lavoro consentono di automatizzare e tenere traccia delle attività principali di un processo aziendale. Sono ottimi per attività come i processi di approvazione o la raccolta di feedback. |
Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto
Dopo aver spostato i documenti e i file nel sito del team, indicare ad altri utenti del sito. È possibile offrire diversi modi per trovare contenuto nel sito.
Questa tabella descrive diversi metodi che è possibile usare.
|
Metodo |
Descrizione |
|---|---|
|
Usare la ricerca per individuare il contenuto |
Il modo più semplice per individuare il contenuto in un SharePoint in Microsoft 365 è usare la caratteristica di ricerca.
|
|
Configurare le visualizzazioni in elenchi e raccolte per rendere il contenuto individuabile |
È possibile selezionare gli elementi visualizzati in una visualizzazione. Ad esempio, in una visualizzazione è possibile visualizzare il titolo e l'autore. In una visualizzazione diversa può essere necessario visualizzare solo gli elementi aggiunti dopo una determinata data. |
|
Personalizzare la struttura di spostamento del sito |
È possibile personalizzare la struttura di spostamento per il sito del team per semplificare l'individuazione del contenuto da parte degli utenti del sito. |
|
Eseguire ricerche nel contenuto online quando si è offline |
È possibile usare OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione o Outlook per cercare contenuto nel sito di SharePoint in Microsoft 365 quando si è offline |
|
Tenere traccia degli aggiornamenti del contenuto |
Per altre informazioni su come consentire agli utenti del sito di trovare facilmente il contenuto, vedere l'articolo Della Guida alla pianificazione Pianificare il contenuto per i siti del team.
Lasciare un commento
Questo articolo è stato utile? In fondo alla pagina è possibile indicare se le informazioni sono state o meno di aiuto. Se non è stato utile, specificare quali informazioni mancano o sono incomplete. Il feedback degli utenti verrà usato per verificare i fatti, aggiungere informazioni e aggiornare l'articolo.
