Quando il contenuto di un sito è logicamente organizzato e facile da trovare, è più semplice gestirlo e gestirlo e gli utenti del sito sono più produttivi. Come amministratore della raccolta siti o proprietario del sito, è consigliabile pianificare la strategia del sito prima di creare il sito. In questo articolo esploriamo:
Che tipo di contenuto si ha nei siti?
Dopo aver riflettuto sul numero e sul tipo di siti desiderati, eseguire una pianificazione per il contenuto che verrà archiviato in questi siti. L'obiettivo di questa pianificazione del contenuto consiste nel determinare:
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Tipi di elenchi, raccolte o pagine che si desidera creare nei siti per organizzare il contenuto Le raccolte possono essere usate per archiviare documenti e altri file, mentre gli elenchi possono essere utili per tenere traccia di attività o problemi. Le pagine sono singoli elementi all'interno di un sito in cui è possibile visualizzare contenuto, app, collegamenti e altro ancora.
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Quali tipi di app vuoi includere SharePoint app predefinite, ad esempio raccolte documenti ed elenchi, ma puoi anche creare app personalizzate o acquistare app da terze parti in SharePoint Store.
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Se si vogliono creare tipi di contenuto I tipi di contenuto consentono di personalizzare la modalità di gestione e tenere traccia di specifici tipi di contenuto.
L'organizzazione potrebbe voler eseguire questo tipo di pianificazione in modo centralizzato (in particolare per i tipi di contenuto), ma questo è anche il tipo di pianificazione che è consigliabile incoraggiare i singoli proprietari del sito a svolgere i propri siti di personalizzazione.
Quali tipi di app si desidera aggiungere?
Oltre a pensare ai tipi di contenuto, è consigliabile pensare agli altri tipi di informazioni che verranno archiviati nei siti o ai tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione vorrebbero usare per la gestione dei siti. Questo ti aiuterà a pianificare i diversi tipi di app che potresti voler aggiungere ai siti per iniziare. Ad esempio, se si conosce la posizione in cui archiviare i documenti, è probabile che si voglia aggiungere una raccolta documenti. Se si è certi di voler tenere traccia di date importanti, sarà probabilmente necessario un calendario.
Non è necessario aggiungere tutte le app che potrebbero essere necessarie subito. I proprietari dei siti possono aggiungere e rimuovere nuove app nel tempo, dato che le esigenze aziendali cambiano. Tuttavia, la pianificazione preliminare su come personalizzare il contenuto dei siti può aiutare a garantire che i siti siano immediatamente utili per gli utenti.
SharePoint include app predefinite utili per una vasta gamma di scopi commerciali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione dei progetti e al monitoraggio, alla comunicazione. È possibile aggiungere più istanze di questi tipi di app a un sito. È anche possibile acquistare e aggiungere app di terze parti da SharePoint Store al sito.
Per altre informazioni, vedere aggiungere un'app a un sito e acquistare un'app da SharePoint Store.
È necessario definire i tipi di contenuto?
I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente tipi di contenuto specializzati usando il comando nuovo elemento o nuovo documento in un elenco o in una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché conferiscono ai proprietari dei siti un modo per verificare che il contenuto sia coerente tra i siti. I tipi di contenuto rendono anche possibile che un singolo elenco o raccolta contenga più tipi di elementi o tipi di documento. I proprietari dei siti possono pre-configurare dettagli specifici sul contenuto quando configurano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.
I proprietari dei siti possono definire tipi di contenuto per elementi di elenco, documenti o cartelle.
Può risultare utile definire i tipi di contenuto per parte del contenuto se il contenuto soddisfa uno dei criteri seguenti:
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Se è vero: |
I tipi di contenuto possono essere utili nei modi seguenti: |
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Si hanno tipi specifici di documenti che hanno un formato o uno scopo standardizzato e si vuole che siano coerenti in tutta l'organizzazione. |
Configurare i tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti a livello di sito del team in modo che siano disponibili per l'uso in tutti i siti secondari del sito del team. In questo modo, tutti gli utenti dell'organizzazione potranno creare questi documenti in modo coerente. |
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Si hanno modelli specifici che gli utenti devono usare per tipi specifici di documenti. |
Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto pertinenti in modo che tutti i nuovi documenti creati dal tipo di contenuto useranno il modello. |
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Esiste un set di informazioni standard che ti piace tenere traccia di tipi specifici di documenti o elementi. |
Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se una delle informazioni è particolarmente importante, è possibile designarle come richiesto. Quando si configura il tipo di contenuto, è anche possibile specificare valori predefiniti per colonne specifiche. |
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Esiste un processo aziendale definito per il modo in cui i tipi di documenti specifici vengono sempre gestiti o esaminati. |
Valutare la possibilità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile usare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come la revisione o l'approvazione dei documenti. |
Dopo avere identificato il contenuto per il quale si desidera definire i tipi di contenuto, è necessario pensare a dove definire i tipi di contenuto. Se si definiscono tipi di contenuto del sito a livello di sito del team, questi saranno ampiamente disponibili per il riutilizzo negli elenchi e nelle raccolte in tutti i siti secondari del sito del team. I singoli proprietari di siti possono anche definire i tipi di contenuto del sito per i propri siti, anche se questi tipi di contenuto saranno disponibili per l'uso in elenchi e raccolte solo in tale sito e in tutti i siti sotto di esso.
Potrebbe essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella che acquisisce le informazioni che si desidera includere quando si definiscono i tipi di contenuto. Ad esempio, puoi iniziare creando qualcosa di essenziale, come la tabella seguente, e quindi adattarlo per includere tutte le informazioni aggiuntive che potresti trovare utili per tenere traccia, ad esempio i siti o i team che useranno i tipi di contenuto:
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Nuovo tipo di contenuto |
Tipo di contenuto padre |
Colonne |
Modello di documento |
Flussi di lavoro |
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Specificare il nome del tipo di contenuto che si vuole creare. |
Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato. |
Elencare la colonna nuova o esistente che si vuole aggiungere al tipo di contenuto. |
Specifica se sarà associato un modello di documento al tipo di contenuto. |
Consente di specificare se sono presenti flussi di lavoro associati al tipo di contenuto. |
Per altre informazioni sull'uso dei tipi di contenuto, vedere creare o personalizzare un tipo di contenuto.
In che modo gli utenti troveranno e accedono al contenuto?
Pensare al modo in cui gli utenti del sito troveranno e utilizzeranno il contenuto nei siti di SharePoint. Questo tipo di pianificazione ti aiuterà a prendere decisioni su come configurare sia la struttura di spostamento che la ricerca per il sito del team e i relativi siti secondari.
Quali siti si desidera includere nella struttura di spostamento globale?
Per pianificare la struttura di spostamento, è possibile che sia utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia del sito. Se è già stato creato un diagramma durante la pianificazione dei siti, è possibile iniziare con il diagramma e modificarlo. Includere tutti i siti secondari del sito del team. Potrebbe essere necessario includere anche eventuali elenchi o raccolte importanti presenti nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo potrai identificare a colpo d'occhio le destinazioni importanti che gli utenti del sito potrebbero voler trovare se iniziano dalla Home page del sito del team.
La struttura di spostamento superiore in un sito offre ciò che è noto come spostamento globale.
Per impostazione predefinita, ogni sito usa il proprio spostamento superiore, ma è possibile decidere di consentire ai siti di ereditare la struttura di spostamento superiore dal sito padre in modo che l'esperienza di spostamento sia coerente in tutti i siti. È possibile configurare i siti visualizzati nella barra di spostamento superiore. È anche possibile includere collegamenti a qualsiasi altro URL desiderato, se si vogliono integrare i collegamenti alle risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Per altre informazioni sulla personalizzazione della struttura di spostamento superiore, vedere personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.
Se sono presenti molti siti secondari per il sito del team, è possibile che non sia necessario esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore, perché questo potrebbe essere travolgente per gli utenti del sito. Ma non si vuole anche rendere non riconoscibili siti o contenuti importanti. Usare il diagramma gerarchico del sito per identificare i siti principali da esporre nella struttura di spostamento globale.
In che modo gli utenti possono spostarsi all'interno dei siti?
Oltre alla struttura di spostamento superiore, i siti visualizzano anche un elemento di spostamento sul lato sinistro della pagina denominata avvio veloce.
In genere, la barra di avvio veloce Visualizza i collegamenti specifici del sito corrente e può essere usata per evidenziare il contenuto più importante. Quando si crea un nuovo elenco o una nuova raccolta, viene visualizzato automaticamente un nuovo collegamento in recenti sulla barra di avvio veloce. Nella sezione Recenti sono visualizzati solo i cinque collegamenti più recenti.
È possibile personalizzare la barra di avvio veloce per aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte del sito. È anche possibile raggruppare i collegamenti in titoli personalizzati. Se si sceglie di avere tutti i siti secondari ereditano la struttura di spostamento globale, sarà importante per i proprietari dei siti personalizzare la struttura di spostamento sulla barra di avvio veloce, perché sarà il modo principale in cui gli utenti troveranno il contenuto all'interno di un sito quando lo visitano. Se si decide di non avere i siti secondari ereditano la struttura di spostamento globale dal sito del team, gli utenti potranno usare sia la barra dei collegamenti superiore che quella rapida in un sito secondario per trovare il contenuto all'interno. Per altre informazioni sulla modifica dei collegamenti sulla barra di avvio veloce, vedere personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.
Cosa si deve pensare durante la pianificazione della ricerca?
È più probabile che gli utenti vogliano usare SharePoint quando possono trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno. Usando le caratteristiche di contenuto, come i tipi di contenuto, oppure aggiungendo colonne di metadati a elenchi e raccolte, puoi semplificare la ricerca dei contenuti
Gli amministratori della raccolta siti e gli amministratori dei siti possono eseguire una serie di configurazioni per personalizzare l'esperienza di ricerca per gli utenti.
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Per eseguire questa operazione: |
Fare riferimento a questo argomento: |
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Personalizzare lo stile e le impostazioni che influiscono sui risultati della ricerca, è possibile personalizzare il centro ricerche e le web part usate nelle pagine del centro ricerche. |
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Creare regole di query per migliorare il modo in cui la ricerca risponde alle intenzioni degli utenti. |
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Personalizzare le origini dei risultati per le ricerche. |
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Consente di visualizzare, creare o modificare le proprietà gestite o eseguire il mapping della mappa alle proprietà gestite. |
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Per esportare e importare le impostazioni di configurazione della ricerca personalizzate tra i siti. Le impostazioni da esportare e importare includono tutte le regole di query personalizzate, le origini dei risultati, i tipi di risultati, i modelli di classificazione e le impostazioni di ricerca del sito. |
Esportare e importare le impostazioni di configurazione della ricerca personalizzate |
Come il contenuto diventa disponibile nella ricerca
Il servizio di ricerca è programmato per eseguire la ricerca per indicizzazione SharePoint contenuto ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento a un sito di SharePoint, sarà previsto un periodo di tempo prima che venga indicizzato e restituito nei risultati della ricerca. Questo intervallo di tempo varia in base alle attività dell'utente corrente. Attività come migrazione del sito, aggiornamento e manutenzione aumentano il carico sulla pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto in genere devono essere visualizzati nei risultati della ricerca entro un'ora.
Cosa devono fare gli utenti con i contenuti?
Ponendo alcune domande di base sugli elementi che gli utenti del sito devono eseguire con il contenuto, è possibile determinare in che modo potrebbe essere necessario configurare siti, elenchi o raccolte specifici, nonché le caratteristiche specifiche che potrebbero essere necessarie agli utenti del sito.
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Domande da esplorare: |
Considerazioni sulla configurazione del contenuto: |
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È necessario tenere traccia delle versioni di tipi specifici di documenti o voci di elenco? |
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Gli utenti del sito avranno la possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente a tipi specifici di documenti? |
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È necessario approvare tipi specifici di contenuto prima di essere ampiamente accessibili |
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Alcuni tipi di documenti sono soggetti a specifici processi aziendali o flussi di lavoro umani? |
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Userai gli elenchi per guidare o gestire i processi |
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Ci saranno contenuti riservati nei siti che devono essere limitati dall'accesso generale |
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Gli utenti dovranno ricevere gli aggiornamenti sulle modifiche al contenuto? |
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