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Così come è importante indicare le ore dedicate alle attività in Project Web App, è altrettanto essenziale comunicare al project manager l'andamento generale del progetto.
Contenuto dell'articolo:
Differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività
Prima di esaminare la segnalazione dello stato di avanzamento delle attività in Project Web App, è importante chiarire le differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività.
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Per tempo si intende il numero effettivo di ore dedicate a un'attività specifica, ovvero i dati inseriti nella scheda attività, per registrare il numero di ore dedicate alle diverse attività nel corso della settimana lavorativa. |
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Lo stato di avanzamento delle attività è un termine generico per concetti quali la percentuale di lavoro completato per un'attività (percentuale di completamento) e la quantità di lavoro ancora da eseguire prima del completamento dell'attività (lavoro rimanente). |
L'invio dello stato di avanzamento delle attività permette di ottenere un quadro generale dell'andamento delle attività.
Esempio
In questo esempio, alla risorsa è stata assegnata un'attività per il cui completamento sono previste 40 ore.
All'attività sono state dedicate 8 ore il lunedì, 4 ore il martedì e 8 ore il mercoledì, per un totale di 20 ore.
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Lun |
Mar |
Mer |
Gio |
Ven |
TOTALE |
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Effettivo |
8 |
4 |
8 |
0 |
0 |
20 |
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Pianificato |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
40 |
Questi sono i dati relativi ai tempi inseriti in una scheda attività.
È possibile esaminare il lavoro eseguito dal punto di vista dello stato di avanzamento delle attività.
Anche se sono trascorse 20 ore su 40, è possibile che si ritenga di non aver completato effettivamente il 50% dell'attività,
ad esempio si potrebbe pensare di avere già completato il 75% del lavoro oppure solo il 25%.
20 di 40 ore appaiono così:
Un anticipo sulla pianificazione appare così:
Un ritardo sulla pianificazione appare così:
Quando si comunica la percentuale di completamento stimata, si comunica lo stato di avanzamento dell'attività. Anche la comunicazione del numero di ore stimato rimanente per l'attività (lavoro rimanente) viene considerata parte dello stato di avanzamento dell'attività.
Procedendo con l'esempio, si può supporre che, dopo aver completato 20 delle 40 ore pianificate, si ritenga di aver bisogno di più di 20 ore per completare l'attività. Inviando il lavoro rimanente stimato al project manager, si comunica l'avanzamento dell'attività.
Scopo della comunicazione dell'avanzamento dell'attività
Analogamente alla compilazione della scheda attività, la comunicazione dello stato di avanzamento delle attività non è focalizzata sulla risorsa, ma sul progetto e sulla necessità di assicurarsi che le attività siano completate entro i tempi e il budget previsti.
Se le attività di cui ci si occupa richiedono più tempo del previsto, per qualsiasi motivo, il project manager potrà riorganizzare le attività, in modo da non influire negativamente sul progetto complessivo.
Anche se ci si impegna al massimo, non è sempre possibile ottenere i risultati previsti. Ogni project manager competente è consapevole di questa possibilità, quindi non bisogna preoccuparsi per eventuali ritardi rispetto alla programmazione. La comunicazione chiara e diretta dell'avanzamento delle attività contribuisce all'andamento ottimale del progetto.
Posizione per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività
Questo aspetto è abbastanza complesso. È possibile configurare Project Web App in due modi per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività.
Visualizzazioni separate per i tempi e lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri del team inseriscono e inviano i tempi nella visualizzazione Scheda attività e lo stato di avanzamento delle attività nella visualizzazione Attività.
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Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
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Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Percentuale di completamento nella visualizzazione Attività + Lavoro rimanente nella visualizzazione Attività
Una visualizzazione combinata per i tempi e per lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri de team possono inserire sia i tempi che lo stato di avanzamento delle attività nella visualizzazione Scheda attività. In questo caso, l'avanzamento dell'attività è rappresentato dalle ore, invece che dalla percentuale di completamento, oltre al lavoro rimanente.
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Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
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Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Lavoro rimanente nella visualizzazione Scheda attività
Il metodo "visualizzazione combinata", probabilmente noto all'amministratore come "modalità di immissione singola", elimina la necessità di inserire i dati in due posizioni, ma non permette di segnalare la percentuale di completamento in un modo più generico ("è stato completato il 25% circa dell'attività"). I due metodi presentano quindi vantaggi e svantaggi. I membri del team si adattano alle scelte dell'organizzazione, ma a volte queste informazioni dettagliate possono risultare utili.
Aggiungere commenti sul proprio lavoro
Per comunicare lo stato di avanzamento delle attività, è anche possibile aggiungere semplicemente commenti quando si inviano aggiornamenti ai project manager. In alcuni casi potrebbe essere necessario spiegare eventuali ritardi ("Sono state aggiunte 20 ore di lavoro rimanente perché…") oppure fornire dettagli aggiuntivi sul lavoro eseguito nel corso della settimana ("Le 6 ore dedicate all'attività il martedì sono state usate per…").
Per aggiungere commenti, selezionare la casella di controllo Commento per invio sulla barra mutlifunzione prima di inviare la scheda attività o l'avanzamento attività, in modo da visualizzare una casella in cui inserire i commenti prima di inviare le modifiche al project manager.
