Le schede attività sono alla base delle attività dei membri dei team in Project Online.
Procedura per la compilazione delle schede attività
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Sulla barra degli strumenti Avvio veloce fare clic su Scheda attività.
La visualizzazione Scheda attività include due lati, separati da barra di divisione centrale.
Nel lato sinistro sono elencate le attività, oltre a elementi quali permessi e vacanze.
Nel lato destro è possibile inserire le ore effettive dedicate ogni giorno alle attività specifiche.
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Scorrere la barra di divisione al centro per visualizzare un'area maggiore di ogni lato della visualizzazione.
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Nella visualizzazione Scheda attività è possibile eseguire le operazioni seguenti:
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Dopo avere inserito le ore in una scheda attività, è necessario inviarla al responsabile per l'approvazione.
Fare clic sulla scheda Scheda attività nella barra multifunzione.
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Fare clic su Invia > Invia scheda attività finale.
: Quando si sceglie Invia scheda attività finale, la scheda attività viene bloccata per impedirne la modifica. Se non si è ancora pronti per inviare la scheda attività finale, fare clic su Invia lo stato di avanzamento per tutte le attività o su Invia lo stato di avanzamento per attività selezionate.
Importanza delle schede attività
La compilazione delle schede attività può risultare noiosa. Se ci si occupa di molte attività diverse contemporaneamente, può essere difficile indicare in modo preciso il tempo dedicato a ogni attività nel corso della giornata. In alcuni casi è inoltre difficile specificare il numero esatto di ore dedicate a un'attività, ad esempio se si ritiene di avere dedicato tempo insufficiente a un'attività o se le ore da specificare sono troppe. In entrambi i casi, è possibile che si preferisca non concentrare l'attenzione sulle proprie ore di lavoro.
L'etica professionale delle risorse, tuttavia, non è effettivamente l'aspetto fondamentale della gestione dei progetti, anche se è ovviamente importante. Occorre prima di tutto assicurarsi che le attività siano completate entro i tempi e il budget previsti. È necessario verificare che sia disponibile un numero di risorse sufficiente per completare l'attività, senza sovraccaricare nessuno o senza che l'organizzazione debba sostenere costi superiori a quelli pianificati.
I project manager usano i dati delle schede attività per stabilire il numero di risorse da assegnare ad attività analoghe nei progetti futuri. È possibile che il reparto HR usi questi dati per assicurarsi che un numero di risorse appropriato sia allocato a determinati ruoli. Le schede attività sono infine usate per calcolare i compensi delle risorse retribuite su base oraria. È importante notare che le schede attività offrono anchealtri vantaggi all'organizzazione, permettendo una pianificazione migliore e aiutando a ottenere una maggiore efficienza.
I vantaggi derivanti da una migliore pianificazione e una maggiore efficienza si riflettono anche sulle risorse, che non dovranno affrontare ore di lavoro straordinario per completare un'attività entro i tempi previsti. Il project manager potrà avere aspettative realistiche in merito al tempo necessario per completare un'attività o sul numero di risorse effettivamente necessarie per un'attività specifica, senza dover ricorrere a straordinari.
Come funzionano le schede attività in Project Online?
I periodi della scheda attività per l'organizzazione sono configurati da un amministratore. Ogni settimana, ad esempio, potrebbe corrispondere a una scheda attività distinta.
Quando il project manager assegna un'attività, tale attività viene visualizzata nella scheda attività della risorsa durante il periodo previsto per il completamento dell'attività nel piano del progetto.
È necessario inserire le ore effettive dedicate a ogni attività nel periodo specifico della scheda attività, quindi inviare i dati.
A ogni utente in Project Online viene assegnato un responsabile della scheda attività, in alcuni casi più di un responsabile. È possibile che il responsabile della scheda attività sia il project manager o un altro utente ad esempio un manager delle risorse, responsabile delle risorse dell'organizzazione.
Il responsabile della scheda attività riceve la scheda attività compilata e la esamina. Se i dati risultano corretti, la scheda attività viene approvata. Se i dati risultano diversi da quanto previsto, è possibile che il responsabile della scheda attività rifiuti la scheda attività e aggiunga alcuni commenti sui motivi del rifiuto.
Se la scheda attività è stata approvata, i dati inviati saranno inclusi nel calcolo della quantità totale di lavoro eseguito per l'attività e la quantità di lavoro rimanente per l'attività verrà ridotta. Queste informazioni sono registrate nel piano complessivo del progetto, in modo da permettere al project manager di verificare con precisione se lo stato del progetto corrisponde a quanto pianificato.
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Vedere il Passaggio 3: Aggiornare lo stato.
