Ci siamo stati tutti, vero? Dopo una entusiasmante vacanza, si torna al lavoro, si apre Outlook e si trovano duemila messaggi non letti in attesa. È abbastanza per farti tornare in vacanza. O mai più una vacanza.
Outlook è però un programma potente che consente di gestire rapidamente la posta in arrivo, probabilmente molto più velocemente di quanto si possa immaginare.
Preparazione per le vacanze
Seguiamo rachel mentre si prepara a partire per una vacanza di dieci giorni.
Rachel gestisce la comunicazione e il coordinamento per cinque progetti separati, è membro di venti diverse liste di distribuzione e riceve anche un piccolo numero di messaggi di posta elettronica personali ogni giorno.
Mentre Rachel è fuori ufficio, Chester sarà il punto di contatto principale per tre dei suoi progetti, e Cheryl gestirà gli altri due.
L'ultima volta che Rachel è andata in vacanza, ha impostato le risposte automatiche per far sapere a tutti che sarebbe tornata tra dieci giorni, ma non ha fatto altro. Al suo ritorno, la posta in arrivo era passata da 50 messaggi a 500 messaggi.
Questa volta Rachel passa alcuni minuti il giorno prima di partire con diverse delle caratteristiche principali di Outlook per aiutarla a tornare dalle vacanze senza stress.
Rachel sa che la configurazione di una risposta automatica può eliminare molte domande e confusione per i suoi colleghi. Poiché ha Microsoft 365, seleziona File > Risposte automatiche e digita il testo seguente.
Gentile utente,
Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori ufficio tra il 1° maggio 2019 e il 10 maggio 2019. Non controllo la posta mentre sono assente.
Per assistenza con i progetti Contoso, Fourth Coffee e Tailspin Toys, contatta Chester Beane.
Per assistenza con il progetto Northwind, contattare Cheryl Jens.
— Rachel
Può impostare le risposte automatiche per attivare il giorno in cui esce e disattivare il giorno in cui torna. Questo è un ottimo passaggio 1. Tuttavia, Rachel sa che Outlook ha altre funzionalità che può usare per tenerla sotto controllo.
Per configurare le proprie risposte automatiche, vedere Inviare risposte automatiche Fuori sede da Outlook.
Ora, Rachel può andare avanti al Passaggio 2: Creazione di regole.
Le regole sono un ottimo modo per gestire i messaggi, sia quando si è in ufficio che fuori ufficio. La caratteristica Risposte automatiche include regole predefinite che verranno attivate solo quando si è fuori ufficio.
Nella finestra di dialogo regole nella parte inferiore della finestra Risposte automatiche , Rachel seleziona Aggiungi regola.
Aggiunge quindi advertisements@contoso.com al campo Da . Riceve un messaggio giornaliero da questo indirizzo che contiene informazioni temporali riservate non necessarie quando torna dalle vacanze.
Nella sezione Esegui queste azioni Rachel controlla la casella elimina tutti i messaggi da tale indirizzo di posta elettronica. Può creare più regole per spostare o eliminare o anche inoltrare messaggi ad altri utenti dell'organizzazione in base alle parole nell'oggetto o nel corpo del messaggio o alla persona a cui il messaggio viene inviato o ricevuto.
Dopo aver creato le regole, può salvare la risposta automatica e partire per la sua vacanza sapendo che un buon numero di messaggi di posta elettronica verrà automaticamente inoltrato alla persona giusta e un altro gruppo verrà eliminato completamente.
Per altre informazioni sull'aggiunta di regole, vedere Gestire i messaggi di posta elettronica con le regole.
Dopo una vacanza
E se non fossi organizzato come Rachel prima di partire in vacanza?
Seguiamo Nelson mentre cerca di gestire una posta in arrivo sovraccarica dopo una vacanza di dieci giorni. Nelson ha impostato una risposta automatica, ma non ha dato ai suoi colleghi istruzioni mentre era assente.
Quando Nelson torna dalla sua vacanza, ha 1243 messaggi nella sua posta in arrivo. Per fortuna, Nelson ha Outlook come parte del suo abbonamento a Microsoft 365, quindi può ordinare, filtrare e gestire i messaggi in modo semplice e rapido usando alcune delle caratteristiche principali di Outlook.
In primo luogo, Nelson ordina i suoi messaggi in base alla priorità. In questo modo tutti i messaggi ad alta priorità, ovvero quelli che dovrà gestire rapidamente, vengono visualizzati nella parte superiore della posta in arrivo.
A questo scopo, seleziona l'elenco a discesa Per data nella parte superiore dell'elenco dei messaggi e sceglie Priorità. Questo ordina la sua posta in arrivo per lui.
Nelson può ora dedicare quindici minuti alla risposta ai cinque messaggi ad alta priorità, archiviarli in cartelle e quindi modificare l'ordinamento facendo di nuovo clic sull'elenco a discesa e selezionando Basso in alto per visualizzare i messaggi con priorità bassa all'inizio dell'elenco dei messaggi. Questi messaggi ricevono solo un'analisi rapida e quindi elimina tutti i messaggi tranne uno. Gli inviti al pranzo, le notifiche di un'esercitazione di fuoco e l'avviso di un'interruzione di corrente di tre giorni fa non sono messaggi a cui deve rispondere.
Ora che si occupa dei messaggi di posta elettronica più importanti, Nelson può usare un altro filtro incorporato di Outlook, quello per @mentions. Usando l'elenco a discesa Per data nell'angolo in alto a destra dell'elenco dei messaggi, seleziona Messaggio menzionato.
Nelson sa se è stato menzionato in un messaggio di posta elettronica specifico, è probabile che il mittente abbia bisogno di qualcosa in modo esplicito da lui, piuttosto che da uno dei suoi lavoratori.
Ci sono circa cinquanta di questi messaggi, e Nelson può esaminare rapidamente l'elenco, eliminare quelli che potrebbero essere già stati gestiti da uno dei suoi colleghi e quindi rispondere agli altri.
Se si ha un numero elevato di progetti, alcuni potrebbero essere più sensibili al tempo rispetto ad altri. La ricerca di messaggi correlati ai progetti più importanti per la prima volta consente di tenere sotto controllo questi progetti, risparmiando i progetti meno sensibili al tempo per un altro giorno.
Per cercare messaggi che contengono una frase specifica, usare la casella di ricerca nella parte superiore dell'elenco dei messaggi di Outlook. Racchiudere una frase con più parole tra virgolette per cercare solo quella frase e non ogni singola parola all'interno della frase.
Il raggruppamento dei messaggi per mittente consente di trovare rapidamente i messaggi eliminati, ad esempio newsletter o messaggi automatizzati provenienti da account non monitorati, oppure messaggi a cui è necessario rispondere tempestivamente, ad esempio i messaggi provenienti dal proprio supervisore diretto.
Per raggruppare i messaggi per mittente, fare clic sull'elenco a discesa Per data nell'angolo in alto a destra dell'elenco dei messaggi e selezionare Da.
