Tabel adalah objek penting dalam database karena menyimpan semua informasi atau data. Sebagai contoh, database untuk bisnis bisa mempunyai tabel Kontak yang menyimpan nama pemasok, alamat email, dan nomor telepon. Karena objek database lainnya sangat bergantung pada tabel, Anda harus selalu memulai desain database dengan membuat semua tabelnya telebih dahulu, lalu membuat objek lainnya. Sebelum membuat tabel di Access, pertimbangkan persyaratan Anda dan tentukan semua tabel yang mungkin Anda perlukan. Untuk pengenalan tentang perencanaan dan perancangan database, lihat Dasar-dasar desain database.
Dalam artikel ini
Gambaran Umum
Database relasional seperti Access biasanya memiliki beberapa tabel yang berkaitan. Dalam database yang dirancang dengan baik, setiap tabel menyimpan data tentang subjek tertentu, seperti karyawan atau produk. Sebuah tabel memiliki data (baris) dan bidang (kolom). Bidang berisi beberapa tipe data, seperti teks, angka, tanggal, dan hyperlink.
-
Data: Berisi informasi khusus, seperti informasi tentang karyawan atau produk tertentu.
-
Bidang: Berisi informasi tentang satu aspek dari subjek tabel, seperti nama depan atau alamat email.
-
Nilai bidang: Setiap data memiliki nilai bidang. Misalnya, Contoso, Ltd. atau someone@example.com.
Properti tabel dan bidang
Tabel dan bidang juga memiliki properti yang dapat diatur untuk mengontrol karakteristik atau perilaku mereka.
1. Properti tabel
2. Properti bidang
Di database Access, properti tabel merupakan atribut dari tabel yang mempengaruhi tampilan atau perilaku tabel secara keseluruhan. Properti tabel diatur dalam lembar properti tabel, di tampilan Desain. Sebagai contoh, Anda dapat mengatur properti Tampilan Default tabel untuk menentukan bagaimana tabel ditampilkan secara default.
Properti bidang berlaku pada bidang tertentu dalam tabel dan menjelaskan salah satu karakteristik bidang atau aspek perilaku bidang. Anda dapat mengatur beberapa properti bidang dalam tampilan lembar data. Anda dapat juga mengatur properti bidang mana pun dalam tampilan Desain menggunakan panel </c0>Properti Bidang.
Tipe data
Setiap bidang memiliki tipe data. Tipe data bidang mengindikasikan jenis data yang disimpan oleh bidang, seperti teks atau file lampiran yang berjumlah besar.
Tipe data merupakan properti bidang, tetapi berbeda dengan properti bidang lainnya seperti berikut:
-
Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, bukan dalam panel Properti Bidang.
-
Tipe data bidang menentukan properti lain apa yang dimiliki oleh bidang.
-
Anda harus mengatur tipe data bidang ketika membuat bidang.
Anda dapat membuat bidang baru di Access dengan memasukkan data di kolom baru dalam tampilan Lembar Data. Ketika membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access menetapkan tipe data untuk bidang secara otomatis, berdasarkan nilai yang dimasukkan. Jika tidak ada tipe data yang tersirat oleh masukan Anda, Access mengatur tipe data ke Teks. Jika dibutuhkan, tipe data dapat diubah menggunakan Pita.
Contoh dari deteksi tipe data secara otomatis
Tabel berikut memperlihatkan bagaimana deteksi tipe data secara otomatis bekerja dalam tampilan Lembardata.
|
Hubungan tabel
Meskipun setiap tabel menyimpan data tentang subjek yang berbeda, tabel dalam database Access biasanya menyimpan data tentang subjek yang terkait satu sama lain. Misalnya, database mungkin berisi:
-
Tabel pelanggan yang mencantumkan daftar pelanggan perusahaan Anda dan alamat mereka.
-
Tabel produk yang mencantumkan daftar produk yang Anda jual, termasuk harga dan gambar untuk setiap item.
-
Tabel pesanan yang melacak pesanan pelanggan.
Karena data tentang subjek berbeda disimpan di tabel terpisah, Anda memerlukan beberapa cara untuk menyatukan data sehingga data terkait dari tabel terpisah tersebut dapat digabungkan dengan mudah. Untuk menghubungkan data yang disimpan dalam tabel yang berbeda, Anda membuat hubungan. Hubungan merupakan koneksi logis antara dua tabel yang menentukan bidang yang sama-sama dimiliki tabel tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Panduan tentang hubungan tabel.
Kunci
Bidang yang merupakan bagian dari hubungan tabel disebut kunci. Kunci biasanya terdiri dari satu bidang, namun dapat terdiri lebih dari satu bidang. Ada dua jenis kunci:
-
Kunci utama Sebuah tabel hanya dapat memiliki satu kunci utama. Kunci utama terdiri dari satu atau beberapa bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap catatan yang disimpan dalam tabel. Sering kali, terdapat angka identifikasi unik, seperti nomor ID, nomor seri, atau kode, yang bertindak sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel Pelanggan yang setiap pelanggannya memiliki nomor ID pelanggan yang unik. Bidang ID pelanggan merupakan kunci utama tabel Pelanggan. Ketika kunci utama terdiri dari lebih dari satu bidang, biasanya tersusun dari bidang yang sudah ada, diambil bersama, menyediakan nilai yang unik. Misalnya, Anda mungkin menggunakan kombinasi dari nama belakang, nama depan, dan tanggal lahir sebagai kunci utama bagi tabel mengenai orang-orang. Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan atau mengubah kunci utama tabel.
-
Kunci asing Tabel dapat memiliki satu kunci asing atau lebih. Kunci asing terdiri dari nilai yang terkait dengan nilai kunci utama dari tabel lainnya. Sebagai contoh, Anda mungkin mempunyai tabel Pesanan di mana setiap pesanan mempunyai ID pelanggan yang bersesuaian ke rekaman dalam tabel Pelanggan. Bidang ID pelanggan adalah kunci asing dari tabel Pesanan.
Kesesuaian nilai antar bidang kunci membentuk dasar dari hubungan tabel. Anda menggunakan hubungan tabel untuk mengombinasikan data dari tabel terkait. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai tabel Konsumen dan tabel Pesanan. Dalam tabel Pelanggan, setiap rekaman diidentifikasi oleh bidang kunci utama, ID.
Untuk menghubungkan setiap pesanan dengan pelanggan, Anda menambahkan bidang kunci asing ke tabel Pesanan yang bersesuaian dengan bidang ID tabel Pelanggan, lalu buat hubungan antar dua kunci tersebut. Ketika Anda menambah rekaman ke tabel Pesanan, Anda menggunakan nilai untuk ID pelanggan yang berasal dari tabel Pelanggan. Setiap kali Anda ingin melihat setiap informasi tentang pesanan pelanggan, Anda menggunakan hubungan untuk mengidentifikasi data mana dari tabel Pelanggan yang bersesuaian dengan rekaman dalam tabel Pesanan.
1. Kunci utama, diidentifikasi dengan ikon kunci di samping nama bidang.
2. Kunci asing — perhatikan tidak adanya ikon kunci.
Jangan tambahkan bidang jika Anda menginginkan tiap entitas unik yang dinyatakan dalam tabel mungkin membutuhkan lebih dari nilai untuk bidang. Melanjutkan contoh sebelumnya, jika Anda ingin mulai melacak pesanan dari pelanggan, jangan menambahkan bidang, karena tiap pelanggan bisa membuat lebih dari satu pesanan. Sebaliknya, buat tabel baru untuk menyimpan pemesanan, lalu buat hubungan di antara kedua tabel.
Keuntungan menggunakan hubungan
Menyimpan data terpisah dalam tabel yang terkait menghasilkan keuntungan sebagai berikut:
-
Konsistensi Karena setiap item data direkam hanya sekali dalam satu tabel, maka lebih sedikit kemungkinan untuk ambiguitas atau inkonsistensi. Sebagai contoh, Anda menyimpan nama pelanggan hanya sekali dalam tabel tentang pelanggan, dari pada menyimpannya berulang kali (dan berpotensi inkonsisten) dalam tabel yang berisi data pesanan.
-
Efisiensi Merekam data hanya di satu tempat berarti Anda menggunakan lebih sedikit ruang. Lebih jauh lagi, tabel yang lebih kecil cenderung menyediakan data lebih cepat dari pada tabel yang lebih besar. Akhirnya, jika Anda tidak menggunakan tabel terpisah untuk subjek yang terpisah, Anda akan memperkenalkan nilai kosong (ketiadaan data) dan kelebihan data di dalam tabel Anda, keduanya dapat membuang ruangan dan mengganggu kinerja.
-
Komprehensibilitas Desain database lebih mudah untuk dimengerti jika subjeknya dipisahkan ke dalam tabel secara benar.
Rencanakan tabel dengan hubungan dalam pikiran Anda. Anda dapat menggunakan Panduan Pencarian untuk membuat bidang kunci asing jika tabel yang terdiri dari kunci utama yang terhubung sudah ada. Panduan Pencarian membuat hubungan untuk Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat atau menghapus bidang pencarian.
