Membuat tabel dan menambahkan bidang

Membuat tabel

Database sederhana, seperti daftar kontak, mungkin hanya menggunakan satu tabel. Namun, jika banyak database mungkin menggunakan beberapa tabel. Saat membuat database baru, Anda membuat file baru pada komputer yang bertindak sebagai wadah untuk semua objek dalam database, termasuk dalam tabel.

Anda dapat membuat tabel dengan membuat database baru, dengan menyisipkan tabel ke database yang sudah ada, atau dengan mengimpor maupun menautkan ke tabel dari sumber data lain, seperti buku kerja Microsoft Excel, dokumen Microsoft Word, file teks, atau database lain. Ketika membuat database baru yang kosong, tabel kosong baru secara otomatis dimasukkan untuk Anda. Selanjutnya Anda bisa memasukkan data dalam tabel untuk memulai menentukan bidang Anda.

Atas Halaman

Membuat tabel baru dalam database baru

1. Klik File > baru, lalu pilih Database desktop kosong.

2. Dalam kotak Nama file, ketik nama file untuk database baru.

3. Untuk menelusuri lokasi yang berbeda dan menyimpan database, klik ikon folder.

4. Klik Buat.

   Database baru terbuka, dan tabel baru yang bernama Tabel1 dibuat dan dibuka dalam tampilan Lembardata.

Atas Halaman

Membuat tabel baru dalam database yang sudah ada

1. Klik File > Buka, lalu klik database jika tercantum di bawah Terkini. Jika tidak, pilih salah satu opsi penelusuran untuk menemukan database.

2. Dalam kotak dialog Buka, pilih database yang ingin dibuka, lalu klik Buka.

3. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Tabel.

   Tabel baru telah dimasukkan ke dalam database dan tabel terbuka di tampilan Lembardata

Atas Halaman

Mengimpor atau menautkan untuk membuat tabel

Anda dapat membuat tabel dengan mengimpor atau menautkan data yang disimpan di tempat lain. Anda dapat mengimpor atau menautkan ke data dalam lembar kerja Excel, daftar SharePoint, file XML, database Access lain, folder Microsoft Outlook, dan lainnya.

Ketika mengimpor data, Anda membuat salinan data di tabel baru dalam database saat ini. Perubahan selanjutnya terhadap data tidak berpengaruh terhadap data yang diimpor, dan perubahan terhadap data yang diimpor tidak mempengaruhi data sumber. Setelah menghubungkan ke sumber data dan mengimpor datanya, selanjutnya Anda dapat menggunakan data yang diimpor tanpa menghubungkan ke sumber. Anda dapat mengubah desain tabel yang diimpor.

Ketika menautkan data, Anda membuat tabel yang ditautkan dalam database saat ini yang menggambarkan tautan langsung ke informasi yang sudah ada, yang tersimpan di tempat lain. Ketika mengubah data dalam tabel terkait, Anda mengubah di sumbernya. Setiap kali sumber data diubah, perubahan itu diperlihatkan dalam tabel yang ditautkan. Anda harus dapat terhubung ke sumber data setiap kali menggunakan tabel yang ditautkan. Anda tidak dapat mengubah desain tabel yang ditautkan.

Atas Halaman

Mengatur properti tabel

Selain mengatur properti bidang, Anda juga dapat mengatur properti yang diterapkan ke seluruh tabel atau ke seluruh catatan.

1. Pilih tabel yang propertinya ingin Anda atur.

2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

3. Pada tab Desain Tabel , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Lembar Properti.

   

   Lembar properti tabel diperlihatkan.

4. Pada lembar properti, klik tab Umum.

5. Klik kotak di sebelah kiri properti yang ingin diatur, lalu masukkan pengaturan untuk properti.

   Jangan lupa tekan CTRL+S untuk menyimpan perubahan Anda.

   Gunakan properti tabel ini	Untuk
   Menampilkan Tampilan Pada Situs SharePoint	Tentukan apakah tampilan yang didasarkan pada tabel dapat ditampilkan pada situs SharePoint. Catatan: Dampak pengaturan ini bergantung pada pengaturan properti database Menampilkan Semua Tampilan Pada Situs SharePoint.
   Perluasan Sublembar Data	Memperluas semua sublembar data ketika Anda membuka tabel.
   Tinggi Sublembar Data	Lakukan salah satu hal berikut ini: Jika Anda ingin memperluas jendela lembarsubdata agar menampilkan seluruh baris, atur properti pada 0”. Jika Anda ingin mengontrol tinggi sublembar data, masukkan tinggi yang diinginkan dalam satuan inci.
   Orientasi	Mengatur orientasi tampilan, bergantung pada apakah bahasa Anda dibaca kiri ke kanan, atau kanan ke kiri.
   Deskripsi	Menyediakan deskripsi tabel. Deskripsi ini akan muncul dalam tip alat untuk tabel.
   Aturan Validasi	Masukkan ekspresi yang harus benar setiap kali Anda menambah atau mengubah rekaman.
   Teks Validasi	Masukkan pesan yang ditampilkan ketika rekaman melanggar ekspresi dalam properti Aturan Validasi.
   Filter	Menentukan kriteria untuk menampilkan baris yang cocok saja di dalam tampilan Lembar Data.
   Urutkan Menurut	Pilih satu bidang atau lebih untuk menentukan urutan sortir baris default dalam tampilan Lembar Data.
   Nama Sublembar Data	Menentukan apakah sublembar data harus muncul dalam tampilan Lembar Data, dan jika ya, tabel atau kueri mana yang harus memasok baris dalam sublembar data.
   Tautkan Bidang Anak	Membuat daftar bidang dalam tabel atau kueri yang digunakan untuk sublembar data yang cocok dengan properti Tautkan Bidang Master, yang ditentukan untuk tabel.
   Tautkan Bidang Master	Membuat daftar bidang dalam tabel yang cocok dengan properti Tautkan Bidang Anak, yang ditentukan untuk tabel.
   Filter Saat Dimuat	Secara otomatis menerapkan kriteria filter dalam properti Filter (dengan mengatur ke Ya) ketika tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.
   Urutkan Menurut Saat Dimuat	Secara otomatis menerapkan kriteria urutkan dalam properti Urutkan Menurut (dengan mengatur ke Ya) ketika tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.

   Tips    Untuk memberikan lebih banyak ruang guna memasukkan atau mengedit pengaturan dalam kotak properti, tekan SHIFT+F2 untuk menampilkan kotak Perbesar. Jika Anda akan menetapkan properti Aturan Validasi ke suatu ekspresi dan memerlukan bantuan untuk menyusunnya, klik di samping kotak properti ValidationRule untuk menampilkan Penyusun Ekspresi.

Atas Halaman

Menyimpan tabel

Setelah membuat atau memodifikasi tabel, Anda harus menyimpan desainnya. Ketika Anda menyimpan tabel untuk kali pertama, beri nama yang menjelaskan isi data. Anda juga dapat menggunakan hingga 64 karakter alfanumerik, termasuk spasi. Misalnya, Anda dapat memberi nama tabel sebagai Pelanggan, Bagian Inventaris, atau Produk.

Access menyediakan banyak fleksibilitas dalam hal penamaan tabel. Namun, ada beberapa batasan yang perlu diketahui. Panjang nama tabel maksimal 64 karakter, dapat menyertakan semua kombinasi huruf, angka, spasi, dan karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), kurung siku ([]), spasi ekstra di awal, tanda sama dengan di awal (=), atau karakter yang tidak dapat dicetak seperti karakter kembali ke awal. Nama juga tidak boleh berisi salah satu karakter berikut ini:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Pilih File > Simpan, atau tekan CTRL+S.

2. Jika menyimpan tabel untuk pertama kali, ketikkan nama untuk tabel, lalu klik OK.

Atas Halaman

Mengatur kunci utama

Kecuali jika Anda memiliki alasan tertentu untuk tidak menggunakannya, kunci utama harus ditentukan untuk tabel. Access membuat indeks secara otomatis untuk kunci utama, yang dapat membantu meningkatkan kinerja database. Access juga memastikan bahwa setiap catatan memiliki nilai dalam bidang kunci utama, dan bahwa nilai tersebut selalu unik. Nilai unik sangat penting, karena jika tidak, tidak ada cara untuk membedakan baris tertentu dari baris lainnya.

Ketika membuat tabel baru dalam tampilan Lembardata, Access membuat kunci utama secara otomatis untuk Anda dan menetapkan nama bidang ID dan tipe data AutoNumber.

Dalam tampilan Desain, Anda dapat mengubah atau menghapus kunci utama, atau mengatur kunci utama untuk tabel yang tidak memilikinya.

Atas Halaman

Menentukan bidang yang digunakan sebagai kunci utama

Terkadang, Anda mungkin sudah memiliki data yang ingin digunakan sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki nomor ID yang sudah ada untuk karyawan. Jika membuat tabel untuk melacak informasi pegawai, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan ID karyawan yang sudah ada sebagai kunci utama untuk tabel. Atau, mungkin ID karyawan unik hanya dalam kombinasi dengan ID departemen, mengharuskan agar menggunakan kedua bidang bersamaan sebagai kunci utama. Kandidat yang baik untuk kunci utama memiliki karakteristik berikut:

• Setiap catatan memiliki nilai yang unik untuk bidang atau kombinasi bidang.

• Bidang atau kombinasi bidang tidak pernah kosong atau null — selalu ada nilai.

• Nilainya tidak berubah.

Jika tidak ada data yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama, Anda dapat membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama. Saat Anda membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama, atur tipe data bidang menjadi AutoNumber guna membantu memastikan kunci utama tersebut memenuhi tiga karakteristik dalam daftar sebelumnya.

Atas Halaman

Mengatur atau mengubah kunci utama

1. Pilih tabel yang kunci utamanya ingin Anda atur atau ubah.

2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

3. Di kisi desain tabel, pilih bidang yang ingin digunakan sebagai kunci utama.

   Untuk memilih satu bidang, klik pemilih baris untuk bidang yang diinginkan.

   Untuk memilih lebih dari satu bidang, tahan CTRL, lalu klik pemilih baris untuk setiap bidang.

4. Pada tab Desain Tabel , dalam grup Alat , klik Kunci Utama.

   Indikator penting muncul di sebelah kiri bidang atau bidang yang Anda tentukan sebagai kunci utama.

Atas Halaman

Menghapus kunci utama

1. Pilih tabel yang kunci utamanya ingin diatur atau diubah.

2. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Desain.

3. Klik pemilih baris untuk kunci utama saat ini. Jika kunci utama terdiri dari beberapa bidang, tahan CTRL, kemudian klik pemilih baris untuk setiap bidang.

4. Pada tab Desain Tabel , dalam grup Alat , klik Kunci Utama.

   Indikator kunci dihapus dari bidang atau beberapa bidang yang Anda tentukan sebelumnya sebagai kunci utama.

Ketika menyimpan tabel baru tanpa mengatur kunci utama, Access meminta Anda untuk membuat bidang baru untuk kunci utama. Jika Anda mengklik Ya, Access membuat bidang ID yang menggunakan tipe data AutoNumber untuk memberikan nilai yang unik pada setiap catatan. Jika tabel Anda sudah berisi bidang AutoNumber, Access menggunakannya sebagai kunci utama. Jika Anda mengklik Tidak, Access tidak menambahkan bidang, dan tidak ada kunci utama yang diatur.

Atas Halaman

Menambahkan bidang

Untuk menyimpan data baru mengenai sesuatu yang sudah dimiliki tabel Accessnya, pertimbangkan untuk menambahkan bidang ke tabel tersebut. Misalnya, Anda memiliki tabel yang menyimpan nama belakang, nama depan, alamat email, nomor telepon, dan alamat surat pelanggan. Jika ingin memulai pelacakan metode komunikasi pilihan setiap pelanggan, cukup tambahkan bidang untuk menyimpan data tersebut.

Anda menyimpan setiap bagian data yang ingin Anda telusuri dalam sebuah bidang. Sebagai contoh, dalam tabel kontak Anda membuat bidang untuk Nama Belakang, Nama Depan, Nomor Telepon, dan Alamat. Dalam tabel produk Anda membuat bidang untuk Nama Produk, ID Produk dan Harga.

Setiap bidang memiliki karakteristik penting tertentu, seperti nama yang mengidentifikasi bidang di dalam tabel, tipe data yang menentukan sifat data, operasi yang bisa dijalankan dalam data, dan seberapa besar ruang penyimpanan menyediakan tempat untuk tiap nilai.

Sebelum Anda membuat bidang, cobalah untuk memisahkan data ke bagian terkecilnya yang berguna. Jauh lebih mudah untuk mengombinasikan data nanti daripada memisahkannya nanti. Sebagai contoh, daripada bidang Nama Lengkap, pertimbangkan untuk membuat bidang terpisah untuk Nama Belakang dan Nama Depan. Kemudian, Anda dapat dengan mudah mencari atau mengurutkan menurut Nama Depan, Nama Belakang, atau keduanya. Jika berencana untuk melaporkan, mengurutkan, atau menghitung item data, letakkan item tersebut dalam bidangnya sendiri.

Setelah membuat bidang, Anda juga dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya. Misalnya, properti Format menentukan bagaimana data ditampilkan di lembar data atau formulir yang berisi bidang tersebut.

Atas Halaman

Menambahkan bidang dengan memasukkan data

Ketika membuat tabel baru atau membuka tabel yang sudah ada dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat menambahkan bidang ke tabel dengan memasukkan data dalam kolom lembar data Tambahkan Bidang Baru(1). Access menentukan tipe data untuk bidang tersebut secara otomatis berdasarkan nilai yang Anda masukkan. Jika tidak ada tipe data yang dinyatakan oleh input Anda, Access menetapkan tipe data itu Teks, tetapi Anda bisa mengubah tipe data itu.

Untuk memasukkan data dalam kolom Tambahkan Bidang Baru:

1. Buat atau buka tabel dalam tampilan Lembar Data dengan mengklik kanan tabel yang Anda inginkan di Panel Navigasi, lalu klik tampilan Lembar Data dari menu pintasan.

2. Dalam kolom Tambahkan Bidang Baru, masukkan nama bidang yang ingin dibuat.

   Gunakan nama deskriptif agar bidang tersebut mudah untuk diidentifikasi.

3. Masukkan data ke dalam bidang baru.

Atas Halaman

Menambahkan bidang dengan menggunakan templat bidang

Terkadang lebih mudah untuk memilih dari daftar yang sudah ditentukan sebelumnya yang sesuai dengan kebutuhan daripada membuat bidang secara manual. Anda dapat menggunakan daftar Bidang Lainnya untuk memilih dari daftar templat bidang. Templat bidang adalah sekumpulan karakteristik dan properti yang sudah ditentukan sebelumnya yang menjelaskan sebuah bidang. Definisi templat bidang menyertakan nama bidang, tipe data, pengaturan untuk properti Format bidang, dan properti bidang lainnya.

1. Pada tab Beranda, di grup Tampilan, klik Tampilkan, lalu klik Tampilan Lembardata.

2. Pada tab Bidang Tabel , dalam grup Tambahkan & Hapus , klik Bidang Lainnya.

   

3. Pilih bidang dalam daftar Bidang Lainnya untuk menyisipkan kolom baru. Access menempatkan bidang di sebelah kanan kolom tempat kursor saat ini berada. Jika memilih salah satu opsi bidang di bawah judul Mulai Cepat, seperti Alamat, Access membuat beberapa bidang dalam tabel Anda yang berisi berbagai bagian alamat.

Atas Halaman

Mengatur properti bidang

Setelah membuat bidang, Anda dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya.

Sebagai contoh, dengan mengatur properti bidang, Anda dapat:

• Mengontrol kemunculan data dalam bidang

• Membantu mencegah masukan data yang salah dalam bidang

• Menentukan nilai default untuk bidang

• Membantu mempercepat pencarian dan pengurutan pada bidang

Beberapa properti bidang yang tersedia dapat diatur ketika bekerja dalam tampilan Lembar Data. Namun, untuk mendapatkan akses dan mengatur daftar properti bidang secara lengkap, Anda harus menggunakan tampilan Desain.

Properti yang dapat diatur tergantung pada tipe data bidang.

Atas Halaman

Mengatur properti bidang dalam tampilan Lembar Data

Anda dapat mengubah nama bidang, mengganti tipe data tersebut, mengganti properti Format, dan mengganti beberapa properti di bidang lainnya saat bekerja dalam tampilan Lembardata.

1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan pada tabel yang ingin Anda buka.

2. Pada menu pintasan, klik Tampilan Lembardata.

Atas Halaman

Mengatur properti bidang dalam tampilan Desain

Anda dapat mengatur properti bidang apa pun saat bekerja dengan tabel dalam tampilan Desain. Dalam tampilan Desain, Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, dan mengatur properti lainnya dalam panel Properti Bidang.

1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan pada tabel.

2. Pada menu pintasan, klik Tampilan Desain.

Atas Halaman

Memindahkan bidang

Untuk memindahkan bidang, seret bidang ke posisi yang Anda inginkan. Untuk memilih beberapa bidang yang bersebelahan untuk dipindahkan, klik bidang pertama, tahan tombol SHIFT lalu pilih bidang terakhir. Setelahnya, Anda dapat menyeret grup bidang yang dipilih ke posisi baru.

Menyeret bidang akan mengubah posisinya di Lembar Data, tapi tidak mengubah urutan bidang di desain tabel. Jika Anda mengakses bidang secara progamatik, urutan asli akan berlaku. Sebagai contoh, jika Anda menyeret bidang ke posisi baru di Lembar Data, lalu membuat formulir dari tabel dengan menggunakan tombol Formulir, bidang akan berada di posisi aslinya.

Atas Halaman

Lihat Juga

Menambahkan bidang terhitung ke tabel

Menambahkan bidang ke formulir atau laporan