Praktik terbaik untuk organisasi saat menggunakan Kalender Outlook

Bekerja dalam skenario manajer/delegasi

Jika organisasi Anda memperbolehkan bekerja dalam skenario manajer/delegasi, konfigurasi Outlook agar tersambung ke kotak surat Exchange Anda menggunakan Mode Exchange Singgahan. Ini menyediakan kinerja terbaik.

Versi Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook untuk iOS, Outlook untuk Android, dan Microsoft Outlook untuk Mac yang lebih baru menyertakan banyak penyempurnaan fitur delegasi. Untuk informasi selengkapnya tentang versi ini, lihat

Fitur delegasi Outlook dalam versi campuran Microsoft Outlook dan Entourage

Untuk skenario berbagi model baru (REST) disarankan bagi kami tingkat izin yang disederhanakan (bisa mengedit, bisa menampilkan judul dan lokasi, dll.) daripada mengkustomisasi izin untuk delegasi. Tingkat izin kustom tidak didukung dalam berbagi model baru dan dapat mengakibatkan hasil yang tidak diharapkan.

Membatasi jumlah delegasi

Outlook tidak membatasi jumlah delegasi yang bisa Anda tambahkan. Namun, kami menyarankan agar Anda hanya memberikan izin Editor untuk satu (1) delegasi saja. Ini memungkinkan Anda untuk melacak kapan dan bagaimana rapat diproses. Mempertimbangkan kenyataan bahwa seorang delegasi bisa menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses data Anda, memiliki banyak delegasi dengan izin Editor mempersulit menentukan mengapa rapat hilang atau kedaluwarsa.

Bahkan jika Anda hanya memberikan izin Editor untuk satu delegasi, hindari untuk menambahkan banyak delegasi dengan izin Peninjau atau Kontributor. Ini karena menambahkan banyak delegasi mungkin akan melemahkan sumber daya yang lain. Misalnya, batas ukuran untuk data aturan mungkin tercapai. Saat Anda menambahkan satu delegasi, berbagai perubahan akan terjadi:

Outlook menerapkan izin ke folder yang relevan.
Atribut Direktori Aktif PublicDelegates diperbarui untuk menambahkan izin "Kirim Atas Nama" kepada delegasi.
Outlook menambahkan delegasi ke aturan meneruskan di kotak surat manajer. Ini akan meneruskan permintaan rapat ke delegasi.
Outlook menyimpan informasi delegasi tambahan di kotak surat manajer.

Setiap area komponen ini mungkin memiliki batasan berbeda. Mendekati batasan ini bisa memengaruhi kinerja dan stabilitas.

Catatan:

Selama pengembangan dan uji coba produk, Microsoft menggunakan maksimal empat (4) delegasi. Selain itu, delegasi tersebut hanya menggunakan Outlook. Perangkat tidak disertakan dalam uji coba.
Jika delegasi dengan izin Editor harus diganti baik untuk sementara atau tak terbatas, ubah izin dari Editor ke Peninjau atau tidak ada. Lalu, berikan izin Editor kepada delegasi baru atau cadangan.

Bekerja dengan rapat berulang

Menyetel tanggal akhir dan membatasi jumlah kemunculan

Outlook memudahkan untuk menjadwalkan rapat yang memiliki beberapa kemunculan rutin. Kami menyarankan agar Anda selalu menetapkan tanggal berakhir dan membatasi rangkaian berulang ke jumlah kemunculan tertentu. Kemungkinan besar, rapat berulang akan memerlukan modifikasi di beberapa titik. Misalnya, peserta akan ditambahkan atau dihapus dari satu kemunculan, atau lokasi atau waktu rapat akan berubah karena tanggal liburan atau keadaan yang tidak terduga. Outlook menyimpan setiap perubahan unik ini sebagai pengecualian rapat. Rapat dengan banyak hasil pengecualian dalam rangkaian rapat sulit untuk dikelola. Selain itu, rapat dengan banyak hasil pengecualian dalam rangkaian rapat bisa menimbulkan perilaku yang tidak diharapkan. Anda bisa selalu membuat rangkaian rapat baru saat rangkaian rapat yang sudah ada berakhir. Saat memikirkan tentang jumlah kemunculan, pertimbangkan frekuensi. Dalam periode setahun, rapat mingguan dua kali akan memiliki sekitar 90 lebih banyak kemunculan daripada rapat bulanan selama periode yang sama.

Mengakhiri rapat berulang sebelum tanggal akhir asli

Walaupun Anda bisa membatalkan rapat berulang, opsi yang lebih baik adalah dengan mengubah tanggal akhir untuk seri itu. Ini memungkinkan Anda dan peserta untuk menyimpan catatan rapat yang sudah berlalu. Jika Anda membatalkan rapat berulang secara bersamaan, riwayat tersebut hilang. Opsi terbaik adalah dengan menetapkan tanggal akhir baru lalu mengirimkan pembaruan kepada semua peserta. Ini mengakhiri rangkaian rapat lebih awal, sambil menyimpan rekaman rapat sebelumnya.

Catatan:

Jika Anda mengakhiri rangkaian rapat lebih awal, pengecualian yang terkait dengan rapat berulang akan hilang. Untuk mempelajari selengkapnya tentang pengecualian, lihat "Mengatur tanggal akhir dan membatasi jumlah kemunculan" di atas.
Praktik terbaik ini juga berlaku ketika Anda perlu mengubah Subjek dari rangkaian rapat yang sudah ada. Akhiri rangkaian rapat lebih awal dan buat rapat berulang baru menggunakan Subjek yang berbeda.

Untuk informasi selengkapnya tentang membatalkan semua fitur rapat dalam sebuah rangkaian, lihat: Membatalkan semua rapat mendatang dalam sebuah rangkaian

Mengubah penyelenggara

Outlook tidak menyediakan cara untuk mengubah penyelenggara rapat. Untuk mengubah penyelenggara rapat dari rapat berulang, akhiri rapat berulang. Untuk melakukan ini, tetapkan tanggal akhir yang lebih awal dan kirim pembaruan ke semua peserta. Setelah Anda menyelesaikan langkah ini, penyelenggara baru harus membuat rapat berulang baru.

Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan tanggal berakhir yang lebih lama, lihat Membatalkan rapat.

Hindari menggunakan rapat berulang untuk berbagi lampiran

Lampiran menambah kompleksitas pengecualian rapat berulang. Setiap pengecualian memuat salinan lampirannya sendiri. Saat pengecualian ditambahkan ke rapat berulang, salinan baru lampiran dibuat. Jika Anda membuat perubahan ke salah satu rangkaian lampiran, perubahan ini tidak disebarluaskan ke pengecualian lainnya. Jika Anda mengharuskan semua peserta memiliki salinan perubahan terbaru untuk rapat tertentu, disarankan, jika memungkinkan, untuk menyimpan lampiran ke SharePoint atau ke OneDrive dan berbagi dengan tautan.

Catatan: Tindakan menambahkan dan menghapus lampiran ke rapat mandiri dan tidak berulang didukung sepenuhnya.

Memproses semua permintaan dan pembatalan rapat

Meskipun Anda bisa menghapus permintaan rapat secara langsung dari Kotak Masuk Anda, Anda hendaknya memproses permintaan rapat secara tepat baik dengan menerima atau menolaknya. Selalu gunakan perintah Hapus dari Kalender untuk memproses pembatalan rapat dari Kotak Masuk Anda. Hindari memproses rapat secara langsung dari modul Kalender.

Menghindari menyalin rapat

Secara desain, Outlook menghapus tautan apa pun antara rapat yang disalin dan rapat asli. Ini membantu mencegah inkonsistensi. Versi Outlook yang lebih baru menambahkan string teks "Salin:" ke subjek. Ini memudahkan untuk mengidentifikasi salinan rapat.

Dimulai dari Outlook Versi 2311 menyalin rapat tidak lagi didukung. Ini adalah perubahan yang disengaja untuk mencegah penyalinan rapat. Tindakan yang terkait dengan rapat yang disalin menghasilkan hasil yang tidak diharapkan, jadi sebaiknya hindari menyalin rapat. Ini telah menjadi praktik terbaik terdokumentasi sejak lama. Untuk membatasi hasil yang tidak diharapkan, Tim Outlook menerapkan pemblokiran menyalin rapat.

Untuk informasi selengkapnya tentang pembaruan terkini untuk memblokir penyalinan rapat, lihat:

Outlook memblokir penyalinan rapat dengan "Menyalin rapat tidak didukung."

Meneruskan permintaan rapat

Saat Anda menggunakan Outlookuntuk meneruskan rapat ke seseorang yang awalnya tidak diundang ke rapat, Outlookmengirim pemberitahuan meneruskan rapat ke penyelenggara rapat. Ketika penyelenggara menerima pemberitahuan rapat, peserta baru ditambahkan ke rapat penyelenggara. Jika peserta yang sudah ada perlu mengetahui bahwa peserta tambahan telah ditambahkan ke rapat, maka penyelenggara harus membuka rapat dan mengirimkan pembaruan rapat ke semua peserta.

Catatan: Jika Anda ingin memberi tahu seseorang tentang rapat, tetapi tidak mengundang mereka, cukup seret permintaan rapat dari kalender Anda ke ikon Email di sisi kiri bawah Outlook. Ini membuka email dengan informasi tentang rapat yang bisa Anda kirimkan. Perhatikan bahwa email ini tidak menambahkan penerima ke rapat, dan hanya berisi informasi rapat seperti tanggal, waktu, subjek, dan agenda.

Untuk pengguna Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 juga memperkenalkan Pemberitahuan Meneruskan Rapat sebagai bagian dari fitur Peserta Kalender. Jika Anda menggunakan Outlook untuk menyambungkan ke kotak surat di organisasi Exchange Server, perilaku pemberitahuan penerusan rapat mungkin tunduk pada pengaturan Exchange, jika dikonfigurasi oleh Administrator Exchange. Misalnya, Administrator Exchange bisa mencegah dikirimnya pemberitahuan meneruskan rapat ke domain jarak jauh.

Biasanya kami menyarankan agar peserta tidak meneruskan rapat jika mereka tidak berada di organisasi Exchange yang sama dengan penyelenggara, kecuali semua kondisi berikut ini benar:

Peserta menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.
Adminstrator Exchange peserta memperbolehkan pengiriman pemberitahuan meneruskan rapat ke domain jarak jauh.
Penyelenggara menggunakan klien Outlook Microsoft.

Dalam kasus peserta yang menggunakan sistem email non-Exchange, kami umumnya menyarankan untuk tidak meneruskan rapat, kecuali semua kondisi berikut ini benar:

Peserta menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.
Penyelenggara menggunakan klien OutlookMicrosoft.

Jika karena suatu alasan penyelenggara tidak menerima pemberitahuan meneruskan rapat, peserta rapat tidak akan ditambahkan ke penyelenggara rapat. Jika selanjutnya penyelenggara mengubah rapat dan mengirimkan pembaruan, pembaruan hanya akan dikirim ke undangan asli saja. Peserta yang sebelumnya menerima salinan rapat yang diteruskan tidak akan menerima pembaruan.

Jika batasan di atas mencegah Anda berhasil dan secara konsisten meneruskan undangan rapat, yang terbaik adalah meminta penyelenggara rapat untuk menambahkan peserta yang diinginkan. Penting untuk meminta penyelenggara rapat menambahkan peserta yang diinginkan jika Anda tidak dapat memastikan apakah lingkungan Anda dan peserta yang diinginkan akan memenuhi kondisi di atas.

Catatan: Delegasi Outlook tidak menerima Pemberitahuan Meneruskan Rapat.

Rekomendasi tambahan untuk pengguna Microsoft Exchange

Memelihara perangkat yang tersambung ke kalender Anda

Pastikan bahwa setiap perangkat yang tersambung ke Kalender Anda telah menginstal semua pembaruan terbaru. Beberapa perangkat menggunakan Exchange ActiveSync untuk menyinkronkan Kalender dan folder lainnya. Perangkat ini mencakup outlook untuk perangkat iOS, Outlook untuk Android, Apple iOS, dan Android. Perangkat Research In Motion (RIM) BlackBerry dan yang lainnya juga bisa menyinkronkan dengan Kalender.

Untuk informasi selengkapnya tentang beberapa masalah yang diketahui, lihat: Masalah saat ini dengan Microsoft Exchange ActiveSync dan perangkat pihak ketiga.

Catatan: Dalam beberapa kasus, beberapa klien dan perangkat Outlook mungkin mengubah item pada saat yang sama, yang bisa menimbulkan konflik. Untuk meminimalkan kemungkinan, jangan memproses item yang sama pada dua atau beberapa klien atau perangkat dalam periode waktu yang relatif singkat.

Pertahankan add-in yang terintegrasi dengan Outlook

Kebanyakan, jika tidak semua, Outlook add-in mengakses data Outlook . Add-in dapat mengubah item Outlook yang Anda edit pada saat yang sama, baik di Outlook atau di perangkat lain. Ini bisa menimbulkan konflik. Untuk meminimalkan kemungkinan, pastikan untuk menginstal pembaruan terbaru untuk add-in atau program apa pun yang terintegrasi dengan Outlook. Hapus instalan atau nonaktifkan salah satu program dan add-in ini yang tidak Anda gunakan atau yang tidak perlu diintegrasikan dengan Outlook.