Rumus untuk situs yang sukses dan pengguna yang senang direncanakan dengan baik dan pendekatan berkelanjutan pada manajemen situs dan pengguna. Berikut adalah beberapa tugas dan konsep utama yang bisa Anda gunakan untuk merencanakan situs dan mengelola pengguna untuk organisasi Anda.
Tentang kumpulan situs
Tidak masalah jika Anda baru menggunakan SharePoint atau telah menggunakan banyak versi, pengalaman SharePoint modern menyediakan fleksibilitas yang lebih fleksibel, navigasi lebih mudah, dan semua situs yang ramah seluler. Kami merekomendasikan pembuatan kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda. Pengalaman SharePoint modern memudahkan navigasi dan pemeliharaan karena setiap situs kini menjadi kumpulan situs. Pelajari selengkapnya tentang pengalaman modern di SharePoint dan manfaat menggunakan situs hub. Kami menyarankan agar Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja lalu mengaitkan semuanya ke situs hub. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar dan mudah untuk mengubah kebutuhan organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat apa itu situs SharePoint hub?.
Admin SharePoint mendelegasikan manajemen kumpulan situs ke orang yang berbeda di organisasi Anda. Model izin SharePoint membantu dengan memungkinkan Anda menetapkan izin untuk berbagai peran seperti administrator kumpulan situs, pemilik situs, dan peran lainnya. Lihat mengelola administrator kumpulan situs untuk mempelajari cara menambahkan dan menghapus admin kumpulan situs.
Admin kumpulan situs memiliki tingkat izin kontrol penuh ke kumpulan situs. Ini berarti Anda bisa menambahkan atau menghapus situs atau mengubah pengaturan untuk situs dalam kumpulan situs. Selain itu, Anda bisa menampilkan, menambahkan, menghapus, atau mengubah semua konten di dalam situs tersebut. Administrator kumpulan situs sekunder bisa ditetapkan oleh administrator kumpulan situs. Sebagai administrator kumpulan situs, Anda bisa menambahkan administrator kumpulan situs lain, atau mengubah administrator kumpulan situs, melalui halaman pengaturan. Untuk informasi selengkapnya tentang tugas ini, lihat mengelola administrator kumpulan situs.
Kumpulan situs tradisional adalah sekelompok situs SharePoint yang memiliki pemilik dan berbagi pengaturan administrasi yang sama, seperti izin. Subsitus mewarisi desain navigasi, izin, dan situs dari kumpulan situs. Jadi, kapan pun anggota situs dan proyek Anda berubah, situs Anda juga harus berubah,
Memilih situs untuk setiap beban kerja
Penting untuk merencanakan tipe kumpulan situs SharePoint yang diperlukan untuk beban kerja Anda. Maka Anda ingin memudahkan pengguna Anda menavigasi dan menemukan apa yang mereka perlukan. Bagian ini memberikan detail tentang beberapa situs SharePoint modern yang tersedia dan juga berbicara tentang navigasi situs tersebut. Artikel hebat tentang navigasi perencanaan adalah navigasi perencanaan untuk pengalaman SharePoint modern.
Pikirkan situs hub SharePoint sebagai bingkai atau pondasi yang membantu Anda menata situs tim dan komunikasi yang berbeda. Saat Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda, situs hub menyambungkan kumpulan situs ini dengan cara logika yang memudahkan untuk ditemukan dan dikelola. Anda kemudian dapat memindahkan dan mengelola kumpulan situs antara situs hub kapan pun beban kerja Anda berubah. Untuk informasi selengkapnya, lihat merencanakan situs SharePoint hub Anda.
Situs timSharePoint, dan halaman apa pun yang Anda buat di bawahnya, hanya tersedia untuk pengguna yang Anda undang dengan memberi mereka izin untuk situs tersebut. Anda juga dapat menyambungkan situs tim ke grup Microsoft 365 . Dengan situs tim, organisasi, tim, atau grup Anda dapat tersambung dengan satu sama lain dan berkolaborasi pada dokumen dan file lain, memposting pengumuman, menjadwalkan Rapat, memelihara tugas, melacak masalah atau item tindakan, dan menyimpan informasi dalam daftar. Untuk informasi selengkapnya, lihat apa itu situs tim SharePoint?
Situs komunikasi SharePoint memungkinkan Anda untuk berbagi informasi seperti berita, laporan, dan status dengan orang lain. Situs komunikasi biasanya memiliki beberapa kontributor tetapi banyak anggota.
Tata Kelola
Tata Kelola adalah sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang memandu, mengarahkan, dan mengontrol bagaimana Divisi bisnis organisasi dan tim teknis bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Berkenaan dengan kumpulan situs SharePoint Anda, rencana tata kelola bisa menjadi panduan untuk membantu merencanakan peran, tanggung jawab, dan kebijakan yang diperlukan untuk mendukung kumpulan situs Anda. Ini mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada, pertimbangan berikut ini:
-
Arsitektur informasi, termasuk halaman web, dokumen, daftar, dan data
-
Aktivitas pemeliharaan, termasuk mengelola akun pengguna
-
Kebijakan pencitraan dan kustomisasi
-
Pelatihan
Penting untuk mempersiapkan rencana tata kelola untuk organisasi Anda. Dengan berpartisipasi dalam pengembangan rencana tata kelola, Anda bisa membantu mengidentifikasi kepemilikan untuk tim bisnis dan teknis, menentukan siapa yang bertanggung jawab atas area sistem tersebut. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan rencana tata kelola, lihat gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola bagaimana orang menggunakan situs tim Anda.
Catatan: Anda mungkin perlu bekerja dengan admin SharePoint untuk mengelola pengguna. Misalnya, admin SharePoint mengelola profil pengguna.
Akun pengguna di Microsoft 365
Admin global menambahkan pengguna baru untuk Microsoft 365 dengan menggunakan pusat admin Microsoft 365, yang merupakan portal untuk mengelola pengguna dan mengonfigurasi layanan. Untuk informasi selengkapnya, lihat pengguna dan peran. Saat menambahkan pengguna baru, admin global melakukan hal berikut:
-
Menentukan apakah pengguna tersebut juga bisa mengakses pusat administrasi
-
Mengatur lokasi geografis untuk pengguna
-
Memilih tipe lisensi pengguna
-
Membuat nama pengguna dan kata sandi untuk pengguna
Pengguna situs tim
Anda dapat menambahkan pengguna ke situs tim Anda dan menyesuaikan izin untuk pengguna. Tingkat izin dan keanggotaan grup SharePoint dapat ditemukan di bawah pengaturan. Namun, Microsoft 365 kini membuat grup keamanan yang disebut semua orang kecuali pengguna eksternal yang berisi semua orang dalam direktori Microsoft 365 (kecuali untuk orang yang bersifat eksternal untuk organisasi Anda dan diundang melalui fitur berbagi eksternal). Grup keamanan ini secara otomatis diberi akses sebagai anggota di SharePoint. Itu berarti pengguna yang Anda tambahkan ke direktori Microsoft 365 bisa mengedit situs, daftar, dan pustaka secara default.
Tingkat izin dan keanggotaan grup
Tingkat izin adalah kumpulan hak SharePoint yang memperbolehkan pengguna untuk melakukan sekumpulan tugas terkait. Misalnya, tingkat izin Baca menyertakan item tampilan, membuka item, menampilkan halaman, dan menampilkan izin versi (antara lain), yang semuanya diperlukan untuk menampilkan halaman, dokumen, dan item dalam situs SharePoint. Izin dapat disertakan dalam lebih dari satu tingkat izin. Untuk informasi selengkapnya, lihat merencanakan strategi izin Anda.
Kami tidak menyarankan Anda untuk menetapkan tingkat izin langsung ke pengguna individual karena hal ini dapat sangat sulit untuk melacak dan mengelola siapa yang memiliki akses ke situs. Terkadang diperlukan, tapi harus dijaga seminimal mungkin untuk menghindari kompleksitas. Sebagai gantinya, tetapkan izin ke grup, lalu tetapkan pengguna individual ke grup yang sesuai. Grup adalah sekumpulan pengguna yang ditentukan pada tingkatan kumpulan situs untuk memudahkan manajemen izin. Untuk informasi selengkapnya, lihat grup SharePoint default dan kustomisasi izin situs. Setiap grup diberikan tingkat izin default. Misalnya, beberapa grup SharePoint default inti menyertakan tingkat izin berikut ini:
|
Grup |
Tingkat izin |
|---|---|
|
Pemilik |
Kontrol penuh |
|
Pengunjung |
Bacaan Anda |
|
Anggota |
Kontribusi |
Siapa pun dengan izin kontrol penuh dapat membuat grup kustom.
Saat Anda menetapkan tingkat izin ke grup SharePoint pada tingkat kumpulan situs, secara default, semua situs dan konten situs mewarisi tingkatan izin tersebut. Perilaku default ini disebut warisan izin. Anda dapat menentukan apakah akan mengatur izin unik saat membuat subsitus, atau memisahkan warisan izin di situs, daftar atau pustaka, atau item. Untuk informasi selengkapnya, lihat apa itu warisan izin?
Karena tingkat izin pengguna menentukan apa yang dapat dilihat dan diakses dalam situs, Anda harus mempertimbangkan keanggotaan grupnya dengan saksama. Misalnya, pengguna yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengkustomisasi situs harus minimal menjadi anggota grup desainer. Di sisi lain, pengguna yang hanya perlu membaca dan mengunduh konten dan hanya mungkin harus menjadi anggota grup pengunjung. Untuk informasi selengkapnya, lihat memahami tingkat izin di SharePoint.
Sebagai administrator kumpulan situs untuk Anda mungkin perluSharePoint, mengelola fitur di kumpulan situs dan tingkat situs. Tugas ini mungkin termasuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur sesuai dengan rencana tata kelola Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur kumpulan situs. Lihat juga mengelola keranjang sampah kumpulan situs SharePoint.
