Mengirim email dalam alur kerja

Buka SharePoint Designer 2013 dan hubungkan ke situs SharePoint.

SharePoint Designer 2013 diinstal sebagai aplikasi Office 2013. Untuk membuka SharePoint Designer 2013 dan menyambungkan ke situs SharePoint, ikuti langkah-langkah ini:

1. Untuk membuka SharePoint Designer 2013, pilih di menu Mulai. Pilih Ikon Mulai>Semua Program>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Di halaman mulai SharePoint Designer 2013, pilih Buka Situs.

3. Masukkan situs SharePoint yang ingin Anda sambungkan, misalnya, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Untuk membuka situs, pilih Buka.

5. Jika diminta, masukkan kredensial Anda. (Jika keamanan tidak terintegrasi dengan komputer yang Anda masuki, Anda akan diminta untuk memasukkan kredensial Anda.) Pastikan untuk menggunakan kredensial yang memiliki akses ke situs SharePoint.

Membuat alur kerja Daftar berdasarkan platform Alur Kerja SharePoint

1. Di panel navigasi, pilih Simpul Alur Kerja.

2. Di bagian Baru dari tab Alur Kerja, pilih menu menurun Alur Kerja Daftar.

3. Pilih daftar yang ingin Anda kaitkan dengan alur kerja baru.

4. Pada dialog Buat Alur Kerja Daftar , masukkan nama dan deskripsi untuk alur kerja, lalu pastikan untuk mengatur Tipe Platform ke Alur Kerja SharePoint 2013.

5. Untuk membuat alur kerja, pilih OK.

Sekarang, setelah alur kerja dibuat, Anda dapat menambahkan Tindakan, Tahapan, Langkah dan Pengulangan untuk menyusun alur kerja Anda. Komponen alur kerja ini tersedia di pita SharePoint Designer 2013.

Untuk informasi selengkapnya tentang daftar tindakan alur kerja yang tersedia, lihat Lihat Juga.

Membuat tindakan untuk mengirim email 

1. Pilih Tindakan, lalu pilih Kirim Email.

2. Dalam tindakan, pilih pengguna ini.

3. Dalam dialog Tetapkan pesan Email, pilih pengguna dari Pengguna dan Grup yang sudah ada, atau masukkan alamat email Anda sendiri di bidang Kepada.

   Catatan: 

   • Untuk mengirim email ke alamat email eksternal. Anda harus dapat mengambil informasi dari masing-masing server email.

   • Alamat Kepada dari email bisa berupa alamat statis tertentu (misalnya, NORTHWINDTRADERS\junmin atau junmin@northwindtraders.com), atau pencarian alur kerja untuk informasi variabel. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan pencarian alur kerja untuk mengatasi email yang dikirim dari alur kerja secara dinamis, bukan menggunakan alamat statis, lihat Memilih pengguna atau grup secara dinamis untuk menerima pesan.

   • Alamat pengirim email yang dirender akan selalu menjadi alamat email administrator server, kecuali administrator server mengubah alamat pengirim untuk aplikasi web saat ini atau semua aplikasi web. Untuk mempelajari selengkapnya, baca Mengonfigurasi Email Keluar untuk aplikasi web tertentu.

4. Di bidang Subjek, masukkan subjek untuk email, atau untuk menentukan pencarian alur kerja ke teks yang Anda inginkan di sini, pilih Tampilkan data yang mengikat .

   Catatan: Agar alur kerja dikompile dengan benar, Anda harus membuat beberapa entri dalam bidang Subjek.

5. Dalam kotak besar di bawah bidang Subjek, masukkan atau tempelkan teks isi email.

   

6. Pilih OK.

7. Pilih Tindakan>Masuk ke tahap.

8. Pilih Akhir Alur Kerja.

9. Pilih Terbitkan.

Untuk opsi tingkat lanjut lainnya guna mengubah konten email, lihat bagian berikut ini.

Bagian Atas Halaman

Menggunakan daftar kustom untuk menyimpan alamat penerima

Jika penerima berubah secara berkala, tetapi tidak cukup sering mereka harus ditentukan pada formulir inisiasi setiap kali alur kerja dimulai, Anda bisa membuat daftar Penerima kustom yang berisi satu item daftar untuk setiap alur kerja yang mereferensikannya, lalu membuat kolom di mana Anda bisa menyimpan alamat yang akan dikirim setiap email dari setiap alur kerja. Ketika penerima pesan alur kerja berubah, yang harus Anda lakukan adalah mengubah alamat di bidang yang sesuai di item daftar Penerima untuk alur kerja tersebut.

Untuk menggunakan pencarian alur kerja ke daftar Penerima kustom:

1. Di browser, buat daftar kustom bernama penerima dengan tiga kolom berikut ini:

   • Mengubah nama kolom Judul default ke Nama Alur Kerja. Biarkan semua opsi lainnya sebagaimana adanya. Untuk informasi selengkapnya tentang mengubah kolom dalam daftar atau pustaka, lihat Lihat Juga.

   • Menambahkan kolom Orang atau Grup bernama Kepada. Dalam kolom ini, izinkan pilihan untuk Orang dan Grup, tetapi jangan izinkan beberapa pilihan. Biarkan semua opsi lainnya sebagaimana adanya. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kolom dalam daftar atau pustaka, lihat Lihat Juga.

   • Menambahkan Satu baris kolom teks bernama Cc. Biarkan semua opsi lainnya sebagaimana adanya.

2. Dalam daftar Penerima, buat item baru, lalu lakukan hal berikut:

   • Dalam bidang Nama Alur Kerja , masukkan Tinjauan Dokumen yang merupakan nama contoh alur kerja yang digunakan di sini.

   • Di bidang Kepada, pilih Buku Alamat lalu, dalam dialog Pilih Orang dan Grup, pilih satu orang atau grup untuk alamat email.

   • Di bidang Cc , masukkan alamat email penerima untuk disalin, memisahkan beberapa alamat dengan titik koma.

3. Membuat alur kerja baru.

4. Pilih Tindakan, lalu pilih Kirim Email.

5. Dalam Tindakan, pilih pengguna ini.

6. Dalam dialog Tetapkan pesan Email, di akhir kotak Kepada, klik Buku Alamat .

7. Dalam dialog Pilih Pengguna, dalam daftar Atau pilih dari Pengguna dan Grup yang sudah ada, pilih Pencarian Alur Kerja untuk Pengguna, lalu pilih Tambahkan.

8. Dalam dialog Pencarian untuk Orang atau Grup , pilih opsi berikut:

   • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

   • Bidang dari sumber: Kepada, atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan di baris Kepada.

   • Mengembalikan bidang sebagai: Nama Masuk. Ini menentukan format bidang "Kepada" dalam email.

   • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

   • Nilai: Masukkan Peninjauan Dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

     

     Pencarian ini menyatakan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai bidang Kepada di mana Nama Alur Kerja sama dengan Peninjauan Dokumen."

     Bagian atas dialog menentukan daftar dan kolom; bagian bawah dialog menentukan baris.

9. Dalam kotak dialog Pencarian untuk Orang atau Grup , pilih OK.

10. Dalam email tentang memastikan pencarian unik, pilih OK.

11. Untuk menutup dialog Pilih Pengguna , pilih OK lagi.

12. Dalam dialog Tetapkan pesan Email, di akhir bidang CC, pilih Buku Alamat .

13. Dalam dialog Pilih Pengguna, dalam daftar Atau pilih dari Pengguna dan Grup yang sudah ada, pilih Pencarian Alur Kerja untuk Pengguna, lalu pilih Tambahkan.

14. Dalam dialog Tetapkan Pencarian Alur Kerja , pilih opsi berikut ini:

    • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

    • Bidang dari sumber: Cc, atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan di baris Cc.

    • Mengembalikan bidang sebagai: Nama Masuk. Ini menentukan format bidang "Kepada" dalam email.

    • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

    • Nilai: Masukkan Peninjauan Dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      

      Pencarian ini menyatakan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai bidang Cc tempat Nama Alur Kerja sama dengan Peninjauan Dokumen."

15. Pilih OK, dan dalam pesan peringatan, pilih OK lagi.

16. Untuk menutup dialog Pilih Pengguna , pilih OK.

Sekarang, ketika alur kerja mengirim email ini, alur kerja mengirimkannya ke alamat yang tercantum dalam bidang Kepada dan Cc dari item Tinjauan Dokumen dalam daftar Penerima kustom. Untuk mengubah penerima, cukup buat perubahan yang Anda inginkan dalam item daftar.

Satu alur kerja mungkin mengirim beberapa email, dan email mungkin tidak semuanya dikirim ke penerima yang sama. Untuk menyimpan alamat lain untuk email tambahan yang dikirim oleh alur kerja ini, Anda bisa menambahkan kolom ke daftar untuk menyimpan alamat lain. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin memberi nama kolom "Pesan pertama Kepada," "Pesan kedua Kepada", dan seterusnya.

Alternatifnya, Anda bisa mendesain daftar sehingga Anda membuat satu item untuk setiap email yang dikirim alur kerja, bukan satu item untuk setiap alur kerja. Dalam hal ini, pastikan bahwa nama yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap email bersifat unik, sehingga pencarian yang mengambil alamat mengembalikan nilai unik yang Anda inginkan.

Gunakan formulir inisiasi alur kerja untuk menentukan penerima

Jika Anda ingin penerima dapat ditentukan setiap kali alur kerja dimulai secara manual, Anda dapat mengustomisasi formulir inisiasi alur kerja untuk mengumpulkan alamat dari orang yang memulai alur kerja. Kemudian, alur kerja dapat cukup menggunakan alamat yang dimasukkan secara langsung, atau menyalinnya ke bidang dalam item saat ini, di mana alamat-alamat tersebut masih akan tersedia untuk referensi setelah alur kerja menyelesaikan instans saat ini. Jika alur kerja juga diatur supaya mulai secara otomatis, Anda dapat menentukan alamat default dalam formulir inisiasi kapan saja mulai otomatis terjadi.

Bagian Atas Halaman

Jika item saat ini adalah dokumen dalam pustaka dokumen

Dalam contoh pemberitahuan mulai alur kerja, Anda mungkin ingin menyediakan tautan ke dokumen baru itu sendiri:

1. Masukkan atau tempelkan teks statis di mana Anda ingin link muncul.

2. Pilih teks, lalu pilih Edit Hyperlink.

3. Dalam dialog Edit Hyperlink , pilih fungsi (fx).

   Tips: Setelah menyisipkan pencarian, Anda tidak bisa menyeretnya ke lokasi baru. (Namun, Anda dapat "memindahkan" pencarian dengan menyeret teks lainnya di sekitarnya.) Demikian pula, Anda tidak dapat memotong, menyalin, atau menempelkan pencarian atau teks yang menyertakan pencarian.

4. Dalam dialog Pencarian untuk String, di bidang SumberData, pilih Item Saat Ini.

5. Di bidang Bidang dari sumber, pilih URL Absolut Yang Dikodekan, lalu pilih OK.

   

Saat penerima email memilih tautan, dokumen akan terbuka untuk ditampilkan atau diedit.

Jika item saat ini adalah item daftar

Saat Anda membuat tautan ke item daftar — misalnya, pengumuman atau acara kalender — Anda bisa memilih untuk membuka tautan baik formulir tampilan (DispForm.aspx), atau formulir edit (EditForm.aspx) item daftar.

Untuk membuat tautan yang membuka item daftar:

1. Di browser, navigasikan ke daftar tempat Anda ingin membuat alur kerja ini.

2. Buka item daftar untuk dokumen apa pun yang sudah ada di pustaka, gunakan Tampilkan Item jika Anda ingin link Anda membuka formulir tampilan, atau Edit Item jika Anda ingin link Anda membuka formulir edit.

3. Salin alamat di bilah alamat dari awal http: atau https: melalui tanda sama dengan pertama (=).

   

4. Teks ?ID= adalah kueri parameter string yang menginstruksikan halaman untuk menampilkan formulir untuk item apa pun di pustaka atau daftar saat ini yang memiliki ID daftar yang mengikuti tanda sama dengan (=) — yang dalam contoh ini akan menjadi ID daftar item saat ini, seperti diidentifikasi oleh alur kerja pencarian.

   Catatan: Jika item saat ini adalah tugas yang dibuat oleh salah satu dari tiga tindakan tugas alur kerja, dan jika Anda ingin link membuka formulir tugas kustom (dan bukan tampilan default atau formulir edit untuk daftar Tugas), lihat Jika item saat ini adalah formulir tugas kustom. Untuk tugas yang tidak dibuat oleh tindakan tugas alur kerja, dan untuk formulir tampilan yang bahkan tugasnya dibuat oleh salah satu tindakan tugas alur kerja, Anda hanya memerlukan prosedur saat ini.

5. Dalam dialog Tetapkan Email Pesan, masukkan atau tempelkan teks statis di mana Anda ingin link muncul, misalnya - Untuk menampilkan item daftar, klik di sini.

6. Pilih teks, lalu pilih Edit Hyperlink.

7. Dalam kotak Edit Hyperlink, untuk bidang alamat , pilih Pembuat String.

8. Dalam dialog Pembuat String , tempelkan alamat.

9. Letakkan titik penyisipan langsung setelah tanda sama dengan (=), lalu pilih Tambahkan atau Ubah Pencarian.

10. Dalam dialog Pencarian untuk String , di bidang Sumber, pilih Item Saat Ini, dan di bidang Bidangdari sumber, pilih ID.

    

11. Pilih OK.

    String terakhir dalam Penyamun String harus dimulai dengan http:// atau https:// dan diakhiri dengan [%Current Item:ID%].

    Penting: Meskipun pencarian ID item saat ini berguna dalam menyusun link ke item daftar saat ini, pencarian berikut ini bisa menyajikan kesalahan di jalur yang dirender, dan kami tidak menyarankannya untuk dimasukkan dalam link email: Jalur, URL Relatif Server, URL Sumber, dan jalur URL.

12. Pilih OK dua kali.

Tautan Anda akan muncul dalam teks berwarna biru dengan garis bawah dalam email.

Jika Anda berencana menggunakan tautan lebih dari sekali, lanjut ke bagian berikutnya.

Menyimpan alamat item daftar sebagai variabel alur kerja

Anda dapat menyimpan URL formulir tampilan atau formulir edit item daftar di variabel alur kerja, sehingga Anda dapat menggunakannya di beberapa lokasi dalam alur kerja yang sama.

1. Di jendela Alur Kerja Designer, pilih Tindakan, lalu pilih Ekstrak Substring dari Indeks String.

   

2. Dalam tahap, pilih string, dan pilih tombol elipsis [...].

3. Dalam dialog Penyusun String , tempelkan bagian teks statis URL (tetapi bukan pencarian untuk ID item saat ini).

   

4. Letakkan titik penyisipan setelah tanda sama dengan (=), lalu pilih Tambahkan atau Ubah Pencarian.

5. Dalam dialog Pencarian untuk String, di bidang SumberData, pilih Item Saat Ini, dan di bidang Bidang dari sumber, pilih ID.

   

6. Pilih OK.

   Pencarian ditambahkan ke teks dalam dialog.

   

7. Untuk menutup dialog Pembangun String , pilih OK.

8. Pilih 0 di Mulai dari 0 dan ganti dengan 1.

   Catatan: Ketika Dimulai dari memiliki nilai yang lebih besar dari 1, string akhir memiliki karakter yang dihapus.

9. Pilih Variabel: substring atau Variabel: substring1 dalam Output ke Variabel: substring.

10. Dalam daftar, pilih Buat variabel baru lalu, dalam dialog Edit Variabel , masukkan nama untuk variabel baru.

11. Pastikan bahwa Tipe diatur ke String, lalu pilih OK.

12. Pilih di bawah tindakan yang baru Saja Anda buat dan Tambahkan tindakan Kirim email ke Tindakan, lalu pilih pengguna ini dalam tindakan.

13. Untuk menggunakan variabel baru dalam dialog Tetapkan pesan Email, masukkan atau tempelkan teks yang ingin Anda tautkan ke isi email. Pilih teks, dan dari menu pemformatan, pilih Edit Hyperlink. Pilih tombol [fx], atau pilih tombol elipsis [...], lalu pilih Tambahkan atau Ubah Pencarian.

14. Dalam dialog Pencarian untuk String, dalam daftar kotak SumberData, pilih Variabel dan Parameter Alur Kerja.

15. Dalam daftar Bidangdari sumber , pilih Variabel: nama variabel, lalu pilih OK, lalu pilih OK in kotak berikutnya.

    

Anda sekarang dapat menyisipkan variabel ini di mana pun yang Anda inginkan di alur kerja saat ini.

Bagian Atas Halaman

Tip Pemecahan Masalah Dasar 

Daftar pertanyaan berikut mungkin membantu memastikan penyebab masalah saat membuat alur kerja:

1. Apakah Anda dapat membuat jenis alur kerja lain dalam daftar yang sama? Misalnya, cobalah membuat alur kerja persetujuan.

2. Apakah Anda dapat membuat alur kerja yang sama:

   • pada daftar yang sama di situs yang sama?

   • pada situs yang berbeda di bawah koleksi yang sama?

   • pada koleksi situs yang berbeda di bawah aplikasi web yang sama?

   • pada aplikasi web yang berbeda?

   • masuk dengan akun berbeda?

   • menggunakan komputer berbeda?

 Tip Pemecahan Masalah Tingkat Lanjut

Jika tidak ada tips pemecahan masalah dasar yang membantu menentukan penyebab masalah alur kerja, gunakan langkah-langkah ini:

1. Pastikan Anda memiliki izin yang dibutuhkan situs dan tingkat alur kerja. Masuk ke Pengaturan Situs>Izin Situs>Periksa Izin/Pengaturan Daftar>Izin untuk daftar ini, dan verifikasi hasil Periksa Izin cocok dengan yang berikut:

   1. Izin minimum untuk mendesain alur kerja (menyimpan dan menerbitkan):

      1. di situs SharePoint: Desain

      2. di daftar SharePoint: Edit

   2. Izin minimum untuk memulai alur kerja:

      1. di situs SharePoint: Tampilkan Saja/Baca

      2. di daftar SharePoint: Kontribusi

2. Pastikan pengaturan email keluar diatur ke server Exchange yang benar.

   1. Buka Prompt Perintah sebagai administrator

   2. Jalankan nslookup <Exchange alamat server>. Misalnya: nslookup exch.contoso.com

   3. Anda akan melihat Alamat IP server Exchange yang teratasi di output. Jika tidak, hubungi administrator Exchange Anda dan tanyakan Exchange yang benar dan sepenuhnya memenuhi nama domain (FDQN).

3. Kirim email ke orang yang sama menggunakan fungsi SendEmail kelas SPUtility dengan SharePoint Management Shell menggunakan langkah-langkah berikut.

   1. Buka Shell Manajemen SharePoint sebagai administrator. (Klik kanan SharePoint Management Shell>Jalankan sebagai administrator)

   2. Jalankan skrip berikut. Jika skrip merespons dengan True, dan pengguna menerima email dari SharePoint, SMTP dikonfigurasi dengan benar di SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Menggunakan fungsionalitas SMTP, kirim email ke pengguna yang sama dari server SharePoint . Ikuti langkah pada Gunakan Telnet untuk menguji komunikasi SMTP.