A projektek gyorsan kéznél lehetnek. Mielőtt tudná, egy egyszerű építési projekt kisebb projektek kollázsává válik, például tervezés, ásatás, alapmunka és marketing. Nagyobb mértékben szabályozhatja a projektet, ha kisebb projekteket hoz létre a Projectben, majd egyetlen Project-fájlba csatolja őket, hogy megjelenítse, hol férnek el a főprojektben.
A témakör tartalma
Főprojektek áttekintése
A főprojekt konszolidált projektek gyűjteményeként képzelje el, amelyek több kapcsolódó projekt között mutatnak hierarchiát. A főprojektbe beszúrt projekteket alprojekteknek nevezzük.
Amikor alprojektet szúr be a főprojektbe, a két projekt össze lesz kapcsolva, és az alprojektben lévő összes információt megtekintheti a főprojektből.
Amikor frissít egy alprojektet a főprojektből, az a forrásfájlban is frissül. Ha csak egyesítenie kell a fájlokat egy jelentés létrehozásához vagy a projektinformációk egyesített nézetének nyomtatásához, akkor ideiglenesen összevonhatja őket egy nézetben.
A főprojektek és alprojektek létrehozásával lebonthatja a nagy projekteket, és a részeit a szükséges személyeknek delegálhatja. Projektvezetési szempontból az alprojektek ilyen módon történő hozzárendelése a munkát végzőknek ad felelősséget, és elszámoltathatósággal egyezik a hatósággal. A Projekt kifejezésekben az alprojektek létrehozása egy főprojektben segít a projektmenedzsereknek abban, hogy hozzáférjenek az ütemterv részeihez, és szabályozhassák azokat.
Annak meghatározásához, hogy érdemes-e egy nagy projektet főprojektre és alprojektekre bontani, vegye figyelembe a következőket:
-
A projekt nagyon nagy és részletes. Ha a projekt több mint néhány száz tevékenységet tartalmaz, az alprojektekre bontása megkönnyítheti a felügyeletét. Ha a projekt egyes részei olyan munkákat tartalmaznak, amelyek részletesebben vannak lebontva, mint mások, érdemes alprojektekké alakítani ezeket az alkatrészeket, hogy a felhasználók többsége csak az alprojekt összesítő leírását lássa, de az érdekelt felek részletesebben is megtekinthetik. Egy fájl szinte mindig a gyorsabb alternatíva, de ha képes összpontosítani csak egy része a projekt érdemes a kompromisszumot.
-
A szervezet nincs központosítva. Decentralizált vagy elosztott szervezetekben a főprojektek és alprojektek nagyobb irányítást biztosítanak a dolgozóknak a saját munkájuk felett, mint egy központi projektfájl.
-
Szeretné növelni a szervezet tervezési módszereinek hatékonyságát. Ha az alacsonyabb szintű vezetők felelősek, és tudják, hogy mely tevékenységekre van szükség a projektben, érdemes lehet lehetővé tenni számukra, hogy megtervezzék a csapatuk munkáját, majd a projektfájlokat egy főprojektben összesítsék. Ha a felülről lefelé történő tervezés a norma, érdemes lehet a kezdeti tervet alprojektekbe szervezni annak megvalósításakor, hogy az egyes projektmenedzserek vagy csapatok hozzáférhessenek a saját ütemtervükhöz, és szabályozhassák azt.
-
Több projekten dolgozik. A projektmenedzsereknek lehetnek olyan projektjeik, amelyeken folyamatosan dolgoznak, függetlenül attól, hogy a projektek összefüggésben vannak-e vagy sem. Ahelyett, hogy egyenként nyitná meg őket, az összes alprojektet egyszerre nyithatja meg a főprojekt megnyitásakor. Ezzel a megközelítéssel több projektről is könnyebben készíthet jelentéseket. Ha a projektek összefüggenek, a projektmenedzser tevékenységfüggések hozhat létre a különböző projektek tevékenységei között. A projektek közötti függőségek létrehozásával a különböző projektmenedzserek könnyebben láthatják, hogy más projektmenedzserek munkája hogyan befolyásolja az ütemtervüket.
-
Egyes projektek másoknak alárendeltek. Több projekt hierarchiáját pontosan tükrözheti, ha különböző projekteket szúr be más fájlokba. Az alprojektek eredményül kapott struktúrájának tükröznie kell a csapattagok prioritásait és feladatait, valamint a különböző területeken lévő tevékenységek közötti kapcsolatokat és a teljes határidőt.
-
A projektet többen is módosíthatják. Ideális esetben a projektfájlokat egyetlen projektmenedzser birtokolja, kezeli és módosítja. A projektek azonban gyakran egy nagyobb program részét képezik, amelyet a felső szintű vezetőknek kezelnie kell. A projektcsapat tagjai külön fájlként tekinthetik meg a munkájukat, és a főprojektet vezérlő projektmenedzser koordinálhatja az alprojektek csapatának ütemtervét.
Célszerű lehet, ha a főprojekt mérföldkövei irányítják az alprojektek csapatának mérföldköveit, hogy az ütemtervek egy határidőre legyenek koordinálva. A mérföldkövek koordinálásához létre kell hoznia egy függőséget a mérföldkövek között, vagy átmásolhatja és beillesztheti a mérföldkövek tevékenységeit a főprojektből az egyes alprojektekbe.
-
A projekt több érdekelt féllel is rendelkezik, akik a projekt különböző részeivel foglalkoznak. Ha a projektmenedzserek különböző részleteket szeretnének megnézni, a projektmenedzserek elhelyezhetik az összes projektfájlt egy kiszolgálón, és testre szabhatják a különböző résztvevők különböző nézeteit. Ugyanaz a projektfájl használható alprojektként a különböző főprojektekben a megjelenített információk testreszabásához.
-
Azt szeretné, hogy az alprojektek írásvédettek legyenek. A projekt egyes részei felett további vezérlést is megtarthat, ha a tevékenységeket egy alprojektbe helyezi át, és korlátozza a kulcsemberekhez való hozzáférést.
-
A teljes projekt mellett az egyes fázisok kritikus útvonalát is elemezni szeretné. Minden egyes projekt egy kritikus út tartalmaz. Ha több projektet egyetlen főprojektbe egyesít, a teljes képet egyszerűen több kritikus útként tekintheti meg a főprojektben, miközben minden alprojekthez külön kritikus útvonalakat tart fenn.
További információ
Alprojektek használata főprojektben
Amikor alprojektet szúr be egy főprojektbe, az alprojekt összefoglaló tevékenységként jelenik meg a tevékenységlistában, és megjelenik egy Projekt ikonjelölő a Mutatók mezőben. Az alprojekt a beszúrt sor szerkezeti szintjén van behúzva, de ugyanúgy behúzhatja vagy kihúzhatja, mint bármely más tevékenységet. Mivel az alprojekt összefoglaló tevékenységként van ábrázolva, nem szerkesztheti annak összefoglaló adatait, de kibonthatja a vázlatot az alprojekt tevékenységeinek megjelenítéséhez és a projektinformációk szerkesztéséhez a fő projektfájlban.
Megjegyzés: Az összefoglaló tevékenységekre vagy ganttsávokra alkalmazott formázások nem jelennek meg a főprojektben. A formázási információkat minden fájl tárolja, és külön kell alkalmazni a főprojektre.
A főprojekt mentésekor az alprojekt módosításai az alprojekt forrásfájljába is mentve lesznek. Ha közvetlenül a forrásfájlban szeretne dolgozni a főprojektfájl megnyitása nélkül, az alprojekt forrásfájljának módosításai automatikusan frissülnek a fő projektfájlban.
Megjegyzés: Ha már nem kell szinkronizálni a főprojektet és az alprojektet, megszüntetheti a csatolásukat. Ezután, ha az alprojekten vagy a főprojekten végez módosításokat, a másik fájl változatlan marad.
További információ
Az erőforrások érintettségének ismertetése fájlok egyesítésekor
Miután a fájlokat egy fő projektfájlba összesíti, mindkét fájl erőforrásai külön maradnak, ahogyan az alprojekt tevékenységei az alprojektben maradnak. A főprojekt erőforrás-információi módosíthatók, és a módosítások az alprojekt forrásfájljában lesznek replikálva. Az Erőforrás lap nézetben a főprojektben és az alprojektekben lévő összes erőforrást együtt tekintheti meg, de az abból származó alprojekten kívül más projekthez nem rendelhet erőforrást.
Megjegyzés: Ha ugyanazokat az erőforrásokat több alprojektben is használják, ismétlődő erőforrásneveket fog látni, mert az erőforrások nincsenek kombinálva. Ha azonban különböző alprojektekben szeretné hozzárendelni az erőforrásokat, és fel szeretné oldani az ismétlődő erőforrásneveket, kombinálhatja őket egy erőforráskészlet, és elérhetővé teheti őket a többi fájl számára.
A fájlok egyesítésének egyéb módjai
A főprojektek és alprojektek segítségével olyan projektek hierarchiáját hozhatja létre, amelyek tükrözik a köztük fennálló kapcsolatot, és bizonyos esetekben a szervezet struktúráját. A projektfájlok összevonásának azonban más okai is lehetnek. Előfordulhat például, hogy ideiglenesen egyesíteni szeretné őket egy gyors áttekintéshez vagy nyomtatáshoz.
Nem kapcsolódó fájlok összesítése
Összevont fájlokat akkor használjon, ha több fájlt szeretne egyetlen ablakban egyesíteni, függetlenül attól, hogy a fájlok kapcsolódnak-e egymáshoz. Ha összevonja a nem kapcsolódó fájlokat egy összevont projektben, könnyebben láthatja a különböző nézetekben lévő projektek adatait, és kinyomtathatja őket. Összevonhatja a projektfájlokat, ha nyomon kell követnie számos folyamatban lévő projektet, például amikor különböző termékeket fejleszt egyszerre. A szükséges információk megkereséséhez és kiértékeléséhez terméknevek, projekthatáridők és vezetők szerint rendezheti és csoportosíthatja őket. Kinyomtathat például egy Gantt-diagram nézet, amely az összes projektet tartalmazza.
Munkaterület létrehozása
A projektek összevonásának alternatíva egy olyan munkaterület létrehozása, amely különálló projektfájlokat tartalmaz, amelyek mindegyike a saját ablakában nyílik meg. Munkaterületet akkor használjon, ha gyakran dolgozik ugyanazokkal a projektfájlokkal, és nem szeretné egyetlen nagy projektbe összesíteni őket.
Amikor megnyitja a fájlokat, majd munkaterületként menti őket, a Project egyetlen munkaterületi fájlba menti a fájlokat és azok aktuális beállításait. Ezután a munkaterületi fájl megnyitásakor az összes belefoglalt fájlt egyszerre nyitja meg. Minden projektnek saját gombja van a tálcán, így egyszerűen válthat egyik projektről a másikra.
Munkaterület létrehozásához jelölje ki vagy nyissa meg a projektfájlokat, majd válassza a Fájl >Munkaterület mentése lehetőséget.
