Minden, amit a visszajelzések összegyűjtésére szolgáló munkafolyamatokról tudni érdemes

Tippek a cikk használatához

A cikkben található információk tíz bővíthető szegmensben jelennek meg.

Kattintson ide néhány tippért a cikk kihozásához

Ha csak annyit kell tennie, hogy befejezi a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-feladatot    Görgessen le a COMPLETE szegmenshez, és bontsa ki. Lehet, hogy egyelőre nincs szüksége a többi szegmensre.

Ha munkafolyamatokat szeretne hozzáadni, elindítani, figyelni és karbantartani    Ha még nem ismeri ezeket a feladatokat, hasznosnak találhatja, ha végigvezeti önt ebben a cikkben, szegmensek szerint szegmentálással, amikor először tervez és ad hozzá munkafolyamatot. Ha már ismeri az információkat és a cikkelrendezést, közvetlenül a szükséges szegmensre léphet a visszaérkezések alkalmával.

Megjegyzés a grafikus elemekről    Az ebben a munkafolyamat-cikksorozatban szereplő képernyőképek és fogalmi diagramok általában a Jóváhagyási munkafolyamat típusán alapulnak. A jelen cikkben szereplő képek és diagramok azonban minden esetben testre vannak szabva a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatokhoz, ha az a fogalmi vagy az utasítási egyértelműség kedvéért szükséges.

Szó a cikk nyomtatásáról    Ez egy hosszú cikk. Ha csak a kijelölt szegmenseket szeretné kinyomtatni, győződjön meg arról, hogy nyomtatáskor csak ezek a szegmensek lesznek kibontva. (Ha a teljes grafikát is bele szeretné foglalni a nyomtatott példányba, akkor fekvő tájolásban, nem álló tájolásban kell nyomtatnia.)

És egy szó a keresésről    Mielőtt bármilyen szöveget vagy kifejezést keres a cikkben, győződjön meg arról, hogy az összes olyan szegmens ki van bontva, amelyben keresni szeretne.

Kapcsolódó műveletek

További információ a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatokról

A Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamat olyan SharePoint-szolgáltatás, amely egy SharePoint-listában vagy -tárban tárolt dokumentumot vagy más elemet egy vagy több személyhez irányít visszajelzés céljából. A munkafolyamat automatizálja, leegyszerűsíti és szabványosítja a teljes folyamatot.

A SharePoint-termékek alapszintű Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamata sablonként működik. Ezzel a sablonnal több Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot is hozzáadhat a webhelyeihez. Minden hozzáadott munkafolyamat az alapszintű Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat egyedi verziója , amely mindegyike saját speciális munkamódszerrel rendelkezik a hozzáadáskor megadott beállítások alapján.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Mit tehet értem a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat?

2. Mire nem képes a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat?

3. Ki használhatja ezt a munkafolyamat-típust?

4. Hogyan tervezheti meg, veheti fel, futtathatja és tarthatja karban ezt a munkafolyamattípust?

1. Mit tehet értem a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat?

• Amikor először hozzáad egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, megadhatja, hogy hány résztvevőt vegyen fel, és jelezheti, hogy a feladataik egymás után (egymás után) vagy egyszerre (párhuzamosan) vannak-e hozzárendelve. Akár azt is eldöntheti, hogy a résztvevők feladatait két vagy több különálló szakaszra osztja-e, valamint megadhatja a végső határidőt és/vagy az egyes feladatok elvégzéséhez engedélyezett időt. Minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot egy elemen, bármelyik beállítást módosíthatja.

• A munkafolyamat minden megadott résztvevőhöz hozzárendel egy feladatot. Minden résztvevő több lehetséges válasz közül választ: visszajelzést küld az elemről, módosítást kér az elemben, hozzárendeli a feladatot, vagy törli a feladatot.

• Miközben a munkafolyamat fut, egyetlen központi munkafolyamat-állapotlapon figyelheti az előrehaladást, és módosíthatja (ha szükséges).

• A munkafolyamat befejezése után 60 napig a munkafolyamat futtatása (vagy példánya) során történt munkafolyamat-események listája továbbra is elérhető a Munkafolyamat állapota lapon, informális hivatkozás céljából.

A szegmens teteje

2. Mit nem tehet egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat?

A Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamat nem egy elem jóváhagyásának és elutasításának gyűjtésére, vagy egy webhely weblap-közzétételének szabályozására szolgál. Ha olyan munkafolyamatot szeretne hozzáadni, amelyben a résztvevők jóváhagyják vagy elutasítják az általuk véleményezendő elemet, olvassa el az Összes a jóváhagyási munkafolyamatokról című cikket a Lásd még szakaszban.

Emellett a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatok nem az aláírások gyűjtésére szolgálnak. Ha egy munkafolyamattal szeretne aláírásokat gyűjteni egy Microsoft Word-dokumentumban, Microsoft Excel-munkafüzetben vagy Microsoft InfoPath-űrlapon, olvassa el Az aláírások összegyűjtése munkafolyamatokról című cikket a Lásd még szakaszban.

A Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében megtudhatja, hogyan használhatja a Microsoft SharePoint Designer 2013 a SharePoint-termékek munkafolyamatainak további testreszabásához.

A szegmens teteje

3. Ki használhatja ezt a munkafolyamat-típust?

Munkafolyamat hozzáadásához    alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie a munkafolyamat hozzáadásához. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem.)

Munkafolyamat indításához    Alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie egy már hozzáadott munkafolyamat elindításához. (A Tagok és a Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel rendelkezik, a Látogatók csoport nem.)

Másik lehetőségként a tulajdonosok konfigurálhatnak bizonyos munkafolyamatokat, hogy csak a Tulajdonosok csoport tagjai indíthassák el őket. (Ehhez jelölje be a Kezelés megkövetelése Listák engedélyek a munkafolyamat elindításához jelölőnégyzetet a társítás űrlap első lapján.)

A szegmens teteje

4. Hogyan tervezheti meg, veheti fel, futtathatja és tarthatja karban az ilyen típusú munkafolyamatokat?

Ezek az alapvető szakaszok:

• A munkafolyamat futtatása ELŐTT (tervezés, hozzáadás, indítás)   
  Mielőtt hozzáadna egy munkafolyamatot, megtervezheti, hogy hová szeretné felvenni (egyetlen listához vagy tárhoz, illetve a teljes webhelycsoporthoz), valamint annak működését. Miután hozzáadta és konfigurálta a munkafolyamatot, a szükséges engedélyekkel rendelkezők elindíthatják a munkafolyamatot egy adott elemen. A munkafolyamat beállítható úgy is, hogy automatikusan fusson. Az automatikus futtatások két eseményindító esemény alapján aktiválhatók: ha egy elemet hozzáadnak vagy létrehoznak egy listában vagy tárban, vagy ha egy lista vagy tár bármely elemét módosítják.

• MIKÖZBEN a munkafolyamat fut (kész, monitorozás, beállítás)   
  A munkafolyamat futtatása közben az egyes résztvevők elvégzik a hozzájuk rendelt feladatokat. A rendszer automatikus emlékeztetőket küld azoknak a résztvevőknek, akik nem teljesítik a feladat határidejét. Eközben a munkafolyamat előrehaladása a munkafolyamat adott példányának központi Munkafolyamat állapota lapján figyelhető. A munkafolyamat futás közbeni módosítása ugyanabból az oldalról végezhető el; és szükség esetén a munkafolyamatot onnan is megszakíthatja vagy befejezheti.

• A munkafolyamat futtatása után (felülvizsgálat, jelentés, módosítás)   
  A munkafolyamat befejezése után a futtatás (vagy példány) teljes előzményei akár 60 napig is áttekinthetők a Munkafolyamat állapota lapon. Ugyanezen az oldalon statisztikai jelentéseket hozhat létre a munkafolyamat-verzió teljesítményéről. Végül, ha bármit meg szeretne változtatni a munkafolyamat működésével kapcsolatban, megnyithatja és szerkesztheti a munkafolyamat első hozzáadásakor kitöltött társításűrlapot.

Az alábbi folyamatábra ezeket a szakaszokat annak a személynek a szemszögéből szemlélteti, aki új munkafolyamatot ad hozzá.

Mi a következő lépés?

Mielőtt új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot tervez, először tekintse át a cikk ALLOW (ENGEDÉLYEZÉS ) szakaszát, majd lépjen tovább a PLAN (TERV ) szegmensre.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés engedélyezése csak feladatűrlapon vagy elemben

Az alábbi két kérdés segíthet egy alapvető döntés meghozatalában a munkafolyamatról:

• A résztvevők csak a tevékenységűrlap Megjegyzések mezőjében küldhetnek visszajelzést, vagy beszúrhatnak korrektúrát és megjegyzést magában az elemben?

• Ha a résztvevők beszúrhatnak korrektúrát és megjegyzéseket az elembe, ezt együttműködési környezetben végzik el, amelyben egyszerre több résztvevő is szerkesztheti a dokumentumot, vagy minden résztvevő kiveheti a dokumentumot, és csak szerkesztési jogosultságokkal rendelkezik a saját véleményezésének időtartamára?

Íme egy diagram, amely segíthet tisztázni ezeket az alternatívákat.

Miközben tovább olvas, tartsa szem előtt ezeket a szempontokat:

• Jelenleg kivett elemen nem indítható munkafolyamat.

• A Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-típusban lehetőség van arra, hogy azonnal megszakítsa a munkafolyamatot, ha bármilyen módosítás történik az áttekintett elemen.

• Követett módosításokat és megjegyzéseket csak akkor szúrhat be egy elembe, ha az a program telepített verziójában van megnyitva, és nem, ha a program webalkalmazás-verziójában van megnyitva.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Visszajelzés engedélyezése csak a feladatűrlapon

2. Visszajelzés engedélyezése a feladatűrlapon és az elemben (együttműködési verzió)

3. Visszajelzés engedélyezése a feladatűrlapon és az elemben (kizárólag hozzáférésű verzió)

1. Visszajelzés engedélyezése csak a feladatűrlapon

Ennek az elrendezésnek az az előnye, hogy mechanikusan a legegyszerűbb. A résztvevőknek csak két módszerük van arra, hogy módosításokat javasoljanak, amelyek mindegyike magában foglalja a feladatűrlapot:

• Megjegyzések elküldése.

• Kérje meg, hogy módosítsa az elemet, amíg a munkafolyamat még fut.

A fő hátránya természetesen az, hogy a résztvevők nem jelezhetnek konkrét módosításokat közvetlenül az elemben. Minél nagyobb a javasolt módosítások száma, annál nagyobb valószínűséggel szeretnének a résztvevők közvetlenül az elemen dolgozni.

Megjegyzés az elemek módosításokkal szembeni védelméről    A legegyszerűbben úgy biztosíthatja, hogy a résztvevők ne végezzenek módosításokat magában az elemben, ha a futtatás idejére kiveszi az elemet. De mint már említettük, csak egy kicsit visszafelé, munkafolyamatok nem indulhatnak el az aktuálisan kivett elemeken.

Ezt kétféleképpen lehet megkerülni:

• Megvárhatja, amíg a munkafolyamat elindul, majd kiveheti az elemet a futtatás idejére. (Ha a munkafolyamat automatikusan elindul, győződjön meg arról, hogy szerepel a társítás űrlapjának második lapján a Másolatot kap mezőben. Ezután, amikor értesítést kap arról, hogy a munkafolyamat elindult egy elemen, ellenőrizze az adott elemet.) Ennek a módszernek az egyik korlátozása, hogy más munkafolyamatok nem indulhatnak el ugyanazon az elemen, amíg ön kivette.

• Azt is megteheti, hogy bejelölve hagyja az elemet, de győződjön meg arról, hogy a résztvevők tudják, hogy fontos, hogy ne vegye ki az elemet, és ne végezzenek rajta semmilyen módosítást. Természetesen érdemes ezt az utasítást belefoglalni a tevékenységértesítések megjegyzései közé. Ha a résztvevők még csak most ismerkednek a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatokkal, érdemes lehet még egyértelműbbé tenni a lényeget – például egy külön e-mailt küldeni a munkafolyamat megkezdése előtt, vagy személyesen beszélni a résztvevőkvel.

A szegmens teteje

2. Visszajelzés engedélyezése a feladatűrlapon és az elemben (együttműködési verzió)

Ez az elrendezés folyamatosan elérhetővé teszi az elemet az összes résztvevő számára. Senkinek nem kell megvárnia, amíg valaki más befejezi a felülvizsgálatot, mielőtt elkezdené a sajátját. Ezt a rugalmasságot a SharePoint-termékek együttműködési funkciói teszik lehetővé.

Csak győződjön meg arról, hogy a résztvevők tudják, hogy a következőket kell tenniük:

• Hagyja beadva az elemet, amíg módosításokat hajtanak végre.

• Nyissa meg az elemet annak a programnak a telepített verziójában, amelyben létrehozta, és ne a program webalkalmazás-verziójában.

• Mielőtt módosításokat hajtanak végre, vagy megjegyzéseket szúrnának be, kapcsolja be a változáskövetést.

• Mentse a módosításokat a kiszolgálón.

Ne feledje, hogy a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-típus tartalmaz egy lehetőséget, amely azonnal megszakítja a munkafolyamatot, ha bármilyen módosítás történik az áttekintendő elemen. Ha ez a lehetőség van kiválasztva, akkor a munkafolyamat azonnal megszakad, amikor egy résztvevő először menti az elem módosításait – még a korrektúrákat és/vagy megjegyzéseket is.

Ha magát az elemet is engedélyezni szeretné, győződjön meg arról, hogy a lista vagy tár verziószámozási beállításainál a Dokumentumok kivételének megkövetelése szerkesztés előtt beállítás Értéke Nem.

A szegmens teteje

3. Visszajelzés engedélyezése a feladatűrlapon és az elemben (kizárólag hozzáférésű verzió)

Ebben a megállapodásban csak egy résztvevő tekintheti át az elemet, és módosíthatja azt egyszerre:

• Ha a munkafolyamatban lévő feladatok egyenként vannak hozzárendelve (sorosan), akkor ez valószínűleg nem jelent problémát.

• Ha a tevékenységek egyszerre vannak hozzárendelve (párhuzamosan), előfordulhat, hogy a résztvevőknek várniuk kell az elemhez való hozzáférésre, amíg egy másik résztvevő befejezi a munkát.

Mivel a munkafolyamat nem indítható el egy elemen az elem kivételekor, meg kell győződnie arról, hogy az elemek be vannak véve, mielőtt futtatja rajtuk a munkafolyamatot.

Tájékoztassa a résztvevőket, hogy a következőket kell tenniük:

• Mielőtt megnyitnák, ellenőrizze az elemet.

• Nyissa meg az elemet annak a programnak a telepített verziójában, amelyben létrehozta, és ne a program webalkalmazás-verziójában.

• Mielőtt módosításokat hajtanak végre, vagy megjegyzéseket szúrnának be, kapcsolja be a változáskövetést.

• Mentse a módosításokat a kiszolgálón, és ellenőrizze újra az elemet, amint befejezte a munkát.

Ne feledje, hogy a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-típusban lehetőség van arra, hogy azonnal megszakítsa a munkafolyamatot, ha bármilyen módosítás történik az éppen vizsgált elemen. Ha ez a lehetőség van kiválasztva, akkor a munkafolyamat azonnal megszakad, amikor egy résztvevő először menti az elem módosításait – még a korrektúrákat és/vagy megjegyzéseket is.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll egy új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat megtervezésére, lépjen tovább a cikk PLAN (TERV ) szakaszára.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat megtervezése

Ebben a szegmensben azonosítjuk a szükséges döntéseket, valamint azokat az információkat, amelyeket össze kell állítania, mielőtt hozzáadja a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat egy verzióját.

Ha már ismeri az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadásának módját, és csak az adott lépésekre vonatkozó emlékeztetőre van szüksége, akkor közvetlenül a cikk megfelelő ADD szegmensére (Lista/tár vagy Webhelycsoport) léphet.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Sablonok és verziók

2. A társítási űrlap bemutatása

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

1. Sablonok és verziók

A SharePoint-termékek munkafolyamatai mestersablonokként működnek, amelyeken a listákhoz, tárakhoz és webhelycsoporthoz hozzáadott egyedi munkafolyamatok alapulnak.

Minden alkalommal, amikor hozzáad egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot, például ténylegesen hozzáadja az általános Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-sablon egy verzióját . Minden verziónak saját nevet és saját beállításokat kell megadnia, amelyeket a társítás űrlapon ad meg az adott verzió hozzáadásakor. Így több munkafolyamatot is hozzáadhat, a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat fősablonján alapuló összes verziót, de minden egyes verziót elnevezhet és testre szabhat a használni kívánt módon.

Ebben az ábrán három, a Jóváhagyási munkafolyamat-sablonon alapuló munkafolyamatot adtunk hozzá– egyet egyetlen tár összes tartalomtípusához, egyet egyetlen tárban egyetlen tartalomtípushoz, egyet pedig egy teljes webhelycsoport egyetlen tartalomtípusához.

A szegmens teteje

2. Az egyesületi űrlap bemutatása

Amikor új munkafolyamat-verziót ad hozzá az egyik belefoglalt munkafolyamat-sablon alapján, ki kell töltenie egy társításűrlapot , és meg kell adnia, hogy az új verzió hogyan működjön.

A következő szakaszban megtalálja azoknak a kérdéseknek a listáját, amelyek felkészítik a társítás űrlapjának kitöltésére. Először azonban szánjon egy-két percet az űrlap és a mezői áttekintésére.

A társítás űrlapjának első oldala

A társítás űrlap második oldala

A szegmens teteje

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

Amint az ebben a szakaszban szereplő összes kérdésre választ kap, készen áll a munkafolyamat hozzáadására.

1. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

2. Egy listát vagy tárat, vagy a teljes webhelycsoportot? (és) Egy tartalomtípust vagy az összes tartalomtípust?

3. Mi a jó név?

4. Feladatlisták és előzménylisták: Meglévő vagy új?

5. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

6. Az ettől öröklő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?

7. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

8. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

9. Visszajelzés csak a feladatűrlapon vagy az elemben?

10. Mikor esedékesek a tevékenységek?

11. Mikor ér véget ez a munkafolyamat?

12. Kiket kell értesíteni?

01. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

Ez a cikk a menüben a Visszajelzés összegyűjtése – SharePoint 2010 néven megjelenő munkafolyamat-sablonra vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy ez a munkafolyamat-típus a legjobb választás az Ön számára, tekintse meg a cikk LEARN szakaszát. A többi elérhető munkafolyamat-sablonról további információt a Lásd még szakaszban, A SharePointban található munkafolyamatok ismertetése című cikkben talál.

A szegmens teteje

02. Egy lista vagy tár, vagy a teljes webhelycsoport? (és) Egy tartalomtípust vagy az összes tartalomtípust?

A Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat új verzióját elérhetővé teheti egyetlen listában vagy tárban, vagy elérhetővé teheti a teljes webhelycsoportban.

• Ha egyetlen listához vagy tárhoz adja hozzá a munkafolyamatot, beállíthatja úgy, hogy minden tartalomtípuson vagy csak egyetlen tartalomtípuson fusson.

• Ha azonban a munkafolyamatot a teljes webhelycsoporthoz adja hozzá, úgy kell beállítania, hogy csak egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

Mi az a tartalomtípus?

A SharePoint-listában vagy -tárban tárolt minden dokumentum vagy egyéb elem egy vagy több tartalomtípushoz tartozik. A tartalomtípusok lehetnek olyan alapszintűek és általánosak, mint a Dokumentum vagy az Excel-számolótábla, vagy annyira specializáltak, mint a Jogi szerződés vagy a Terméktervezési specifikáció. Bizonyos tartalomtípusok alapértelmezés szerint elérhetők a SharePoint-termékekben, de ezeket testre is szabhatja, és hozzáadhat saját maga által létrehozott más tartalmakat is.

A szegmens teteje

03. Mi a jó név?

Nevezze el a munkafolyamat-verziót a következő névvel:

• Egyértelműen jelzi, hogy mire használják.

• Egyértelműen megkülönbözteti a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Tegyük fel, hogy Ön szerkesztők egy csoportjának tagja. A csoport két különböző Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot szeretne használni:

• Az első munkafolyamatot a saját csoport egy tagja által beküldött dokumentumokon fogja futtatni. Ez a munkafolyamat csak a csoport felettesétől gyűjt visszajelzést.

• A második munkafolyamatot minden olyan dokumentumon futtatni fogja, amelyet a saját csoportján kívüli személyek küldtek be. Ez a munkafolyamat a csoport minden tagjától gyűjt visszajelzést.

Nevezze el az első munkafolyamatot az Inside Submission Feedback (Belső visszajelzés), a másodikat pedig a Outside Submission Feedback (Külső beküldési visszajelzés) névvel.

A szegmens teteje

04. Feladatlisták és előzménylisták: Meglévő vagy új?

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat használja a webhely alapértelmezett Feladatok és Előzmények listáját, használjon más meglévő listákat, vagy csak ehhez a munkafolyamathoz kérjen új listákat.

• Ha a webhely számos munkafolyamatot tartalmaz, vagy ha egyes munkafolyamatok számos feladatot foglalnak magukban, érdemes lehet új listákat kérni az egyes munkafolyamatokhoz. (A túl hosszú listák kezelése az egyik olyan dolog, amely lelassíthatja a teljesítményt. A rendszer gyorsabban és egyszerűbben tart fenn több rövidebb listát, mint egy nagyon hosszút.)

• Ha a munkafolyamat feladatai és előzményei bizalmas vagy bizalmas adatokat tartalmaznak, amelyeket el szeretne különíteni az általános listáktól, akkor feltétlenül jelezze, hogy új, különálló listákat szeretne a munkafolyamathoz. (A munkafolyamat hozzáadása után győződjön meg arról, hogy az új listákhoz megfelelő engedélyek vannak beállítva.)

A szegmens teteje

05. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

A munkafolyamatok beállíthatók úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan vagy a következő módon induljanak el:

• Amikor manuálisan elindít egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot egy adott dokumentumon vagy elemen, megjelenik egy másik űrlap, a kezdeményezési űrlap. A kezdeményezési űrlap a társítási űrlap második oldalának legtöbb beállítását tartalmazza. Így ha a munkafolyamatot indító személy módosítani szeretné ezen beállítások bármelyikét (csak az aktuális példány esetében), ezt megteheti, mielőtt a Start gombra kattint.

• Az automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség kezdeményezőűrlap bemutatására, így a társítási űrlapon megadott alapértelmezett beállításokat a rendszer módosítások nélkül használja.

Az alábbi ábrán a manuális indítások és az automatikus indítások közötti különbség látható.

A kezdeményezési űrlapon végzett módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában lesznek alkalmazva. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához szerkessze az eredeti társítás űrlapját a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszában leírtak szerint.

Manuális indítások

Ha engedélyezi a manuális indítást, bárki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel, bármikor elindíthatja a munkafolyamatot bármely jogosult elemen.

A manuális indítás előnye, hogy Ön és munkatársai csak akkor és akkor futtathatják a munkafolyamatot, ha úgy dönt, és hogy minden futtatáskor lehetősége lesz módosítani néhány beállítást a kezdeményezési űrlap használatával.

Egy gyors példa    Ha a munkafolyamatot csak olyan elemeken szeretné futtatni, amelyeket egy, a csapatán kívüli író készített, akkor a csak manuálisan történő indítás nem fogja automatikusan futtatni az Ön és a csapattársai által létrehozott elemeken. (Alternatív megoldás: Egy listát vagy tárat tart fenn a csapat szerzőitől származó elemekhez, és egy külön listát vagy tárat az összes többi szerzőtől származó elemekhez. Így a munkafolyamatot automatikusan futtathatja, de csak a külső szerzők listáján.)

A manuális indítások elsődleges hátránya, hogy valakinek mindig emlékeznie kell a munkafolyamat futtatására, amikor szükséges.

Automatikus indítások

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon a következő események egyikével vagy mindegyikével:

• A rendszer létrehoz vagy feltölt egy új elemet a listában vagy tárban.

• A listában vagy tárban már tárolt elemek módosulnak.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek nem kell emlékeznie a munkafolyamat elindítására. Minden alkalommal lefut, amikor eseményindító esemény történik.

Egy gyors példa    Tegyük fel, hogy a szervezet könyvelőjének át kell tekintenie a Költségvetések tárba feltöltött vagy létrehozott összes költségvetést. Hozzáadhat egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot a tárhoz, és megadhatja, hogy a könyvelője legyen az egyetlen résztvevő. Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon minden alkalommal, amikor új elemet adnak hozzá a listához ("létrehozva") a listához. Így a könyvelője mindig naprakész marad.

Az automatikus indítás két hátránya:

• Nem állíthatja le a munkafolyamat futását, ha eseményindító esemény történik.

• Az egyes példányok elején nem módosíthatók a beállítások.

A szegmens teteje

06. Az ettől öröklő tartalomtípusok is megkapják ezt a munkafolyamatot?

Amikor munkafolyamatot ad hozzá a teljes webhelycsoport tartalomtípusához, lehetősége van arra is, hogy a munkafolyamatot a webhelycsoport összes olyan tartalomtípusához is hozzáadja, amely a munkafolyamatot tartalmazó tartalomtípustól örököl . (Ha egyetlen listához vagy tárhoz ad hozzá munkafolyamatot, ez a beállítás nem jelenik meg a társítás űrlapon.)

Megjegyzések

• Az összes további hozzáadást megvalósító művelet végrehajtása hosszú időt vehet igénybe.

• Ha az öröklés megszakadt minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, amelyhez hozzá szeretné adni ezt a munkafolyamatot az öröklő tartalomtípusokhoz, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

A szegmens teteje

07. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

Minden olyan személy nevét vagy e-mail-címét meg kell adnia, akihez felülvizsgálati feladatokat rendel.

Egy vagy több fázis    ? Dönthet úgy, hogy a felülvizsgálati tevékenységeknek csak egy szakasza van, vagy több szakaszból áll. Ha több fázisa van, a szakaszok egymás után lesznek végrehajtva.

Párhuzamos vagy soros    felülvizsgálatok? A résztvevők bármelyik szakaszában dönthet úgy, hogy a felülvizsgálati feladataikat egyszerre (párhuzamosan) rendeli hozzá, vagy egymás után (egymás után) rendeli hozzá a felülvizsgálati feladataikat az Ön által megadott sorrendben. A soros beállítás akkor lehet hasznos, ha például úgy állítja be a munkafolyamatot, hogy az az első elutasítás után befejeződjön – vagy ha azt szeretné, hogy a résztvevők tovább tekinthessék a korábbi résztvevők megjegyzéseit a véleményezésük kontextusában.

Egy példa

Ez az egyszerű forgatókönyv a több szakaszból és a sorozatos felülvizsgálatból is néhány előnyt mutat be:

Tegyük fel, hogy Frank új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot ad hozzá. Azt akarja, hogy munkatársai, Anna és Sean először minden egyes elemet tekintsenek át, mielőtt ő maga is átnézi. Így láthatja a megjegyzéseiket, mielőtt elkezdi a saját felülvizsgálatát. Frank ezt kétféleképpen állíthatja be:

• Egy soros felülvizsgálat használatával    Frank egy egyszakaszos soros felülvizsgálatot hoz létre, amelyben Anna és Sean az első két résztvevő, és ő a harmadik.
  Ebben a megállapodásban Annának visszajelzést kell küldenie, mielőtt András feladatát kiosztanák; majd Seannak visszajelzést kell küldenie Frank feladatának hozzárendelése előtt.
  Frank így állítja be az egyszakaszos sorozatát.
  

• Két szakasz használatával    : Ha Frank azt szeretné, hogy Anna és Péter egyszerre kapják meg a véleményüket, így Péternek nem kell megvárnia, amíg Anna befejeződik, mielőtt elkezdődhet, beállíthat két szakaszt a munkafolyamatban: az első egy párhuzamos szakaszt Anna és Sean kritikáihoz, a másodikat pedig külön szakaszként, csak a saját véleménye számára. Ha az első szakasz nem fejeződik be, a második szakasz soha nem indul el.
  Frank így állítja be a kétszakaszos párhuzamos felülvizsgálatot.
  

Az alábbi ábrák mindkét megoldást szemléltetik.

Külső résztvevők    A SharePoint-szervezet nem tagjait is bevonhatja egy speciális folyamatba. Ebben a folyamatban a webhelytag proxyként működik a külső résztvevő számára.

Íme egy diagram a folyamatról:

Hozzárendel egy feladatot minden csoporthoz, vagy egyet minden csoporttaghoz?    Ha csoportcímet vagy terjesztési listát vesz fel a munkafolyamat résztvevői között, beállíthatja, hogy a munkafolyamat egy feladatot rendeljen a csoport minden tagjához, vagy csak egy feladatot rendeljen a teljes csoporthoz (de ennek ellenére minden tagnak értesítést kell küldenie erről az egyetlen feladatról). Ha csak egy tevékenység van hozzárendelve a teljes csoporthoz, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és végrehajthatja az adott feladatot. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE szakaszában találja.)

A szegmens teteje

08. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

A társítás űrlapján található egy szövegmező, ahol utasításokat, a követelményekkel, az erőforrásokkal és egyebekkel kapcsolatos információkat adhat meg.

Az ebben a szövegmezőben megválaszolható kérdések:

• Ha a résztvevőknek nehézségeik vagy kérdéseik vannak, kit kell felvenniük a kapcsolatot?

• A véleményezők csak a feladatűrlapon küldhetnek visszajelzést, vagy beszúrhatnak korrektúrát és megjegyzést is az itsel f elembe?

• Ha a véleményezők beszúrhatnak korrektúrát és megjegyzéseket magában az elemben, akkor a módosítások elvégzése előtt ki kell őket nézniük, vagy be kell adniuk, hogy egyszerre több véleményező is dolgozhassa azt?

• Ha a munkafolyamat csak egyetlen feladatot rendel minden csoporthoz vagy terjesztési listához, itt említse meg, hogy az egyes csoportok egyetlen tagjának kell igényelnie a feladatot, mielőtt végrehajtja. Így a csoport többi tagja nem pazarolja az időt ugyanazzal a feladattal. (A csoportfeladatok igénylésére vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE szakaszában találja.)

A szegmens teteje

09. Visszajelzés csak a feladatűrlapon vagy az elemben?

Ehhez a fontos kérdéshez több szempontot is figyelembe kell venni. Ha még nem tette meg, további információért nyissa meg és olvassa el a cikk ALLOW (ENGEDÉLYEZÉS ) szakaszát.

A szegmens teteje

10. Mikor esedékesek a feladatok?

Kétféleképpen jelezheti, hogy mikor esedékesek a munkafolyamat-feladatok:

Naptár dátuma szerint    Megadhat egyetlen naptárdátumot, amellyel az összes feladat esedékes.

• Ha úgy állítja be a munkafolyamatot, hogy automatikusan elinduljon, általában nem érdemes ezt a lehetőséget használnia. Ennek az az oka, hogy a megadott dátumérték nem igazodik automatikusan az aktuális dátumhoz minden alkalommal, amikor a munkafolyamat automatikusan elindul.

Tevékenység időtartama szerint    Megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap legyen engedélyezett az egyes tevékenységek befejezéséhez, a tevékenység hozzárendelésétől kezdve.

• A naptár határideje felülbírálja a megadott tevékenység időtartamát. Ez a következő: Ha ma június 10-e van, és ma egy háromnapos időtartamú, de szintén június 11-i naptári határidővel rendelkező feladatot rendelek hozzá, akkor a feladat határideje június 11., nem pedig június 13. (a háromnapos időtartam utolsó napja).

A szegmens teteje

11. Mikor ér véget a munkafolyamat?

A felesleges felülvizsgálatokra fordított felesleges idő elkerülése érdekében dönthet úgy, hogy azonnal megszakítja a munkafolyamatot, ha bármilyen módosítás történik az elemen.

Ha ezt a lehetőséget választja, akkor a résztvevők csak a feladatűrlapjaikon adhatnak visszajelzést. Vagyis nem tudnak korrektúrát és megjegyzéseket beszúrni az elembe, mert az megváltoztatná az elemet, ami megszakítaná a munkafolyamatot. Ha ezt a lehetőséget választja, mindenképpen adjon meg egy megjegyzést a Kérés mezőben, amely arra utasítja a résztvevőket, hogy ne végezzenek módosításokat közvetlenül az elemen felülvizsgálatra.

A szegmens teteje

12. Kiket kell értesíteni?

A Másolatot kap mezőben, a társítás űrlapjának második oldalán megadhatja azoknak a nevét vagy címét, akiket értesíteni kell minden alkalommal, amikor ez a munkafolyamat elindul vagy véget ér.

• Ha itt megad egy nevet , azzal nem lesz munkafolyamat-feladat hozzárendelése az adott személyhez.

• Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az azt elindító személy anélkül kapja meg a kezdési és leállítási értesítéseket, hogy meg kellene adnia ezt a mezőt.

• Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az eredetileg hozzáadott személy megkapja a kezdési és leállítási értesítéseket anélkül, hogy meg kellene adni ebben a mezőben.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll arra, hogy hozzáadja az új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, lépjen a cikk megfelelő ADD szegmensére (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés-gyűjtés munkafolyamat
hozzáadása (csak egy listához vagy tárhoz)

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet áttekinteni a cikk korábbi LEARN, ALLOW és PLAN szegmenseit, mielőtt továbblépne a szakasz lépéseire.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Előzetes tennivalók

2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Mielőtt elkezdené

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Email    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyezni kell az e-maileket a SharePoint-webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént, forduljon a SharePoint-rendszergazdához.

Engedélyek    Az alapértelmezett beállításokhoz a Manage Listák engedéllyel kell rendelkeznie a listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk LEARN szakaszát.)

A szegmens teteje

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például ennek a lapnak a neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lapon adjon meg egyetlen tartalomtípust a munkafolyamat futtatásához, vagy a Mind (minden tartalomtípus esetében), majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása elemre.
   

5. Töltse ki a társítás űrlapjának első oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

1. Ha az űrlap összes beállítása a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Tovább gombra.

2. Töltse ki a társítás űrlap második oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   Megjegyzés: A SharePoint-termékek a társítás űrlap második lapján az első néhány lehetőséget jelenítik meg – az alábbi ábrán 1–7-et a hozzárendeléstől a másolatot kapig – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy csak az adott példányon módosíthassa ezeket a beállításokat.

1. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Mentés gombra a munkafolyamat létrehozásához.

A SharePoint-termékek létrehoznak egy új munkafolyamat-verziót.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll, lépjen a cikk START szakaszára, és indítsa el az első példányt az új munkafolyamat teszteléséhez.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés-gyűjtés munkafolyamat
hozzáadása (egy teljes webhelycsoport esetében)

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet áttekinteni a cikk korábbi LEARN, ALLOW és PLAN szegmenseit, mielőtt továbblépne a szakasz lépéseire.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Előzetes tennivalók

2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Mielőtt elkezdené

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Email Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyezni kell az e-maileket a webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez már megtörtént, forduljon a SharePoint-rendszergazdához.

Engedélyek    A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz a Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie a listák, tárak vagy webhelycsoportok munkafolyamatainak hozzáadásához. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk LEARN szakaszát.)

A szegmens teteje

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Web Designer Gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot szeretne hozzáadni.

   Megjegyzés: A teljes webhelycsoporthoz hozzáadott munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípusú elemekhez kell hozzáadni.

   

   1. A kijelölt tartalomtípus lapján, a Beállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.
      

   2. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.
      

   3. Töltse ki a társítás űrlapjának első oldalát.
      (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

1. Ha a lapon található összes beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Tovább gombra.

2. Töltse ki a társítás űrlap második oldalát.
   (Az utasítások az ábrán láthatóak.)

   Megjegyzés: A SharePoint-termékek a társítás űrlap második lapján az első néhány lehetőséget jelenítik meg – az alábbi ábrán 1–7-et a véleményezőktől a másolatot kapóig – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy csak az adott példányon tudja módosítani ezeket a beállításokat.

1. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Mentés gombra a munkafolyamat létrehozásához.

A SharePoint-termékek létrehoznak egy új munkafolyamat-verziót.

Mi a következő lépés?

Ha készen áll, lépjen a cikk START szakaszára, és indítsa el az első példányt az új munkafolyamat teszteléséhez.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat indítása

A munkafolyamatok beállíthatók úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan vagy a következő módon induljanak el:

• Manuálisan bármikor, bárki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel.

• Automatikusan , amikor egy adott eseményindító esemény következik be – azaz amikor egy elemet hozzáadnak a listához vagy tárhoz , és/vagy amikor a listában már szereplő elemek bármilyen módon módosulnak.
  (Az eseményindító esemény vagy események a társítási űrlap első oldalán vannak megadva a munkafolyamat eredeti hozzáadása és konfigurálása során. További információt a cikk PLAN ( TERV ) szakaszában talál.)

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A munkafolyamat automatikus indítása

2. A munkafolyamat manuális elindítása

3. Kezdje manuálisan a listából vagy a tárból

4. Manuális indítás Microsoft Office-programból

1. A munkafolyamat automatikus indítása

Ha a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy automatikusan elinduljon, akkor minden eseményindító esemény bekövetkezésekor a munkafolyamat az azt aktiváló elemen fut.

Amikor elindul, a munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy tevékenységeket, és feladatértesítést küld minden hozzárendeltnek. Mindeközben indítási értesítéseket is küld (a tevékenységértesítésektől eltérően) annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, valamint bárkinek, aki a társítás űrlap második oldalának Másolatot kap mezőjében szerepel.

A szegmens teteje

2. Indítsa el manuálisan a munkafolyamatot

Megjegyzés az engedélyekről    Általában az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie egy munkafolyamat elindításához. (Alapértelmezés szerint a Tagok és a Tulajdonosok csoport is rendelkezik ezzel az engedéllyel, de a Látogatók csoport nem. A tulajdonos azonban munkafolyamatonként is dönthet úgy, hogy a munkafolyamatot elindító személyek Listák kezelésére vonatkozó engedélyt követel meg. Ha ezt a lehetőséget választja, a tulajdonosok lényegében megadhatja, hogy csak ők és más tulajdonosok indíthatnak el egy adott munkafolyamatot. További részletekért tekintse meg a cikk Learn szakaszát.)

Két hely, ahonnan kiindulhat

A munkafolyamatot két helyről indíthatja el manuálisan:

• Az elem tárolására szolgáló listából vagy tárból

• Az elemen belülről, abban a Microsoft Office programban nyílik meg, amelyben létrehozta. (Vegye figyelembe, hogy ennek a teljes, telepített programnak kell lennie, nem pedig webalkalmazás-verziónak.)

A szegmens további két szakasza mindkét módszerre vonatkozó utasításokat tartalmaz.

A szegmens teteje

3. Indítsa el manuálisan a listát vagy a tárat

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyen a munkafolyamatot futtatni kívánt elem található.

2. Kattintson az elem neve előtt lévő ikonra az elem kijelöléséhez, majd a menüszalag Fájlok lapján a Munkafolyamatok csoportban kattintson a Munkafolyamatok elemre.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Új munkafolyamat indítása területén kattintson a futtatni kívánt munkafolyamatra.
   

4. A kezdeményezési űrlapon végezze el a munkafolyamat adott példányán alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példánya során használatosak. Ha olyan módosításokat szeretne végezni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapon, olvassa el a cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS ) szakaszát.

1. Ha a kezdeményezési űrlapon az összes beállítás a kívánt módon szerepel, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat elindításához.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben indítási értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

A szegmens teteje

4. Indítsa el manuálisan egy Microsoft Office-programból

1. Nyissa meg az elemet a számítógépre telepített Office-programban.

2. A megnyitott elemen kattintson a Fájl fülre, kattintson a Mentés & Küldés parancsra, majd kattintson az elemen futtatni kívánt munkafolyamatra.

3. Ha a következő üzenet arról tájékoztatja, hogy a munkafolyamatnak be kell adnia a fájlt, kattintson a Bejelentkezés gombra.

4. Kattintson a nagy Munkafolyamat indítása gombra.

5. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján végezze el a munkafolyamat adott példányán alkalmazni kívánt módosításokat.

   Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példánya során használatosak. Ha olyan módosításokat szeretne végezni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapon, olvassa el a cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS ) szakaszát.

   

1. Ha a kezdeményezési űrlapon a kívánt módon vannak megadhatja a beállításokat, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat elindításához.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és közben indítási értesítéseket küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében felsorolt személyeknek.

Mi a következő lépés?

• Ha ez a munkafolyamat első futtatása, a többi résztvevőnek információra és segítségre van szüksége a hozzárendelt feladatok elvégzéséhez? (Hasznosnak találhatják a cikk COMPLETE szegmensét.)

• Emellett érdemes ellenőrizni, hogy a résztvevők megkapják-e az e-mailes értesítéseiket, és különösen azt, hogy az értesítéseket nem kezelik rosszul a levélszemétszűrők.

• És természetesen előfordulhat, hogy egy vagy több munkafolyamat-feladatot el kell végeznie. A részletekért lépjen a cikk COMPLETE (KÉSZ ) szakaszára.

• Addig is, ha szeretné megtudni, hogyan követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példányának előrehaladását, keresse fel a cikk MONITORozás szegmensét.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-feladat elvégzése

Ha ez az első alkalom, hogy feladatot kapott egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamatban, hasznos lehet, ha a feladat befejezése előtt teljes egészében áttekinti a cikk ezen szakaszát. Így tisztában lesz az összes olyan lehetőséggel, amely nyitva lehet.

Először is győződjön meg arról, hogy a megfelelő cikk van meg

A különböző munkafolyamat-típusok különböző feladatműveleteket igényelnek.

Ezért mielőtt hozzákezdene, győződjön meg arról, hogy a hozzárendelt feladat valóban a Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-feladat, nem pedig valamilyen más típusú munkafolyamat feladata.

Keresse meg a következő szövegrészt : Tekintse át az alábbi helyek bármelyikét:

• A feladatértesítés
  Tárgy sorában

• Az áttekintendő
  elem üzenetsávján

• A Munkafolyamat állapota lap
  feladatcímében

Ha nem látja a Kérjük, tekintse át a szöveget ezeken a helyeken feliratot, kérdezze meg a munkafolyamatot elindító vagy eredetileg hozzáfűző személyt, hogy megtudja, melyik munkafolyamat-sablonon alapul – vagy egyéni munkafolyamatról van-e szó. A Cikk Lásd még című szakaszában a SharePoint-termékekben található egyéb munkafolyamat-típusokkal kapcsolatos cikkekre mutató hivatkozásokat talál.

Ha azonban a feladat a Visszajelzés összegyűjtése feladat, akkor olvasson tovább!

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A folyamat áttekintése

2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítési üzenetből

3. Az elem és a feladatűrlap megjelenítése a listából vagy tárból

4. Az elem áttekintése

5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

6. Lejárt esedékességről értesítő értesítések

7. Csoportfeladat igénylése a befejezés előtt (nem kötelező)

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

9. Feladat újbóli hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

10. Feladat elvégzése külső résztvevő nevében (nem kötelező)

1. A folyamat áttekintése

Amikor hozzárendel egy feladatot egy munkafolyamatban, általában a következő három módszer egyikével ismerkedhet meg a feladattal:

• E-mailes feladatértesítést kap.

• Megnyit egy Microsoft Office-dokumentumot, és megjelenik egy üzenetsáv, amely tájékoztatja Arról, hogy hozzárendelt egy kapcsolódó feladatot.

• Ellenőrizze a SharePoint-webhelyet, és ellenőrizze, hogy jelenleg egy vagy több feladat van-e Önhöz rendelve.

Ha kiderül, hogy kapott egy Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat-feladatot, általában két dolgot kell tennie:

• Az elem áttekintése    Ön megnyitja és áttekinti az elemet.

• A feladat befejezése    A feladatűrlapon elküldheti az értékelés eredményeit.

Ezért gyakran a következő három elem vesz részt a feladat elvégzésében:

• Az értesítési üzenet (amelyet e-mailben kap)

• A véleményezésre beküldött elem (amelyet megnyit és áttekint)

• A feladatűrlap (amelyet megnyit, kitölt és elküld)

Így néz ki ez a három elem.

A szegmens teteje

2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítési üzenetből

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. A feladatértesítési üzenetBen a Feladat végrehajtására vonatkozó utasítások területen kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

2. A megnyitott elemen kattintson a Feladat megnyitása gombra az üzenetsávon.

A szegmens teteje

3. Az elem és a feladatűrlap megjelenítése a listából vagy a tárból

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson az elemhez és a munkafolyamathoz társított Folyamatban hivatkozásra abban a listában vagy tárban , ahol az áttekintendő elemet tárolja.

2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.

3. A feladatűrlap Ez a munkafolyamat-feladat az üzenetsávon kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

A szegmens teteje

4. Az elem áttekintése

Ebben a példában az elem egy Microsoft Word dokumentum.

Figyelje meg a dokumentum tetején látható két sárga üzenetsávot:

Kiszolgáló olvasása   Csak ez a dokumentum írásvédett módban van megnyitva – azaz elolvashatja a dokumentumot, de nem végezhet rajta módosításokat.

A munkafolyamatot futtató személy dönthet úgy, hogy csak a feladatűrlapon engedélyezi a visszajelzést, vagy magában az elemben engedélyezi a korrektúrák és megjegyzések követését. Ha nem biztos abban, hogy magát az elemet kellene-e dolgoznia, kérdezze meg a munkafolyamatot elindító személyt vagy azt a személyt, aki eredetileg hozzáadta. Ha korrektúrát és megjegyzést szeretne beszúrni, kattintson a Dokumentum szerkesztése gombra.

Néhány dolog, amelyről gondoskodni kell:

• Győződjön meg arról, hogy a korrektúrák és megjegyzések beszúrása előtt ellenőriznie kell a dokumentumot, vagy hagyja bekapcsolva, hogy egyszerre több véleményező is dolgozhassa rajta.

• Mielőtt módosításokat vagy megjegyzéseket szúr be, kapcsolja be a változáskövetést . További információt ebben a cikkben az ALLOW szegmensben talál.

• Mindenképpen mentse a módosításokat a kiszolgálóra, amikor befejezte az elemen végzett munkát. Ha kivette az elemet, újból be kell adnia.

Munkafolyamat    Feladat: Ha készen áll a feladatűrlap kitöltésére és elküldésére, kattintson a Feladat megnyitása gombra.

A szegmens teteje

5. Töltse ki és küldje el a feladatűrlapot

A Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat feladatűrlapja így néz ki.

Vegye figyelembe, hogy az első két vezérlő (az Elem törlése és az Ez a munkafolyamat-feladat az Elemcímre vonatkozik) nem jelenik meg a feladatűrlapon, amikor az elemen belülről nyílik meg véleményezésre.

A szegmens teteje

6. Lejárt esedékességről szóló értesítések

Ha egy feladat vagy egy teljes munkafolyamat-példány befejezési határideje lejárt, a rendszer automatikusan a következő címre küld értesítéseket:

• Az a személy, akihez a feladatot hozzárendelték.

• Az a személy, aki elindította a munkafolyamatot (vagy ha a kezdés automatikus volt, annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot).

A szegmens teteje

7. Csoportfeladat igénylése a befejezés előtt (nem kötelező)

Ha csak egyetlen tevékenység van hozzárendelve egy olyan teljes csoporthoz, amelyhez Ön tartozik, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és végrehajthatja az adott feladatot a teljes csoport nevében.

Igényelje a feladatot az elem áttekintése előtt . Amint igényelni szeretné a feladatot, az Önhöz lesz rendelve, és a csoport egyetlen tagja sem tudja elvégezni. (Így csak egy személy végzi el a szükséges munkát.)

1. A Munkafolyamat állapota lapon mutasson a csoporthoz rendelt feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl.

2. Kattintson a nyílra, kattintson az Elem szerkesztése elemre, majd a feladatűrlapon kattintson a Feladat igénylése gombra.
   

A Munkafolyamat állapota lap frissítésekor láthatja, hogy a feladat már nincs hozzárendelve a csoporthoz, de most már kifejezetten Önhöz van rendelve.

Később, ha a feladat befejezése nélkül újra fel szeretné adni a feladatot a csoportnak, ugyanezekkel a lépésekkel térjen vissza a feladatűrlapra, de most kattintson a Feladat felszabadítása gombra.

Vissza az elem áttekintéséhez

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

A folyamat megkezdése előtt vegye figyelembe, hogy előfordulhat, hogy a munkafolyamat azonnal befejeződik , ha bármilyen módosítás történik az elemen. Érdemes lehet ellenőrizni a munkafolyamatot indító vagy eredetileg hozzáfűző személlyel, hogy minden rendben van-e a módosításhoz, és hogy a munkafolyamat ezen a ponton befejeződjön.

A változáskérési lehetőséget egy forgatókönyvbe helyezve mutatjuk be:

Először is, képzeld el, hogy a neved Frank.

Ezután képzelje el, hogy egy Anna nevű munkatárs elindította a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatot egy olyan dokumentumon, amelyet ő hozott létre.

Anna új dokumentumának áttekintésekor úgy érzi, hogy a Bevezetés túl hosszú.

Kattintson a Munkafolyamat feladatűrlap alján található Módosítás kérése gombra, majd töltse ki ezt az űrlapot.

Ha az összes űrlapbejegyzés a kívánt módon jelenik meg, kattintson a Küldés gombra, és az aktuális feladatkészként lesz megjelölve. (De még nem végezted el. Miután Anna befejezte a módosítási feladatot, ismét hozzá lesz rendelve egy felülvizsgálati feladathoz.)

Eközben Anna a következő e-mail-értesítést kapja:

Anna egy pillantással a Tárgy sorra (az ábrán az 1. számra) megállapíthatja, hogy ez nem egy szokásos Visszajelzés összegyűjtése értesítés, hanem egy kérés az elem módosítására. Megkeresi a kért módosítással kapcsolatos információkat a Módosítás kérelmezve szövegben (2. szám).

Anna kivesz egy elemet, végrehajtja a kért módosításokat (vagy nem), majd menti a módosításokat (ha vannak ilyenek), és újra ellenőrzi az elemet. (Ne feledje, hogy ha a munkafolyamat úgy van beállítva, hogy azonnal befejeződjön, amint bármilyen módosítás történik az elemen, ez a művelet a munkafolyamat végét eredményezi.)

Ezután Anna megnyitja a Munkafolyamat állapota lapot, és megnyitja a változáskérési feladatát a Feladatok területen.

Anna felveszi a kívánt információkat a Megjegyzések mezőbe, majd a Válasz küldése gombra kattint. A munkafolyamat két műveletet hajt végre:

• Anna változáskérési feladatát Befejezveként jelöli meg.

• Új felülvizsgálati feladatot rendel Önhöz (Anna megjegyzéseit hozzáadva az Összevont megjegyzések területhez), és értesítést küld erről a feladatról.

Most már elvégezheti a módosított elem áttekintését.

Mindeközben ezek a műveletek nyomon követhetők és láthatók a Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-előzmények szakaszában, az alábbi ábrán látható módon.

Íme egy diagram az egész folyamatról.

A szegmens teteje

9. Feladat újbóli hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

Ha azt szeretné, hogy valaki más végezze el az Önhöz rendelt munkafolyamat-feladatot, kattintson a Feladat újbóli hozzárendelése gombra a munkafolyamat-feladat űrlapon.

Ez az űrlap jelenik meg.

Amikor az űrlap elkészült, kattintson a Küldés gombra. A feladat Befejezve jelöléssel van ellátva, új feladatot rendel a feladatért most felelős személyhez, és a rendszer értesítést küld a feladatról.

A megadott új információkat az új feladatértesítés Delegált szövegében (az alábbi ábrán az 1. szám) tartalmazza.

Mindeközben az összes módosítás nyomon követhető és látható lesz a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és előzmények szakaszában, az itt látható módon.

A szegmens teteje

10. Feladat elvégzése külső résztvevő nevében (nem kötelező)

A SharePoint-szervezet nem tagjait is bevonhatja egy speciális folyamatba. Ebben a folyamatban a webhelytag proxyként működik a külső résztvevő számára:

1. A társítás űrlap második oldalán adja meg a külső résztvevő e-mail-címét a megfelelő Hozzárendelés szakaszba.

2. A munkafolyamat ténylegesen hozzárendeli a külső résztvevő feladatát ahhoz a webhelytaghoz, aki elindítja a munkafolyamatot – vagy ha a munkafolyamat automatikusan elindul, ahhoz a taghoz, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot. Ez a személy, akihez a feladatot ténylegesen hozzárendelték, a külső résztvevő proxyjaként működik.

3. Ez a webhelytag kap egy feladatértesítést, amely arra vonatkozó utasításokat tartalmaz, hogy küldje el az elem másolatát véleményezésre a külső résztvevőnek. (Eközben a külső résztvevő megkapja a feladatértesítés másolatát, amely hasznos riasztásként vagy előkészületként működhet.)

4. A webhely azon tagja, akihez a feladatot ténylegesen hozzárendelték, elküldi az elem másolatát a külső résztvevőnek.

5. A külső résztvevő áttekinti az elemet, és visszaküldi válaszát a webhelytagnak.

6. Amikor a külső résztvevő válasza érkezik, a webhelytag elvégzi a feladatot a SharePoint-termékekben a külső résztvevő nevében.

Íme egy diagram a folyamatról.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Futó Visszajelzés-gyűjtési munkafolyamat figyelése, módosítása vagy leállítása

A futó munkafolyamatok figyelésének, módosításának vagy leállításának központi helye a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapja.

Először bemutatjuk, hogyan érheti el az oldalt, majd bemutatjuk, hogyan használhatja az ott található beállításokat és információkat. Végül bemutatunk két másik oldalt, ahol további monitorozási információkat kaphat.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

2. A Munkafolyamat állapota lap használata a munkafolyamat előrehaladásának monitorozásához

3. Aktív tevékenységek módosítása (már hozzárendelt tevékenységek)

4. Jövőbeli tevékenységek módosítása (még nem hozzárendelt tevékenységek)

5. A munkafolyamat-futtatás megszakítása vagy befejezése

6. Annak kiderítése, hogy mely munkafolyamatok futnak egy elemen

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

Abban a listában vagy tárban, ahol az elem található, kattintson a kívánt elem és munkafolyamat Folyamatban hivatkozására.

Ebben a példában az elem a Keynote Piszkozat nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig a Jóváhagyás 3.

Megnyílik a Munkafolyamat állapota lap.

A szegmens teteje

2. A Munkafolyamat állapota lap használata a munkafolyamat előrehaladásának monitorozásához

Itt, a Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszainak ábráján megtalálja a szakasz által megválaszolt monitorozási kérdéseket.

Munkafolyamat adatai szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Ki indította el a munkafolyamat ezen példányát?

• Mikor indult el ez a példány?

• Mikor történt az utolsó művelet ebben a példányban?

• Melyik elemen fut ez a példány?

• Mi a példány aktuális állapota?

Feladatok szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Mely tevékenységek lettek már létrehozva és hozzárendelve, és melyek az aktuális állapotuk?

• Mely tevékenységek lettek már befejezve, és mi volt az eredmény az egyes tevékenységek esetében?

• Mi a határidő minden már létrehozott és hozzárendelt tevékenységhez?

A törölt és még nem hozzárendelt feladatok nem jelennek meg ebben a szakaszban.

Munkafolyamat-előzmények szakasz

Megválaszolt kérdések:

• Milyen események történtek már a munkafolyamat jelen példányában?

• Vegye figyelembe, hogy a lejárt határidejű tevékenységek és a lejárt határidejű feladatok értesítései nem jelennek meg ezen a területen.

A szegmens teteje

3. Aktív tevékenységek módosítása (már hozzárendelt feladatok)

A már hozzárendelt, de még nem befejezett tevékenységek módosításának két módja van:

• Egyetlen aktív tevékenység módosítása

• Az összes aktív tevékenység módosítása

Egyetlen aktív tevékenység módosítása

Engedélyek: Ha egyetlen olyan feladatot szeretne módosítani, amely nem önhöz van hozzárendelve, a Kezelés Listák engedéllyel kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport nem. Így például olyan engedélyekkel rendelkezhet, amelyek lehetővé teszik egy munkafolyamat elindítását, de nem módosíthatja egy másik résztvevő feladatát.)

Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel:

1. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére a Feladatok listában.
   

2. A feladatűrlapon befejezheti, törölheti vagy hozzárendelheti a feladatot, illetve módosíthatja az elemet.

A feladatűrlap használatával kapcsolatos részletes útmutatásért tekintse meg a cikk COMPLETE szakaszát.

Az összes aktív tevékenység módosítása

Engedélyek Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négye megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de aMunkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

1. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Visszajelzés összegyűjtése aktív feladatainak frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a kívánt módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az OK gombra.

   • A módosításokat tükröző üzeneteket a rendszer azoknak a személyeknek küldi el, akik jelenleg feladatokat kapnak ebben a futtatásban.

   • Az űrlapon végrehajtott módosítások nemérintik a már elvégzett vagy törölt tevékenységeket, valamint a még nem hozzárendelt tevékenységeket.

   • Ha módosítani szeretné a még nem hozzárendelt tevékenységeket, tekintse meg a következő szakaszt ebben a szegmensben: Jövőbeli tevékenységek módosítása.

     

1. Ha az űrlap összes mezője a kívánt módon szerepel, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány összes aktív feladata frissül.

A szegmens teteje

4. Jövőbeli feladatok módosítása (még nem hozzárendelt tevékenységek)

Engedélyek Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négye megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de aMunkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

1. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Visszajelzés összegyűjtése hivatkozás véleményezőinek hozzáadása vagy frissítése hivatkozásra.

2. Végezze el a kívánt módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az UPDATE (FRISSÍTÉS) gombra.

   Megjegyzés: A már létrehozott és hozzárendelt feladatokat nem érintik az űrlapon végrehajtott módosítások.

1. Ha az űrlap összes mezője a kívánt módon szerepel, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány minden jövőbeli feladata tükrözi a módosításokat.

A szegmens teteje

5. A munkafolyamat futtatásának megszakítása vagy befejezése

A futó munkafolyamat-példányokat kétféleképpen állíthatja le a normál befejezés előtt:

• A munkafolyamat megszakítása    A rendszer minden tevékenységet megszakít, de a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén őrzi meg.

• Munkafolyamat befejezése    Az összes tevékenység megszakad, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről. (Ezek azonban továbbra is megjelennek a Munkafolyamat-előzmények területen.)

Mindkét módszerhez kövesse az utasításokat.

Mégse (az összes tevékenység megszakítva, de mind a Feladatlistában, mind az Előzmények listában megőrzve)

Engedélyek Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négye megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de aMunkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha egy munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség vagy nem szeretné, leállíthatja.

• A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson az Összes visszajelzési feladat elvetése hivatkozásra.

Az összes aktuális feladat megszakad, és a munkafolyamat Megszakítva állapottal ér véget. A megszakított tevékenységek továbbra is láthatók a Feladatok területen és a Munkafolyamat-előzmények területen is.

Leállítás (az összes tevékenység törölve lett a Feladatok listából, de megmarad az előzmények között)

Engedélyek Az alábbi ábrán látható parancshivatkozások mind a négye megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon, aki rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de aMunkafolyamat befejezése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az adott személy rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik a Kezelés Listák engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha hiba történik, vagy ha a munkafolyamat leáll, és nem válaszol, befejezhető.

• A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Munkafolyamat befejezése hivatkozásra.

A munkafolyamat által létrehozott összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, bár továbbra is megjelennek a Munkafolyamat-előzmények területen. A munkafolyamat Megszakítva állapottal végződik.

A szegmens teteje

6. Megtudhatja, hogy mely munkafolyamatok futnak egy elemen

Bármely elem Munkafolyamatok lapján megtalálja az adott elemen jelenleg futó munkafolyamatok listáját.

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol az elem található.

2. Kattintson az elem neve előtt lévő ikonra az elem kijelöléséhez, majd a menüszalag Fájlok lapján a Munkafolyamatok csoportban kattintson a Munkafolyamatok elemre.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Munkafolyamatok futtatása területén megtalálja az elemen jelenleg futó munkafolyamat-példányok listáját.

A szegmens teteje

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak figyelése

A webhelycsoportgazdák az alábbiakat tekinthetik meg:

• Jelenleg hány munkafolyamat létezik a webhelycsoportban az egyes munkafolyamat-sablonok alapján.

• Azt határozza meg, hogy maga az egyes munkafolyamat-sablonok jelenleg aktívak vagy inaktívak-e a webhelycsoportban.

• Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamat-verziók száma jelenleg a webhelycsoportban fut.

Ennek menete:

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Webhely felügyelete területén kattintson a Munkafolyamatok elemre.

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, amelyen megjelennek az információk.

Mi a következő lépés?

Ha ez az első alkalom, hogy ez a munkafolyamat-verzió fut, érdemes lehet a cikk VÉLEMÉNYEZÉS szakaszában található utasításokat használni a példány eseményeinek megtekintéséhez, és annak megállapításához, hogy a munkafolyamat a kívánt módon működik-e.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Tekintse át a Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamat eredményeit és a jelentések létrehozását ismertető cikket

A munkafolyamat-példány befejezése után áttekintheti az előzményeiben rögzített eseményeket. (A rekordot a példány befejeződése után legfeljebb 60 napig érheti el.)

Jelentéseket is futtathat a munkafolyamat teljes teljesítményéről a példányok között.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

2. A példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

3. Munkafolyamat-teljesítményjelentések létrehozása

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

Ha egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és amíg ugyanazon a munkafolyamaton újra nem fut ugyanazon az elemen, a legutóbbi példány előzményei elérhetők a listából vagy tárból.

Egy munkafolyamat legutóbbi példányának Munkafolyamat állapota lapjának megtekintése bármely elemen:

• Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat állapothivatkozására abban a listában vagy tárban, ahol az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote piszkozat című dokumentum, a munkafolyamat pedig az Új dokumentum jóváhagyása.

A Munkafolyamat állapota lapon a Munkafolyamat-előzmények szakasz alul található.

A szegmens teteje

2. A példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

Mi a teendő, ha szeretné áttekinteni egy példány előzményeit, miután ugyanazon a munkafolyamaton újra futtatta ugyanazt az elemet?

Valójában ezt akár 60 napig is megteheti, két belépési pontból: a listából vagy a tárból, vagy a munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből. (Hatvan nap az, hogy a SharePoint-termékek mennyi ideig őrzik meg a munkafolyamatok feladatelőzményeit.)

A listából vagy tárból

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol az elem található.

2. Kattintson az elem neve előtt lévő ikonra az elem kijelöléséhez, majd a menüszalag Fájlok lapján a Munkafolyamatok csoportban kattintson a Munkafolyamatok elemre.

3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Befejezett munkafolyamatok területén kattintson a megtekinteni kívánt munkafolyamat-példány nevére vagy állapotára.
   
   Megnyílik a példány Munkafolyamat állapota lapja.

A munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből

• Nyissa meg a megtekinteni kívánt példány munkafolyamat-befejezési értesítését, majd kattintson a Munkafolyamat-előzmények megtekintése hivatkozásra.

Megnyílik a példány Munkafolyamat állapota lapja.

Ha meg szeretné őrizni az összes befejezési értesítést, érdemes létrehoznia egy Outlook-szabályt. Állítsa be úgy a szabályt, hogy az összes olyan bejövő üzenetet másolja a saját, különálló mappájába, amelyen a tárgysorbana szöveg befejeződött. (Győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabály átmásolja a bejövő üzeneteket, és nem helyezi át őket egyszerűen, vagy nem jelennek meg a Beérkezett üzenetek mappában sem.) Ha többet szeretne megtudni az Outlook-szabályok létrehozásáról, olvassa el Az e-mailek kezelése szabályokkal című cikket.

A szegmens teteje

3. Munkafolyamat teljesítményjelentéseinek létrehozása

Ha meg szeretné tudni, hogy általában hogyan teljesít az egyik munkafolyamat-verzió – idővel és több példányon keresztül –, létrehozhat két előre definiált jelentést vagy mindkettőt:

• Tevékenység időtartamáról szóló jelentés    Ebből a jelentésből megtudhatja, hogy mennyi időt vesz igénybe egy munkafolyamat egyes tevékenységeinek befejezése, valamint hogy mennyi ideig tart a munkafolyamat egyes teljes futtatásai vagy példányai végrehajtása.

• Lemondási és hibajelentés    Ezzel a jelentéssel megállapíthatja, hogy egy munkafolyamatot gyakran megszakítanak vagy hibákat tapasztalnak a befejezés előtt.

Munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

1. A listában vagy tárban kattintson a munkafolyamat Állapot oszlopában az állapotinformációk hivatkozására.
   

2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-előzmények területén kattintson a Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
   

3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
   

4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl létrehozásának helyét, majd kattintson az OK gombra.
   
   A rendszer létrehozza és menti a jelentést a megadott helyre.

5. Ha a jelentés elkészült, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel befejezéséhez és bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, az előző lépésben megadott helyen fogja megtalálni.)
   

Mi a következő lépés?

Ha a munkafolyamat úgy működik, ahogyan szeretné, akkor ön is elkezdheti használni.

Ha valamit módosítani szeretne a működésével kapcsolatban, tekintse meg a cikk VÁLTOZÁS szakaszát.

A szegmens teteje | A cikk teteje

Visszajelzés-gyűjtés munkafolyamat módosítása, letiltása vagy eltávolítása

Miután futtatta az új Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat első példányát, és áttekinti az eredményeket, érdemes lehet egy vagy több módosítást végrehajtani a munkafolyamat konfigurálásának módján.

Emellett előfordulhat, hogy a jövőben különböző időpontokban további módosításokat szeretne végezni a konfiguráción.

Végül előfordulhat, hogy egy rövidebb vagy hosszabb időre le szeretné tiltani a munkafolyamatot, de nem szeretné eltávolítani – vagy akár teljes egészében is eltávolíthatja.

Szakaszok ebben a szegmensben

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

Egy meglévő munkafolyamat beállításainak végleges módosításához nyissa meg és szerkessze a hozzáadáshoz eredetileg használt társításűrlapot.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például ennek a lapnak a neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve területén (kattintson a beállítások módosításához) kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyhez módosítani szeretné a beállításokat.

   Megjegyzés: Ha a kívánt Visszajelzés összegyűjtése munkafolyamat nem jelenik meg a listában, lehet, hogy csak egy tartalomtípushoz van társítva. A listában megjelenő munkafolyamatokat a lista fölött található , ilyen típusú munkafolyamat-társítások megjelenítése vezérlő vezérli. (Lásd az ábrát.) Kattintson a legördülő menü tartalomtípus-beállításaira annak megállapításához, hogy melyik jeleníti meg a kívánt munkafolyamatot. Amikor a kívánt munkafolyamat megjelenik a listában, kattintson a munkafolyamat nevére.

5. A munkafolyamat hozzáadásához eredetileg használt kétoldalas társításűrlapon végezze el és mentse a kívánt módosításokat.

   A társítás űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN szegmensét és a megfelelő ADD szegmenst (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.

5. A kijelölt tartalomtípus lapján, aBeállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

6. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve területén (kattintson a beállítások módosításához) kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyhez módosítani szeretné a beállításokat.

7. A munkafolyamat hozzáadásához eredetileg használt kétoldalas társításűrlapon végezze el és mentse a kívánt módosításokat.

   A társítás űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további információkért tekintse meg a cikk PLAN szegmensét és a megfelelő ADD szegmenst (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

A szegmens teteje

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

   Megjegyzés: A lap neve a lista vagy a tár típusától függően változhat. Egy naptárlistában például ennek a lapnak a neve Naptár.

3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

4. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása hivatkozásra.
   

5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

• Példányok    Az elemeken jelenleg futó munkafolyamat példányainak száma.

• Enged    Olyan beállítás, amely lehetővé teszi a munkafolyamat normál működését.

• Nincsenek új példányok    Lehetőség, amely lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot úgy, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

• Eltávolítás    Lehetőség, amely eltávolítja a munkafolyamatot a listából vagy a tárból. Az összes futó példány azonnal leáll, és a munkafolyamat oszlopa már nem jelenik meg a lista vagy tár oldalán. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

A szegmens teteje

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listájában és tárában fut

1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

2. Kattintson a Beállítások ikonra majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Gyűjtemények területén kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.

5. A kijelölt tartalomtípus lapján, aBeállítások területen kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

6. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása hivatkozásra.

7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
   

Az űrlap öt oszlopot tartalmaz:

• Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

• Példányok    Az elemeken jelenleg futó munkafolyamat példányainak száma.

• Enged    Olyan beállítás, amely lehetővé teszi a munkafolyamat normál működését.

• Nincsenek új példányok    Lehetőség, amely lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot úgy, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

• Eltávolítás    A munkafolyamatot a webhelycsoportból teljesen eltávolító beállítás. Az összes futó példány azonnal leáll, és a munkafolyamat oszlopa már nem jelenik meg a lista vagy tár oldalán. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Mi a következő lépés?

Ha módosításokat végzett, futtassa a munkafolyamat tesztpéldányát a módosítások hatásainak dupla ellenőrzéséhez.

A szegmens teteje

További testreszabás

A SharePoint-termékek munkafolyamatainak további testreszabására számos lehetőség áll rendelkezésre.

Akár teljesen új egyéni munkafolyamatokat is létrehozhat.

A következő programok bármelyikét vagy mindegyikét használhatja:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Munkafolyamat-űrlapok, -műveletek és -viselkedések testreszabása.

• Microsoft Visual Studio    Saját egyéni munkafolyamat-műveleteket hozhat létre.

További információt a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében talál.

A szegmens teteje | A cikk teteje