Applies ToSharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise Microsoft 365 SharePoint

A SharePoint méretezhető, funkciógazdag felhasználói élményt nyújt a tartalmak kezeléséhez. Ha sok fájlt kell kezelnie, érdemes dokumentumközpont-webhelysablont használnia. Ezt a sablont nagy léptékű dokumentumkezelésre optimalizáltuk. Időt takaríthat meg, és hatékonyabbá tehetjük. A sablon tartalmazza a verziókat, a dokumentum-adatokat, a dokumentumkészleteket, a metaadat-navigációt és a tartalomtípusokat.

A Dokumentumközpont-webhely mindkét esethez használható:

  • Szerzői környezet    A Dokumentumközpont szerkesztési környezetében a felhasználók több ezer, egy központi tárban tárolt dokumentum vagy médiaeszköz ezreit hozhatják létre és szerkeszthetik.

  • Tartalomarchívum    A tartalomarchívumban, például egy tudásbázisban a felhasználók dokumentumokat tárolnak vagy néznek meg.

Ez a cikk a Dokumentumközpont-webhelysablonok funkcióit mutatja be.

A dokumentumközpontok létrehozásáról a Sablonok használata különböző típusú SharePoint-webhelyek létrehozásához

Mi található a Dokumentumközpont-webhelyen?

A Dokumentumközpont webhelysablon olyan szolgáltatásokat tartalmaz, amelyek megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a nagy dokumentumkészletek létrehozását és kezelését. A legtöbb esetben a webhelytulajdonos ezeket a szolgáltatásokat külön-külön is hozzáadhatja. A Dokumentumközpont webhelysablon automatikusan engedélyezi az ajánlott dokumentumkezelési funkciókat. Az alábbi szakaszok röviden ismertetik ezeket a funkciókat.

Ezeket a webhelyeket szerzői környezetként vagy tartalomtárként használhatja. Egy szerzői környezetben a felhasználók gyakran adják be és veszik ki a fájlokat, és könyvtárszerkezeteket hoznak létre a fájlokhoz. A verziószámozás engedélyezve van, és az egyes dokumentumok korábbi verzióit is megtartja a rendszer. A munkafolyamatok emellett szabályozni is tudjak a dokumentum életciklusát.

Ezzel szemben a tartalomarchívumban nagyon kevés tartalomszerzőség történik. Ezekben a felhasználók csak megtekinteni és feltölteni tudják a dokumentumokat. A Dokumentumközpont webhelysablon lehetővé teszi a Tudásbázis-archívumok nevű tartalomarchívum létrehozását. A tudásbázisok jellemzően a dokumentumok egyetlen verzióját tartalmazzák, és egy webhely több milliónyi fájlhoz méretezhet. Jellemzően, például egy nagy szervezet technikai támogatási központjában ezrek férhetnek hozzá a tartalomhoz, elsősorban olvasásra. Csak néhány új tartalom tölt fel a webhelyre.

Az alábbi elemek a Dokumentumközpont-webhelyeken elérhető SharePoint-funkciók némelyikét ismertetik. E képességeken kívül egyes szervezetek testre szabják a dokumentumközpontok megjelenését és navigációját. Egyes kijelzők egyéni kijelzők hozzáadására is vannak.

A felügyelt metaadatok olyan rendszer, amely bizonyos kifejezéseket rendel a SharePoint-dokumentumokhoz. Ezután ezeket a kifejezéseket használva osztályozhatja a dokumentumokat. Metaadatok használatával is létrehozhat egy hatékony navigációs eszközt a felhasználóknak, amely segít nekik gyorsan megtalálni a szükséges adatokat.

Tegyük fel például, hogy a vállalat rendelkezik egy tudásbázissal, amely cikkeket tartalmaz, amelyek segítenek a termékekkel kapcsolatos problémák elhárításában. Létrehozhat metaadat-kifejezéseket, amelyek lehetővé teszik a felhasználóknak, hogy terméktípus, problématípus vagy más tulajdonságok alapján szűrje az információkat.

A Dokumentumközpont-webhelyen minden tartalomrész egyedi azonosítót kap, amely nem kapcsolódik a dokumentum helyéhez, például egy URL-hivatkozáshoz. Ez azt jelenti, hogy ha áthelyezi vagy átnevezi a dokumentumot, az azonosító változatlan marad. Az azonosítóval állandó hivatkozást hozhat létre a dokumentumhoz, és minimálisra csökkentheti a megszakadt csatolásokat.

A verziók automatikusan engedélyezve vannak a Dokumentumközpont-webhelyen. Ez azt jelenti, hogy automatikusan megvan a fájl összes különböző verziójának előzményei. Egy dokumentum-ellenőrzés során például ez azt jelenti, hogy a dokumentum minden olyan frissítését rögzíti, amely a véleményezési ciklusban be lett adva. Nyomon követheti a frissítéseket, kapcsolatba léphet a válaszadókkal stb. Ezenkívül ha egy cikk aktuális verziójával kapcsolatban probléma merül fel, gyorsan visszaállíthatja az utolsó ismert jó verzióra.

A tartalomtípus egy adott tartalomtípus, valamint a tartalomra vonatkozó beállítások egy csoportja. Amikor valaki létrehoz egy meghatározott tartalomtípussal létrehozott dokumentumot, automatikusan megkapja az adott tartalomtípushoz megfelelő összes beállítást. A Dokumentumközpont tartalomtípusok gyűjteményét is tartalmazhatja , például különböző típusú dokumentumokat, videókat, sablonokat stb.

A Tartalomszervező nem szerepel automatikusan a Dokumentumközpont-webhelyen, azonban sok felhasználó hozzáadja azt. A tartalomszervező egy SharePoint-szolgáltatás, amellyel kezelheti az elemek teljes szerkezetét és szerkezetét. Metaadatok vagy tartalomtípusok használatával a tartalomszervező automatikusan adott helyekre irányíthatja át a dokumentumokat és más elemeket. Tegyük fel például, hogy egy tudásbázisban a Tartalomszervező automatikusan egy speciális tárba irányít minden új beküldött tartalmat, amely cikkeket gyűjt egy adott termékhez.

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.