Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

Egybesimított és relációs adatok    Annak eldöntéséhez, hogy melyik program a legalkalmasabb az adatok tárolására, tegye fel magának a következő kérdést: az adatok relációsak-e vagy sem? Az egyetlen táblában vagy munkalapon hatékonyan tárolható adatokat egyszerű vagy nem relációs adatoknak nevezzük. Ha például egy egyszerű ügyféllistát szeretne létrehozni, minden ügyfélhez csak egy címmel és kapcsolattartóval, az Excel lehet a jobb választás. Ha azonban egy összetettebb ügyféllistát szeretne tárolni, amely az egyes ügyfelek számlázási és szállítási címét, vagy minden ügyfél több kapcsolattartójának címét tartalmazza, az Access a jobb megoldás.

Egy relációs adatbázis az adatokat több táblába rendezi. Egy jól megtervezett relációs adatbázisban minden tábla egybesimított, és csak egy adattípusról tartalmaz információt. Ha például létrehoz egy ügyféladatbázist, az ügyfelek nevét egy táblában kell tárolni, míg az ügyfelek számlázási és szállítási címét külön táblában kell tárolni. A címek nevektől elkülönítve történő tárolása jó ötlet, mivel minden ügyfél több címmel is rendelkezhet, és ön úgy szeretne több címet megadni az egyes ügyfelek számára, hogy nem kell újra megadnia az ügyfélnevet az egyes címekhez.

Helyi és külső adatok    Az Access segítségével különböző külső adatforrásokból származó adatokhoz csatlakozhat, így anélkül tekintheti meg, kérdezheti le és szerkesztheti ezeket az adatokat, hogy importálnia kellene azokat. Az Access például parancsokat biztosít a Microsoft SQL Server-adatbázisban, egy dBASE-fájlban vagy egy Outlook-mappában lévő meglévő adatokhoz való csatlakozáshoz, sok más adatforrással együtt. Az Excel segítségével számos különböző adatforráshoz csatlakozhat, például Access-, SQL Server- és Analysis Services-adatbázisokhoz, szöveg- és XML-fájlokhoz, valamint ODBC- és OLE DB-adatforrásokhoz. A forrásadatok módosításához azonban nem szerkesztheti az adatokat az Excel felhasználói felületén keresztül.

Az Access és az Excel egyaránt biztosít parancsokat a Windows SharePoint Services listákban lévő adatokhoz való csatlakozáshoz. Az Excel azonban csak olvasási kapcsolatot biztosít a SharePoint-listákhoz; míg az Access lehetővé teszi, hogy adatokat olvasson és írjon a SharePoint-listákba.

Adatintegritás és rugalmasság    Az egyedi azonosítók segítenek megőrizni az adatok integritását, és biztosítják, hogy két sor (vagy rekord) ne tartalmazzon pontosan ugyanazokat az adatokat. Az egyedi azonosítók az adatok keresésekor vagy rendezésekor is a leggyorsabb módot biztosítják az adatok lekérésére. Az Accessben a Számláló adattípussal automatikusan létrehozhat egy egyedi azonosítót az egyes rekordokhoz. Ezek az azonosítók ezután összekapcsolhatók egy tábla rekordjaival egy másik tábla egy vagy több rekordja között.

Az Access által az adatokra alkalmazott struktúra segít biztosítani az adatok integritását. Az Access megkövetelheti, hogy az egyik tábla új rekordjai egy másik táblában meglévő megfelelő értékkel rendelkezzenek, hogy ne lehessen "árva" rekordokat létrehozni. Például nem szeretne olyan rendelést kapni, amely nem tartalmaz ügyféladatokat. Az Access megkövetelheti, hogy a Rendelések tábla minden új rekordjához tartozik egy megfelelő ügyfélérték a Vevők táblában. Az értékek kötelező megfeleltetésének a neve hivatkozási integritás.

Saját korlátozásokat és szabályokat is alkalmazhat az adatok helyes megadásának további biztosítása érdekében. Az Excel lehetővé teszi az adatok szabadabb formában történő megadását, de mivel az Excel nem támogatja a relációs adatokat, nem támogatja a hivatkozási integritást. Az Adatérvényesítés paranccsal azonban szabályozhatja az excelbeli adatbevitelt.

Lekérdezése    Ha gyakran különböző módokon kell megtekintenie az adatokat a változó feltételektől vagy eseményektől függően, az Access lehet a jobb választás az adatok tárolásához és kezeléséhez. Az Access lehetővé teszi, hogy a Structured Query Language(SQL) lekérdezések használatával gyorsan lekérje a kívánt adatsorokat és oszlopokat, függetlenül attól, hogy az adatok egy táblában vagy több táblában találhatók-e. A lekérdezésekben kifejezések használatával számított mezőket is létrehozhat. Egy kifejezés használata az Accessben hasonló ahhoz a folyamathoz, amikor képleteket használ az Excelben az értékek kiszámításához. Az Access-lekérdezésekkel adatokat összegzhet és összesített értékeket jeleníthet meg, például összegeket, átlagokat és darabszámokat.

Modellezés    Az Excelben lehetőségelemzés eszközökkel előrejelezheti a munkalapmodellek eredményét. A lehetőségelemzéssel különböző forgatókönyveket futtathat az adatokon, például a legjobb és a legrosszabb eseteket, és összehasonlíthatja egy összefoglaló jelentés több forgatókönyvének eredményadatait. Az Accessben nem érhető el hasonló funkció.

Kimutatás és diagramkészítés    Mindkét programban létrehozhat kimutatásokat és kimutatásdiagramokat. Az Excel azonban fejlettebb kimutatáskészítési és diagramkészítési funkciókat biztosít, mint az Access. Ha kiterjedt kimutatásokat szeretne készíteni, vagy rendszeresen professzionális megjelenésű diagramokat szeretne készíteni, akkor az Accessben használt funkciók helyett a kimutatás- vagy kimutatásdiagramkészítést kell használnia az Excelben.

Az Access és az Excel is használható együttműködési környezetekben, például a Windows SharePoint Servicesben és a hálózati fájlmegosztásokban, de vannak különbségek abban, ahogyan az adatokat több felhasználó is elérheti.

Több felhasználó hozzáférése az adatokhoz    Normál működés esetén az Access lehetővé teszi, hogy egyszerre több felhasználó nyisson meg egyetlen adatbázist; ez jól működik, mert az Access csak a szerkesztett adatokat zárolja; Ennek eredményeképpen más felhasználók ütközések nélkül szerkeszthetik a különböző rekordokat. Az Excelben megoszthatja a munkafüzetet más felhasználókkal, de a többfelhasználós együttműködési funkció akkor a legjobb, ha a felhasználók az adott munkafüzet adatain dolgoznak más időpontokban, nem pedig egyszerre. Az Access-adatbázisok felhasználói lényegében egy adatkészleten dolgoznak együtt, az Excel-munkafüzetek felhasználói pedig közösen dolgoznak a dokumentumokon.

A Windows SharePoint Services használata együttműködéshez    Mindkét program integrálható a Microsoft Windows SharePoint Services technológiáival, például SharePoint-listákkal és dokumentumtárakkal.

Az Access számos módot kínál arra, hogy több felhasználóval működjön együtt egy SharePoint-webhelyen. Feltölthet például egy teljes adatbázist egy Windows SharePoint Services-dokumentumtárba, elérhetővé teheti az űrlapokat és jelentéseket Windows SharePoint Services-nézetekként, és összekapcsolhatja az adatbázist a SharePoint-listákban tárolt adatokkal.

Az Excel csak egy módszert kínál több felhasználóval való együttműködésre egy SharePoint Services-webhelyen. Feltölthet egy munkafüzetet a Windows SharePoint Services-dokumentumtárakba, ahol az egyes felhasználók kivehetik a munkafüzetet a módosítások végrehajtásához, így más felhasználók nem módosíthatják egyszerre a munkafüzetet. A felhasználók anélkül szerkeszthetik a munkafüzetet, hogy kivennének a dokumentumtárból, ebben az esetben az adatütközések elkerülése érdekében egyeztetniük kell más felhasználókkal.

Hálózati mappák használata együttműködéshez    Ha egy Access-adatbázist megosztott hálózati mappában tárol, több felhasználó is megnyithatja az adatbázist, és egyidejűleg dolgozhat az adataival. Az egyes rekordok zárolva lesznek, amikor egy felhasználó szerkessze őket. Ha egy Excel-munkafüzetet megosztott hálózati mappában tárol, egyszerre csak egy felhasználó szerkesztheti a munkafüzetet. Megtekintés céljából több felhasználó is megnyithatja a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó szerkeszti azt, de ezek a felhasználók addig nem módosíthatják az adatokat, amíg a munkafüzetet szerkesztő felhasználó be nem zárja azt.

Mindkét program hasonló funkciókat – jelszavakat és titkosítást – biztosít, amelyekkel megelőzheti az adatvesztést, és megvédheti adatait a jogosulatlan hozzáféréstől. A felhasználói szintű adatvédelem működésében azonban van néhány különbség az Access és az Excel között.

Adatveszteség-megelőzés    Az Accessben a rendszer folyamatosan menti a munkáját, így váratlan hiba esetén nem valószínű, hogy sok munkát veszít el (ha van ilyen). Mivel azonban az Access folyamatosan menti a munkáját, lehetősége van olyan módosítások elvégzésére is, amelyeket később úgy dönt, hogy nem szeretne véglegesíteni. Annak érdekében, hogy az adatbázist a kívánt módon tudja visszaállítani, készítsen biztonsági másolatot az adatbázisfájlról az igényeinek megfelelő ütemezés szerint. Visszaállíthat egy teljes adatbázist egy biztonsági másolatból, vagy visszaállíthatja csak a szükséges táblát vagy más adatbázis-objektumot. Ha fájlrendszerbeli biztonsági mentési segédprogramot használ, az adatok visszaállításához a fájlrendszer biztonsági másolatát is használhatja. Az Excelben az adatok frissítése közben megadott időközönként mentheti az automatikus helyreállítási adatokat.

Felhasználói szintű adatvédelem    Az Excelben eltávolíthatja a kritikus vagy privát adatokat a nézetből oszlopok és adatsorok elrejtésével, majd a teljes munkalap védelmével szabályozhatja a felhasználók hozzáférését a rejtett adatokhoz. A munkalap és annak elemeinek védelme mellett zárolhatja és feloldhatja a munkalap celláit is, hogy más felhasználók ne módosíthassák véletlenül a fontos adatokat.

Fájlszintű biztonság    Fájlszinten mindkét programban használhatja a titkosítás, hogy megakadályozza, hogy jogosulatlan felhasználók láthassák az adatokat. Egy adatbázisfájl vagy munkafüzet megnyitásához jelszó is meg kell adnia. Emellett egy digitális aláírás alkalmazásával is segíthet az adatbázisfájlok vagy munkafüzetek védelmében.

Korlátozott hozzáférés az adatokhoz    Az Excelben megadhat felhasználóalapú engedélyeket az adatok eléréséhez, vagy beállíthatja az írásvédett jogosultságokat, amelyek megakadályozzák, hogy más felhasználók módosítsák azokat az adatokat, amelyekhez hozzáféréssel rendelkeznek. Az Access nem biztosít felhasználói szintű biztonsági szolgáltatásokat, de az Access támogatja minden olyan adatbázis-kiszolgáló felhasználói biztonsági modelljét, amelyhez csatlakozik. Ha például egy SharePoint-listára hivatkozik, az Access a SharePoint-lista felhasználói engedélyeit is lekérte. Ha nem engedélyezett felhasználókat szeretne kivenni az Access-adataiból, jelszó megadásával titkosíthatja az adatbázist. A felhasználóknak meg kell adniuk a jelszót az adatok az adatbázisból való olvasásához, még akkor is, ha egy másik program, például az Excel használatával férnek hozzá.

Az adatok védelméről az Access 2003 felhasználói szintű biztonságának beállítása vagy módosítása az Access 2007-es vagy újabb verziójában és a Védelem és biztonság az Excelben című témakörben talál további információt.

• Partnerek kezelése:    Kezelheti a névjegyeket és a levelezési címeket, majd jelentéseket hozhat létre az Accessben, vagy egyesítheti az adatokat a Microsoft Office Worddel űrlaplevelek, borítékok vagy levélcímkék nyomtatásához.

• Leltár- és eszközkövetés    Létrehozhat egy készletet az otthoni vagy üzleti elemek számára, és az adatok mellett fényképeket vagy más kapcsolódó dokumentumokat is tárolhat.

• Megrendeléskövetés:    Megadhat adatokat a termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban, majd létrehozhat jelentéseket az alkalmazotti értékesítések, a régió, az időszak vagy más értékek megjelenítésére.

• Feladatkövetés    Nyomon követheti adott személyek feladatait, és megadhat új feladatokat ugyanakkor, amikor mások frissítik meglévő feladataikat ugyanabban az adatbázisban.

• Kölcsönzési kódtárak rendszerezése    Az Access segítségével tárolhatja a könyvekkel és CD-kkel kapcsolatos adatokat, és nyomon követheti, hogy kinek adta kölcsön őket.

• Eseménytervezés    Megadhat információkat az események dátumával, helyszínével és résztvevőivel kapcsolatban, majd kinyomtathatja az események ütemtervét vagy összegzését.

• Táplálkozás nyomon követése    Kövesse nyomon a recepteket, és naplózza az étrendet és a testmozgást.

• Könyvelési    Az Excel hatékony számítási funkcióit számos pénzügyi könyvelési kimutatásban használhatja, például pénzforgalmi kimutatásban, eredménykimutatásban vagy eredménykimutatásban.

• Költségvetés-készítés:    Akár személyes, akár üzleti igényei vannak, bármilyen típusú költségvetést létrehozhat az Excelben, például marketing-, esemény- vagy kivezetési költségvetést.

• Számlázás és értékesítés:    Az Excel a számlázási és értékesítési adatok kezeléséhez is hasznos, és egyszerűen létrehozhatja a szükséges űrlapokat – például az értékesítési számlákat, a szállítóleveleket vagy a beszerzési rendeléseket.

• Jelentéskészítés    Az Excelben különböző típusú jelentéseket hozhat létre, amelyek tükrözik az adatelemzést, vagy összegzik az adatokat – például olyan jelentéseket, amelyek a projekt teljesítményét mérik, előrejelzik az adatokat, összegzik az adatokat, vagy varianciaadatokat mutatnak be.

• Tervezés:    Az Excel nagyszerű eszköz szakmai tervek vagy hasznos tervezők – például heti óratervek, marketingkutatási terv, év végi adóterv vagy tervezők – létrehozásához, amelyek segítenek a heti étkezések, partik vagy szabadságok megtervezésében.

• Követés    Az Excellel nyomon követheti az adatokat egy munkaidő-nyilvántartásban vagy -listában – például egy munka nyomon követésére szolgáló munkaidő-nyilvántartásban, vagy egy leltárlistában, amely nyomon követi a berendezéseket.

• Naptárak használata    Rácsszerű jellege miatt az Excel jól használható bármilyen típusú naptár létrehozásához – például egy iskolai naptárhoz, amely nyomon követi a tanév tevékenységeit, vagy egy pénzügyi év naptárát az üzleti események és mérföldkövek nyomon követéséhez.

A kategóriák bármelyikében használható Excel-sablonokért lásd: Sablonok az Excelhez a Microsoft Office Online-ban.