Az Excel segítségével megvédheti a munkáját, akár úgy, hogy megakadályozza a munkafüzet megnyitását jelszó nélkül, akár úgy, hogy olvasási hozzáférést ad a munkafüzethez, illetve egyszerűen védi a munkalapokat, hogy véletlenül se törölhessen egyetlen képletet sem. Ebben a témakörben körüljárjuk, hogy miként használhatja ki az elsődleges lehetőségeket az Excel-fájlok védelme és terjesztése érdekében.
Figyelmeztetés:
-
Ha elfelejti vagy elveszíti a jelszavát, a Microsoft nem tudja Önnek visszakeresni.
-
Nem szabad azt feltételeznie, hogy csak azért, mert jelszóval védi, a munkafüzet vagy a munkalap már biztonságos – kétszer is át kell gondolnia, mielőtt továbbadná a bizalmas személyes adatokat, többek között hitelkártyaszámokat, tajszámokat, alkalmazotti azonosítót tartalmazó Excel-munkafüzeteket.
-
A munkalap szintű védelem nem egy biztonsági funkció. Egyszerűen csak megakadályozza, hogy a felhasználók módosíthassák a zárolt cellákat a munkafüzetben.
Alább láthatók az Excel-adatok védelmére szolgáló különféle lehetőségek:
-
Fájlszintű: Ez az Excel-fájl jelszóval történő zárolására vonatkozik, hogy a felhasználók ne tudják megnyitni vagy módosítani azt. Itt két választása van:
-
Fájltitkosítás: Ha ezt a lehetőséget választja, megad egy jelszót, és zárolja az Excel-fájlt. Ez megakadályozza, hogy más felhasználók megnyithassák a fájlt. Erről az Excel-fájl védelme című témakör ír részletesen.
-
Jelszó megadása munkafüzet megnyitásához vagy módosításához: Fájl megnyitásához vagy módosításához megadhat egy jelszót. Ezt a lehetőséget akkor használja, amikor csak olvasási vagy szerkesztési jogosultságot kell adnia különböző felhasználóknak. Erről az Excel-fájl védelme című témakör ír részletesen.
-
Megjelölés véglegesként: Akkor használja ezt a lehetőséget, ha az Excel-fájlt végleges verzióként szeretné megjelölni, és meg szeretné akadályozni a többi felhasználó további módosításait. További információt a Védelem hozzáadása és eltávolítása dokumentumokban, munkafüzetekben és bemutatókban című témakör tartalmaz.
-
Hozzáférés korlátozása: Ha szervezete a Tartalomvédelmi szolgáltatás segítségével állított be engedélyeket, a rendelkezésre álló tartalomvédelmi engedélyek bármelyikét alkalmazhatja a dokumentumára. További információt a Védelem hozzáadása és eltávolítása dokumentumokban, munkafüzetekben és bemutatókban című témakör tartalmaz.
-
Digitális aláírás: Az Excel-fájlt digitális aláírással láthatja el. További információk az Office-fájlok digitális aláírásainak hozzáadása és eltávolítása című témakörben olvashatók.
Megjegyzés: Digitális aláírás hozzáadásához egy tanúsítványszolgáltató által kiadott érvényes tanúsítványra van szüksége.
-
-
Munkafüzetszintű: Jelszót megadva zárolhatja a munkafüzet szerkezetét. A munkafüzet szerkezetének zárolásával megakadályozza, hogy mások felvegyenek, áthelyezzenek, töröljenek, elrejtsenek és átnevezzenek munkalapokat. A munkafüzetek védelméről részletesen a Munkafüzet védelme című témakörben tájékozódhat.
-
Munkalapszintű: A munkalapok védelmével szabályozhatja, hogy a felhasználók hogyan használhatják a munkalapokat. Pontosan meghatározhatja, hogy a felhasználók milyen műveleteket végezhetnek el a lapokon, és így biztosíthatja a munkalapján szereplő adatok sértetlenségét. Beállíthatja például, hogy a felhasználók csak sorokat és oszlopokat vehessenek fel, illetve csak rendezést végezhessenek és az AutoSzűrőt használhassák. Miután engedélyezte a lapvédelmet, egyéb elemek, többek között cellák, tartományok, képletek és ActiveX-vezérlők vagy űrlapvezérlők védelmét is megadhatja. A munkalapok védelméről részletesen a Munkalap védelme című témakörben tájékozódhat.
Milyen szintű védelmet érdemes használnom?
-
Ha szabályozni szeretné, hogy a felhasználóknak egy Excel-fájlhoz kell-e hozzáférniük, használjon fájlszintű védelmet. Tegyük fel, hogy heti állapotjelentése van a csapattagoknak egy Excel-fájlban. Nem szeretné, hogy a csapatán kívül bárki is meg tudja nyitni a fájlt. Két lehetőség áll rendelkezésre:
-
Ha nem szeretné, hogy mások megnyithassák a fájlt: Titkosíthatja az Excel-fájlt, ami a leggyakrabban használt technika. Ez alapvetően azt jelenti, hogy jelszóval zárolja a fájlt, és Önt kivéve senki más nem tudja azt megnyitni.
-
Ha csak olvasási vagy szerkesztési hozzáférést szeretne engedélyezni különböző felhasználóknak: Csapatában a feletteseknek szeretné engedélyezni a heti állapotjelentés szerkesztését, a csapattagoknak azonban csak olvasásra jogosító hozzáférést biztosítana. Az Excel-fájlt két jelszó megadásával védheti: az egyik megnyitásra, a másik módosításra szolgál. A későbbiekben megoszthatja a megfelelő jelszavakat a csapattal, attól függően, hogy milyen hozzáférést szeretne számukra biztosítani.
-
-
Ha azt szeretné szabályozni, hogy a felhasználók a munkafüzete szerkezetén belül hogyan használhassák a munkalapokat, használja a munkafüzetszintű védelmet. Tegyük fel, hogy az állapotjelentést tartalmazó munkafüzete több munkalapból áll, és mindegyiket egy csapattagról nevezte el. Ekkor érdemes biztosítania, hogy minden csapattag felvehessen adatokat a saját munkalapjára, de a munkafüzet többi munkalapját ne módosíthassa, legyen szó akár egy új munkalap hozzáadásáról, akár munkalapok áthelyezéséről a munkafüzetben.
-
A munkalapszintű védelemmel szabályozhatja, hogy a felhasználók hogyan dolgozzanak az egyes munkalapokon belül. Tegyük fel, hogy az állapotjelentést tartalmazó munkafüzete mindegyik lapján az összes munkalapra jellemző, azonos adatok szerepelnek, például fejlécsorok vagy adott jelentéselrendezés, és nem szeretné, ha bárki módosítaná őket. Ha védelemmel látja el a munkalapot, megadhatja, hogy a felhasználók csak adott műveleteket végezhessenek el rajta. Engedélyezheti például a felhasználóknak az adatok megadását, de megtilthatja a sorok vagy oszlopok törlését, illetve lehetővé teheti kizárólag hivatkozások beszúrását vagy adatok rendezését.
Szervezete igényei alapján egy vagy több védelmi szintet is használhat Excel-adatai védelméhez. Használhatja az összes elérhető lehetőséget vagy azok kombinációját – ez teljes mértékben attól függ, hogy milyen biztonsági szintet szeretne az Excel-adataihoz beállítani. Titkosíthat például egy megosztott Excel-fájlt, valamint engedélyezheti a munkafüzet- és munkalapvédelmet, míg ha kizárólag munkalapvédelmet használ a személyes munkafüzetén, biztosíthatja, hogy véletlenül se töröljön képleteket.
További segítségre van szüksége?
Kérdéseivel mindig felkeresheti az Excel technikai közösség egyik szakértőjét, vagy segítséget kérhet a közösségekben.
