Az Outlook naptára teljes mértékben integrálható az e-mailekkel, a névjegyekkel és más funkciókkal. Ez az integrálhatóság teszi a Naptár összetevőt az Outlook egyik legnépszerűbb funkciójává. Ebben a témakörben bemutatjuk a naptárak különféle funkcióinak használatát. Ezenkívül azokat a naptárfejlesztéseket is ismertetjük, amelyekkel még konzisztensebbé válik a felhasználói élmény.
Munkavégzés vezető/meghatalmazott helyzetben
Ha szervezete lehetővé teszi, állítsa be úgy az Outlookot, hogy az a gyorsítótáras Exchange üzemmódot használja. Ezzel érhető el a legjobb teljesítményt.
A Microsoft Outlook, a Microsoft Entourage, az iOS Outlook, az Android Outlook és Mac Microsoft Outlook újabb verziói számos fejlesztést tartalmaznak a delegálási funkcióhoz. Ezekről a verziókról további információt a következő témakörben talál:
Az Outlook delegálási funkciója a Microsoft Outlook és az Entourage vegyes verzióiban
Új modellmegosztási forgatókönyvek (REST) esetén javasoljuk, hogy a meghatalmazottak engedélyeinek testreszabása helyett az egyszerűsített engedélyszinteket (szerkesztheti, megtekintheti a címeket és a helyeket stb.). Az egyéni jogosultsági szintek nem támogatottak az új modellmegosztásokban, és váratlan eredményekhez vezethetnek.
A meghatalmazottak számának korlátozása
Az Outlook nem korlátozza a hozzáadható meghatalmazottak számát. Azt ajánljuk azonban, hogy szerkesztői engedélyeket csak egy (1) meghatalmazottnak adjon. Ha így tesz, nyomon követheti az értekezletek feldolgozásának idejét és módját. Mivel egy meghatalmazott több készülékkel is hozzáférhet az Ön adataihoz, ha több meghatalmazottnak is ad szerkesztői engedélyeket, nagyon nehéz lesz megállapítani, hogy miért hiányoznak vagy elavultak az értekezletek.
Ha csak egy meghatalmazottnak ad szerkesztői engedélyeket, akkor is ügyelnie kell arra, hogy ne vegyen fel sok véleményezői vagy közreműködői engedélyekkel rendelkező meghatalmazottat. Erre azért van szükség, mert a túl sok meghatalmazott miatt más erőforrások kimerülhetnek. Elérheti például a szabályadatokra vonatkozó korlátot. Amikor felvesz egy meghatalmazottat, számos változás történik:
-
Az Outlook alkalmazza az engedélyeket a megfelelő mappákra.
-
Az Active Directory PublicDelegates attribútuma frissül oly módon, hogy a meghatalmazotthoz „Küldés más nevében” engedélyt ad hozzá.
-
Az Outlook hozzáadja a meghatalmazottat egy továbbítási szabályhoz a kezelő postafiókjában. Ennek hatására a program továbbítja az értekezlet-összehívásokat a meghatalmazottnak.
-
Az Outlook menti a meghatalmazott további adatait a kezelő postafiókjában.
A fenti összetevő-területek mindegyikében különböző korlátozások lehetnek érvényben. Ha megközelíti a határértékeket, az hatással lehet a teljesítményre és a stabilitásra.
Megjegyzések:
-
A termék fejlesztése és tesztelése során a Microsoft legfeljebb négy (4) meghatalmazottat használt. A meghatalmazottak kizárólag az Outlookot használták. Eszközök nem szerepeltek a tesztelésben.
-
Ha a Szerkesztő engedélyekkel rendelkező meghatalmazottat ideiglenesen vagy határozatlan időre le kell cserélni, módosítsa az engedélyeket Szerkesztő értékről Véleményezőre vagy egyikre sem. Ezután adjon Szerkesztő engedélyeket az új vagy biztonságimásolat-meghatalmazottnak.
Ismétlődő értekezletek kezelése
Befejező dátumok megadása és az előfordulások számának korlátozása
Az Outlookkal egyszerűen ütemezhetők a rendszeres időközönként ismétlődő értekezletek. Azt javasoljuk, hogy mindig adjon meg befejező dátumot, és korlátozza az ismétlődő sorozatot meghatározott számú előfordulásra. Nagyon valószínű, hogy az ismétlődő értekezleteket előbb-utóbb módosítani kell. Idővel résztvevőket kell felvenni vagy eltávolítani egy-egy előfordulásból. Az értekezlet helyszíne vagy időpontja is változhat például szabadságolás vagy más, előre nem látható körülmények miatt. Az Outlook ezeket az egyedi módosításokat kivételként menti az értekezlethez. Ha egy idő után túl sok kivétel tartozik egy értekezlethez, nehézkessé válik az értekezletsorozat kezelése, és váratlan működés lehet tapasztalható a programban. Ha egy sorozat véget ér, mindig létrehozhat új értekezletsorozatot. Az előfordulások számának meghatározásakor gondoljon a gyakoriságra. Egy heti két alkalomra ütemezett értekezletnek egy év alatt körülbelül 90-nel több előfordulása lesz, mint azonos időtartam alatt egy havi értekezletnek.
Ismétlődő értekezlet befejezése az eredeti befejezési dátum előtt
Az ismétlődő értekezleteket lemondhatja ugyan, jobb megoldás azonban, ha módosítja a sorozat befejezési dátumát. Ezzel ugyanis lehetővé teheti a résztvevők számára a korábban előfordult értekezletek nyilvántartását. Ha teljes egészében lemondja az ismétlődő értekezletet, ezek az előzmények elvesznek. A legjobb, amit tehet, hogy beállít egy új befejezési dátumot, és az összes résztvevőnek elküldi az erről szóló frissítést. Ily módon az értekezlet az eredetihez képest korábban véget ér úgy, hogy a korábbi értekezletek adatai megmaradnak.
Megjegyzések:
-
Ha az eredetileg megadottnál korábban fejez be egy értekezletsorozatot, elvesznek az ismétlődő értekezlethez tartozó kivételek. A kivételekről további információt a „Befejező dátumok megadása és az előfordulások számának korlátozása” című szakaszban talál.
-
Ez az ajánlott eljárás akkor is érvényes, ha módosítania kell egy meglévő értekezletsorozat tárgyát. Korán fejezd be az értekezletsorozatot, és hozzon létre egy új ismétlődő értekezletet egy másik tárgy használatával.
Ha többet meg szeretne tudni arról, hogy miként mondhatja le egy sorozat összes jövőbeli értekezletét, olvassa el a következő témakört: Sorozat összes jövőbeli értekezletének lemondása
A szervező módosítása
Az Outlookban nincs mód arra, hogy megváltoztassa az értekezlet szervezőjét. Ha módosítania kell egy ismétlődő értekezlet szervezőjét, be kell fejeznie az értekezletet. Ehhez állítson be egy korábbi befejezési dátumot, és az összes résztvevőnek küldje el az erről szóló frissítést. Ezt követően az új szervezőnek létre kell hoznia egy új ismétlődő értekezletet.
Korábbi befejezési dátum beállításáról az Értekezlet lemondása című témakörben olvashat részletesebben.
Mellékletek megosztásának mellőzése ismétlődő értekezletekben
A mellékletek hozzájárulnak az ismétlődő értekezletek kivételeinek összetettségéhez. Minden kivétel saját példánnyal rendelkezik a mellékletekből. Mivel a kivételeket ismétlődő értekezletekhez veszi fel a rendszer, új mellékletpéldányok jönnek létre. Ha módosítja a mellékletek egyik csoportját, ez a módosítás nem vonatkozik a többi kivételre. Ha azt szeretné, hogy az összes résztvevő rendelkezzen az adott értekezlet módosításainak legújabb másolatával, ajánlott, amikor csak lehetséges, mentse a mellékleteket a SharePointba vagy a OneDrive-ra, és ossza meg hivatkozással.
Megjegyzés: A mellékletek különálló, nem ismétlődő értekezletekhez való hozzáadásának és eltávolításának műveletei teljes mértékben támogatottak.
Az összes értekezlet-összehívás és -lemondás feldolgozása
Bár az értekezlet-összehívásokat törölheti közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappában, az értekezlet-összehívások megfelelő feldolgozásához el kell fogadnia vagy el kell utasítania őket. Az értekezleteket mindig az Eltávolítás a naptárból paranccsal mondja le a Beérkezett üzenetek mappában. Az értekezletek feldolgozását lehetőleg ne a Naptár modulból kezelje.
Az értekezletek másolásának megakadályozása
Terv szerint Outlook eltávolítja a másolt értekezlet és az eredeti értekezlet közötti hivatkozásokat. Ez az inkonzisztenciák kialakulását segíti. A Outlook újabb verziói hozzáadják a "Copy:" szöveges sztringet a tárgyhoz. Ez alapján könnyen azonosíthatók az értekezletmásolatok.
A Outlook 2311-es verziótól kezdődően az értekezletek másolása már nem támogatott. Ez szándékos módosítás az értekezletek másolásának megakadályozása érdekében. A másolt értekezletekhez kapcsolódó műveletek váratlan eredményekkel járnak, ezért célszerű kerülni az értekezletek másolását. Ez egy régóta dokumentált ajánlott eljárás. A váratlan eredmények korlátozása érdekében a Outlook csapat letiltotta az értekezletek másolását.
Az értekezletek másolását letiltó legutóbbi frissítéssel kapcsolatos további információkért lásd:
Értekezlet-összehívások továbbítása
Ha Outlook használatával továbbít egy értekezletet egy olyan személynek, akit eredetileg nem hívtak meg az értekezletre, Outlook értekezlettovábbítási értesítést küld az értekezlet szervezőjének. Amikor az értekezlet szervezője megkapja az értekezletről szóló értesítést, az új résztvevő bekerül a szervező értekezletének résztvevői közé. Ha a meglévő résztvevőknek tudniuk kell arról, hogy új résztvevővel bővült az értekezlet, a szervezőnek meg kell nyitnia az értekezletet, és az összes résztvevőnek el kell küldenie egy értekezletfrissítést.
Megjegyzés: Ha tudatni szeretné valakivel az értekezletet, de nem szeretné meghívni, egyszerűen húzza az értekezlet-összehívást a naptárból a Outlook bal alsó részén található Posta ikonra. Ezzel megnyit egy e-mailt, amely információkat tartalmaz az értekezletről, és amelyet elküldhet az illetőnek. Megjegyzendő, hogy ez az e-mail nem veszi fel a címzette(ke)t az értekezletre, mindössze értekezletinformációkat, például dátumot, időt, tárgyat és napirendet tartalmaz.
Microsoft Exchange-felhasználók esetén
Az Értekezlettovábbítási értesítések funkció a Microsoft Exchange Server 2007-ben is megtalálható, a Naptársegítő funkció részeként. Ha Outlook használ egy Exchange Server szervezet postaládájához való csatlakozáshoz, az értekezlettovábbítási értesítés viselkedésére az Exchange-beállítások vonatkozhatnak, ha az Exchange-rendszergazda konfigurálja. Az Exchange-rendszergazda megtilthatja, például, az értekezlettovábbítási értesítések távoli tartományokba küldését.
Általában azt javasoljuk, hogy a résztvevők csak akkor továbbítsanak értekezletet a szervezőétől eltérő Exchange-szervezetből, ha megfelelnek az alábbi feltételeknek:
-
A résztvevő Microsoft Outlook 2010-et vagy újabb verziót használ.
-
A résztvevő Exchange-rendszergazdája engedélyezi az értekezlettovábbítási értesítések távoli tartományokba való küldését.
-
A szervező Microsoft Outlook-ügyfelet használ.
Ha a résztvevő nem Exchange rendszerű levelezést használ, általában azt javasoljuk, hogy csak az alábbi feltételek teljesülése esetén továbbítson értekezletet:
-
A résztvevő Microsoft Outlook 2010-et vagy újabb verziót használ.
-
A szervező Microsoft Outlook-ügyfelet használ.
Ha a szervező bármilyen okból nem kapja meg az értekezlettovábbítási értesítést, a rendszer nem veszi fel az értekezlet résztvevőit a szervező értekezletére. Ha a szervező később módosítja az értekezletet, és elküldi az erről szóló frissítést, az csak az eredeti meghívottakhoz jut el. Az értekezlet továbbított példányát korábban megkapó résztvevők nem kapják meg a frissítést.
Ha a fenti korlátozások miatt problémákba ütközik az értekezlet-összehívások továbbítása, a legjobb megoldás egyszerűen megkérni az értekezlet szervezőjét, hogy ő adja hozzá a kívánt résztvevőket. Akkor is célszerű így tennie, ha nem biztos abban, hogy Ön és a meghívni kívánt résztvevők környezete megfelel-e a fenti feltételeknek.
Megjegyzés: Az Outlook-meghatalmazottak nem kapják meg az értekezlettovábbítási értesítéseket.
További tanácsok Microsoft Exchange-felhasználóknak
A naptárhoz csatlakozó eszközök kezelése
Győződjön meg arról, hogy minden olyan eszközön, amely a naptárhoz csatlakozik, telepítve vannak a legújabb frissítések. Egyes eszközök az Exchange ActiveSyncet használják a naptár és más mappák szinkronizálására. Ilyen eszközök például az iOS Outlook, az Android Outlook, az Apple iOS és az Android rendszerű eszközök. A Research In Motion (RIM) BlackBerry eszközei és más készülékek szintén képesek a naptárral való szinkronizálásra.
További információ az ismert problémákról: A Microsoft Exchange ActiveSync protokoll és külső eszközökkel kapcsolatos aktuális problémák.
Megjegyzés: Olykor előfordulhat, hogy több Outlook ügyfélprogram és eszköz egy időben végez módosításokat ugyanazon az elemen, ami ütközésekhez vezethet. Ennek valószínűségét úgy minimalizálhatja, hogy rövid időn belül nem végez műveletet ugyanazon az elemen két vagy több ügyfélprogramban vagy eszközön.
A Outlook integrálható bővítmények karbantartása
A legtöbb, ha nem az összes bővítmény OutlookOutlook adatokhoz fér hozzá. A bővítmények módosíthatják az egyidejűleg szerkesztett Outlook elemet, akár Outlook, akár egy másik eszközön. Ez ütközéseket okozhat. A valószínűség minimalizálása érdekében telepítse a legújabb frissítéseket minden olyan bővítményhez vagy programhoz, amely integrálva van a Outlook. Távolítsa el vagy tiltsa le azokat a programokat és bővítményeket, amelyeket nem használ, vagy amelyeket nem kell integrálnia Outlook.
Megjegyzés: Olykor előfordulhat, hogy több Outlook ügyfélprogram és eszköz egy időben végez módosításokat ugyanazon az elemen, ami ütközésekhez vezethet. Ennek valószínűségét úgy minimalizálhatja, hogy rövid időn belül nem végez műveletet ugyanazon az elemen két vagy több ügyfélprogramban vagy eszközön.
Lásd még
Klasszikus Outlook-hibaelhárítók
Információk az Outlook naptárellenőrző eszközéről (CalCheck)
